Tworzenie planu projektu implementacji systemu ERP
Alex Chan | Strateg ds. treści | 8 lipca 2024 r.
Często największe korzyści przynoszą największe przedsięwzięcia. Implementacja nowego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jest jednym z tych potencjalnie najbardziej korzystnych przedsięwzięć. Obecnie przejście na nowy system ERP często oznacza migrację z wysłużonego oprogramowania zainstalowanego lokalnie do systemu opartego na chmurze. System ERP znajduje się w samym sercu działalności finansowej i operacyjnej przedsiębiorstwa, dlatego pomyślna implementacja nowego systemu ERP wymaga odpowiedniego przygotowania i dbałości o szczegóły. W każdej części tego procesu, niezależnie od tego, czy chodzi o zebranie odpowiedniego zespołu wdrożeniowego, czy o wykrycie ukrytych kosztów, przygotowanie planu projektu implementacji systemu ERP jest istotną częścią tej ważnej inicjatywy związanej z oprogramowaniem.
Czym jest plan projektu implementacji systemu ERP?
Plan projektu implementacji systemu ERP obejmuje planowanie, konfigurację i wdrożenie systemu ERP do obsługi wszystkich operacji wymagających zastosowania tego systemu w całym przedsiębiorstwie. Implementacja systemu ERP to proces, który obejmuje zebranie zespołu projektowego, sporządzenie mapy procesów, migrację danych finansowych i transakcyjnych, integrację z systemami zewnętrznymi oraz szkolenie pracowników w zakresie korzystania z tego systemu.
System ERP to zintegrowana platforma, która jest uruchamiana w lokalnym centrum przetwarzania danych lub w chmurze, przy czym chmura jest zdecydowanie najczęściej stosowanym rozwiązaniem. Aplikacje oparte na chmurze mogą wymagać znacznie innego podejścia do implementacji, która zazwyczaj trwa tu krócej i jest prostsza niż w przypadku tradycyjnych systemów ERP instalowanych lokalnie. Wynika to z faktu, że w przypadku większości projektów lokalnych jednostki biznesowe i operacyjne wymagają od zespołów IT dostosowania systemu ERP do lokalnych procesów biznesowych. Natomiast w przypadku implementacji aplikacji w chmurze to ścisłe kierownictwo przedsiębiorstwa decyduje o warunkach implementacji i oczekiwanych rezultatach, korzystając z gotowych procesów i nie dokonując szerzej zakrojonych dostosowań.
Projekt implementacji systemu ERP najlepiej rozpocząć od ustalenia strategicznych celów biznesowych, które chce się osiągnąć dzięki nowemu systemowi oraz harmonogramu implementacji. Wiąże się to z zaplanowaniem etapów i konkretnych dat dla poszczególnych zadań, które mają zostać wykonane przed datą produkcyjnego wdrożenia nowego systemu. Aby określić te etapy i zadania, należy najpierw odpowiedzieć na pytanie, jakie konkretne procesy mają być udoskonalone, jakie funkcje są potrzebne, jaki system zaspokoi te potrzeby i jaka strategia implementacji sprawdzi się najlepiej w przypadku danego projektu.
Kluczowe wnioski:
- Plan projektu implementacji systemu ERP to dogłębny przewodnik, którego celem jest uruchomienie służący uruchomieniu systemu ERP w przedsiębiorstwie, zawierający opis celów strategicznych, harmonogramu, etapów i zasobów potrzebnych do osiągnięcia sukcesu.
- Kluczowe elementy planu implementacji systemu ERP to komunikacja i zarządzanie zmianą. Mają one na celu określenie oczekiwań i dostosowanie celów strategicznych do zamiarów ścisłego kierownictwa oraz przygotowanie pracowników na zmiany związane z wprowadzeniem nowego systemu ERP.
- Implementacja systemu ERP to wielomiesięczny proces, który obejmuje instalację oprogramowania, migrację danych, reorganizację procesów biznesowych i szkolenia pracowników w zakresie nowych procesów.
- Zespół ds. implementacji systemu ERP będzie ponosić odpowiedzialność za pomyślne wdrożenie nowego systemu i idealnie byłoby, gdyby składał się z pracowników z różnych działów i szczebli kierowniczych w przedsiębiorstwie.
Charakterystyka planu projektu implementacji systemu ERP
Plan projektu implementacji systemu ERP daje przedsiębiorstwu ramy i wskazówki potrzebne do przejścia na nowy system, w tym jasną wizję i wymierne cele strategiczne, efektywny model nadzoru, mapę przeprojektowanych procesów biznesowych, plany migracji i integracji danych, strategię przygotowania użytkowników do zmian itp.
Dla przedsiębiorstw przenoszących system ERP do chmury istnieje dodatkowy wymiar planowania. Podobnie jak smartfon otrzymuje regularne aktualizacje oprogramowania, tak samo będzie z systemem ERP w chmurze. Dlatego oprócz przygotowań do produkcyjnego wdrożenia systemu, plan powinien uwzględniać aktualizacje oprogramowania przeprowadzane kilka razy w roku.
Przed implementacją systemu ERP zaangażowany w ten proces zespół musi skonsultować się z kluczowymi interesariuszami, aby upewnić się, że przedsiębiorstwo jako całość jest przygotowane na tę zmianę oraz że spodziewane terminy i zakresy implementacji są dla wszystkich interesariuszy zrozumiałe. Plan implementacji systemu ERP obejmuje ocenę systemów, określenie zakresu i celów strategicznych projektu, sporządzenie harmonogramu, powołanie zespołu ds. implementacji, oczyszczenie i migrację bieżących danych do nowego systemu, przetestowanie systemu, przeszkolenie pracowników oraz zapewnienie bieżącej konserwacji i aktualizacji.
Faza 1. Powołanie zespołu ds. implementacji systemu ERP
Skład zespołu ds. implementacji może zadecydować o tym, czy uruchomienie systemu ERP zakończy się sukcesem, czy fiaskiem. Aby mieć największe szanse na sukces, do wspomnianego zespołu należy wybrać osoby z odpowiednimi umiejętnościami, na przykład w zakresie zarządzania projektami, budżetowania i alokowania zasobów, komunikacji z kierownictwem, migracji danych i integracji systemów, a także komunikacji z pracownikami i zarządzania zmianą. Oznacza to, że zespół powinien składać się z osób z różnych działów i różnych szczebli kierowniczych, mieć stałe poparcie członkowie ścisłego kierownictwa i być kierowany przez zaangażowanego lidera mającego doświadczenie zarówno od strony biznesowej, jak i operacyjnej przedsiębiorstwa. Na przykład w przypadku implementacji nowego systemu księgowego w ramach inicjatywy ERP w zespole powinna się znaleźć doświadczona osoba z działu finansowego, najlepiej w roli lidera tego zespołu.
Wraz z partnerem wdrożeniowym, zespół ds. implementacji systemu ERP musi przestrzegać najlepszych praktyk w zakresie implementacji, aby zapewnić, że nowy system zostanie uruchomiony i będzie działać zgodnie z planem. Ponadto partnerzy określą wymagania dla systemu ERP, ustalą kamienie milowe, wskażą, w jaki sposób system będzie wspomagać określone procesy biznesowe, a także przetestują go przed wdrożeniem produkcyjnym. Specjaliści ds. implementacji zalecają, aby członkowie zespołu byli stale zaangażowani w ten projekt do kilku miesięcy po wdrożeniu produkcyjnym. Będą wtedy działać na rzecz akceptacji systemu przez pracowników, prowadząc szkolenia i działania zachęcające do korzystania z nowego systemu, co jest kolejną przyczyną, dla której warto upewnić się, że specjalista, który będzie korzystać z nowego systemu, będzie kluczowym członkiem zespołu ds. implementacji.
„Projekty oparte na rezultatach biznesowych mają większe szanse na sukces niż projekty oparte na wymaganiach IT” — powiedział John Hallin, wiceprezes ds. realizacji projektów w firmie Oracle Consulting, która tworzy i realizuje plany projektów implementacji systemu ERP dla przedsiębiorstw. „Trzeba jednak do tego zaangażować dobrych specjalistów z różnych działów w całym przedsiębiorstwie”.
Kluczowe role kierownicze w projekcie implementacji nie mogą być także traktowane jako dodatkowe zajęcie w stosunku do pełnoetatowych obowiązków danej osoby. Należy oddelegować do nich osoby w pełnym wymiarze godzin, przy czym liderzy powinni uczestniczyć w tworzeniu wizji projektu, być właścicielami swoich obszarów funkcjonalnych w zakresie projektowania i realizacji, a także pomagać w przygotowaniu dalszych działań” — dodał Hallin.
Faza 2. Określenie sposobu implementacji systemu ERP
Znajomość potrzeb organizacji, budżetu projektu i harmonogramu wdrożenia pomoże wybrać odpowiednią strategię implementacji. Dwie najczęstsze strategie wdrażania to podejście fazowe i podejście jednorazowe. Podejście fazowe oznacza, że system ERP jest wdrażany w wielu fazach, na przykład zaczynając od jednej jednostki biznesowej lub funkcji biznesowej, a następnie rozszerzając wdrożenie. Pozwala to na uzyskanie większej ilości opinii użytkowników i na niższe stawki w przypadku pojawienia się nieoczekiwanych problemów. Podejście jednorazowe polega na wdrożeniu produkcyjnym całego systemu ERP w jednym czasie. Przedsiębiorstwa stosują takie ryzykowne podejście, ponieważ nie muszą wtedy integrować nowego systemu ERP z poprzednimi systemami i modułami przeznaczonymi do wycofania, a także mogą szybciej uzyskać zwrot z inwestycji, jeśli taka implementacja się powiedzie.
Poza strategią technologiczną, plan implementacji musi również uwzględniać odpowiednią strategię komunikacji i koordynacji z interesariuszami projektu. Oznacza to koordynację i współpracę z osobami z różnych działów i kierownictwem, zrozumienie ich obaw i udział w spotkaniach w celu omówienia różnych rozwiązań. Wiąże się to również z szeroko zakrojoną, przejrzystą komunikacją z pracownikami mającymi korzystać z systemu, tak aby rozumieli korzyści płynące z tak dużej zmiany i aby mogli zostać przeszkoleni w zakresie korzystania z nowego systemu. W ten sposób wszyscy pracownicy będą jednakowo rozumieć oczekiwania wobec nowego systemu w kontekście ich ról systemowych, produktywności i całego przedsiębiorstwa.
Ogólnie rzecz biorąc, plan implementacji systemu ERP obejmuje następujące zadania:
1. Zdefiniowanie oczekiwanych rezultatów
Jasne określanie rezultatów biznesowych, które mają zostać osiągnięte dzięki projektowi, sprawi, że przygotowanie planu implementacji będzie znacznie prostszym procesem. Można zacząć od szczegółowego wskazania przez zespół efektów biznesowych i zmian w procesach, jakich oczekują kluczowi interesariusze po zakończeniu wdrożenia, a następnie powiązać je z funkcjami, jakie nowy system powinien oferować, aby zapewnić te efekty. Interesariusze muszą dojść do porozumienia w kwestii terminu, w którym spodziewane jest wdrożenie produkcyjne poszczególnych funkcji. Pomoże to jasno określać i uzgadniać cele, które mają zostać osiągnięte na koniec projektu. Cele powinny być tak konkretne, jak to tylko możliwe. Mogą dotyczyć poprawy efektywności operacyjnej, redukcji kosztów, zwiększenia zadowolenia klientów lub poprawy dokładności danych.
„Na samym początku należy jasno wyartykułować wizję i cele, zasady zarządzania i pełne zaangażowanie zespołu, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, do czego się dąży” — powiedział Keith Williams, wiceprezes ds. realizacji projektów ERP w Oracle Consulting. „Plan implementacji to swego rodzaju drogowskaz, który pomaga osiągnąć wyznaczone cele, zapobiega rozrostowi zakresu projektu i pozwala uniknąć kosztów związanych z długotrwałym i niepewnym wdrożeniem” — dodał Williams.
Na przykład podczas wdrażania nowego systemu ERP w chmurze duże amerykańskie przedsiębiorstwo zajmujące się dostawami materiałów budowlanych przyjęło następującą zasadę: „Buduj przyszłość, nie odkrywaj na nowo przeszłości”. Wdrażany system powinien być lepszy niż obecny i należy zaangażować interesariuszy w celu zapewnienia jego dobrego przyjęcia wśród użytkowników.
2. Standaryzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem podejścia niestandardowego
Dostosowania są drogie w utrzymaniu. Najlepszą praktyką w przypadku modelu SaaS jest wykorzystanie funkcjonalności w standardowej konfiguracji, która obsługuje procesy objęte zakresem implementacji. Następnie odpowiadamy sobie ewentualnie na pytanie, dlaczego może ona nie zadziałać? Warto pamiętać, że dostosowanie może skomplikować proces uaktualnienia i utrudnić dodawanie nowych funkcji. Złotą zasadą jest dostosowywanie procesów tylko wtedy, gdy jest to kluczowe dla przedsiębiorstwa.
3. Określenie kolejności wykonywania zadań w projekcie, na podstawie jego celów strategicznych
Kolejność zadań podczas implementacji często zależy od priorytetów użytkownika. Możesz zacząć od obszarów najbardziej problematycznych lub skupić się na funkcjach, które przyniosą największy zwrot. Można też zidentyfikować obszar o najniższym ryzyku, aby dać zespołowi szybki sukces i zbudować zaufanie do implementowanego systemu. Planując implementację na podstawie swoich priorytetów, można określić najważniejsze etapy do wykonania na początku, w środku i na końcu projektu.
Na przykład duży amerykański wystawca kart kredytowych korzystał wcześniej z siedmiu różnych niestandardowych lokalnych systemów ERP. Przedsiębiorstwo uznało, że uproszczenie procesów i systemów księgowych za pomocą jednej chmurowej platformy ERP było jego głównym priorytetem. Zajmując się tą kwestią w pierwszej kolejności podczas realizacji projektu, było w stanie wdrożyć system, który oferuje szybszy dostęp do informacji finansowych oraz dokładniejsze prognozy planowania i analizy kosztów.
4. Mapowanie postępów z określeniem osób ponoszących ostateczną odpowiedzialność
W celu śledzenia postępów implementacji należy regularnie oceniać stan realizacji projektu pod kątem harmonogramu i budżetu. Ponadto należy śledzić takie wskaźniki, jak terminowość osiągania kamieni milowych w obszarze IT lub procent danych poddanych już migracji.
Aby dotrzymać harmonogramu, zespół powinien zaplanować spotkania aktualizacyjne z kluczowymi interesariuszami, aby przedstawić im status projektu i omówić wszelkie kluczowe kwestie. Zespół ds. implementacji może przedstawiać te aktualizacje za pomocą pulpitów służących do śledzenia harmonogramu i postępów realizacji projektu. Warto również przygotować system zbierania opinii zwrotnych i odpowiadania na pytania użytkowników w miarę wdrażania nowego systemu.
Po wdrożeniu trzeba zaplanować proces monitorowania i wspomagania implementacji systemu ERP, aby użytkownicy byli zadowoleni, a przedsiębiorstwo osiąga pożądane rezultaty. Proces ten powinien obejmować analizę opinii użytkowników, dalsze szkolenia z obsługi systemu dla nowych pracowników (oraz partnerów i dostawców), ewentualne dostosowania systemu oraz dodatkowe prace rozwojowe i konfiguracyjne w miarę dodawania nowych funkcji do systemu. Oprogramowanie systemu ERP opartego na chmurze będzie aktualizowane wiele razy w roku, przy czym aktualizacje te można wyłączyć.
5. Proaktywne zapobieganie błędom
Brak dobrze przygotowanego planu może prowadzić do problemów.
Wiele przedsięwzięć implementacyjnych kończy się fiaskiem ze względu na niedopracowany plan lub nierealistyczny harmonogram. Implementacje mogą również zakończyć się niepowodzeniem z powodu braku planów rezerwowych, w tym nieprzygotowania organizacji do sprawnego reagowania na opóźnienia lub problemy. Zespół ds. implementacji powinien zastanowić się, jakie przeszkody może napotkać i w jaki sposób te przeszkody usunąć. Może to oznaczać konieczność zidentyfikowania wszystkich słabych stron modelu biznesowego przedsiębiorstwa, które powinny zostać skorygowane przed wdrożeniem systemu ERP.
Odpowiedni dostawca systemu ERP, pomoc ze strony kierownictwa oraz zastosowanie najlepszych praktyk zaczerpniętych od innych przedsiębiorstw z branży może przyczynić się do pomyślnej implementacji systemu i zakończeniu projektu zgodnie z oczekiwaniami przedsiębiorstwa.
6. Częsta i szybka komunikacja
Komunikacja jest istotnym aspektem wszystkich faz implementacji systemu ERP. Zespół ds. implementacji systemu ERP powinien pamiętać o regularnym informowaniu całej organizacji o celu implementacji, spodziewanych rezultatach i korzyściach oraz oczekiwaniach związanych z każdą fazą tego procesu. Ponadto zespół powinien również priorytetowo traktować opinie otrzymywane od użytkowników zarówno przed rozpoczęciem, jak i po zakończeniu wdrożenia.
Kiedy Taylor Corporation, globalna spółka działająca w branży druku, przetwarzania danych i marketingu, wdrożyła system ERP, aby zmodernizować swoje systemy zaplecza biurowego, jej dyrektor generalny, Charlie Whitaker, przekonał 10 tys. pracowników, aby uwierzyli, że projekt ten doprowadzi do rozwoju przedsiębiorstwa. Whitaker osiągnął to przez prowadzenie spotkań komitetu sterującego i sesji roboczych z pracownikami zespołu projektowego. W wyniku odpowiedniej komunikacji i akceptacji ze strony pracowników spółka Taylor Corporation była w stanie przenieść swoje aplikacje do obsługi procesów finansowych, łańcucha dostaw i produkcji do chmury i w rezultacie zwiększyła swoje zyski.
7. Porównanie celów strategicznych z rzeczywistością
Ważną częścią procesu implementacji jest pomiar i analiza działania nowo wdrożonego systemu na tle początkowych celów określonych przez organizację przed i w trakcie implementacji.
Określenie wydajności systemu wymaga zbierania odpowiednich danych i wartości wskaźników KPI. Niektóre z nich będą powiązane z wydajnością aplikacji, na przykład z czasem bezawaryjnego działania, szybkością i bezpieczeństwem. Niektóre będą dotyczyć sposobu użycia, na przykład liczby pracowników używających systemu i częstości, z jaką go używają. Niektóre będą natomiast metrykami operacyjnymi związanymi z efektywnością pracowników lub rezultatami finansowymi, np. przychodami, przepływami pieniężnymi i wydatkami. Najlepiej jest wybrać wskaźniki, których wartości można bezpośrednio porównać z celami określonymi na początku projektu. Porównując cele strategiczne z rzeczywistymi wynikami, można zidentyfikować obszary, w których nowy system spełnia te cele, przekracza je lub ich nie spełnia.
Ponadto można w ten sposób sprawdzić, czy projekt jest zgodny z celami biznesowymi, a także zidentyfikować obszary wymagające poprawy w kontekście wydajności systemu i procesów biznesowych.
Faza 3. Przygotowanie planu zarządzania zmianą wynikającą z implementacji systemu ERP
Istotną częścią każdej implementacji systemu ERP jest efektywny plan zarządzania zmianą, który przygotuje organizację do przeprowadzenia takiej implementacji, a następnie do używania nowego systemu ERP. Wspomniany plan zarządzania zmianą pomoże organizacji dostosować system do procesów biznesowych, poprawić komunikację i współpracę między członkami zespołu, zwiększyć akceptację użytkowników wobec nowego systemu i zmniejszyć ryzyko opóźnień lub niepowodzenia projektu.
Wiele rzeczy należy uwzględnić podczas tworzenia efektywnego planu zarządzania zmianą, który miałby pomóc w zaakceptowaniu zmian przez pracowników przedsiębiorstwa. „Istnieje kilka kluczowych czynników kulturowych, które przyczyniają się do skutecznego zarządzania zmianą podczas implementacji systemu ERP” — powiedziała Betsie Reynolds, wiceprezes Oracle ds. transformacji i usług strategicznych. „Czynniki te obejmują zachęcanie do współpracy w całej organizacji, inspirowanie pracowników do korzystania z nowych sposobów pracy i wprowadzanie zmian od pierwszego dnia”.
„Implementacja to nie tylko projekt technologiczny, ale także zmiana procesów, których ludzie będą używać do wykonywania codziennej pracy” — dodała Reynolds. „Wszyscy wiemy, że zmiany nie są łatwe, ale są nieuniknione. Gdy jednak pracownicy wiedzą, co ich czeka, są mniej podatni na strach, a zamiast tego mogą postrzegać transformację środowiska biznesowego jako inspirującą i motywującą".
Aby podtrzymać zainteresowanie przejściem do nowego systemu ERP, organizacja powinna również postrzegać implementację jako okazję do zmiany i uproszczenia procesów biznesowych, a nie tylko powielać dotychczasowe rozwiązania. „Zespół ds. implementacji powinien unikać utrwalania nieefektywnych procesów” — powiedział Hallin. „Potrzebni są w nim ludzie, którzy są otwarci na tworzenie nowych rozwiązań na podstawie najlepszych praktyk”.
Implementacja nowego systemu ERP może oznaczać, że przedsiębiorstwo będzie wymagać od pracowników wykonywania pracy w inny sposób, aby wdrożyć najlepsze praktyki branżowe wbudowane w aplikacje ERP oparte na chmurze. Jest to odejście od tradycyjnych planów implementacji oprogramowania lokalnego, w ramach których firmy konsultingowe dokonywały szeroko zakrojonych dostosowań, aby dopasować oprogramowanie do obowiązujących w danym przedsiębiorstwie unikatowych sposobów wystawiania faktur, płacenia dostawcom, uzgadniania wyciągów bankowych lub innych typowych działań biznesowych. W przypadku dzisiejszych systemów ERP w chmurze specjaliści ds. wdrożeń radzą, aby przedsiębiorstwa stosowały się do najlepszych praktyk zastosowanych w standardowej konfiguracji i unikały niepotrzebnych dostosowań. Na przykład władze Tampy wdrożyły systemy ERP (planowania zasobów przedsiębiorstwa), zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) i zarządzania łańcuchem dostaw (SCM) w chmurze w ciągu 10 miesięcy na bazie standardowej konfiguracji, pozbywając się 8,5 tys. spersonalizowanych rozwiązań, które obejmował poprzedni system ERP. Ich dobra rada: szybko przejść do chmury i stopniowo ulepszać.
Faza 4. Migracja danych i zarządzanie integracjami
Migracja danych z dotychczasowych źródeł do nowego systemu ERP to ważny proces, który obejmuje przenoszenie danych z różnych systemów i formatów do jednego systemu. W zależności od obszaru działalności przedsiębiorstwa, dane te mogą dotyczyć produktów, klientów, partnerów, zapasów, dostawców i operacji finansowych. Pomyślna migracja danych wymaga sprawdzenia, wyodrębnienia, oczyszczenia i przekształcenia danych przed przeniesieniem ich do nowego systemu. Proces ten ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że przenoszone dane są dokładne i kompletne, co pomoże osobom w działach, które będą z tych danych korzystać. Dobrze zaplanowana migracja danych sprawi, że projekt implementacji będzie przebiegać zgodnie z harmonogramem, co w rezultacie pozwoli utrzymać projekt w założonym budżecie.
Implementacja nowego systemu ERP jest również okazją do przejrzenia danych organizacji i zdecydowania, co warto przenieść do nowego systemu. Niektóre organizacje będą migrować wszystkie dane historyczne, ale może to wydłużyć proces implementacji. Niektóre dane ze starego systemu mogą być już nieistotne, na przykład dane dostawców, z którymi już się nie współpracuje, dane klientów, którzy nie składali zamówień od lat lub dane produktów, które są już nieaktualne. Może nawet znajdą się nieścisłości w danych, które trzeba będzie usunąć. Podejmując decyzję o tym, jakie dane trzeba przenieść, należy rozważyć, jakie dane są potrzebne do podejmowania decyzji w całym przedsiębiorstwie i uwzględnić w tych rozważaniach każdy dział. Zazwyczaj przedsiębiorstwa migrują dane historyczne za ostatnie dwa lata, chyba że przepisy prawa wymagają posiadania danych historycznych za dłuższy okres. Odrzucenie niepotrzebnych danych upraszcza proces implementacji i pozwala skupić się na przyszłości, zachowując czystość danych i łatwość zarządzania nimi.
W celu przeprowadzenia migracji danych należy najpierw skompletować grupę ds. migracji danych, która może składać się z pracowników należących już do ogólnego zespołu ds. implementacji. Grupa ta zbada dane w poszczególnych systemach źródłowych i odrzuci wspomniane wcześniej dane nadmiarowe i niespójne. Ponadto przed zaimportowaniem tych danych grupa zajmie się ich zmapowaniem do struktury bazy danych nowego systemu ERP. Proces ten, znany jako mapowanie danych, niweluje różnice między starym systemem a nowym, aby zapewnić, że dane przenoszone z pierwotnego źródła są dokładne i użyteczne w systemie docelowym.
Po zakończeniu mapowania danych, grupa ds. migracji danych wyodrębni dane ze starego systemu, przekształci je do niezbędnego formatu i przeniesie do nowego systemu ERP. Następnie zweryfikuje, czy dane są kompletne, dokładne i poprawnie przeniesione, porównując je z danymi źródłowymi i wyszukując wszelkie niespójności lub błędy między nimi. Na koniec grupa przeprowadzi odpowiednie testy, aby potwierdzić, że przeniesione dane są zintegrowane z nowym ERP i i można z nich bezproblemowo korzystać w modułach systemu. Testom należy poddać wszystkie aspekty systemu, w tym bezpieczeństwo, wydajność i aspekty funkcjonalne.
Kolejnym krytycznym punktem każdej implementacji systemu ERP jest zarządzanie integracjami z innymi systemami oprogramowania. Na przykład z systemem mają być zintegrowane starsze aplikacje uruchamiane na innej platformie. Integracje takie mogą powodować nieoczekiwane opóźnienia i zaburzać harmonogramy projektów, jeśli okażą się bardziej złożone niż się tego spodziewano. Idealnie byłoby, gdyby nowy system ERP miał wbudowane interfejsy ułatwiające takie integracje. Ogromną zaletą nowego systemu ERP powinno być zapewnienie dostępu do zaufanych danych, które organizacja może wykorzystać do podejmowania decyzji operacyjnych. Udostępnianie tych danych będzie prawdopodobnie wiązać się z integracjami, muszą być więc one częścią planu implementacji, w ramach którego nowy system ma działać jako centrum, z którego można będzie zarządzać wszystkimi danymi i integracjami.
Faza 5. Uruchomienie systemu ERP i dalsze działania
Uruchomienie nowego systemu ERP obejmuje wiele procesów, które należy dokładnie zaplanować, takich jak projektowanie, opracowanie planu projektu, testowanie, wdrażanie i ocena wyników. Aby zapewnić ich pomyślną realizację, należy określić zadania i oczekiwane rezultaty dla każdego z tych procesów oraz przypisać odpowiednie role i obowiązki członkom zespołu ds. uruchomienia systemu.
Korzystne byłoby również, aby zespół ustalił oczekiwania dotyczące budżetu i harmonogramu procesu uruchamiania, monitorował te dwa aspekty i miał przygotowane plany rezerwowe na wypadek jakichkolwiek zmian lub problemów, które mogą pojawić się po drodze. Aby w dłuższej perspektywie implementacja systemu ERP okazała się sukcesem, warto opracować plan kontynuacji przeglądu i optymalizacji procesów biznesowych na okres po produkcyjnym wdrożeniu systemu ERP. Może to obejmować stopniowe dodawanie nowych funkcji i funkcjonalności.
„Nie postrzegaj uruchomienia jako końca, ale bardziej jako początek” — powiedział Williams. „Podobnie jak w przypadku przeprowadzki do nowego domu, trzeba wszystko dobrze zaplanować, aby mieć czas na przystosowanie się do życia w nowym miejscu”.
Dodatkowe zadanie: uniknięcie ukrytych kosztów implementacji systemu ERP
Gdy zespół ds. implementacji systemu ERP przeprowadzi odpowiednie poszukiwania, spotka się z dostawcami i dokona ostatecznego wyboru oprogramowania, wybrany dostawca powinien nie tylko przedstawić plan implementacji nowego systemu ERP, ale także oszacować koszty wdrożenia tego systemu. Podczas takiej implementacji prawie zawsze pojawiają się jednak jakieś nieprzewidziane koszty. Poniżej przedstawiamy zestawienie ukrytych kosztów, których należy się spodziewać i których można spróbować uniknąć:
- Przekroczenie kosztów osobowych. Kluczowym elementem implementacji systemu ERP jest zaangażowanie odpowiedniej liczby pracowników o określonych umiejętnościach niezbędnych do realizacji tego projektu. Koszty personelu będą stanowić znaczną część kosztów projektu, ponieważ należy opłacić zespół projektowy oraz ewentualnie zatrudnić pracowników tymczasowych do wykonywania zadań, których oddelegowani do zespołu ludzie wykonywać nie mogą w związku z priorytetowym traktowaniem implementacji. Ponadto mogą być potrzebni zewnętrzni konsultanci ds. zarządzania projektami lub IT, którzy zapewnią specjalistyczną wiedzę i dodatkowe wsparcie podczas tego procesu.
- Opóźnienia. Czas to pieniądz, a im dłużej opóźnia się implementacja, tym bardziej rosną koszty, w tym koszty utraconych korzyści. Opóźnienia często wynikają z nierealistycznych oczekiwań co do zakresu i harmonogramu na początku projektu, dużego obciążenia pracowników zespołu godzących wdrożenie z codzienną pracą, braku zgody zespołu ds. implementacji i kierownictwa przedsiębiorstwa co do celów projektu, powolnego procesu podejmowania decyzji i braku zainteresowania projektem ze strony kierownictwa przedsiębiorstwa. Problemy te można złagodzić poprzez staranne planowanie i przewidywanie tego, czego można się spodziewać na każdym etapie implementacji, dzielenie się informacjami z zespołem ds. implementacji, jak również z kierownictwem i resztą pracowników, a także podejmowanie niezbędnych działań, aby pracownicy zespołu ds. implementacji mogli skupić się na swoim projekcie.
- Koszty szkoleń. Kolejnym istotnym elementem implementacji, który należy uwzględnić, jest przygotowanie pracowników do obsługi nowych procesów. Na przykład pracownik może wiedzieć, jak utworzyć zamówienie zakupu, ale w nowym systemie może wyglądać to inaczej niż dotychczas. Pracownicy będą również musieli się nauczyć nowych procesów, z którymi wcześniej nie mieli do czynienia. Załóżmy na przykład, że na potrzeby planowania finansowego i sporządzania raportów pracownicy kopiowali wcześniej dane do arkusza kalkulacyjnego. Nowy system ERP pozwala im jednak na tworzenie odpowiednich pulpitów i raportów w ramach systemu, w związku z czym pracownicy będą musieli zostać przeszkoleni z tego nowego procesu. Należy zatem zaplanować szkolenie w taki sposób, aby pracownicy mogli zacząć korzystać z nowego systemu zaraz po jego implementacji. Warto pamiętać, że szkolenia wymagają czasu, a ludzie przyswajają sobie wiedzę w różny sposób, dlatego trzeba oferować szkolenia na bieżąco i na wiele sposobów, na przykład w formie zajęć osobistych, szkoleń online, filmów lub w ramach aplikacji takich jak Oracle Guided Learning.
- Stracony czas. Duże aktualizacje oprogramowania prawie zawsze wymagają od organizacji okresu dostosowawczego na szkolenie i naukę poruszania się po nowym systemie. Może to oznaczać spowolnienie operacji lub pewną utratę produktywności po produkcyjnym wdrożeniu systemu ERP. Wdrożenie może również wymagać planowanego przestoju starszych systemów. Oba te aspekty mogą prowadzić do spowolnienia działalności biznesowej, powodując potencjalną utratę przychodów i niezadowolenie klientów.
Przejście do systemu ERP w chmurze od Oracle
O ile przygotowanie dobrego planu implementacji systemu ERP może być zadaniem szeroko zakrojonym i szczegółowym, o tyle korzyści dla przedsiębiorstwa z udanej implementacji mogą być znaczące. Dzięki niej zyskuje się bowiem pojedynczy system, który może przynieść przedsiębiorstwu liczne korzyści. Wśród nich można wymienić jedno źródło połączonych danych finansowych i operacyjnych pozyskiwanych w czasie rzeczywistym, co może usprawnić proces podejmowania decyzji. System ERP w chmurze może zapewniać zarówno skalowalność, jak i elastyczność, aby wspomagać rozwój przedsiębiorstwa i reagować na zmieniające się priorytety.
Oracle Fusion Cloud ERP to kompletna platforma chmurowa, która może zautomatyzować i obsługiwać setki procesów potrzebnych do prowadzenia działalności i raportowania wyników. Korzysta ona ze sztucznej inteligencji służącej do automatyzacji wykonywanych ręcznie, spowalniających operacje procesów, a także z narzędzi analitycznych umożliwiających szybkie reagowanie na zmiany rynkowe. Jako jedno z najlepszych w branży platform ERP w chmurze, Oracle Cloud ERP wchodzi w skład pakietu aplikacji Oracle Fusion, które pozwalają na ujednolicenie danych, integrację zespołów i pozyskiwanie wartościowych informacji biznesowych, dzięki czemu przedsiębiorstwo działa efektywniej, a jego kierownictwo może podejmować trafniejsze decyzje biznesowe.
Zapoznaj się z rzeczywistymi przykładami strategii przedsiębiorstwa w obszarach planowania finansów, marketingu, siły roboczej itp.