Co dział kadr musi wiedzieć o generatywnej sztucznej inteligencji

Kierownicy działów kadr mają do czynienia z tym samym pytaniem, z którym zmaga się obecnie większość kierowników: w jaki sposób sztuczna inteligencja może pomóc nam lepiej i wydajniej pracować? W badaniu przeprowadzonym przez Society for Human Resources Management (SHRM) w styczniu 2024 r. wśród 2 366 amerykańskich specjalistów ds. kadr, tylko około jedna czwarta respondentów stwierdziła, że korzysta ze sztucznej inteligencji. Większość z nich zaczęła używać jej w ciągu ostatniego roku.

Jednak generatywna sztuczna inteligencja już teraz okazuje się przydatna dla działów kadr na kilka sposobów — szczególnie w zakresie tworzenia tekstów i podsumowywania informacji. Te zastosowania generatywnej sztucznej inteligencji mogą pomóc specjalistom ds. kadr zaoszczędzić czas, zapewniając im możliwość skupienia się mniej na zadaniach administracyjnych, a bardziej na wspieraniu pracowników oraz realizacji działań strategicznych, takich jak prognozowanie zatrudnienia czy analiza umiejętności pracowników. Dzięki możliwości zwiększenia wydajności, generowania treści i dostarczania nowych informacji generatywna sztuczna inteligencja może być wykorzystywana do wspierania specjalistów ds. kadr w zarządzaniu pracownikami.

Czym jest generatywna sztuczna inteligencja?

Generatywna sztuczna inteligencja, znana również jako GenAI, to rodzaj sztucznej inteligencji, który można zastosować do tworzenia nowych treści tekstowych, graficznych, wideo i audio. GenAI tworzy treści w odpowiedzi na polecenia użytkowników. W przeciwieństwie do innych form uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji, które koncentrują się na analizowaniu danych, GenAI tworzy nowe media. Na przykład w kontekście zasobów ludzkich GenAI może być wykorzystywana do napisania pierwszej wersji roboczej opisu stanowiska lub przygotowania podsumowania informacji zwrotnych z ankiety pracowniczej.

Jak GenAI wpływa na dział kadr?

Zespoły kadr dowiadują się, że GenAI, dzięki swojej zdolności do tworzenia różnych form treści, może pomagać im na wiele sposobów, na przykład w zwiększaniu produktywności działu i ułatwianiu pracownikom dostępu do informacji dotyczących zatrudnienia. Gdy wzrost produktywności uwalnia specjalistów ds. kadr od rutynowych, konwencjonalnych zadań, mogą oni pomóc firmie w bardziej strategicznych obszarach, takich jak rozwój talentów i usprawnianie procesów rekrutacyjnych. Podobnie, jeśli chatbot oparty na GenAI może szybko odpowiedzieć na pytanie pracownika dotyczące zwrotu czesnego, pracownik może szybko wrócić do głównych obowiązków służbowych. Oto sposoby, w jakie GenAI może wpłynąć na dział kadr:

• Większa produktywność. Na przykład eksperci ds. kadr oczekują, że jedną z pierwszych dużych korzyści wynikających z wykorzystania GenAI będzie ograniczenie ręcznej pracy związanej z procesem rekrutacji. Technologia ta może wspierać tworzenie opisów otwartych stanowisk i przygotowywać komunikację z kandydatami na temat planowania rozmów kwalifikacyjnych. Zdjęcie tych żmudnych zadań rekrutacyjnych z barków specjalistów ds. kadr może zapewnić im więcej czasu na wykonywanie prac rekrutacyjnych o dużym wpływie, takich jak opracowywanie strategii i inicjatyw przyciągających najlepsze talenty.
• Tworzenie treści. Dzięki GenAI specjaliści ds. kadr i kierownicy wykonujący zadania kadrowe mogą generować tekst i obrazy do procesów, takich jak rekrutacja, pozyskiwanie talentów i tworzenie ocen pracowniczych. W przypadku ocen pracowniczych kierownik może wykorzystać GenAI do podsumowania wszystkich informacji zwrotnych od współpracowników z całego roku, a także do sporządzenia wypowiedzi na podstawie punktów z kluczowymi uwagami.
• Lepsze doświadczenia pracowników. GenAI może pomóc działom kadr w dostarczaniu narzędzi skierowanych do pracowników, które poprawiają ogólne doświadczenie pracownika w organizacji. Na przykład chatboty oparte na sztucznej inteligencji mogą być wykorzystywane do odpowiadania na rutynowe pytania dotyczące świadczeń, urlopów i zasad dotyczących wydatków oraz do pomocy w zadaniach, takich jak protokoły wdrażania pracowników. GenAI może być również wykorzystywana, aby pomóc pracownikom śledzić ich cele zawodowe i tworzyć spersonalizowane plany rozwoju, polecając szkolenia, które byłyby najbardziej wartościowe zarówno dla nich, jak i dla firmy.
• Wyciągaj wnioski. GenAI może pomóc działom kadr przetwarzać dane i uzyskiwać informacje z nieustrukturyzowanych źródeł danych. Na przykład GenAI może zostać wykorzystana do analizowania i podsumowywania komentarzy z ankiety opinii pracowników w całej firmie, przetwarzając tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy komentarzy w dużych firmach.

8 zastosowań generatywnej sztucznej inteligencji w dziale kadr

Od tworzenia roboczych opisów stanowisk po pomoc kierownikom w lepszym zrozumieniu wydajności pracowników — istnieje wiele sposobów, w jakie można wykorzystać GenAI, aby pomóc w zadaniach kadrowych. Niektóre firmy, które już korzystają z tych możliwości, odnotowały poprawę w obszarach takich jak rekrutacja, wdrażanie pracowników oraz zatrzymywanie talentów.

1. Rekrutacja i pozyskiwanie talentów

Według ankiety SHRM z 2024 r. organizacje, które wykorzystują sztuczną inteligencję w procesach kadrowych, najczęściej stosują ją w obszarze pozyskiwania talentów. Z badania wynika, że 65% specjalistów ds. kadr wykorzystuje sztuczną inteligencję do generowania opisów stanowisk. GenAI może pomóc w analizie trendów branżowych oraz preferowanego przez firmę zestawu umiejętności i doświadczenia, aby pomóc w tworzeniu opisów stanowisk, które przyciągną uwagę wykwalifikowanych kandydatów. Zespoły rekrutacyjne mogą nawet wskazać GenAI strony internetowe firmy, które prezentują misję i wartości organizacji, a następnie zlecić GenAI stworzenie podsumowania do umieszczenia w opisach stanowisk. Zespół rekrutacyjny pozostaje odpowiedzialny za przeglądanie i dopracowywanie ostatecznej wersji każdego opisu stanowiska, ale GenAI może pomóc zaoszczędzić czas na tworzeniu początkowej treści.

2. Wdrażanie pracowników

Działy kadr mogą wykorzystać sztuczną inteligencję do usprawnienia procesu wdrażania pracowników poprzez dostarczanie im kluczowych informacji na temat rejestracji do świadczeń, polityki urlopowej i innych istotnych kwestii związanych z miejscem pracy. Chatboty mogą udzielać natychmiastowych odpowiedzi na pytania, które nowi pracownicy zazwyczaj zadają. GenAI może służyć jako osobisty asystent, pomagając nowym pracownikom znaleźć właściwe informacje i odpowiadać na typowe pytania.

3. Szkolenia i rozwój

Według raportu LinkedIn 2023 Workplace Learning Report, 93% organizacji jest zaniepokojonych zatrzymaniem pracowników. Według tego raportu najskuteczniejszym sposobem rozwiązania tego problemu jest zapewnienie możliwości rozwoju, ponieważ 94% pracowników twierdzi, że pomogłoby im to pozostać na stanowisku. GenAI może być wykorzystywana do wspierania działu kadr w zadaniach związanych ze szkoleniami i rozwojem, zalecając spersonalizowane ścieżki rozwojowe, pomagając tworzyć symulacje szkoleniowe i dostosowywać ścieżki szkoleniowe na podstawie postępów poszczególnych osób.

4. Zarządzenie procesem ustalania zadań i oceny pracownika

Dzięki zdolności sztucznej inteligencji do ciągłego gromadzenia informacji można ją wykorzystać do zbierania danych o wynikach pracowników przez cały rok, które GenAI może pomóc podsumować w ramach przygotowań do indywidualnych ocen pracowniczych. Takie podejście może pomóc zapobiec stronniczości lub tendencji do nadmiernego podkreślania znaczenia ostatnich wydarzeń w procesie oceny. GenAI może być wykorzystywana do sporządzania notatek lub list punktowanych zawierających szczegółowe informacje o wynikach pracownika przez cały rok, wraz z opiniami współpracowników, i pomagać w przekształcaniu tych informacji w tekst oceny pracowniczej, którą kierownik może następnie przejrzeć i dopracować. Może to pomóc kierownikom skrócić czas poświęcany na sporządzanie ocen pracowniczych, dzięki czemu mogą się skupić na bardziej dogłębnych rozmowach z pracownikami na temat ich pracy, celów i osiągnięć. Kierownicy i pracownicy mogą wspólnie tworzyć cele dotyczące wyników oraz spersonalizowane plany rozwojowe, używając GenAI do przygotowywania wstępnych wersji.

5. Zaangażowanie i utrzymanie pracowników

GenAI może być wykorzystywana do wspierania zaangażowania i utrzymania pracowników poprzez pomoc w personalizacji doświadczeń na kilka sposobów. Może być wykorzystywana do rekomendowania spersonalizowanych programów szkoleniowych w oparciu o cele pracownika i potrzeby firmy. Można wykorzystać możliwości przetwarzania języka naturalnego GenAI do analizy opinii i komunikacji pracowników na firmowych kanałach w celu podsumowania nastrojów pracowników dotyczących miejsca pracy, podobnie jak witryny handlu elektronicznego podsumowują tysiące recenzji produktów. Może to pomóc kierownictwu identyfikować i rozwiązywać problemy w miejscu pracy, aby ostatecznie zwiększyć zadowolenie pracowników. Dodatkowo sztuczna inteligencja może być wykorzystywana do monitorowania wzorców w danych pracowniczych, takich jak wysoki lub niski poziom zaangażowania pracowników w oceny okresowe czy aktywności firmowe. Pomaga to zespołom kadrowym przewidywać potencjalne zniechęcenie pracowników i wdrażać proaktywne strategie mające na celu zwiększenie ich zaangażowania.

6. Planowanie i analiza siły roboczej

Skuteczne planowanie zasobów ludzkich wymaga analizowania, prognozowania i budżetowania, aby pzapewnić firmie odpowiednią liczbę pracowników z odpowiednimi umiejętnościami, które są niezbędne do realizacji jej celów. GenAI może być wykorzystywana do wspierania organizacji w zaspokajaniu potrzeb kadrowych poprzez gromadzenie i podsumowywanie danych historycznych oraz trendów rynkowych. Na przykład działy kadr zazwyczaj przeprowadzają okresowe audyty umiejętności, być może jako duży projekt roczny, a nawet rzadziej. Dzięki GenAI można zastosować system zarządzania kapitałem ludzkim, aby porównać umiejętności, którymi dysponuje firma na podstawie profili pracowników, z umiejętnościami, które są potrzebe, na podstawie wymagań i opisów stanowisk. Dzięki temu procesowi może pomóc zidentyfikować potencjalne luki w umiejętnościach i rekomendować odpowiednie zmiany w zatrudnieniu. Działy kadr mogą następnie korzystać z narzędzi GenAI, aby dopracować i dostosować tę wstępną analizę, aby była jak najbardziej zgodna z celami biznesowymi firmy. Jeśli firma chce zwiększyć liczbę pracowników działu sprzedaży, aby wspierać rozwój w konkretnym obszarze produktowym, może poprosić o podsumowania opisowe dotyczące liczby i poziomu doświadczenia zespołu sprzedaży tej grupy produktów, trendów retencji i odejść oraz ich wyników w realizacji planów sprzedażowych.

7. Zarządzanie administracją i polityką kadrową

Zarządzanie polityką obejmuje szersze działania firmy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, czasu i frekwencji oraz zgodności z przepisami. GenAI może być wykorzystywana do wspierania przeglądu nowych przepisów dotyczących pracowników i oznaczenia ich dla zespołu kadrowego. Ponadto GenAI może wspierać zarządzanie politykami, analizując i podsumowując odpowiednie treści dla zespołów kadrowych do przejrzenia i rozważenia.

8. Różnorodność i integracja

GenAI może być stosowana do śledzenia wskaźników siły roboczej i dostarczania opartych na danych analiz i podsumowań, aby pomóc zespołom kadrowym w dostosowaniu strategii rekrutacji, które będą mieć wpływ na różnorodność i integrację. Jeśli dział kadr korzysta z GenAI do tworzenia spersonalizowanych programów szkoleniowych dla wszystkich pracowników, na przykład GenAI może przyczynić się do zapewnienia równego dostępu do możliwości szkoleniowych i zwiększenia dostępności edukacji i szkoleń. Oferując szkolenia skoncentrowane na tym, co firma ceni najbardziej oraz na tym, co najbardziej pomoże danej osobie, dostęp ten może pomóc w tworzeniu możliwości dla większej liczby pracowników.

Zwrot z inwestycji w generatywną sztuczną inteligencję w dziale kadr

Zdolność GenAI do automatyzacji niektórych ręcznych i powtarzalnych zadań tworzenia i podsumowywania treści może prowadzić do oszczędności czasu i kosztów w organizacji. Aby ocenić potencjalny zwrot z inwestycji wynikający z wdrożenia GenAI w procesy kadrowe, ważne jest skupienie się na określonych obszarach, w których GenAI może usprawnić pracę w organizacji.

Zastanów się, jakie problemy chcesz, aby GenAI pomogła rozwiązać. Według ekspertów ds. produktów kadrowych, GenAI ma ogromne możliwości, które mogą wspierać wykonywanie codziennych zadań, zwłaszcza w zakresie rekrutacji. Zdolność GenAI do generowania opisów stanowisk, komunikacji z kandydatami i szybkiego odpowiadania na zapytania pracowników może przyczynić się do znacznej oszczędności czasu w dziale kadr. Te oszczędności czasu i wzrost efektywności mogą oznaczać, że będziesz w stanie wspierać rosnącą liczbę pracowników bez konieczności zwiększania zatrudnienia w dziale kadr lub podejmować nowe inicjatywy kadrowe bez zatrudniania dodatkowego personelu. Wykorzystanie technologii do obniżenia kosztów zatrudnienia w dziale kadr z biegiem czasu może przynieść wymierne korzyści.

Rola GenAI w dziale kadr może pomóc w wywieraniu wpływu na organizację, który wykracza poza twardy zwrot z inwestycji, na przykład zwiększenie zaangażowania pracowników w programy kadrowe. Przykładowo, jeśli pracownicy nie uczestniczą w udzielaniu informacji zwrotnej między sobą, a GenAI może pomóc w uproszczeniu tego procesu, pomagając w tworzeniu ocen, może to pozytywnie wpłynąć na rozwój pracowników, co z kolei przełoży się na lepsze wyniki i wyższą retencję w firmie.

Jeśli wiesz, które procesy chcesz usprawnić, Twoja organizacja może dokonać właściwego wyboru technologii, aby wprowadzić potrzebne ulepszenia. Pomyśl o ulepszeniach, które zwiększą produktywność działu kadr, takich jak generowanie treści czy wykorzystanie chatbotów do pomocy pracownikom, a następnie określ, w jaki sposób możesz zmierzyć efekty.

Przyszłość GenAI w dziale kadr

GenAI można wykorzystać, aby pomóc znacząco zmienić sposób działania zespołów kadrowych. W procesie rekrutacji GenAI może być stosowana, aby pomóc specjalistom ds. kadr zaoszczędzić czas na zadaniach, takich jak pisanie opisów stanowisk i komunikacja z kandydatami. Gdy organizacja pozyska już talenty, GenAI może nadal pomagać, oferując narzędzia wspierające proces wdrażania pracowników i ich rozwój zawodowy. Obejmują one odpowiedzi generowane przez GenAI na często zadawane pytania nowych pracownikó, gromadzenie informacji do tworzenia ocen pracowniczych i rekomendowanie spersonalizowanych planów rozwojowych dla poszczególnych pracowników. Dzięki tym funkcjom specjaliści ds. kadr mogą zaoszczędzić dużo czasu, zapewniając jednocześnie pracownikom pozytywne doświadczenia.

Specjaliści ds. kadr, którzy chcą pozostać skuteczni w erze GenAI,powinni dążyć do tego, aby większość czasu spędzać na wykonywaniu zadań, których technologia nie jest w stanie wykonać. Może to oznaczać inicjowanie dyskusji z liderami biznesowymi na temat potencjalnych luk w umiejętnościach pracowników oraz tworzenie programów podnoszenia kwalifikacji i przekwalifikowania w celu zaspokojenia potrzeb organizacji. Lub może to oznaczać skupienie się na kreatywnych strategiach kierowania i przyciągania nowych talentów do organizacji, takich jak identyfikacja nowych grup potencjalnych pracowników oraz tworzenie dla nich programów szkoleniowych i rozwojowych. Może to również obejmować pełnienie bardziej doradczej roli dla kierowników i wspieranie ich w prowadzeniu bardziej wartościowych rozmów na temat wyników z ich podwładnymi.

Kierownicy działów kadr powinni również rozważyć, w jaki sposób mogą zaangażować się w nadzór i wdrażanie GenAI w organizacji. Specjaliści ds. kadr mogą znacząco przyczynić się w procesie wdrażania tej nowej technologii oraz wspierać rozwój umiejętności pracowników i ich karier.

Wykorzystaj możliwości generatywnej sztucznej inteligencji dzięki Oracle

Proces wprowadzania generatywnej sztucznej inteligencji do działu kadr może początkowo wydawać się trudny, ponieważ zespoły kadr dostosowują się do zmian w sposobie wykonywania pracy, a pracownicy uczą się, jak ta technologia może im pomóc. Dzięki odpowiednim funkcjom GenAI zintegrowanym z istniejącymi procesami, zespół specjalistów ds. kadr może bardziej efektywnie pozyskiwać talenty dla organizacji, rozwijać i angażować tych pracowników w miejscu pracy oraz szybko reagować na ich potrzeby i pytania.

Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) to kompleksowe rozwiązanie chmurowe, które może pomóc w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi dzięki narzędziom, które mogą spersonalizować doświadczenia pracowników poprzez ścieżki rozwoju, uchwycić nastroje pracowników, oferować możliwości rozwoju umiejętności oraz wykorzystać analizy do uzyskania istotnych informacji na temat siły roboczej. Oracle Fusion Cloud HCM zawiera również funkcje generatywnej sztucznej inteligencji, które pomagają automatyzować procesy kadrowe i poprawić doświadczenia pracowników. Zapewniając spójne doświadczenie użytkownika i jednolity model danych w całej firmie oraz wbudowane funkcje sztucznej inteligencji, Oracle Fusion Cloud HCM może pomóc w planowaniu, zarządzaniu i optymalizacji globalnych procesów kadrowych. Wsparcie sztucznej inteligencji obejmuje pomoc w szybszym tworzeniu ofert pracy, stron kariery i opisów firm, a także zapewnianie pracownikom kontekstowej pomocy poprzez konwersację w języku naturalnym.

Generatywna sztuczna inteligencja w dziale kadr — często zadawane pytania

Jak generatywna sztuczna inteligencja może być używana w dziale kadr?
Generatywna sztuczna inteligencja może być wykorzystywana do automatyzacji zadań kadrowych, takich jak tworzenie ofert pracy, odpowiadanie na pytania podczas procesu wdrażania pracowników, agregowanie treści na potrzeby zarządzania procesem ustalania zadań i oceny pracownika oraz pozyskiwanie informacji na potrzeby planowania zatrudnienia.

Jak można wykorzystać sztuczną inteligencję w dziale kadr?
Pozyskiwanie talentów jest najczęstszym obszarem wykorzystania sztucznej inteligencji w dziale kadr, ponieważ ułatwia tworzenie opisów stanowisk, przygotowywanie komunikacji z kandydatami i identyfikowanie idealnych kandydatów.

Jakie są główne zastosowania generatywnej sztucznej inteligencji?
Niektóre z głównych zastosowań generatywnej sztucznej inteligencji w dziale kadr to pomoc w tworzeniu opisów stanowisk i komunikacji z kandydatami w procesie rekrutacji, obsługa aplikacji samoobsługowych w celu zapewnienia bardziej spersonalizowanego doświadczenia pracowników oraz podsumowywanie treści na potrzeby zarządzania procesem ustalania zadań i oceny pracownika.

Czym jest generatywna sztuczna inteligencja dla HCM?
Generatywna sztuczna inteligencja dla HCM może pomóc specjalistom ds. kadr w szybszym wykonywaniu większej liczby zadań dzięki narzędziom do tworzenia treści ze wsparciem sztucznej inteligencji wbudowanym w aplikacjach kadrowych. Narzędzia te mogą pomóc zespołom kadrowym, ułatwiając tworzenie podsumowań ocen pracowniczych, przygotowując komentarze zwrotne do wsparcia wydajności pracowników, oraz dostarczając treści kontekstowe do pomocy pracownikom w pracy.