Jak śledzić wydatki biznesowe w sześciu prostych krokach

Budżetowanie

Każde przedsiębiorstwo musi pilnować swojego budżetu, a ścisłe śledzenie wydatków biznesowych pomaga zarówno w ustalaniu budżetów, jak i ich ścisłej realizacji. Tu i teraz, większość menedżerów jest odpowiedzialna za przestrzeganie swoich budżetów, a dzięki regularnemu śledzeniu wydatków mogą bezzwłocznie eliminować wszelkie nadmierne wydatki. Z każdym mijającym cyklem budżetowania zespoły zajmujące się planowaniem i analizą finansową (FP&A) mogą mieć dostęp do informacji na temat wzorców wydatków i odpowiednio dostosowywać przyszłe budżety Jeśli dzięki śledzeniu wydatków okaże się, że dany wydatek staje się zbyt duży, przedsiębiorstwo może zbadać tańsze opcje dostawców lub wprowadzić zmiany w swoich zasadach. Jeśli na przykład koszty podróży służbowych pracowników gwałtownie rosną, przedsiębiorstwo może wdrożyć zasady wymagające wcześniejszego zatwierdzenia takich podróży przez przełożonego, a nawet przełożonego przełożonego, zanim pracownik będzie mógł zarezerwować taką podróż.

Koszty uzyskania przychodów

Innym kluczowym powodem, dla którego przedsiębiorstwa muszą uważnie śledzić swoje niezbędne i konieczne wydatki biznesowe, jest fakt, że większość z nich można odliczyć od podatku, czyli uznać za koszty uzyskania przychodów, co zmniejsza kwotę podatków lokalnych, regionalnych i federalnych odprowadzanych od dochodu. Zazwyczaj koszty uzyskania przychodów obejmują następujące kategorie: wynagrodzenia, standardowe świadczenia pracownicze, koszty surowców i innego wsadu do produkcji, czynsze za nieruchomości związane z prowadzeniem działalności, amortyzację aktywów związanych z prowadzeniem działalności, reklamę, transport, podróże służbowe, szkolenia, materiały biurowe, oprogramowanie, składki ubezpieczeniowe, odsetki, nieściągalne długi, a nawet różnego rodzaju podatki. Tę listę można by ciągnąć jeszcze bardzo długo, przy czym w poszczególnych krajach mogą występować pewne różnice. Na przykład w Stanach Zjednoczonych 50% wydatków na posiłki pracownika podczas podróży można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przepływ środków pieniężnych

Jako że przepływy pieniężne mają kluczowe znaczenie dla kondycji finansowej przedsiębiorstwa, dział finansowy odpowiedzialny za zarządzanie środkami pieniężnymi musi dokładnie i na bieżąco śledzić wydatki biznesowe. Jego zadanie polega na ścisłym monitorowaniu, jakie pieniądze wpływają do przedsiębiorstwa z tytułu sprzedanych produktów i usług oraz, co ważniejsze w tym kontekście, jakie pieniądze z niego wypływają. Wydatki na podróże służbowe i rozrywkę ponoszone przez pracowników w związku z kontaktami z klientami i spotkaniami ze współpracownikami mogą stanowić znaczny i bardzo zmienny wydatek gotówkowy, jeśli nie istnieją odpowiednie zasady i oczekiwania. Dopóki wydatki te są dokładnie śledzone i odejmowane od podobnie dokładnie śledzonych wpływów, dopóty dyrektor finansowy może mieć pewność, że przedsiębiorstwo nie znajdzie się w sytuacji niedoboru gotówki potrzebnej do regulowania zobowiązań, a jego prognozy przepływów pieniężnych będą rzetelnym odzwierciedleniem aktualnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Śledząc wydatki biznesowe w momencie ich wystąpienia, dział finansowy może podejmować natychmiastowe działania, czy to poprzez redukcję kosztów, zaciąganie większych pożyczek lub inne działania, aby w razie potrzeby poprawić przepływy pieniężne, zamiast czekać, aż dane zostaną skonsolidowane po tygodniach lub miesiącach oczekiwania, kiedy już będzie za późno.

Oszczędność

Podobnie jeśli przedsiębiorstwo dokładnie zna w czasie zbliżonym do rzeczywistego swoje wydatki, może zastosować bardziej elastyczne praktyki finansowe, wykorzystując okazje do poszukiwania tańszych opcji, renegocjowania umów w celu uzyskania rabatów ilościowych lub opóźniania zakupów, gdy ceny rosną. Dokładne śledzenie wydatków biznesowych na bieżąco ułatwia również ograniczenie liczby przypadków umyślnego i nieumyślnego powielania działań. Na przykład menedżerowie w różnych jednostkach marketingowych mogli subskrybować różne usługi dotyczące zdjęć z magazynu zdjęć, chociaż po konsolidacji swoich zamówień u jednego dostawcy uzyskaliby lepszą ofertę.

1. Założenie firmowych rachunków bankowych i nawiązanie relacji z bankami.

Relacje z bankami, w tym z wystawcami firmowych kart kredytowych, stanowią podstawę działań dotyczących śledzenia wydatków biznesowych. Integracja firmowych kart kredytowych z systemami zarządzania wydatkami sprawia, że wydatki pracowników pokrywane z rachunków tych kart mogą być automatycznie rejestrowane w systemie, co zmniejsza liczbę błędów i oszczędza czas pracowników i działu finansowego. Niektóre systemy ERP oferują nawet zintegrowane usługi bankowe, dzięki czemu dział zaopatrzenia może uzyskać dostęp do finansowania i płatności bezpośrednio w aplikacji do obsługi transakcji B2B. Takie przedsiębiorstwa prowadzące działalność bankową zapewniają również odnawialne środki obrotowe niezbędne do zarządzania zobowiązaniami i należnościami. Jako że środki pieniężne i dane potrzebne do zarządzania wydatkami biznesowymi przepływają przez systemy tych dostawców usług finansowych, solidna, dobrze zintegrowana współpraca z nimi bardzo się opłaca. Nawiązując relacje z bankami, przedsiębiorstwo może również łatwiej uzyskać pożyczki na większe zakupy w celu rozszerzenia działalności, na zakup specjalistycznego sprzętu lub na sfinansowanie kampanii marketingowej.

2. Śledzenie przyjęć i faktur

Przedsiębiorstwo powinno śledzić przyjęcia i faktury na bieżąco. Monitorując przyjęcia i faktury, przedsiębiorstwo może prognozować zapotrzebowanie na gotówkę i dostosowywać wydatki do potrzeb, monitorować zgodność z zasadami dotyczącymi wydatków, reagować na audyty, przestrzegać przepisów dotyczących sprawozdań finansowych i w inny sposób utrzymywać względną sprawność, gdy nadchodzi w okresie rozliczeń podatkowych.

3. Wybór systemu księgowego

Systemy oprogramowania księgowego różnią się wielkością i zakresem (od arkuszy kalkulacyjnych i podstawowego oprogramowania księgowego i podatkowego po zaawansowane pakiety aplikacji dla przedsiębiorstw). Ogólnie rzecz biorąc, duże, międzynarodowe i szybko rozwijające się przedsiębiorstwa będą potrzebować aplikacji finansowych z zaawansowanymi funkcjami raportowania i analizy danych, obejmujących co najmniej kilka z następujących obszarów: zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, integracja planowania finansowego i budżetowania, kontrola wydatków gotówkowych, automatyzacja rutynowych zadań finansowych i wspomaganie prognozowania środków pieniężnych. Jednocześnie musi temu towarzyszyć obsługa wielu walut, mechanizmy ochrony przez zduplikowanymi działaniami i oszustwami oraz funkcje zarządzania ryzykiem finansowym. Wspomniane systemy zarządzania wydatkami będą w coraz większym stopniu zawierać wbudowane mechanizmy sztucznej inteligencji wspomagające takie czynności, jak automatyczne wprowadzanie i uzgadnianie faktur i płatności w celu poprawy dokładności. Oparty na chmurze system zarządzania finansami jest zazwyczaj bardziej skalowalny niż system zainstalowany lokalnie, co oznacza, że może odpowiednio reagować na okresy wzmożonej aktywności, takie jak zamknięcia kwartalne lub rozliczenia podatkowe. Ogólnie rzecz biorąc, jest również łatwiejszy do implementacji, aktualizacji o nowe funkcje i integracji z aplikacjami do zarządzania zapasami, łańcuchem dostaw, zaopatrzeniem itp. (zwłaszcza gdy wchodzi w skład większego pakietu oprogramowania).

4. Integracja oprogramowania z rachunkami bankowymi

Korzystanie z oprogramowania księgowego bez połączenia go z rachunkami bankowymi przedsiębiorstwa jest jak bezustanne trzymanie samochodu sportowego w garażu: życie wygląda lepiej, ale potencjał nie zostaje wykorzystany w pełni. Im więcej systemów i instytucji będzie ze sobą powiązanych, tym większe korzyści przyniesie oprogramowanie. Większość aplikacji finansowych zawiera zabezpieczenia zapobiegające nieuprawnionemu użyciu. Dlaczego ręcznie wprowadzać dane, skoro można je automatycznie przesyłać w ustalonych odstępach czasu? Dlaczego logować się osobno do rachunku bankowego przedsiębiorstwa, skoro system może samodzielnie przeprowadzać transakcje?

5. Wybór między rachunkowością kasową a rachunkowością memoriałową

W rzeczywistości nie jest to tak duży wybór, ponieważ większe przedsiębiorstwa, w tym wszystkie spółki notowane na giełdzie, muszą stosować dla wydatków (i przychodów) rachunkowość memoriałową. Warto jednak dobrze zrozumieć te dwa podejścia księgowe, ponieważ mają zastosowanie do wydatków. Wydatki mogą być zatem rejestrowane w momencie ich wystąpienia (metoda memoriałowa) lub w momencie dokonania płatności (metoda kasowa). Oba te zdarzenia mogą mieć miejsce w tym samym czasie, na przykład, gdy przedsiębiorstwo płaci gotówką za materiały do produkcji zakupione od hurtownika. Jeśli jednak transakcja sprzedaży obejmuje płatność kartą kredytową, wystawienie faktury lub przesłanie zamówienia zakupu, pojawia się luka między momentem dostawy towarów a momentem zapłaty za nie.

Prostszą formą jest rachunkowość kasowa, w ramach której wydatki biznesowe są księgowane dopiero po dokonaniu płatności na rzecz dostawcy. Tego rodzaju system księgowy jest łatwy w prowadzeniu i daje bardzo jasny wskaźnik tego, ile pieniędzy znajduje się w danym momencie na rachunku bankowym, dlatego startupy i mniejsze przedsiębiorstwa czasami go stosują. Takie podejście może jednak nie przedstawiać prawdziwego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, które może ponosić wiele wydatków na kredyt, jednocześnie otrzymując zapłatę gotówką za sprzedaż, co mogłoby sugerować, że może zbankrutować, choć tak wcale nie jest. Z tego względu ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) opierają się na rachunkowości memoriałowej.

W rachunkowości memoriałowej transakcje są rejestrowane, gdy mają miejsce, ale zanim jakiekolwiek pieniądze zmienią właściciela. Oznacza to, że restauracja od razu zaksięguje koszt zakupu składników (zobowiązania), nawet jeśli zostały one zakupione na kredyt. Taka metoda księgowania pomaga uniknąć nagłych zmian sytuacji finansowej, co skutkuje dokładniejszym obrazem kondycji finansowej przedsiębiorstwa. W Stanach Zjednoczonych przedsiębiorstwa o przychodach poniżej 25 mln USD mogą wybrać metodę rejestrowania wydatków, ale muszą ją stosować w sposób spójny i dokładny. Przedsiębiorstwa o przychodach nie mniejszych niż 25 mln USD muszą stosować rachunkowość memoriałową. Przepisy różnią się jednak w zależności od kraju.

6. Regularny przegląd wydatków biznesowych

Oprogramowanie księgowe może generować miesięczne i kwartalne raporty, które zapewniają informacje o tym co i gdzie jest wydawane, ale może także oferować dostęp do informacji o wydatkach w czasie rzeczywistym. Każdy z tych zestawów analiz daje możliwość monitorowania ponoszonych wydatków i tworzenia planu budżetowego na kolejny rok. Na przykład dyrektor finansowy przedsiębiorstwa farmaceutycznego zauważa, że kwota wydawana na podróże i wydatki reprezentacyjne pracowników działu sprzedaży rośnie od kilku miesięcy. Przedsiębiorstwo na to może zareagować zmianą preferowanych linii lotniczych i hoteli, przeniesieniem większej liczby spotkań sprzedażowych na platformy wideokonferencyjne lub wdrożeniem nowych procesów wstępnego zatwierdzania dużych wydatków reprezentacyjnych.