19 najważniejszych funkcji systemu ERP
Natalie Gagliordi | strateżka ds. treści | 13 maja 2024 r.
Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to jedna z podstawowych technologii używanych przez przedsiębiorstwa w celu wspomagania tak krytycznych dla jego działalności funkcji jak księgowość, zarządzanie przepływami pieniężnymi, sprawozdawczość finansowa, zarządzanie ryzykiem, zaopatrzenie, działalność operacyjna, analiza danych itp. Systemy ERP zazwyczaj służą do zarządzania podstawowymi procesami produkcyjnymi w różnych działach, na przykład w dziale finansowym, w dziale kadr, w dziale zarządzania łańcuchem dostaw i w dziale produkcji. Konkretne funkcje systemu ERP będą się nieco różnić w zależności od dostawcy, ale są funkcje, które są zazwyczaj udostępniane w większości wersji oprogramowania ERP.
Czym są funkcje systemu ERP?
Funkcje systemu ERP to cechy i funkcjonalności zawarte w pakiecie oprogramowania ERP, obejmujące takie obszary jak na przykład zaopatrzenie, finanse i księgowość, zarządzanie zamówieniami, zarządzanie łańcuchem dostaw, analityka i raportowanie. Obszary zarządzania relacjami z klientem i zarządzania zasobami ludzkimi także wchodzą w skład pakietów oprogramowania ERP. Funkcje te mają na celu pomóc przedsiębiorstwom m.in. w automatyzacji wykonywania zadań, doskonaleniu informacji biznesowych, obniżaniu kosztów operacyjnych, zwiększaniu wydajności, ograniczaniu ryzyka i usprawnianiu przepływów pracy itp.
Kluczowe wnioski
- Oprogramowanie ERP obsługuje i automatyzuje podstawowe procesy biznesowe w wielu działach, pozwalając na poprawę wydajności, dostarczając pracownikom bardziej aktualnych i dokładnych informacji oraz pomagając liderom w podejmowaniu trafniejszych decyzji biznesowych.
- Oprogramowanie ERP obejmuje funkcje służące do obsługi wielu obszarów działalności przedsiębiorstwa, w tym finansów, księgowości, zaopatrzenia, zarządzania projektami i zasobami ludzkimi.
- Oprogramowanie ERP oferują szeroki zakres możliwości, ale często wymaga integracji ze specjalistycznym oprogramowaniem w celu zapewnienia bardziej zaawansowanych narzędzi związanych z analityką, marketingiem, sprzedażą, zarządzaniem relacjami z klientem i innymi ważnymi procesami biznesowymi.
19 kluczowych funkcji systemu ERP
Funkcje systemu ERP różnią się w zależności od systemu, ale generalnie obejmują szeroki zakres narzędzi finansowych i operacyjnych, które wspomagają wykonywanie typowych zadań niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiono kilka typowych funkcji systemu ERP, o których należy pamiętać przy wyborze odpowiedniego rozwiązania dla własnego przedsiębiorstwa.
1. Zarządzanie finansami
Zarządzanie finansami to ogólne określenie całości funkcji, które sprawiają, że daną platformę oprogramowania można uznać za system ERP. Obejmuje ono wszystkie standardowe funkcje księgowe, na przykład obsługę zobowiązań, wydatków, należności i środków pieniężnych oraz rozpoznawanie przychodów, a czasem także bardziej specjalistyczne funkcje, takie jak budżetowanie i prognozowanie przychodów lub zarządzanie aktywami i leasingiem. Wszystkie te funkcje pomagają przedsiębiorstwu centralnie zarządzać wszystkimi procesami i działaniami finansowymi.
2. Księgowość
Funkcje księgowe w systemie ERP są podobne do funkcji dostępnych w autonomicznym oprogramowaniu księgowym i obejmują m.in. narzędzia do prowadzenia księgi głównej, obsługi przepływów pieniężnych, zarządzania należnościami i zobowiązaniami oraz zarządzania wydatkami i fakturami. Zaletą korzystania z systemu ERP w księgowości jest to, że może on pobierać dane z różnych systemów źródłowych, syntetyzować je, a następnie zapisywać w centralnym repozytorium, gdzie mogą być wykorzystywane na potrzeby raportowania, analityki i innych ważnych funkcji finansowych. Ponadto system ten ułatwia łączenie informacji finansowych z procesami operacyjnymi w celu poprawy jakości procesu podejmowania decyzji.
3. Przetwarzanie zamówień
Przetwarzanie zamówień to przepływ pracy służący do przyjmowania i realizacji zamówień od klientów, który pozwala na zarządzanie całym cyklem życia zamówień od początkowego przyjęcia zamówienia, poprzez fakturowanie, dostawę i płatność. Funkcje przetwarzania zamówień w systemie ERP ułatwiają zarządzanie danymi pochodzącymi z różnych działów i różnych systemów, w zależności od potrzeb, i umieszczania ich w jednym strumieniu danych. Umożliwia to automatyzację i pomaga w łatwiejszym i bardziej efektywnym przetwarzaniu zamówień.
4. Zarządzanie projektem
System ERP często zawiera rozbudowane funkcje zarządzania projektami, które pomagają w planowaniu, ocenie, realizacji i monitorowaniu projektów w całym cyklu ich życia. Funkcje te mogą obejmować tworzenie szczegółowych planów projektów, w tym zadań, kamieni milowych i zależności. Inne kluczowe elementy zarządzania projektami obejmują funkcje budżetowania i kontroli kosztów oraz współpracy i zarządzania ryzykiem, a także narzędzia ułatwiające ocenę postępów, identyfikację wąskich gardeł i podejmowanie decyzji opartych na danych.
5. Wbudowana sztuczna inteligencja
Najlepsze systemy ERP coraz częściej mają wbudowane funkcje sztucznej inteligencji, dzięki czemu może być ona użyta do automatyzacji lub przyspieszenia określonych zadań finansowych i operacyjnych. Na przykład oparte na niej czatboty mogą przeprowadzić pracowników przez proces wysyłania raportu o wydatkach za pomocą smartfona, umożliwiając im zrobienie zdjęcia rachunku lub wysłanie wiadomości tekstowej na czacie. Funkcje generatywnej sztucznej inteligencji mogą być używane w systemie ERP m.in. do tworzenia opisów narracyjnych w celu podsumowania sprawozdań finansowych.
6. Dane w czasie rzeczywistym
Dane pozyskiwane w czasie rzeczywistym przez system ERP są kluczowym czynnikiem umożliwiającym dostrzeżenie zmieniających się warunków biznesowych, ponowną ocenę strategii i podejmowanie trafniejszych decyzji w celu szybkiego reagowania na potrzeby zgłaszane przez rynek. Gdy przedsiębiorstwa działają w oparciu o starsze, rozproszone systemy, zebranie i przetworzenie danych z każdego z nich wymaga wiele ręcznej pracy. Rodzi to obawy o integralność i wiarygodność danych, ponieważ zanim trafią one do sprawozdania, mogą stać się już nieaktualną lub niedokładną podstawą podejmowania ważnych decyzji. Systemy ERP, które wspomagają i ułatwiają pozyskiwanie danych w czasie rzeczywistym, zapewniają dostęp do aktualnych informacji z całego przedsiębiorstwa, m.in na temat stanów magazynowych, niedoborów gotówki, wyników sprzedaży, kosztów wejściowych i innych kwestii finansowych.
7. Automatyzacja
Systemy ERP automatyzują wiele rutynowych procesów biznesowych, dzięki czemu wymagają mniejszego lub nawet zerowego wysiłku ze strony pracowników, pozwalając im skupiać się na bardziej strategicznych działaniach zapewniających wartość dodaną. Automatyzacja może być możliwa dzięki wbudowanym w oprogramowanie technologiom uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji, które umożliwiają działanie kluczowych funkcji systemu przy minimalnej ingerencji człowieka. Najczęściej automatyzowane w tym kontekście procesy obejmują realizację zamówień, zarządzanie zapasami i procesy finansowe, na przykład generowanie faktur, śledzenie wydatków i raportowanie. Dzięki zautomatyzowaniu wspomnianych procesów przedsiębiorstwa mogą ograniczyć pracę wykonywaną ręcznie, zminimalizować błędy ludzkie, poprawić wydajność procesów i zwiększyć ogólną produktywność.
8. Analityka danych
Wiele systemów ERP udostępnia podstawowe funkcje raportowania i narzędzia analityczne służące do zbierania i analizowania danych dotyczących działalności przedsiębiorstwa. Najczęściej skojarzone z systemami ERP funkcje analizy danych obejmują mechanizmy generowania raportów, zapytania oraz pulpity i wizualizacje, które ułatwiają przyswajanie danych pod kątem podejmowania decyzji. Systemy ERP często wymagają dodatkowego oprogramowania, które oferuje bardziej rozbudowaną i zaawansowaną analitykę.
9. Kontrole procesów biznesowych
Systemy ERP umożliwiają kontrolę procesów biznesowych w celu optymalizacji i automatyzacji rutynowych zadań i procesów; poprawy efektywności operacyjnej, dokładności danych i zarządzania ryzykiem oraz łatwiejszego zapewniania zgodności z przepisami. Kontrole te mogą obejmować narzędzia do definiowania przepływów pracy i zarządzania nimi, tworzenia wstępnie zdefiniowanych procesów zatwierdzania oraz konfigurowania kontroli dostępu opartego na rolach w celu zapewnienia większego bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami. Konkretne funkcje różnią się w zależności od dostawcy systemu ERP, ale kontrola procesów biznesowych pozostaje podstawową funkcją tego systemu.
10. Sprawozdawczość
Sprawozdawczość to szeroki termin w kontekście systemów ERP, ponieważ może obejmować różne obszary, na przykład sprawozdawczość finansową, sprawozdawczość operacyjną, sprawozdawczość zewnętrzną dla interesariuszy oraz sprawozdawczość regulacyjną i dotyczącą zgodności. Raportowanie finansowe jest typem najczęściej kojarzonym z systemem ERP, ponieważ oferuje opis działalności przedsiębiorstwa za pomocą kluczowych wskaźników wydajności. Ogólnie rzecz biorąc, wspomniane możliwości raportowania zwiększają przejrzystość i wydajność przedsiębiorstwa oraz poprawiają jakość procesów podejmowania decyzji w kluczowych obszarach, takich jak sprzedaż, zapasy, finanse i produkcja. Każde oprogramowanie ERP powinno zawierać jakąś funkcję raportowania finansowego.
11. Integracje
Integracje służą do łączenia jednej aplikacji lub źródła danych z innymi aplikacjami lub źródłami danych. Integracje umożliwiają wymianę danych biznesowych między systemami w celu szybszego uzyskiwania potrzebnych informacji, podejmowania trafniejszych decyzji, sprawniejszej współpracy i większej spójności danych bez konieczności ich ręcznego przekazywania. System ERP wykorzystuje integracje, aby ułatwić dostęp do kompleksowych procesów biznesowych w różnych działach i jednostkach biznesowych. Na przykład w przypadku typowej funkcji systemu ERP, jaką jest zarządzanie cyklem zakup-zapłata, integracje umożliwiają przekształcenie działań takich jak tworzenie zapotrzebowania, zakupy, fakturowanie i płatności dla dostawców w zautomatyzowany, kompleksowy proces.
12. Jedna baza danych
Systemy ERP oparte na pojedynczej bazie danych umożliwiają przechowywanie danych biznesowych w scentralizowanej lokalizacji, wykorzystując jeden wspólny model danych. Dzięki temu, że wszystkie systemy i procesy działają w oparciu o ten sam model danych, działy i jednostki biznesowe przedsiębiorstwa mogą funkcjonować w ramach tego samego zintegrowanego systemu. Dane są dostępne dla pracowników w całej organizacji bez konieczności przechodzenia przez wiele systemów lub oczekiwania na ręczne przesłanie danych między aplikacjami, które stwarza ryzyko błędu ludzkiego i utraty informacji. Kolejną zaletą jednej bazy danych w systemie ERP jest to, że upraszcza ona zarządzanie infrastrukturą IT, co pozwala zmniejszyć złożoność procesów zarządzania danymi, tworzenia kopii bezpieczeństwa i konserwacji systemu.
13. Produkcja
Historię systemów ERP można prześledzić wstecz do sektora przetwórstwa przemysłowego, w którym w latach 60-tych XX wieku stosowane były systemy planowania zapotrzebowania na materiały. Te korzenie są nadal widoczne w systemach ERP, a funkcje związane z produkcją, planowaniem i zarządzaniem zasobami są obecnie uważane za standard. System ERP ma za zadanie integrować tego typu procesy, tak aby przedsiębiorstwa mogły dostosowywać produkcję do popytu i podaży, przy jednoczesnym optymalizowaniu poziomu kosztów i stanu zapasów. Planowanie materiałów, które ma usprawniać proces zaopatrzenia, nadal jest kluczowym elementem systemu ERP, umożliwiając przedsiębiorstwom testowanie scenariuszy warunkowych, aby upewnić się, że mają odpowiednią ilość materiałów na potrzeby produkcji.
14. Zarządzanie relacjami z klientem
Zarządzanie relacjami z klientem (CRM) to termin branżowy używany w odniesieniu do oprogramowania, które przechowuje dane o klientach, śledzi interakcje z klientami i potencjalnych klientów oraz zarządza kampaniami marketingowymi. Nie jest to powszechna lub standardowa funkcja systemu ERP i często przedsiębiorstwa używają systemów ERP i CRM od różnych dostawców, ewentualnie je integrując. Wykorzystanie funkcji CRM w systemie ERP może przyczynić się do lepszej identyfikacji potencjalnych klientów, ułatwić sprzedaż dodatkową i uczynić ją bardziej efektywną, a także zminimalizować wydatki skojarzone z zarządzaniem danymi klientów. Kluczem do zapewnienia użyteczności modułu CRM w systemie ERP jest umożliwienie obu systemom przechowywania i pobierania danych z jednego miejsca, co jest również nazywane „działaniem na jednej bazie danych”.
15. Zarządzanie sprzedażą
Podobnie jak w przypadku funkcji CRM, funkcje zarządzania sprzedażą mają ułatwić przedsiębiorstwu zarządzanie relacjami z klientem, optymalizację procesów sprzedaży i poprawę ogólnych wyników sprzedaży. Może tu chodzić m.in. o specjalistyczne funkcje w obszarach operacji związanych z przychodami, prognozowania przychodów, generowania ofert i propozycji handlowych, analityki sprzedaży, raportowania sprzedaży oraz segmentacji terytoriów sprzedaży i klientów. Podczas gdy podstawowe zarządzanie sprzedażą może bardziej przynależeć do systemu CRM niż ERP, wszystkie te funkcje mają jednak na celu poprawę przepływów pracy w zakresie sprzedaży i ostatecznie zwiększenie tempa wzrostu przychodów.
16. Marketing
Coraz częściej można zauważyć przenikanie się funkcji systemów ERP i autonomicznego oprogramowania marketingowego. Niektóre systemy ERP oferują podstawowe narzędzia e-mail marketingu do śledzenia kampanii, w tym metryki, takie jak zasięg, zaangażowanie i współczynniki konwersji. Narzędzia do segmentacji klientów mogą być również wbudowane, umożliwiając klasyfikację klientów według określonych kryteriów, co pozwala na bardziej precyzyjne działania marketingowe. W zależności od rodzaju działalności, specjalistyczne oprogramowanie marketingowe może współdziałać z systemem ERP, który może okazać się niezbędny do obsługi bardziej kompleksowych i zaawansowanych wymagań marketingowych.
17. Zarządzanie kadrami
Zarządzanie kadrami to funkcja, która jest zwykle obsługiwana w ramach dedykowanego rozwiązania HR lub HCM, ale może być również włączona jako moduł do systemu ERP. Najpopularniejsze funkcje kadrowe obejmują narzędzia do zarządzania informacjami o pracownikach, administrowania świadczeniami, obsługi wynagrodzeń i planowania siły roboczej. Można tu również wymienić narzędzia do obsługi szkoleń i programów rozwojowych, rekrutacji, śledzenia kandydatów oraz wdrażania pracowników. Główną zaletą posiadania funkcji zarządzania kadrami ściśle powiązanych z systemem ERP jest możliwość poprawy wydajności procesów kadrowych i ścisłego powiązania planowania kadr z budżetowaniem finansowym. Koszty personalne to największy składnik kosztów w wielu przedsiębiorstwach, dlatego dane dotyczące kadr są kluczowym czynnikiem wpływającym na planowanie finansowe.
18. Łańcuch dostaw i zakupy
Funkcje planowania łańcucha dostaw i zakupów pomagają przedsiębiorstwom optymalizować i dostosowywać kwestie zaopatrzeniowe, usprawniając zadania dotyczące na przykład zarządzania zamówieniami i dostawcami, planowania i prognozowania popytu oraz zarządzania zapasami i logistyką. Dla osób podejmujących decyzje dostęp do zintegrowanych z systemem ERP funkcji łańcucha dostaw ułatwia wykrywanie problemów, podejmowanie decyzji i realizowanie strategicznych priorytetów, a także korzystanie z danych w czasie rzeczywistym w celu podejmowania opartych na danych decyzji we właściwym czasie.
19. Analiza danych biznesowych
Analiza danych biznesowych to od dawna używany termin, który w kontekście technologii informatycznych odnosi się do dostępnych w ramach oprogramowania (lub samodzielnego pakietu oprogramowania) narzędzi do analizy danych, wizualizacji danych, raportowania, planowania strategicznego i wspomagania procesu podejmowania decyzji. W swej istocie analiza danych biznesowych jest narzędziem do pozyskiwania informacji biznesowych z analizowanych danych. Zintegrowane z systemem ERP narzędzia do analizy danych biznesowych mogą być używane do tworzenia niestandardowych raportów, pulpitów i wizualizacji, które pomagają w podejmowaniu trafniejszych decyzji biznesowych na podstawie najbardziej wiarygodnych i aktualnych danych.
Wszystkie potrzebne funkcje. Wszystko w jednym miejscu. Oracle Cloud ERP.
Z tak szerokim zestawem funkcji system ERP jest faktycznie jednym z przykładów najlepszego oprogramowania dla przedsiębiorstw. Implementacja tego systemu może znacząco poprawiać wydajność organizacji i zapewniać scentralizowaną platformę do zarządzania danymi i optymalizacji procesów, co może przynieść duże korzyści dla przedsiębiorstw z każdej branży. Wybór i implementacja systemu ERP wymaga jednak starannego rozważenia, a o tym, jakie oprogramowanie należy wybrać, decydują unikatowe potrzeby danego przedsiębiorstwa.
Dzięki narzędziom do zarządzania finansami i projektami, zaopatrzeniem, zarządzaniem ryzykiem, zarządzaniem wydajnością przedsiębiorstwa, zgodnością z przepisami i analityką, Oracle Fusion Cloud ERP ma wszystko to, co potrzebne, aby sprostać wyzwaniom stojącym przed dzisiejszymi przedsiębiorstwami. Oracle Cloud ERP to kompleksowy pakiet aplikacji ERP, który jest w pełni zintegrowany z systemem HCM oraz rozwiązaniami do obsługi łańcucha dostaw, sprzedaży i marketingu w ramach jednego wspólnego modelu danych. Model ten umożliwia pozyskiwanie danych w czasie rzeczywistym, aby pomóc przedsiębiorstwu w realizacji nawet najbardziej złożonych zadań i podejmowaniu nawet najtrudniejszych decyzji. Wbudowane funkcje sztucznej inteligencji pozwalają na automatyzację procesów wykonywanych ręcznie oraz usprawniają i optymalizują codzienną pracę. W uzupełnieniu warto też wybrać rozwiązanie Oracle Fusion ERP Analytics, które rozszerza funkcje analityczne już wbudowane w system.
Jako usługa chmurowa, Oracle Fusion Cloud ERP pomaga przedsiębiorstwom być na bieżąco z najnowszymi innowacjami technologicznymi, dzięki kwartalnym wydaniom, które wprowadzają nowe funkcje, cechy i najlepsze praktyki. Oracle Fusion Cloud ERP to część pakietu Fusion Applications, który obejmuje funkcje HCM, zarządzanie łańcuchem dostaw, marketingu, sprzedaży i usług. Wszystkie aplikacje Oracle Fusion Cloud korzystają z infrastruktury Oracle Cloud Infrastructure (OCI), która zapewnia wydajność, niezawodność, skalowalność, bezpieczeństwo i sztuczną inteligencję.
Funkcje systemu ERP — często zadawane pytania
Która cecha systemu ERP jest najbardziej znacząca?
Wybór najbardziej znaczącej cechy systemu ERP jest subiektywny, ale wydaje się, że cechą taką jest zdolność do działania w oparciu o jeden ujednolicony model danych i integracji procesów biznesowych, ponieważ zapewnia ona spójność i dokładność danych oraz umożliwia ich współdzielenie w ramach różnych procesów biznesowych.
Co powinien zawierać system ERP?
Funkcje wchodzące w skład systemu ERP różnią się w zależności od dostawcy, ale podstawowe funkcje, które powinny być częścią wszystkich takich systemów, dotyczą obszarów finansów, księgowości, zarządzania projektami, zarządzania zaopatrzeniem, zarządzania dostawcami, zarządzania ryzykiem, zarządzania zgodnością z przepisami, zarządzania wydajnością i analityki.
Jaka jest największa korzyść z systemu ERP?
Najważniejszą korzyścią płynącą z wdrożenia systemu ERP jest optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie, która może pomóc poprawić wydajność operacyjną, podnieść produktywność, zwiększyć dokładność i integralność danych oraz wspomagać podejmowanie decyzji opartych na danych.
Zapoznaj się z rzeczywistymi przykładami strategii przedsiębiorstwa w obszarach planowania finansów, marketingu, siły roboczej itp.