ERP dla księgowości i zarządzania finansami

System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to zestaw aplikacji, które wspólnie pomagają przedsiębiorstwu zarządzać całą działalnością, nie tylko działalnością finansową. Księgowość i zarządzanie finansami to jednak podstawowe elementy każdego systemu ERP. Dzięki systemowi ERP przedsiębiorstwa mogą efektywnie zarządzać finansami, w tym wykonywać rutynowe, ale niezbędne zadania, takie jak wysyłanie faktur, obsług należności i obliczanie podatków, a także analizować i wykorzystywać dane finansowe w kreatywny sposób, aby pomóc kierownictwu w podejmowaniu strategicznych decyzji inwestycyjnych i planowaniu sukcesu organizacji.

Do czego służą moduły Księgowość i Finanse w systemie ERP?

Moduły Księgowość i Finanse w systemie ERP zapewniają działowi finansowemu funkcje niezbędne do centralnego zarządzania aspektami finansowymi organizacji. Są to m.in. standardowe funkcje księgowe, takie jak raportowanie, obsługa zobowiązań, wydatków i należności, zarządzanie środkami pieniężnymi oraz rozpoznawanie przychodów. System ERP może również udostępniać funkcje zaawansowane, takie jak budżetowanie, prognozowanie i przetwarzanie zamówień.

Kluczowe wnioski

• System ERP oferuje nie tylko obsługę księgowości, ale także pomaga przedsiębiorstwom w obsłudze wszystkich aspektów zarządzania działalnością finansową i biznesową, łącząc ze sobą wszystkie te aspekty.
• System ERP jest jednym z głównych czynników automatyzacji procesów finansowych i księgowych, dzięki czemu dział finansowy działa efektywniej i ma więcej czasu na kreatywne analizy, prognozowanie i budżetowanie.
• Zbierając dane z całego przedsiębiorstwa, system ERP pomaga działowi finansowemu i działowi księgowości w bardziej szczegółowym i skuteczniejszym monitorowaniu i analizowaniu wyników finansowych.

Charakterystyka systemu ERP w dziale finansowym i dziale księgowości

Funkcje finansowe i księgowe w systemie ERP obejmują funkcje dostępne w standardowym oprogramowaniu księgowym, w tym zarządzanie księgą główną, śledzenie przepływów pieniężnych, zarządzanie należnościami i zobowiązaniami oraz obsługę wydatków i faktur. Jedną z głównych zalet stosowania systemu ERP w dziale księgowości i dziale finansów jest jego zdolność do zbierania, konsolidacji i centralnego przechowywania danych z różnych źródeł w celu wykorzystywania ich w raportach, analizach i innych kluczowych operacjach finansowych. Dzięki takiemu skonsolidowanemu widokowi funkcje finansowe i księgowe systemu ERP mogą stanowić podstawę współpracy między jednostkami biznesowymi w zakresie planowania strategicznego, budżetowania i podejmowania decyzji inwestycyjnych.

Znaczenie systemu ERP w dziale finansowym i dziale księgowości

Znaczenie systemu ERP dla działu finansowego i działu księgowości można rozpatrywać w dwóch szerokich obszarach: automatyzacji i analizie. System ERP zapewnia automatyzację rutynowych, ale ważnych zadań, takich jak dopasowywanie faktur, rozpoznawanie przychodów i uzgadnianie kont. Coraz częściej elementy tej automatyzacji są wspomagane przez mechanizmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Automatyzacja procesów finansowych daje specjalistom z obu tych działów czas potrzebny na analizę, planowanie i prognozowanie, które wskazują kierunek rozwoju przedsiębiorstwa i pomagają w podejmowaniu kierownictwu w podejmowaniu kluczowych decyzji.

System ERP zapewnia tym działom również dane i funkcje potrzebne do wykonywania analiz i planowania, a także do dzielenia się wynikami w sposób zrozumiały i umożliwiający podejmowanie dalszych działań. Na przykład system ERP może pomóc w uporządkowaniu bazy klientów z uwzględnieniem stosownych danych o ich należnościach i częstotliwości dokonywania zakupów. Może także zostać zintegrowany z systemami obsługi sprzedaży i łańcucha dostaw w celu inteligentnego zarządzania operacjami. Ponadto może pomóc działowi finansowemu i pozostałym działom przedsiębiorstwa w prognozowaniu i budżetowaniu na bazie najbardziej aktualnych informacji. Ogólnie rzecz biorąc, system ERP pomaga działowi księgowemu i działowi finansowemu zarządzać ich organizacją w sposób znacznie bardziej efektywny niż tylko poprzez dodawanie liczb w arkuszu kalkulacyjnym.

Korzyści z systemu ERP w dziale finansowym i dziale księgowości

Działy księgowe i finansowe odgrywają wiodącą rolę w różnych kontekstach funkcjonalnych, w tym w kontekście alokacji kapitału i zarządzania środkami pieniężnymi, monitorowania finansowego, sprawozdawczości finansowej i audytu, a także budżetowania i prognozowania. Korzyści, jakie działy te uzyskują dzięki efektywnemu systemowi ERP, ostatecznie pomagają im działać sprawniej, udostępniać lepsze dane osobom podejmującym decyzje i zwiększać zaufanie do swoich analiz i raportów.

• Automatyzacja. Automatyzacja procesów zapewniana przez system ERP pomaga przedsiębiorstwu działać efektywniej, ponieważ eliminuje elementy pracy człowieka w przypadku rutynowych zadań i zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego. Na przykład podczas przeglądu wydatków, gdy wydatek przekroczy określoną wartość progową, może zostać automatycznie przekierowany do zatwierdzenia do właściwego kierownika, zamiast utknąć w oczekiwaniu na ocenę i przekazanie go przez kierownika niższego szczebla. Natychmiast po wprowadzeniu do systemu ERP faktur lub wydatków system ten może wykryć, kto ma uprawnienia do ich autoryzacji, co zwiększa efektywność działania.
• Dane pozyskiwane w czasie rzeczywistym. Dzięki dostępowi do najbardziej aktualnych informacji kierownictwo przedsiębiorstwa może podejmować decyzje na podstawie pełnego obrazu organizacji. System ERP może na bieżąco zbierać dane z różnych działów i ułatwiać dostęp do nich za pomocą odpowiednich pulpitów i innych narzędzi do wizualizacji danych, aby pomóc przedsiębiorstwu działać lepiej jako całość, zwłaszcza gdy warunki biznesowe dynamicznie się zmieniają. Na przykład system ERP może pozyskiwać w czasie rzeczywistym ujednolicone dane w celu bieżącego prognozowania przepływów pieniężnych, analizując takie obszary jak sprzedaż, płatności klientów, produkcja i koszty wsadowe w celu wykrycia problemów, które mogłyby pogorszyć przepływy pieniężne.
• Szybkość i dokładność raportowania. Duża część odpowiedzialności spoczywającej na działach księgowych i finansowych jest związana z raportowaniem. Posłużmy się tu przykładem środków trwałych, ważnego składnika bilansu, który księgowi muszą śledzić, gdy przedsiębiorstwo kupuje nowe i wycofuje niepotrzebne aktywa. W systemie ERP kierownik działu może wprowadzić do systemu dane nowego składnika aktywów, a dział finansowy i dział księgowości od razu widzą tę zmianę i automatycznie aktualizują swoje raporty. Innym przykładem jest konsolidacja i zamknięcie ksiąg finansowych na koniec miesiąca lub kwartału. Przy użyciu automatyzacji i funkcji systemu ERP dział księgowości i dział finansowy mogą szybciej zamykać księgi rachunkowe, szybciej przekazywać kluczowe informacje kierownictwu przedsiębiorstwa i szefom poszczególnych jednostek biznesowych oraz dawać analitykom w całym przedsiębiorstwie więcej czasu na ocenę tego, gdzie należy wprowadzić usprawnienia.
• Prognozowanie i analiza. Gdy system ERP konsoliduje takie obszary jak wynagrodzenia, zakupy, zobowiązania, należności i sprzedaż, pozwala wówczas na łączenie wszystkich tych informacji na potrzeby raportów, prognoz i analiz, na podstawie których przedsiębiorstwa mogą szybko reagować na określone sytuacje i planować w perspektywie długoterminowej. Ten kompletny obraz danych ułatwia również bardziej szczegółowe planowanie scenariuszy i analizę rozbieżności, a także pomaga kierownictwu dostosować cele finansowe do celów strategicznych. Gdyby niezbędne dane miały być zbierane ręcznie z różnych systemów, byłoby to bardzo pracochłonne, biorąc pod uwagę ogromną ilość potrzebnych danych, które w dodatku szybko stawałyby się nieaktualne, co utrudniałoby tworzenie dokładnych prognoz. Systemy ERP, które wykorzystują dane pozyskiwane w czasie rzeczywistym i mają dostęp do informacji z różnych części organizacji, mogą uprościć i ulepszyć proces prognozowania, dając przedsiębiorstwom większe szanse na osiągnięcie założonych celów.

Kluczowe moduły systemu ERP w dziale finansowym i dziale księgowości

System ERP ma charakter modułowy, co oznacza, że przedsiębiorstwa mogą dodawać kolejne moduły stopniowo, w zależności od potrzeb różnych obszarów działalności. W przypadku działu finansowego i działu księgowości, moduły systemu ERP mają na celu pomoc w zarządzaniu procesami finansowymi, zapewnianiu zgodności z przepisami, prognozowaniu i budżetowaniu oraz przekazywaniu dokładnych sprawozdań finansowych kadrze kierowniczej i interesariuszom.

• Księgowość. Efektywny system ERP służy jako obejmująca całe przedsiębiorstwo platforma księgowa, która ujednolica dane finansowe z rozproszonych systemów transakcyjnych i systemów zewnętrznych w celu tworzenia szczegółowych zapisów księgowych, które spełniają ustawowe, korporacyjne, regulacyjne i zarządcze potrzeby sprawozdawcze. Dział finansowy używa narzędzi księgowych systemu ERP do prowadzenia księgi głównej - podstawowego składnika systemu księgowego, który rejestruje i konsoliduje wszystkie transakcje finansowe i stanowi podstawę, na której przedsiębiorstwo przygotowuje swoje sprawozdania finansowe, w tym bilans i rachunek zysków i strat. Dane z ksiąg rachunkowych i ksiąg pomocniczych mogą być używane do pozyskiwania informacji analitycznych dla przedsiębiorstwa, zapewniając osobom podejmującym decyzje pogłębiony widok wyników operacyjnych.
• Zobowiązania i wydatki. Dział finansowy korzysta z tego modułu, aby automatyzować obsługę płatności wychodzących do dostawców oraz zarządzać nimi, częściowo eliminując zadania wykonywane ręcznie, takie jak wprowadzanie i dopasowywanie faktur. System ERP pozwala dział także na bardziej zaawansowane zarządzanie środkami pieniężnymi w kontekście zobowiązań, które zazwyczaj mierzone są za pomocą wskaźnika okresu spłaty zobowiązań (DPO). Ogólnie rzecz biorąc, im wyższa wartość wskaźnika DPO, tym lepiej, ponieważ przedsiębiorstwo ma dłużej do dyspozycji gotówkę. System ERP może zatem pomóc w osiągnięciu optymalnego wskaźnika DPO przy dochowaniu terminów płatności. Dział finansowy może również używać systemu ERP do wspomagania takich strategii, jak dynamiczne rabatowanie, gdzie wbudowany w system ERP model sztucznej inteligencji rekomenduje, kiedy przedsiębiorstwo powinno zapłacić dostawcy wcześniej, aby uzyskać rabat z tytułu wcześniejszych płatności, bez ryzyka niedoboru gotówki.
• Należności. Ten moduł służy do obsługi należności, w tym faktur dla klientów i płatności z tytułu tych faktur. Moduł ten ułatwia rejestrowanie płatności, wysyłanie faktur i konsolidację danych z faktur, a także dopasowywanie i śledzenie płatności od klientów i zaległych sald. Dział finansowy ściśle monitoruje należności jako barometr płynności finansowej, upewniając się, że płatności przychodzą na czas, klienci otrzymali odpowiednie warunki płatności i kredyty kupieckie, a przedsiębiorstwo ma dobre przepływy pieniężne. System ERP może pomóc w automatyzacji wielu zadań związanych z zarządzaniem środkami pieniężnymi, takich jak wystawianie faktur dla klientów, wysyłanie przypomnień o płatnościach lub pobieranie płatności. Zmniejsza to potrzebę ręcznego wprowadzania danych i przetwarzania płatności, a jednocześnie zwiększa widoczność danych finansowych w czasie rzeczywistym, w tym sald gotówkowych i prognoz. Ponadto moduł ten umożliwia tworzenie raportów i pulpitów dotyczących wskaźników KPI dla należności, takich jak okres spływu należności (DSO).
• Zarządzanie środkami trwałymi. Środki trwałe to wszystkie fizyczne rzeczy, które przedsiębiorstwo posiada do długoterminowego użytku w celu prowadzenia swojej działalności (sprzęt produkcyjny, budynki biurowe, meble, pojazdy, komputery itp.). Moduł ten pozwala na znalezienie możliwości uzyskania oszczędności dzięki funkcjom obliczania amortyzacji oraz obsłudze operacji utylizacji i konserwacji środków trwałych, umożliwiając zarządzanie cyklem eksploatacji środków trwałych od momentu ich nabycia po wycofanie z użytku. Moduł ten może również pomagać w zarządzaniu złożoną rachunkowością leasingu, w tym w przestrzeganiu standardów rachunkowości leasingu ASC 842 i MSSF 16 w okresie użytkowania aktywów z tytułu prawa do używania i umów leasingu, zapewniając, że wspomniane umowy leasingu i zobowiązania są prawidłowo ujmowane w bilansie.
• Zarządzanie środkami pieniężnymi. Prognozowanie i optymalizacja przepływów pieniężnych i zdolności do regulowania zobowiązań jest jedną z najbardziej krytycznych funkcji w dziale finansowym i dziale księgowości. Moduł ten optymalizuje proces zarządzania środkami pieniężnymi, łącząc dane z takich obszarów jak księga główna, zobowiązania, należności i wynagrodzenia, aby zapewnić kierownictwu przedsiębiorstwa bezpośrednią widoczność wpływów i wypływów środków pieniężnych oraz pomóc w zapewnieniu, że zawsze jest do dyspozycji wystarczająca ilość gotówki, aby finansować podstawowe operacje biznesowe. Funkcje zarządzania środkami pieniężnymi w systemie ERP pomagają działowi finansowemu monitorować i kontrolować cykl środków pieniężnych, umożliwiając śledzenie uzgodnień rachunków bankowych, zarządzanie wpływami i wypływami środków pieniężnych oraz tworzenie prognoz przepływów pieniężnych.
• Sprawozdania finansowe. Za pomocą sprawozdań finansowych przedsiębiorstwo komunikuje się z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi na temat swojej kondycji i wyników, co czyni te dokumenty kluczowymi elementami zarządzania finansami i standardowymi „produktami” systemu ERP. Dział księgowości i dział finansowy przygotowują sprawozdania finansowe, takie jak rachunki zysków i strat, bilanse i rachunki przepływów pieniężnych co kwartał, a często i co miesiąc. Ponadto generują niestandardowe raporty na potrzeby szczegółowych i doraźnych analiz finansowych. Moduł ten może znacznie usprawnić ten proces, automatyzując zbieranie i przetwarzanie danych finansowych w celu ograniczenia liczby błędów oraz zapewnienia dokładności i spójności sprawozdań finansowych. Ponadto może pomóc działowi finansowemu w bieżącym monitorowaniu raportów, wykrywając problemy związane ze sprzedażą lub kosztami na długo przed zamknięciem kwartału. W bardziej zaawansowanych systemach ERP proces raportowania może być wspomagany przez sztuczną inteligencję, która ułatwia wykrywanie anomalii w danych operacyjnych i transakcyjnych.
• Budżetowanie i prognozowanie. Moduł ten pomaga działowi finansowemu w tworzeniu i analizie budżetów oraz zarządzaniu nimi, co stanowi podstawę cyklu planowania i analizy finansowej przedsiębiorstwa. Budżety tworzone za pomocą tego modułu ERP obejmują szczegółowe plany finansowe, w tym cele dotyczące przychodów i wydatków na przyszły okres, które można następnie śledzić pod kątem odchyleń od budżetu. Prognozy są również tworzone przy użyciu narzędzi ERP, łącząc historyczne dane o sprzedaży i wydatkach z nowymi produktami i planami inwestycyjnymi oraz perspektywami ekonomicznymi. Dzięki narzędziom do planowania scenariuszy i analizy odchyleń procesy budżetowania i prognozowania w systemie ERP pomagają przedsiębiorstwom dostosować cele finansowe do celów strategicznych oraz monitorować ich realizację. Moduł budżetowania i prognozowania jest również miejscem, w którym dział finansowy analizuje i porównuje plany budżetowe i prognozy z rzeczywistymi wynikami oraz określa niezbędne korekty.
• Zarządzanie zgodnością z przepisami i audytami. Moduł ten ułatwia zachowanie zgodności ze standardami rachunkowości, przepisami i regulacjami oraz wewnętrznymi zasadami. Dział finansowy przeprowadza wewnętrzne i zewnętrzne audyty zgodności, aby identyfikować słabe punkty w procesie zapewnienia zgodności z przepisami oraz włączać standardy zgodności do codziennych operacji i przepływów pracy. Ma to prowadzić do zmniejszenia ryzyka i uniknięcia kłopotów prawnych lub kar pieniężnych wynikających z naruszenia przepisów. Moduł ten może pomóc w tych działaniach poprzez automatyczne sprawdzanie wniosków o dostęp do systemu, aby zapobiec naruszeniom zasad rozdziału obowiązków. Systemy ERP pozwalają również na tworzenie raportów i ścieżek audytu niezbędnych do przeprowadzania przeglądów zgodności.

Zmień podejścia działu finansów z reaktywnego na strategiczny

Korzystanie z systemu ERP w ramach funkcji księgowych i finansowych może przynieść korzyści całemu przedsiębiorstwu, łącząc stronę finansową ze stroną operacyjną w celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji i poprawy efektywności. System ERP może usprawnić działanie przedsiębiorstwa poprzez stworzenie jednego wspólnego źródła danych dla wszystkich działów, udostępnianie bieżących danych z działów księgowych i finansowych w celu poprawy dokładności i efektywności procesów związanych z budżetowaniem, prognozowaniem, raportowaniem, zaopatrzeniem, zarządzaniem projektami, nadzorem, ryzykiem i zgodnością z przepisami.

System Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) oferuje liczne zintegrowane funkcje, które ułatwiają automatyzację procesów finansowych i księgowych, zwiększają efektywność operacyjną i doskonalą procesy analityczne, aby przedsiębiorstwo mogło lepiej reagować na zmiany rynkowe i szybciej się rozwijać. Jako kompleksowy pakiet zintegrowanych aplikacji, Oracle Fusion Cloud ERP umożliwia płynny przepływ danych i ułatwia współpracę między działami, zwiększając widoczność danych i usprawniając proces podejmowania decyzji. Wbudowane funkcje analityczne i narzędzia raportowania systemu Oracle Fusion Cloud ERP zapewniają widoczność kluczowych wskaźników w czasie rzeczywistym. Umożliwia to przedsiębiorstwu monitorowanie wyników finansowych, identyfikację trendów i szybkie podejmowanie trafniejszych decyzji. Interaktywne pulpity nawigacyjne, niestandardowe raporty i analizy predykcyjne pomagają w szybkim reagowaniu na zmiany, a wbudowane funkcje zapewnienia zgodności pozwalają być na bieżąco z wymogami regulacyjnymi, standardami branżowymi i najlepszymi praktykami.

System ERP w dziale finansowym i dziale księgowości — często zadawane pytania

W jaki sposób system ERP może wpływać na zarządzanie finansami?
System ERP pomaga przedsiębiorstwom zwiększać efektywność, dokładność i widoczność funkcji finansowych i księgowych, wspomagając realizację celów finansowych i stymulując zrównoważony rozwój.

Jakie działania mogą obsługiwać księgowe i finansowe funkcje systemu ERP?
Księgowe i finansowe funkcje systemu ERP obsługują działania związane m.in. z zarządzaniem księgą główną, zobowiązaniami i należnościami, zarządzaniem środkami pieniężnymi, budżetowaniem, prognozowaniem, raportowaniem i rachunkowością kosztów.

Czy księgowi korzystają z systemu ERP?
Księgowi z różnych branż powszechnie korzystają z systemu ERP w swojej codziennej pracy, ponieważ oferuje on wiele niezbędnych funkcji służących do przeprowadzania audytów i zarządzania finansami.