Skorzystaj z szablonu, aby w pięciu krokach przygotować uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP

„Nasz obecny system ERP jest w porządku. Dlaczego naprawiać coś, co nie jest zepsute?”.

Jest to częste pytanie zadawane przez kierownictwo przedsiębiorstw i pracowników pierwszej linii, którzy obawiają się gruntownej przebudowy systemu IT lub nie są świadomi korzyści, jakie tracą. W branży wciąż jednak rośnie potrzeba przenoszenia operacji finansowych ze starszego oprogramowania zainstalowanego lokalnie do nowszych aplikacji, które mogą lepiej zaspokajać dzisiejsze potrzeby biznesowe. Przedsiębiorstwa i instytucje zmieniają lub rozszerzają swoje modele i strategie biznesowe oraz wdrażają nowe technologie umożliwiające realizację wspomnianych nowych podejść. Gdy przedsiębiorstwo decyduje się na wymianę podstawowej aplikacji, takiej jak system ERP, najczęściej wybiera aplikację w chmurze. System ERP ma jednak tak kluczowe znaczenie dla codziennych operacji, że wielu członków ścisłego kierownictwa dostrzega w jego zmianie jedynie ryzyko. Dzięki dobrze przygotowanemu uzasadnieniu biznesowemu dla systemu ERP można jednak przekonać do niego zarówno kluczowe osoby decyzyjne w przedsiębiorstwie, jak i pracowników, którzy będą z niego korzystać na co dzień.

Czym jest uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP?

System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to oprogramowanie, którego przedsiębiorstwa i instytucje używają do nadzorowania swoich codziennych operacji biznesowych. Oprogramowanie to obejmuje funkcje dedykowane dla księgowości, zaopatrzenia, zarządzania projektami, zarządzania ryzykiem, zgodności z przepisami i operacji w łańcuchu dostaw. Uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP to dokument o charakterze prezentacji, który dokładnie przedstawia przesłanki, uzasadnienia i spodziewane korzyści w związku z wdrożeniem nowego systemu ERP w przedsiębiorstwie. Większość przedsiębiorstw dysponuje systemem ERP (lub wieloma aplikacjami) do obsługi powyższych funkcji, dlatego uzasadnienie biznesowe powinno skupiać się na przyczynach, dla których migracja z istniejących systemów zainstalowanych lokalnie do chmury jest potrzebna. Przyczyny tej zmiany powinny być bezpośrednio związane ze strategią przedsiębiorstwa i czynnikami niezbędnymi do realizacji tej strategii. Uzasadnienie biznesowe służy jako plan działania dla interesariuszy i osób podejmujących decyzje mający na celu ocenę i zatwierdzenie inwestycji w nowy system ERP.

Dlaczego przygotowanie uzasadnienia biznesowego dla modernizacji systemu ERP jest ważne

Uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP ma kluczowe znaczenie dla uzyskania zatwierdzenia i finansowania projektu ERP, ponieważ zapewnia kluczowym osobom podejmującym decyzje jasne zrozumienie spodziewanych korzyści, kosztów, ryzyka i strategii skojarzonych z wdrożeniem nowego systemu ERP. Posiadanie uzasadnienia biznesowego pomaga skupiać się zespołowi na tym, co jest ważne, oraz na przyczynach, dla których odbywa się transformacja. Dzięki temu wzrasta zaangażowanie w pomyślne jej przeprowadzenie. Uzasadnienie takie jest również ważne z punktu widzenia wzbudzenia w pracownikach zainteresowania lepszym systemem informatycznym, a przynajmniej chęci dania mu uczciwej szansy.

Kiedy kierownictwo przedsiębiorstwa zaczyna poważnie rozważać wdrożenie nowego systemu ERP, zazwyczaj tworzy specjalny zespół projektowy, którego pierwszym zadaniem jest przygotowanie dla niego uzasadnienia biznesowego. Gdy przedsiębiorstwo decyduje się na wymianę podstawowej aplikacji, takiej jak system ERP, obecnie najczęściej wybiera aplikację w chmurze. Uzasadnienie biznesowe daje szansę na dogłębne zbadanie, w jaki sposób nowy system ERP umożliwi realizację strategii przedsiębiorstwa, a także na ilościowe określenie wartości funkcji zapewnianych przez taki nowy system. Uzasadnienie biznesowe może powiązać nowe funkcje oprogramowania, na przykład sztuczną inteligencję, z lepszymi prognozami, które pomogą poprawić wyniki biznesowe. Może pokazać, w jaki sposób system ERP w chmurze zmniejsza koszty częstych uaktualnień, ułatwiając dostęp i obniżając koszty dostępu do nowych funkcji IT. Dzięki wyjaśnieniu i przedstawieniu relacji korzyści do kosztów można przybliżyć się do podjęcia decyzji o realizacji projektu wdrożenia nowego systemu ERP, w tym do wyboru odpowiedniego rozwiązania i uzyskania zgody ścisłego kierownictwa.

Kluczowe wnioski

• Uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP jest pierwszym etapem w przedstawianiu kierownictwu i interesariuszom przedsiębiorstwa przyczyn, dla których nowy system ERP jest potrzebny.
• Uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP dokładnie analizuje koszty i korzyści oraz potencjalny zwrot z inwestycji w związku z implementacją nowego systemu.
• Uzasadnienie to powinno oferować ogólny przegląd projektu implementacji systemu ERP, a następnie szczegółowo opisywać sposób, w jaki nowy system zostanie wdrożony, w tym omawiać harmonogramy, fazy i wymagane zasoby.

Pięć etapów przygotowania uzasadnienia biznesowego dla nowego systemu ERP

Przygotowanie uzasadnienia biznesowego dla systemu ERP wymaga współpracy międzyfunkcyjnej w celu określenia wszystkich oczekiwań wobec nowego systemu, korzyści mających z niego płynąć oraz racji stojących za taką inwestycją. Oto podstawowe etapy tworzenia uzasadnienia biznesowego dla systemu ERP.

1. Ocena bieżącego oprogramowania pod kątem nadchodzących potrzeb

Przygotowując uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP w chmurze, należy zacząć od określenia strategii przedsiębiorstwa i funkcji potrzebnych do jej realizacji. Trzeba patrzeć na przyszłe potrzeby przedsiębiorstwa. Następnie należy zidentyfikować luki między tymi funkcjami a obecnym stanem systemu ERP w przedsiębiorstwie i powiązanymi z nim procesami biznesowymi. Jeśli to możliwe, warto porównać się z porównywalnymi przedsiębiorstwami, aby zidentyfikować obszary, w których istnieją możliwości poprawy. Istnieje wiele potencjalnych korzyści z uaktualnienia technologii, ale nie uda się osiągnąć wielu z nich, jeśli nie zrozumie się, gdzie, jak i dlaczego obecne rozwiązania są niewystarczające. Nikt nie chce migrować nieefektywnego procesu do nowego systemu ERP. Pokazanie przyczyn, dla których nowy system ERP jest potrzebny, pomaga interesariuszom zrozumieć na czym będzie polegać transformacja, biorąc pod uwagę obecną sytuację.

Dokonanie oceny istniejącego systemu

We współpracy z różnymi interesariuszami biznesowymi należy ocenić mocne i słabe strony obecnie używanych procesów i oprogramowania. Czy na przykład korzysta się z najnowszych technologii i czy można regularnie dodawać nowe funkcje w miarę ich pojawiania się na rynku? Ocena ta powinna być przeprowadzona z podziałem na różne działy, na przykład dział finansowy, dział planowania i dział zaopatrzenia. Chodzi o to, aby zidentyfikować najważniejsze bolączki, określić, gdzie pojawiają się nieefektywności oraz wyjaśnić, w jaki sposób ograniczenia te wpływają na organizację.

Audyt bieżących procesów biznesowych

Przeprowadzenie dokładnego przeglądu procesów biznesowych i przepływów pracy w celu identyfikacji wąskich gardeł, nadmiarowości i obszarów wymagających poprawy, w tym czasochłonnych aktualizacji systemu i zadań wykonywanych ręcznie.

Wyszczególnienie bieżących kosztów procesów

Oszacowanie kosztów operacyjnych związanych z istniejącym systemem ERP, w tym kosztów licencji na oprogramowanie, sprzętu, szkoleń, doradztwa, personelu, bieżącej konserwacji, uaktualnień i innych skojarzonych wydatków.

Zestawienie nieefektywnych procesów

Identyfikacja i udokumentowanie najważniejszych bolączek, nieefektywności i ograniczeń związanych z istniejącymi systemami i procesami, na przykład brakujących lub trudno dostępnych danych, zadań niepotrzebnie wykonywanych ręcznie lub braku możliwości pozyskiwania danych w czasie rzeczywistym.

Zsumowanie kosztów nieefektywnych procesów związanych z systemem ERP zainstalowanym lokalnie

Ilościowe określenie wpływu nieefektywności związanych z obecnym lokalnym systemem ERP (ręczna konserwacja, uciążliwe przestoje lub inne ograniczenia systemu, takie jak brak elastyczności i konieczność spersonalizowania) na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

2. Określenie wymagań i szacowanych kosztów systemu ERP

Ten etap pozwoli określić, czy nowy system ERP będzie zdolny do wypełnienia luk funkcjonalnych określonych na etapie 1. Ważne jest, aby jasno określać cele i zadania, które przedsiębiorstwo chce osiągnąć dzięki systemowi ERP w chmurze. Na tym etapie trzeba określić to, co nowy system ERP rozwiąże lub udoskonali w przedsiębiorstwie w porównaniu do istniejącego systemu ERP zainstalowanego lokalnie.

Określenie wymagań funkcjonalnych

Należy tu przeprowadzić kompleksową analizę istniejących systemów w celu określenia wymagań i cech funkcjonalnych, które musi mieć nowy system ERP, aby wspomagać procesy biznesowe i działać na rzecz osiągnięcia celów biznesowych.

Wyszczególnienie wymaganych funkcji i modułów

Należy tu określić, jakie korzyści nas interesują, a także wyszczególnić niezbędne funkcje i moduły potrzebne w systemie ERP, aby doskonalić procesy biznesowe i dodawać kolejne funkcje, takie jak zaawansowane prognozowanie przy użyciu uczenia maszynowego i mechanizmów sztucznej inteligencji.

Wykonanie analizy luk funkcjonalnych

Określenie wszelkich luk między zakresem funkcji obecnego systemu a zakresem funkcji proponowanego systemu ERP w chmurze. W witrynach internetowych dostawców można znaleźć plany działań, które pomogą w tym procesie.

Przygotowanie planu implementacji i wdrożenia

Aby interesariusze mogli podjąć działania na podstawie proponowanego uzasadnienia biznesowego dla systemu ERP, muszą zobaczyć szczegółowy plan implementacji nowego systemu ERP, w tym harmonogramy, etapy, wymagane zasoby, a także potencjalne wyzwania i strategie łagodzenia ewentualnych negatywnych skutków implementacji.

Oszacowanie kosztów systemu ERP w perspektywie ponad pięciu lat

Należy tu przygotować prognozę łącznych kosztów skojarzonych z implementacją, licencjonowaniem i utrzymaniem systemu ERP w dłuższym okresie.

3. Obliczenie zwrotu z inwestycji

Aby określić, czy implementacja nowego systemu ERP jest właściwą decyzją, należy przeprowadzić szczegółową analizę potencjalnego zwrotu z inwestycji (ROI). Zazwyczaj analiza ta opiera się na porównaniu korzyści, na przykład zwiększonych przychodów, lepszych przepływów pieniężnych, zwiększonej produktywności, niższych kosztów kapitałowych i niższych kosztów obsługi, z kosztami implementacji i bieżącymi kosztami subskrypcji. Pozwoli to porównać całkowity koszt posiadania nowego systemu z kosztem utrzymania i konserwacji istniejącego systemu. Analiza taka często bazuje na branżowych testach porównawczych, analizach i modelach dojrzałości procesów biznesowych, aby ocenić zakres konserwatywnych i prawdopodobnych scenariuszy zwrotów i kosztów. Należy tu również oszacować przedział czasowy, w którym nowy system zostanie wdrożony oraz w którym spodziewane korzyści zostaną osiągnięte. Chodzi tu o pokazanie interesariuszom, jak ma wyglądać sukces implementacji i w jaki sposób będzie on mierzony.

Najpierw zaspokojenie krytycznych potrzeb biznesowych

Należy tu podkreślić, w jaki sposób system ERP eliminuje krytyczne luki funkcjonalne wskazane w fazie oceny, na przykład potrzebę automatyzacji procesów, zastosowania wbudowanych narzędzi analitycznych, uczenia maszynowego i mechanizmów współpracy, aby poprawiać jakość i szybkość procesu podejmowania decyzji.

Przedstawienie ulepszonych operacji biznesowych

Należy tu zademonstrować, w jaki sposób nowy system ERP może przyczynić się do poprawy efektywności operacyjnej i zwiększenia produktywności. Wzrost efektywności może wynikać ze standaryzacji, uproszczenia i automatyzacji chaotycznych procesów biznesowych. Warto tu przytoczyć wskaźniki, których wartość może być poprawiana dzięki tym zmianom, na przykład terminowość dostaw do klientów lub skrócenie okresu spływu należności.

Wykazanie niższych kosztów ogólnych

Niższy całkowity koszt posiadania (TCO) to jedna z potencjalnych korzyści przejścia na system ERP w chmurze, ponieważ oznacza to niższe koszty utrzymania i eliminację kosztów uaktualnień, dzięki czemu pracownicy działu IT mogą skupiać się na inicjatywach o większej wartości dodanej. Nie pojawiają się też wydatki na odświeżanie sprzętu i operacje przetwarzania danych w centrum przetwarzania danych. Dodatkowe oszczędności może przynieść uproszczenie i automatyzacja procesów biznesowych.

Przedstawienie strategii osiągania i pomiaru oszczędności

Należy tu wyszczególnić strategie i plany realizacji spodziewanych oszczędności wynikających z implementacji systemu ERP. Warto tu określić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i punkty odniesienia, które będzie można śledzić po implementacji nowego systemu, aby móc określić ilościowo zwrot z inwestycji.

Przygotowanie planu finansowania systemu ERP

Należy tu przedstawić plan finansowania z wyszczególnieniem zasobów finansowych wymaganych do realizacji projektu implementacji systemu ERP, w tym kosztów oprogramowania, wymagań kadrowych, pomocy technicznej integratora systemu i innych wydatków.

4. Przygotowanie planu implementacji i wdrożenia

Główną obawą ścisłego kierownictwa i pracowników przedsiębiorstwa pozostaje to, czy wdrożenie nowego systemu ERP nie zakłóci zwykłej działalności. W przypadku przechodzenia na system ERP w chmurze będą chcieli się dowiedzieć, w jaki sposób będzie następować wyłączanie dotychczasowych systemów zainstalowanych lokalnie podczas wdrażania aplikacji w chmurze. Pracownicy będą też chcieli zrozumieć, w jaki sposób zmieni to ich codzienną pracę, podczas gdy ścisłe kierownictwo będzie chciało poznać potencjalne zagrożenia, które mogą spowolnić działalność operacyjną. W tej części należy odnieść się do tych obaw, jednocześnie pokazując wykonalność projektu i oferując realistyczne ramy czasowe. Kluczem jest tutaj ostateczna odpowiedzialność: pokazanie, w jaki sposób będą śledzone wyniki, i co się stanie, jeśli nie spełnią one oczekiwań.

Przygotowanie planu obsady personalnej

Należy tu przedstawić plan określający niezbędne osoby, umiejętności i role wymagane do implementacji nowego systemu ERP. Czy konieczne będzie skorzystanie z wiedzy i potencjału wykonawczego integratora systemów? W jaki sposób znaleźć prowadzących do szkoleń niezbędnych dla kluczowych osób korzystających z nowego systemu?

Przedstawienie sposobów na ograniczenia przestojów

Należy tu omówić strategie mające na celu zminimalizowanie zakłóceń podczas procesu implementacji nowego systemu, przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości operacji i ograniczeniu ryzyka utraty danych, przestojów i poprawek podczas migracji. Na przykład warto szczegółowo zaplanować wdrażanie nowych funkcji ERP w podziale na regiony i funkcje. Trzeba też jasno określić, kiedy starsze systemy zostaną wyłączone oraz kiedy i w jaki sposób (oraz w jakiej ilości) dane zostaną przeniesione. Należy tu również przedstawić plan testowania integracji pod kątem istniejących aplikacji, baz danych i systemów zewnętrznych, aby uniknąć problemów mogących zakłócić przepływ danych.

Przedstawienie planu minimalizacji ryzyka związanego z implementacją

Należy tu określić i ocenić potencjalne ryzyko skojarzone z implementacją systemu ERP oraz strategie mające na celu jego ograniczenie, na przykład szeroko zakrojone testy i wdrożenia testowe, a także zapewnić, że całość sprzętu, oprogramowania i sieci jest zgodna i zaktualizowana pod kątem obsługi nowego systemu ERP.

Realistyczne podejście do terminów

Należy tu przedstawić realistyczne ramy czasowe implementacji, uwzględniając złożoność i potencjalne wyzwania w realizacji tego projektu. Trzeba też przygotować mapę etapów wdrażania, na przykład z podziałem na regiony geograficzne, funkcje przedsiębiorstwa lub inne czynniki. W przypadku aplikacji w chmurze czas ich implementacji jest często krótszy niż w przypadku konwencjonalnych systemów instalowanych lokalnie, ale realistyczne podejście do terminów i wymaganego zarządzania zmianą ma kluczowe znaczenie dla budowania wiarygodności i zarządzania oczekiwaniami.

Wskazanie ostatecznej odpowiedzialności

Należy tu określić podejście do śledzenia osiąganych korzyści, wskazać osoby odpowiedzialne za ich osiąganie oraz określić działania, jakie mogą być podjęte w przypadku, gdy korzyści te nie są osiągane.

5. Przedstawienie uzasadnienia biznesowego

Po zdefiniowaniu celu implementacji systemu ERP, spodziewanych korzyści i kosztów oraz planu zapewnienia tych korzyści nadszedł czas, aby przedstawić interesariuszom uzasadnienie biznesowe. Na tym etapie nie przedstawia się szczegółowej strategii wdrożenia, ale ma się ją przygotowaną i gotową do omówienia w razie pytań. Szczegółowe dane, analizy i plany należy raczej zaprezentować w sposób ogólny, który jasno pokaże kadrze kierowniczej potrzeby, korzyści, koszty, ryzyko i strategie migracji do systemu ERP.

Poznanie odbiorców uzasadnienia

Przedstawiając uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP osobom podejmującym decyzje, na przykład członkom ścisłego kierownictwa, trzeba się spodziewać z ich strony pytań lub wątpliwości oraz starać się dostosować prezentację do ich priorytetów i zainteresowań.

Używanie wizualizacji danych

Warto wykorzystać narzędzia do wizualizacji danych, aby zilustrować korzyści, oszczędności i zwroty z inwestycji związane z wdrożeniem nowego systemu ERP.

Niepomijanie kwestii finansowych

Na tym etapie projekt jest przedstawiany w ogólnym zarysie. Trzeba jednak przedstawić szczegółowe prognozy finansowe, analizy kosztów i korzyści oraz zestawienie oczekiwanego zwrotu z inwestycji, aby odpowiednio poprzeć swoje argumenty. Członkowie ścisłego kierownictwa z dyrektorem generalnym na czele potrzebują konkretnych danych finansowych uzasadniających tego typu inwestycję.

Pobierz szablon uzasadnienia biznesowego dla systemu ERP (DOC)

Łatwy w obsłudze system ERP od Oracle

Przygotowanie realistycznego i praktycznego uzasadnienia biznesowego dla systemu ERP w chmurze wymaga dogłębnego zrozumienia obecnego stanu i przyszłych potrzeb przedsiębiorstwa oraz umiejętności jasnego wykazania potencjalnych korzyści, jakie może przynieść przedsiębiorstwu nowy system ERP w chmurze.

Oracle Fusion Cloud ERP w pełni integruje funkcje zarządzania finansami, zaopatrzenia, zarządzania wydajnością, łańcucha dostaw i produkcji na jednej platformie, zapewniając całemu przedsiębiorstwu kompleksowe informacje bazujące na danych pozyskiwanych w czasie rzeczywistym. Dzięki automatyzacji procesów wykonywanych ręcznie Oracle Cloud ERP pomaga działom finansowym szybko reagować na dynamicznie zmieniające się warunki biznesowe. Ponadto wspiera współpracę w ramach pakietu aplikacji, umożliwiając natychmiastowe udostępnianie danych i rozwiązywanie problemów, a także oferuje wbudowane, standaryzowane najlepsze praktyki, które przyczyniają się do poprawy efektywności procesów. Dzięki systemowi Oracle Cloud ERP dział IT może przestać skupiać się na pomocy technicznej i kosztownych cyklach uaktualnień, a zamiast tego zająć się wspomaganiem przedsiębiorstwa w celu maksymalnego wykorzystania tkwiącego w nim potencjału. Kwartalne aktualizacje oznaczają, że system na bieżąco udostępnia najnowsze innowacje, dzięki czemu nie trzeba się nigdy martwić przestarzałym oprogramowaniem lub złożonością procesu jego aktualizacji. Przedsiębiorstwom, które przygotowują strategię zastąpienia swojego dotychczasowego systemu ERP, nasza jednostka Oracle Business Value Services może pomóc w sformułowaniu i przedstawieniu uzasadnienia biznesowego. Ponadto Oracle oferuje opcje finansowania, które mogą pomóc przedsiębiorstwu w poradzeniu sobie z początkowymi kosztami tej strategii.

Uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP — często zadawane pytania

Czym jest uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP?
Uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP to wyjaśnienie potrzeby implementacji systemu ERP od strony strategicznej i ekonomicznej, przedstawiające interesariuszom korzyści, koszty i ryzyko związane z taką implementacją.

Jak napisać uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP?
Napisanie uzasadnienia biznesowego dla systemu ERP wymaga współpracy osób pełniących różne funkcje w przedsiębiorstwie, aby zapewnić odbiorcom tego dokumentu dogłębne zrozumienie potrzeb i korzyści płynących z wdrożenia nowego systemu ERP.

Czym są przypadki użycia systemu ERP?
Przypadki użycia to dokumenty, które szczegółowo opisują metody interakcji pracowników lub aplikacji z nowym systemem ERP, wyjaśniając jednocześnie sposób, w jaki oprogramowanie powinno być używane do realizacji określonych celów i wykonywania określonych zadań biznesowych.