Czym jest moduł finansowy systemu ERP? Funkcje i zalety

Moduł finansowy jest podstawowym elementem systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) od najwcześniejszych wersji tego typu oprogramowania. Dzisiejsze systemy ERP zawierają co prawda różne funkcje i moduły w ramach standardowego pakietu, ale podstawowa rola tego systemu pozostaje taka sama: wspomaganie przedsiębiorstwa w zarządzaniu produkcją i dostawą towarów i usług, a także, co być może jest najważniejsze, w zarządzaniu środkami pieniężnymi otrzymywanymi i wydawanymi w ramach prowadzonej działalności. Moduł finansowy ma w tym kontekście kluczowe znaczenie. Wśród innych podstawowych elementów systemu ERP można wymienić moduły właściwe dla zarządzania łańcuchem dostaw, produkcji, zarządzania kapitałem ludzkim oraz zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa.

Czym jest moduł finansowy systemu ERP?

Moduł finansowy jest podstawowym elementem systemu ERP, który służy do automatyzacji funkcji finansowych przedsiębiorstwa i zarządzania nimi pod kątem poprawy wydajności. Moduł ten pełni rolę centrum finansowego, w którym zbiegają się różne strumienie danych finansowych, a jego zadaniem jest organizacja i automatyzacja zadań związanych z księgowością i zarządzaniem finansami, w tym ze zobowiązaniami, należnościami, wydatkami i fakturami oraz rozpoznawaniem przychodów i zarządzaniem cyklem życia zasobów. Ponadto zapewnia informacje finansowe w postaci standardowych sprawozdań finansowych i raportów, a także ułatwia zachowanie zgodności z przepisami. Moduł finansowy w systemie ERP wspomaga również bardziej strategiczne analizy wyników przedsiębiorstwa w kontekście kluczowych wskaźników wydajności (KPI), szerszych trendów wpływających na prowadzoną działalność oraz podstawowych czynników wpływających na rentowność. Praktycznie każdy szczebel działu finansowego na co dzień korzysta z modułu finansowego ERP, od najwyższego szczebla kierowniczego, takiego jak dyrektor finansowy i kontroler, po młodszych analityków budżetowych i audytorów finansowych.

Kluczowe wnioski

• Głównym celem modułu finansowego w systemie ERP jest śledzenie, ocena i raportowanie wyników finansowych przedsiębiorstwa. Jest to również kluczowe narzędzie planowania i prognozowania finansowego w przedsiębiorstwie.
• Moduł finansowy jest najczęściej używanym modułem systemu ERP i znajduje się w centrum każdego takiego systemu, ponieważ śledzi przychody i przepływy pieniężne.
• Główne korzyści zapewniane przez moduł finansowy w systemie ERP obejmują większą przejrzystość finansową, bardziej świadome podejmowanie decyzji, większą produktywność i mniejsze ryzyko wystąpienia problemów finansowych, takich jak niedobór gotówki.
• Moduł finansowy w systemie ERP coraz częściej jest wyposażony w mechanizmy sztucznej inteligencji, które wspomagają proces podejmowania decyzji finansowych, na przykład analitykę predykcyjną służącą efektywniejszemu wykorzystaniu gotówki przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka jej niedoboru.
• Moduł finansowy może zapewnić integralność danych finansowych, ułatwić przestrzeganie standardów i przepisów prawa o rachunkowości oraz zapewnić widoczność kondycji finansowej przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym.

Charakterystyka modułu finansowego w systemie ERP

Powszechnie używane przez działy zajmujące się finansami, księgowością, audytem wewnętrznym, a nawet zarządzaniem aktywami moduły finansowe w systemie ERP wspomagają zarządzanie finansami poprzez rejestrowanie transakcji i danych finansowych z całej organizacji. Daje to działom finansowym informacje, których potrzebują do analizy działalności, podejmowania decyzji i automatyzacji procesów związanych z przepływem pieniędzy do i z przedsiębiorstwa. Innym ważnym celem tego modułu jest tworzenie sprawozdań finansowych z działalności finansowej przedsiębiorstwa z uwzględnieniem stosownych wymogów regulacyjnych, na przykład formatu zgłoszeń przesyłanych do SEC (Komisja Papierów Wartościowych i Giełd w Stanach Zjednoczonych) w przypadku przedsiębiorstw publicznych.

Weźmy na przykład globalnego producenta drobnego sprzętu AGD, którego kuchenki mikrofalowe wymagają transformatorów wysokiego napięcia. Przy założeniu, że sprzedaje swoje produkty w wielu krajach, w których obowiązują różne waluty i standardy rachunkowości, ile wynosi przychód z każdego sprzedanego urządzenia? Kiedy i ile płaci się dostawcom transformatorów? Jaka jest obecna wartość każdej z czterech fabryk, w których produkowane są te urządzenia? Jak dochodowe są mikrofalówki w porównaniu z tosterami lub frytkownicami?

Po uwzględnieniu różnych lokalizacji geograficznych, linii produktów, zakładów produkcyjnych i sieci dostawców, odpowiedź na te pytania może być niezwykle trudna, jeśli nie ma się modułu finansowego w systemie ERP, który śledzi te rozległe i złożone dane finansowe. Udzielanie odpowiedzi na tego typu pytania może być również czasochłonne i podatne na błędy, zwłaszcza jeśli dane finansowe organizacji są rozsiane po różnych systemach finansowych. Moduł finansowy w systemie ERP może automatycznie integrować dane z różnych systemów i źródeł, ułatwiając zarządzanie wszystkimi aspektami finansowymi, w tym sprawozdawczością, przestrzeganiem standardów rachunkowości i planowaniem finansowym.

Moduł finansowy w systemie ERP może również pomóc w automatyzacji różnych rutynowych zadań finansowych, takich jak rozliczanie podatków związanych z transakcjami wewnątrzgrupowymi, śledzenie cen transferowych oraz przetwarzanie i uzgadnianie faktur.

Ponadto moduł taki może oferować zaawansowane funkcje, takie jak sztuczna inteligencja i prognozowanie predykcyjne, aby ułatwić optymalizację przepływów pieniężnych, dzięki czemu można korzystać z gotówki z maksymalną efektywnością, jednocześnie ograniczając ryzyko jej niedoboru. Moduł finansowy może używać funkcji rozpoznawania dokumentów i optycznego rozpoznawania znaków na potrzeby automatyzacji i poprawy dokładności procesu wprowadzania faktur do systemu. Ponadto moduł ten może wykorzystywać uczenie maszynowe w kontekście wspomnianego wprowadzania faktur, aby coraz lepiej radzić sobie z ich odczytywaniem, ucząc się, gdzie poszczególne elementy faktury pojawiają się na dokumentach wystawianych przez określonych dostawców lub klientów. Moduły finansowe w systemie ERP istnieją już od dłuższego czasu, ale rozwój innowacji, takich jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, analityka predykcyjna i rozpoznawanie znaków, znacznie zmienił wartość i znaczenie tych modułów. Ze względu na to, że moduły te są często oferowane w formie usług chmurowych, mogą być również często aktualizowane, aby dodawać do nich nowe funkcje w miarę ich rozwoju. Ten stan rzeczy sugeruje, że obecne szybkie tempo rozwoju innowacji prawdopodobnie się utrzyma.

Funkcje modułu finansowego w systemie ERP

Moduł finansowy w systemie ERP obejmuje wiele różnych obszarów odpowiedzialności działu finansowego. Aby przedstawić zastosowania tego modułu finansowego, omówione zostaną tutaj bardziej szczegółowo niektóre z jego kluczowych funkcji.

Główne korzyści z modułu finansowego w systemie ERP

Jak już wspomniano powyżej, moduł finansowy jest jednym z podstawowych modułów każdego systemu ERP, pomagając dyrektorom finansowym zwiększać dokładność prognoz, skracać cykle raportowania, upraszczać proces podejmowania decyzji oraz lepiej zarządzać ryzykiem i zgodnością z przepisami. Poniżej przedstawiono niektóre z głównych korzyści dla przedsiębiorstw płynące z używania tego modułu.

• Większa transparentność finansowa. Moduł zapewnia widoczność skonsolidowanych transakcji finansowych dla całego przedsiębiorstwa, przy czym dane są regularnie aktualizowane, zazwyczaj w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Ponadto narzędzia analityczne i funkcje raportowania ułatwiają kierownictwu uzyskanie szybkiego przeglądu kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
• Decyzje oparte na lepszych informacjach. Wspomniana transparentność przekłada się również na proces podejmowania decyzji, ponieważ dzięki dokładnym informacjom opartym na danych przekazywanych w czasie rzeczywistym oraz zaawansowanym narzędziom analitycznym kierownictwo może lepiej rozumieć wpływ dokonywanych wyborów oraz działania leżące w najlepszym interesie przedsiębiorstwa. Dzięki tym danym organizacje mogą również prognozować koszty i przychody w celu tworzenia dokładniejszych budżetów i planów.
• Większa produktywność. Zdolność do automatyzacji wykonywanych ręcznie procesów, które mogą być powolne i podatne na błędy (na przykład fakturowania), usprawnia pracę całego działu finansowego, umożliwiając szybsze zamykanie ksiąg rachunkowych i finalizację kluczowych sprawozdań finansowych. Dzięki temu działy finansowe mają więcej czasu na analizę danych, modelowanie scenariuszy i inne ważne działania.
• Mniejsze ryzyko. Dzięki automatyzacji dużej części zadań związanych z kontrolą wewnętrzną, zapewnieniem zgodności z przepisami i nadzorem przedsiębiorstwo może ograniczyć ryzyko i koszty związane z brakiem wspomnianej zgodności.

Procesy zarządzane przez moduł finansowy w systemie ERP

Wiele z wyżej wymienionych funkcji odgrywa kluczową rolę w typowych procesach finansowych. Na przykład funkcje związane z należnościami są centralną częścią procesu od zamówienia do płatności gotówkowej (order-to-cash). Najlepsze systemy ERP są na bieżąco rozwijane i wzbogacane o różne innowacje, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą je wykorzystywać nie tylko do zarządzania coraz bardziej zaawansowanymi procesami, ale także coraz częściej do automatyzacji tych procesów. Procesy te są często ze sobą powiązane i wymagają integracji z innymi systemami podstawowymi. Na poniższej liście przedstawiono 13 procesów, które mogą i powinny być zarządzane za pomocą modułu finansowego w systemie ERP.

• Od nabycia do wycofania aktywów. Proces ten obejmuje zarządzanie całym cyklem eksploatacji aktywów, który obejmuje nabycie, rozpoznanie, zaksięgowanie, amortyzację, wyksięgowanie i zbycie aktywów, oraz informacje na temat zarządzania aktywami. Popularne wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują wskaźnik rotacji środków trwałych i procentową utratę wartości środków trwałych.
• Od budżetu do zatwierdzenia. Proces ten obejmuje ustalanie strategii budżetowej, alokację celów budżetowych, tworzenie i walidację założeń, osiąganie konsensusu, monitorowanie i konsolidację oraz uzyskiwanie zatwierdzenia budżetu. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują czas na przygotowanie, zatwierdzenie i konsolidację budżetu oraz procent odchylenia budżetowego.
• Od raportu o wydatkach do zwrotu kosztów. Proces ten obejmuje określanie zasad dotyczących wydatków, przetwarzanie raportów o wydatkach, pobieranie danych transakcji z wyciągów z rachunków kart kredytowych, zarządzanie zaliczkami pieniężnymi oraz wykonywanie analiz i audytów. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują wskaźnik rzeczywistych wydatków do budżetu, wskaźnik wydatków do sprzedaży oraz czas cyklu płatności.
• Od faktury od dostawcy do płatności. Proces ten obejmuje zarządzanie przedpłatami i rabatami, regulowanie zobowiązań, zarządzanie harmonogramem zamknięcia zobowiązań oraz zarządzanie audytami, sporami i zatwierdzeniami. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują liczbę przetworzonych płatności, okres spłaty zobowiązań (DPO) oraz procent uzyskanych rabatów.
• Od faktury dla odbiorcy do płatności. Aby otrzymywać płatności za swoje produkty lub usługi, należy tworzyć transakcje, wysyłać faktury, zarządzać wszelkimi kwestiami związanymi z rozliczeniami, przetwarzać płatności, wprowadzać korekty, księgować działania związane z należnościami i zaplanować zamknięcie okresu należności. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują średni wiek faktury, okres spływu należności (DSO) i procent zakwestionowanych faktur.
• Od wyciągu dla klienta do windykacji. Pełny proces windykacji obejmuje generowanie i wysyłanie wyciągów do klientów, zarządzanie działaniami związanymi z windykacją (transakcje, korespondencja, spory itp.), obsługę rozrachunków, optymalizację efektywności windykacji oraz monitorowanie zaległych należności. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują liczbę klientów z zaległościami płatniczymi, czas do uregulowania należności i czas zarządzania windykacją.
• Od transakcji bankowej do pozycji gotówkowej. Proces ten obejmuje uzgadnianie transakcji bankowych związanych m.in. z wypłatami, wynagrodzeniami, windykacjami, inwestycjami i pożyczkami, co wymaga dokonywania przeglądu i walidacji transakcji, inicjowania działań międzybankowych i zarządzania pozycjami na koniec okresu. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują czas uzgadniania transakcji i całkowitą liczbę uzgodnień.
• Od zamknięcia dnia do prognozy finansowej. Codzienne operacje finansowe dostarczają danych, które stanowią podstawę prognozowania. Proces ten obejmuje księgowanie aktywności w księgach pomocniczych, identyfikację anomalii, konwersję do standardów korporacyjnych, przegląd codziennych aktywności i tworzenie prognoz finansowych. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują czas uzgadniania transakcji i całkowitą liczbę uzgodnień.
• Od zamknięcia okresu do sprawozdania finansowego. Zakończenie okresu finansowego wymaga zamknięcia ksiąg pomocniczych, utworzenia ksiąg głównych proforma, uzgodnienia kont, zamknięcia ksiąg, konsolidacji wyników spółek zależnych z korporacyjnym planem kont, przeglądu i potwierdzenia raportów dotyczących zarządzania finansami i rachunkami, publikacji i bezpiecznego udostępniania sprawozdań finansowych oraz aktualizacji prognoz. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują czas zamknięcia ksiąg i czas publikacji raportów finansowych.
• Od raportu do prognozy. Proces ten wymaga przeglądu wyników bieżącego okresu; aktualizacji prognoz o najnowsze dane; przeniesienia prognoz na kolejny okres w celu uwzględnienia rzeczywistych danych; oceny odchyleń, analizy trendów; aktualizacji, monitorowania i konsolidacji prognoz oraz aktualizacji planów finansowych. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują procent odchylenia, czas analizy odchyleń i czas aktualizacji prognozy.
• Od zamknięcia okresu do rezerwy na podatek. Proces ten ma na celu sprawdzenie, czy w momencie zamknięcia okresu rezerwy podatkowe są prawidłowo utworzone w poszczególnych jurysdykcjach podatkowych. Obejmuje to monitorowanie statusu zamknięcia w całym przedsiębiorstwie, obliczanie rezerw podatkowych, przegląd i zatwierdzenie rezerw podatkowych, zapisy w dzienniku podatkowym oraz tworzenie i włączanie przypisów podatkowych do sprawozdań finansowych. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują liczbę i wysokość korekt z tytułu rezerwy podatkowej (różnic między prognozą a rzeczywistym podatkiem) oraz łączną liczbę osobogodzin przeznaczonych na przygotowanie rozliczeń podatkowych.
• Od rezerwy na podatek do zgłoszenia podatkowego. Terminowe i prawidłowe składanie we właściwych organach ustawowych dokumentów podatkowych w wielu regionach wymaga obliczenia rezerw podatkowych przy zamknięciu okresu, przetwarzania danych uzupełniających, zarządzania cenami transferowymi, przygotowania danych do raportowania, sporządzania zgodnych z przepisami deklaracji podatkowych i składania ustawowych zgłoszeń. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują efektywną stawkę podatku (ETR) i procent terminowych zgłoszeń podatkowych.
• Od umowy z odbiorcą do przychodu. Rozpoznawanie przychodów z umów z odbiorcami rozliczanych zazwyczaj w czasie wymaga zbierania danych o transakcjach z odbiorcami, identyfikacji umów księgowych z odbiorcami, identyfikacji zobowiązań z umowy, określania i alokacji cen dotyczących transakcji, rozpoznania przychodów oraz zarządzania zmianami i korektami. Wskaźniki KPI używane w ramach tego procesu obejmują czas od realizacji zamówienia do rozpoznania przychodów i liczbę zapisów księgowych dotyczących przychodów w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Przykład modułu finansowego w systemie ERP

Przedsiębiorstwa poszukujące modułu finansowego w systemie ERP mają do wyboru wiele opcji. Wybór odpowiedniego rozwiązania to poważna decyzja, dlatego też dyrektorzy finansowi i inne odpowiednie osoby decyzyjne powinny dokładnie ocenić każdą ofertę, aby zrozumieć, w jaki sposób spełni ona ich potrzeby.

Przyjrzyjmy się bliżej dwóm opcjom.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Ten moduł finansowy w systemie ERP centralizuje dane i procesy działu finansowego, oferując obsługę zobowiązań, należności, środków trwałych, wydatków, raportów, prognoz itp. Łącznie funkcje te pomogą przedsiębiorstwu uzyskać dostęp do dokładnych danych finansowych w czasie rzeczywistym, proaktywnie rozwiązywać problemy dzięki zautomatyzowanym procesom, ulepszać proces podejmowania decyzji dzięki dokładniejszym danym i prognozom, kontrolować koszty i zwiększać widoczność wydatków, przyspieszać napływ gotówki i zarządzać pozycjami pieniężnymi. W module tym wbudowane są funkcje sztucznej inteligencji, w tym obsługa wyjątków na bieżąco doskonalona przy użyciu mechanizmów uczenia maszynowego i narzędzi analitycznych opartych na sztucznej inteligencji. Oracle Fusion Cloud Financials pomaga również globalnym przedsiębiorstwom w dostosowywaniu się do różnych standardów i przepisów księgowych, przeprowadzaniu transakcji w wielu walutach i językach, zarządzaniu złożonymi umowami i harmonogramami rozliczeń oraz automatyzacji zarządzania aktywami i leasingiem. Oracle Fusion Cloud Financials jest częścią systemu Oracle Fusion Cloud ERP, który jest regularnie zaliczany przez analityków do najlepszych systemów finansowych dla dużych przedsiębiorstw.
• Oracle NetSuite. NetSuite to oparty na chmurze system ERP, z którego korzysta ponad 35 tys. przedsiębiorstw. Moduł finansowy jest podstawą systemu NetSuite ERP, ponieważ pomaga zarządzać procesami finansowymi, w tym zobowiązaniami, należnościami, księgą główną, raportowaniem, konsolidacją finansową oraz ryzykiem i zgodnością z przepisami. Pakiet ERP oferuje uzupełniające moduły finansowe w celu zaspokojenia dodatkowych potrzeb związanych z rozpoznawaniem przychodów, automatyzacją obsługi zobowiązań oraz planowaniem i budżetowaniem. Rozwiązanie NetSuite Global Business Management powstało na bazie systemu NetSuite ERP i oferuje obsługę globalnych przedsiębiorstw z wieloma spółkami zależnymi lub jednostkami biznesowymi prowadzącymi działalność w wielu walutach. NetSuite to jeden z najlepszych systemów dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą znaleźć dobry fundament pod przyszły rozwój.

Wszystkie dane finansowe w jednym rozwiązaniu Oracle

Przedsiębiorstwa z każdej branży, które poszukują modułu finansowego w systemie ERP, powinny szukać takiego rozwiązania, które oferuje rozbudowane funkcje sztucznej inteligencji i może zaspokoić zróżnicowane potrzeby działu finansowego. Oracle Fusion Cloud Financials spełnia te warunki jako moduł finansowy w chmurze, który może zautomatyzować wiele podstawowych procesów zarządzania finansami, dając przedsiębiorstwu dobrą widoczność jego ogólnej kondycji finansowej. Ten będący częścią systemu Oracle Fusion Cloud ERP moduł zestawia dane finansowe z innymi kluczowymi informacjami pochodzącymi z łańcucha dostaw, projektów, profili klientów i pracowników itp.

Oracle Fusion Cloud Financials pomaga zwiększyć produktywność działów finansowych i zapewnia im wybiegające w przyszłość informacje potrzebne do podejmowania trafniejszych decyzji biznesowych. Ten moduł finansowy w systemie ERP jest kompletnym rozwiązaniem zdolnym do zaspokojenia potrzeb globalnych przedsiębiorstw z różnych branż, m.in. w zakresie funkcji podstawowej księgowości i sztucznej inteligencji, które umożliwiają dalszą automatyzację procesów finansowych. Dzięki częstym aktualizacjom użytkownicy mogą korzystać z najnowszych funkcji uczenia maszynowego, inteligentnej automatyzacji i narzędzi analitycznych, które przyczyniają się do wzrostu wydajności przy mniejszym zużyciu zasobów.

Systemy ERP są intensywnie rozwijane na przestrzeni lat, ponieważ dostawcy nadal stosują w nich innowacyjne rozwiązania i rozszerzają zakres ich możliwości. Chociaż wiele się zmieniło, jedna rzecz jest stała: aby zachować konkurencyjność, przedsiębiorstwa potrzebują takiego modułu w systemie ERP, który będzie zdolny do zarówno do monitorowania wszystkich transakcji finansowych i zarządzania nimi, jak i do generowania raportów na temat wyników osiąganych w tym obszarze. W związku z tym moduł finansowy w systemie ERP pozostaje podstawowym elementem każdego nowoczesnego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa.

Moduł finansowy w systemie ERP — często zadawane pytania

W jaki sposób system ERP jest używany w dziale finansowym?
Dział finansowy jest jednym z głównych użytkowników i beneficjentów systemu ERP. System ERP może śledzić, konsolidować i raportować transakcje finansowe przedsiębiorstwa oraz zarządzać nimi, a także umożliwiać automatyzację wielu procesów podstawowych. Jest to podstawowe narzędzie do obsługi większości zadań związanych z księgowością i kontrolą finansową przedsiębiorstwa.

Czy system ERP jest systemem transakcyjnym?.
Tak. Systemem ERP jest jednym z głównych systemów transakcyjnych dla przedsiębiorstw, który służy dodo rejestrowania transakcji finansowych przedsiębiorstwa, a także innych kluczowych danych dotyczących łańcucha dostaw, pracowników, klientów, projektów itp. Innymi słowy, jest to system ewidencji księgowo-finansowej dla całego przedsiębiorstwa.

Jaki moduł w systemie ERP jest najpopularniejszy?
Najpopularniejszym i najczęściej używanym modułem systemu ERP jest moduł finansowy, ponieważ każde przedsiębiorstwo musi ściśle monitorować swoją sytuację finansową i perspektywy w tym zakresie. Wiele przedsiębiorstw rozpoczyna budowanie swojego systemu ERP od modułu finansowego, a następnie uzupełnia go o kolejne moduły ułatwiające obsługę innych aspektów działalności.