14 największych wyzwań związanych z zarządzaniem finansami w przedsiębiorstwie
Natalie Gagliordi | Strateżka ds. treści | 27 listopada 2023 r.
Odnoszący sukcesy liderzy finansowi najlepiej sprawdzają się na przecięciu strategicznych procesów decyzyjnych, oceny ryzyka i odpowiedzialności finansowej, gdzie wyznaczają strategiczne kierunki zarządzania finansami, dbając jednocześnie o kondycję podatkową i perspektywy rozwoju. Strategiczne decyzje ścisłego kierownictwa zależą od zdolności dyrektora finansowego do zapewnienia solidnych podstaw zarządzania finansami, przedstawiania dobrych prognoz finansowych i operacyjnych oraz przekazywania danych niezbędnych do kształtowania tych decyzji. Mając tak wiele do stracenia, dyrektorzy finansowi i ich zespoły muszą uważać na największe wyzwania związane z efektywnym zarządzaniem finansami, aby przygotować odpowiednie strategie radzenia sobie z tymi wyzwaniami.
Kluczowe wnioski
- Efektywne planowanie finansowe wymaga dokładnego, terminowego badania danych i planowania scenariuszy, wspomaganego przez system zarządzania finansami pozwalający na monitorowanie wydajności i aktualizację prognoz w czasie rzeczywistym.
- Dyrektorzy finansowi muszą również współpracować z działem IT, aby wdrażać silne cyberzabezpieczenia, w tym dbać o regularne aktualizacje oprogramowania i kompleksowe szkolenia pracowników.
- Dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji w odpowiednim czasie. Potrzebny jest tu system zarządzania finansami, który może udostępniać dane na bieżąco, przezwyciężając ograniczenia wynikające z przestarzałego oprogramowania i ręcznego wykonywania procesów.
- Efektywne monitorowanie przepływów pieniężnych ma kluczowe znaczenie dla wywiązywania się z krótkoterminowych zobowiązań finansowych, wymagając przejrzystości czynników wpływających na płynność oraz efektywnych procesów zarządzania należnościami i zobowiązaniami.
14 największych wyzwań w zarządzaniu finansami
Zarządzanie finansami stanowi podstawę tworzenia i realizacji strategii biznesowej, czyli funkcji przedsiębiorstwa skupiającej się na planowaniu strategicznym, kierowaniu, kontrolowaniu, raportowaniu i prognozowaniu działań finansowych w danej organizacji. Zarządzanie finansami ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia stabilności finansowej, wzrostu i zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa w perspektywie długoterminowej. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa zarządzanie finansami staje się jednak coraz trudniejsze i coraz bardziej złożone, co może uniemożliwiać kierownictwu uzyskanie jasności niezbędnej do podejmowania dobrych decyzji. Oto kilka typowych przyczyn wyzwań związanych z zarządzaniem finansami, przed którymi stoją dyrektorzy finansowi.
1. Precyzyjne planowanie
Opracowanie precyzyjnego i aktualnego planu finansowego, który można realizować i którym można zarządzać, jest jednym z najważniejszych elementów dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa. Planowanie jest jednak procesem, który bazuje na wielu informacjach finansowych pochodzących z różnych źródeł, co sprawia, że jeśli brakuje odpowiednich narzędzi i procesów umożliwiających łatwe zbieranie kompletnych i aktualnych danych, proces ten staje się czasochłonny. Ponadto proces planowania nie przygotuje przedsiębiorstwa na przyszłość, jeśli dane nie będą odpowiednio analizowane i używane do przygotowywania prognoz i planów uwzględniających różne przyszłe scenariusze. Może to prowadzić do takich problemów, jak nadmierne wydatki na niewłaściwe priorytety, nieefektywna alokacja kapitału i ludzi oraz niezdolność do przewidywania przyszłych potrzeb finansowych. Skutkuje to przeoczonymi szansami biznesowymi, nieosiągniętymi celami finansowymi i zwiększonym ryzykiem finansowym. Samo dobre planowanie scenariuszy nie wystarczy. Dział finansowy potrzebuje dobrego systemu zarządzania finansami, aby monitorować wyniki w czasie rzeczywistym i na bieżąco aktualizować prognozy przy minimalnym nakładzie pracy; w przeciwnym razie będzie za późno na reakcję w przypadku zmaterializowania się wspomnianych scenariuszy.
2. Cyberzagrożenia
W ciągu ostatniej dekady dynamiczny wzrost liczby zagrożeń i naruszeń bezpieczeństwa sprawił, że dane finansowe znalazły się na celowniku złodziei. Niegdyś uważane za leżące w gestii działu IT cyberbezpieczeństwo jest obecnie kluczowym wymogiem biznesowym, który wymaga ścisłej współpracy z dyrektorami finansowymi i innymi liderami biznesu. Wprowadzenie skutecznych cyberzabezpieczeń najważniejszych danych przedsiębiorstwa jest obecnie niezbędne, a dyrektorzy finansowi mogą te działania wspomagać, współpracując z działem IT w celu zapewnienia bezpieczeństwa transakcji i systemów finansowych. Dział finansowy może wspólnie z działem IT ocenić, które informacje i systemy są najcenniejsze i najbardziej narażone na ataki hakerów, w tym ataki za pomocą oprogramowania wymuszającego okup (ransomware). Wszystkie programy i systemy finansowe muszą być rutynowo aktualizowane, aby zabezpieczyć je przed najnowszymi zagrożeniami. Najlepszą praktyką jest również ograniczenie dostępu do danych finansowych jedynie do niezbędnych pracowników. Systemy oparte na chmurze mogą pomóc na obu frontach, oferując natywne zabezpieczenia, regularne i automatyczne aktualizacje oraz zaawansowaną kontrolę dostępu. Innym kluczowym elementem skutecznej strategii cyberbezpieczeństwa jest kompleksowe szkolenie personelu, ponieważ ludzie są jednym z najbardziej podatnych na zagrożenia aspektów przedsiębiorstwa.
3. Dane w czasie rzeczywistym
Zbieranie danych finansowych może być przedsięwzięciem czasochłonnym. Dawniej przygotowanie sprawozdania finansowego, na przykład kwartalnej prognozy sprzedaży, mogło zająć przedsiębiorstwu co najmniej miesiąc. Gdy kierownictwo potrzebowało najnowszych informacji w związku ze zmieniającymi się warunkami pracy, mogło to oznaczać, że pracownicy działów finansowych pracowali do późnych godzin nocnych, zbierając odpowiednie dane z całego przedsiębiorstwa. Ostateczną korzyścią są informacje w czasie rzeczywistym dla osób podejmujących decyzje, ale pierwszą przeszkodą jest często samo uzyskanie niezbędnych danych w czasie rzeczywistym. Większość starszych systemów nie udostępnia danych w czasie rzeczywistym, a wiele zespołów finansowych nadal ręcznie zbiera informacje finansowe z arkuszy kalkulacyjnych lub przestarzałych systemów wymagających długotrwałego uzgadniania danych. Aktualne dane finansowe są niezbędne do dokładnego planowania i ogólnej analizy, trzeba więc mieć do nich jak najszybszy dostęp. System zarządzania finansami oferujący lepszy dostęp do danych w czasie rzeczywistym ma zasadnicze znaczenie z punktu widzenia proaktywnej strategii zarządzania finansami, ponieważ pozwala kierownictwu podejmować decyzje na podstawie rzeczywistej kondycji finansowej i rzetelnych danych na temat wyników operacyjnych przedsiębiorstwa.
4. Monitorowanie przepływu środków pieniężnych
Dzięki monitorowaniu przepływów pieniężnych przedsiębiorstwo wie, czy ma wystarczające aktywa płynne, aby wywiązywać się z krótkoterminowych zobowiązań finansowych, takich jak wynagrodzenia, zobowiązania wobec dostawców, raty kredytów lub czynsze. Jednym z największych wyzwań w zarządzaniu przepływami pieniężnymi jest przejrzystość czynników płynności. Bez takiej przejrzystości nie da się przewidzieć, ile gotówki będzie dostępne w przyszłości, i nie będzie pewności, że wystarczy jej na zaspokojenie potrzeb. Mnogość przepływów pieniężnych z działalności globalnej, opóźnione płatności od klientów, sezonowe wahania poziomów sprzedaży i kosztów, różne terminy i warunki spłat kredytów, a także rozbieżności w rozpoznawaniu przychodów lub naliczaniu kosztów mogą również powodować określone problemy związane z przepływami pieniężnymi. Poprawa przepływów pieniężnych wymaga efektywnych procesów obsługi należności i zobowiązań, a także wysokiej przejrzystości danych dotyczących zakupów i pozyskiwania zasobów na potrzeby podejmowania trafniejszych decyzji.
5. Zarządzanie długiem
Wysokość i typ zadłużenia przedsiębiorstwa ma wpływ na strategiczne decyzje biznesowe, takie jak przejęcia, ekspansje i inwestycje kapitałowe. Nadmierny dług może prowadzić do powstania niemożliwych do spłacenia odsetek i niepewności finansowej, ale inteligentne pożyczanie może być również niezbędne do finansowania inicjatyw związanych z rozwojem i maksymalizacją zysków. Jedną z najważniejszych kompetencji dyrektora finansowego jest określenie poziomu długu, jaki przedsiębiorstwo może odpowiedzialnie zaciągnąć bez narażania swojej stabilności finansowej. Wahania stóp procentowych, raportowanie i obsługa zadłużenia, tolerancja ryzyka oraz warunki rynkowe i sytuacja konkurencyjna mogą komplikować działania przedsiębiorstwa w zakresie zarządzania długiem. Przedsiębiorstwa mogą zoptymalizować swoje zadłużenie, dokonując przeglądu i ustalając priorytety w tym zakresie, odpowiednio zarządzając aktywami, konsolidując kredyty, regularnie weryfikując warunki kredytowe i monitorując przepływy pieniężne, aby wiedzieć, czy jakieś płatności mogą być zagrożone.
6. Zgodność z przepisami podatkowymi
Znajomość i przestrzeganie przepisów podatkowych to nie lada wyczyn, zwłaszcza w przypadku globalnego przedsiębiorstwa. Przestrzeganie przepisów podatkowych i standardów rachunkowości, które istotnie różnią się w zależności od kraju, wywiera presję na dyrektorów finansowych, ponieważ ich niewłaściwe działania w tym zakresie mogą skutkować karami pieniężnymi i sankcjami prawnymi. Na szczęście dostępnych jest coraz więcej zautomatyzowanych systemów, które pomagają przedsiębiorstwu przestrzegać przepisów podatkowych w sposób mniej czaso-, koszto- i pracochłonny. Posiadanie centralnego systemu, za pomocą którego można zarządzać różnymi zasadami i standardami księgowymi i podatkowymi, prowadzi do ograniczania nakładów pracy i upraszczania procesów. Przedsiębiorstwa mogą również zautomatyzować określone procesy, w tym procesy zbierania i raportowania danych, aby zmniejszać ryzyko błędów i podnosić efektywność.
7. Złożoność działalności operacyjnej
Złożoność operacyjna nie jest niczym niezwykłym w dużych, globalnych przedsiębiorstwach, w których zazwyczaj istnieje duże portfolio produktów i zarządza się tysiącami lub dziesiątkami tysięcy pracowników. Wyzwanie w zarządzaniu finansami pojawia się, gdy procesy i systemy finansowe odzwierciedlają lub zwiększają tę złożoność, zamiast zapewniać kierownictwu odpowiednią przejrzystość. Dla przedsiębiorstw międzynarodowych zarządzanie operacjami finansowymi w różnych regionach i poruszanie się w różnych środowiskach regulacyjnych jest z natury rzeczy trudne. Dyrektorzy finansowi mogą jednak uprościć sobie pracę, określając odpowiednie kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), zapewniając spójne i wiarygodne dane finansowe na potrzeby obliczania tych wskaźników, stosując spójne metodyki pomiaru i udostępniając aktualne pulpity, dzięki czemu kierownictwo operacyjne będzie w stanie zrozumieć, co się dzieje w przedsiębiorstwie.
8. Optymalizacja procesów
Źródłem złożonych operacji finansowych mogą być nieefektywne lub nieskuteczne procesy (często obejmujące ręczne wprowadzanie danych i brak standaryzacji), które mogą spowalniać raportowanie i analizy finansowe przedsiębiorstwa, przez co nie otrzymuje ono na czas informacji, które mogłyby przyczynić się do poprawy wyników finansowych. W celu stworzenia bardziej efektywnej funkcji finansowej dyrektorzy finansowi mogą skupiać się na optymalizacji i automatyzacji, wdrażając procedury zarządzania projektami, które zapewnią powtarzalność i skalowalność przepływów pracy bez wąskich gardeł. Oprogramowanie do automatyzacji, w tym oprogramowanie wykorzystujące wbudowaną sztuczną inteligencję, może pomóc zwiększyć sprawność przedsiębiorstwa oraz zastąpić lub przyspieszyć powtarzalne i ręczne zadania, takie jak wprowadzanie danych, generowanie raportów, uzgadnianie kont i przetwarzanie faktur.
9. Brak informacji biznesowych
W każdym przedsiębiorstwie zdolność do podejmowania decyzji opartych na danych, radzenia sobie z niepewnością i wyznaczania strategicznych kierunków działania zależy od dostępu do dokładnych, rzetelnych i aktualnych informacji biznesowych. Brak takich informacji negatywnie wpływa na podejmowanie decyzji, planowanie strategiczne, prognozowanie i inne kluczowe priorytety finansowe. Aktualność danych i informacji ma kluczowe znaczenie, ponieważ dobre planowanie scenariuszy nie wystarczy w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo nie wie, kiedy wdrożyć plan B. Przedsiębiorstwa polegają na dyrektorach finansowych, którzy analizują i umieszczają w odpowiednim kontekście dane, aby uzyskać na tej podstawie szczegółowe informacje, m.in. na temat tego, gdzie dostępny kapitał może być wykorzystany w celu uzyskania z niego najlepszego zwrotu lub kiedy sprzedaż danego produktu rośnie lub spada. Wszystkie te informacje mogą być następnie dostosowane do strategicznych priorytetów przedsiębiorstwa.
10. Zadania wykonywane ręcznie
Ręcznie wykonywane procesy finansowe są nieefektywne, podatne na błędy i na tyle czasochłonne, że nie ma w nich miejsca na dogłębną analizę i myślenie strategiczne. Zbyt często dział finansowy poświęca czas na zadania, które można zautomatyzować, na przykład uzgadnianie faktur, co zmniejsza jego możliwości wykonawcze i pozwala skupiać się na działaniach, które pomagają przedsiębiorstwu osiągać cele finansowe. Powolne, wykonywane ręcznie procesy obniżają sprawność przedsiębiorstwa, zabierając mu czas na reagowanie na wyniki finansowe. Zadania wykonywane ręcznie są również mniej elastyczne w obliczu zmieniających się potrzeb biznesowych, warunków rynkowych lub wymogów regulacyjnych. Oprogramowanie do zarządzania finansami z funkcjami automatyzacji może ograniczyć zadania powtarzalne i wykonywane ręcznie, zwiększyć dokładność i pozwolić na przeniesienie ludzi do pracy, która stymuluje rozwój i przyczynia się do sukcesu przedsiębiorstwa.
11. Brak współpracy
Współpraca między działem finansowym a innymi działami przedsiębiorstwa jest niezbędna do dostosowania strategii finansowych do ogólnych celów biznesowych i zapewnienia menedżerom operacyjnym danych potrzebnych do podejmowania trafnych decyzji. Bez takiej współpracy dyrektor finansowy ryzykuje podejmowanie decyzji dotyczących nakładów inwestycyjnych, pożyczek, zarządzania gotówką i innych kwestii budżetowych bez pełnego zrozumienia potrzeb przedsiębiorstwa. Ścisła współpraca z innymi działami, na przykład z działem kadr, oraz z kierownikami poszczególnych jednostek biznesowych ułatwia obu stronom podejmowanie decyzji, wspiera planowanie strategiczne i pomaga we wpisaniu decyzji finansowych w szersze cele organizacyjne. Punktem wyjścia są tu współdzielone i wiarygodne dane, dzięki którym dyrektor finansowy i inne osoby funkcyjne mają dostęp do tych samych, rzetelnych danych wtedy, gdy ich potrzebują.
12. Niezintegrowane systemy
Brak integracji między systemami biznesowymi często wynika z posiadania przestarzałego oprogramowania finansowego, różnych systemów ewidencji i nieodpowiedniej infrastruktury technicznej. Gdy systemy podstawowe nie są zdolne do sprawnej komunikacji i efektywnej wymiany danych, pojawia się coraz więcej zadań wykonywanych ręcznie, a informacje stają się mniej dokładne i mniej aktualne. Na przykład korzystanie z wielu systemów ewidencji powoduje ogromne obciążenie personelu podczas konsolidacji finansowej. Dział finansowy powinien opowiadać się za zintegrowanymi systemami, które umożliwiają wymianę informacji między różnymi funkcjami biznesowymi. Wyzwaniem może być tu zapewnienie, aby takie integracje były na bieżąco aktualizowane i efektywne w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo łączy ze sobą niezliczone systemy działające lokalnie, w chmurze lub w inny sposób. Jest to jednak właściwy cel, do którego należy dążyć. Zintegrowane systemy finansowe zwiększają dokładność danych, ograniczają ich ręczne wprowadzanie lub pobieranie, a także umożliwiają uzyskiwanie informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu dział finansowy może skupiać się na strategicznych zadaniach, które przyczyniają się do sukcesu przedsiębiorstwa.
13. Trzymanie się budżetu
Tworzenie budżetu jest zadaniem z zakresu planowania strategicznego, mającym nakreślić plan działania ukierunkowany na realizację priorytetów przedsiębiorstwa oraz pokazać sposoby przydzielania zasobów i monitorowania postępów. Proces budżetowania może się jednak nie powieść, gdy budżet jest tworzony na podstawie danych o wątpliwej dokładności przy ograniczonej przejrzystości trendów wydatkowych. Realizacja przygotowanego budżetu wymaga dużej przejrzystości w zakresie rzeczywistych przepływów pieniężnych i wydatków. Dzięki takiej przejrzystości kierownictwo będzie wiedzieć, kiedy pojawiają się nadmierne wydatki, niedobory przychodów lub skoki popytu. Złe budżetowanie może prowadzić do nadmiernych wydatków, nieefektywnego przydzielania zasobów i trudności w prognozowaniu przyszłych potrzeb finansowych. Może to skutkować zarówno nieosiągnięciem celów finansowych, jak i zwiększonym ryzykiem finansowym. Dzięki wdrożeniu oprogramowania do budżetowania, zintegrowaniu odpowiednich źródeł danych i zastosowaniu zaawansowanych narzędzi analitycznych, możliwe jest zapewnienie widoczności i śledzenie budżetu w czasie rzeczywistym, co pozwala zwiększać dokładność i szybkość reakcji w procesie budżetowania.
14. Zarządzanie wydatkami i kontrola kosztów
Monitorowanie wydatków i zarządzanie nimi to kluczowe aspekty zarządzania finansami, które pomagają przedsiębiorstwu zrozumieć i kontrolować swoje wydatki. Prawidłowe zorganizowanie tego procesu może być jednak trudne, ponieważ dyrektor finansowy musi zadbać o wyważenie środków kontroli kosztów tak, aby z jednej strony nie stały się przeszkodą w rozwoju przedsiębiorstwa, a z drugiej strony nie okazało się, że nie ma pieniędzy na prowadzenie działalności. Wymaga to strategicznego planowania i terminowego monitorowania sytuacji na bazie rzetelnych danych. Dyrektor finansowy musi przyjąć jasne zasady dotyczące wydatków i inteligentne mechanizmy ich monitorowania, które opierają się na danych ze wszystkich istotnych, zintegrowanych systemów.
Łatwe zarządzanie wyzwaniami dzięki chmurowemu rozwiązaniu Oracle do analizy i planowania finansowego
Aby dawać sobie radę z wyzwaniami w zarządzaniu finansami, przedsiębiorstwo musi wdrożyć dobre strategie zarządzania finansami oraz odpowiednie oprogramowanie, które będzie można na bieżąco dostosowywać do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Metodyki planowania i analizy finansowej (FP&A) mogą pomóc przedsiębiorstwu w dokładnym prognozowaniu i przydzielaniu zasobów w celu wykorzystywania pojawiających się szans i reagowania na wstrząsy rynkowe. Dzięki narzędziom do tworzenia planów, przygotowywania budżetów, modelowania scenariuszy i raportowania wyników, systemy planowania i analizy finansowej wykraczają daleko poza zakres księgowości. Oracle Fusion Cloud Financials, część systemu Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), łączy i automatyzuje kluczowe procesy zarządzania finansami, w tym obsługę zobowiązań, należności, środków trwałych i wydatków oraz stosowne raportowanie, zapewniając wyraźny obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Oparte na danych podejście Oracle do procesów FP&A pozwala powiązać metryki finansowe i operacyjne z informacjami biznesowymi, aby dział finansowy odgrywał aktywną rolę w realizacji celów biznesowych dzięki takim funkcjom, jak planowanie, budżetowanie i prognozowanie przepływów pieniężnych.
Wyzwania w zarządzaniu finansami — często zadawane pytania
Co jest największym wyzwaniem dla działu finansowego? .
Jednym z największych wyzwań dla działu finansowego jest znalezienie równowagi między wzrostem a rentownością, ponieważ wymaga to oceny ryzyka, mądrego inwestowania, kontrolowania wydatków i efektywnej współpracy z zespołami pracowników w całym przedsiębiorstwie.
Co jest przyczyną wyzwań finansowych? .
Brak rzetelnych informacji w czasie rzeczywistym jest źródłem wielu wyzwań i problemów finansowych wynikających zazwyczaj ze stosowania różnych systemów ewidencji finansowej, przestarzałych programów i procesów oraz braku przejrzystości danych.
Jak przezwyciężyć wyzwania w zarządzaniu finansami?
Ustanowienie jednego źródła wiarygodnych, rzetelnych i aktualnych danych finansowych to niezbędny punkt wyjścia do przezwyciężenia większości wyzwań w zarządzaniu finansami.
Skorzystaj z pięciu strategii pozwalających na obniżenie kosztów i poprawę produktywności bez tłumienia wzrostu.