什麼是 Recruiting Software？
招募軟體是什麼？
招募軟體提供一套電腦化的系統，可協助聘僱經理和人力資源專業人員管理從尋源到聘僱的員工生命週期，找出優秀的人才到新員工入職。
招募軟體通常稱為應徵者追蹤系統 (ATS)，但隨著技術發展，此分類不再正確。雖然重要，但 ATS 只是招聘軟體中較小的一環，整體功能更加全面。
招募軟體的優點
招募軟體是企業標準化和簡化招募流程的好方法。它可以節省人力資源組織的時間和金錢，同時招募職缺的最佳人選。
招募軟體為真正且經常昂貴的挑戰提供解決方案。其中包括：
生產力與效率
在招募軟體的協助下，聘僱流程變得更有效率，讓聘僱經理和 HR 使用者更快完成更多工作。處理、檢查和組織應徵者，以及剖析履歷，即使在解決方案中內建人工智慧 (AI) ，也能輕鬆完成。
單一事實來源
在聘僱前後處理應徵者時，法規遵循是關鍵。對某些產業而言，不僅需要合規性，而且受到監控。招募軟體可建立集中式記錄，確保單一事實來源。在面試過程中，同事和利害關係人可以與應徵者密切合作，無須擔心資訊不完整或不正確以及意見回饋。
應徵者體驗
考慮到63% 的求職者可能會因為糟糕的應徵者體驗而拒絕工作機會，因此，無論他們在哪裡體驗您的品牌，確保體驗良好非常重要。軟體招募可協助消除手動代管工作、將工作張貼至職缺告示和媒體網站、從通用資料元素建立工作、徵求推薦、應徵者通訊，以及建立目標行銷活動等工作。
入職流程
簡化的入職流程讓員工能夠立即發揮表現。利用先前在人力資源不同部分孤立的資訊；使用薪酬資料為新僱用員工提供更好的聘用。
招募軟體與應徵者追蹤系統 (ATS) - 有什麼不同？
ATS 最初是作為掃描紙本履歷的儲存系統而誕生的。隨著技術演進，ATS 將成為資料庫，旨在將應徵者資訊保留在單一位置，並追蹤應徵者狀態，例如決定某人在到職流程中的位置及僱用工作流程。
簡而言之，ATS 是一種能加快招募流程的軟體，包含篩選與管理應徵者、發布職缺、解析履歷，以及評估與篩選人才等功能。這些雖然是招募過程中非常重要的環節，但它們僅涵蓋了員工體驗的一個面向。相對地，應徵者管理是當下更為關鍵的核心。值得注意的是，幾乎所有的招募軟體都會包含 ATS 功能，但完整的招募軟體通常還具備許多其他功能，進一步擴大其效能。
招募軟體解決方案著重於解決招募的每個領域。包括電子郵件行銷、網站設計工具和行動功能等功能，這些功能超越了直接的應徵者管理和面試流程。招募軟體的最終目標是為應徵者提供正面且吸引人的互動，同時建立可行且合適的人才庫。
誰使用招募軟體？
各種規模的組織都運用招募軟體，因為這對於招募成功很有幫助。Jobscan 指出，財星五百大企業中有超過 98% 使用招募軟體。不過，招募軟體不僅僅是大型公司和組織，或特定部門。人力資源 (HR) 中的任何人都知道，尋找、聘僱和到職的優質應徵者可能很耗時且充滿挑戰。
招募軟體為使用者提供可大規模僱用員工的工具：任務管理、社群招募、公共關係、CRM、計費和入職。這就是為什麼各種規模、產業和行業的企業都使用招募軟體，而不是僅使用 ATS。事實上， Capterra 在研究中發現，94% 的招募者和招募專業人員表示使用招募軟體對招募流程有正面影響。
在大型公司中，使用和受益於招募軟體的角色包括 CHRO、人力資源副總裁、徵才副總裁和聘僱經理；在較小的公司內，企業主本身將使用招募軟體。對於具有非常嚴格招募需求 (例如零售和醫療保健) 的產業，招募者和聘僱經理會使用招募軟體。
招募軟體解決了哪些挑戰？
招募的世界持續演進，經歷了巨大的變化，尤其是在過去兩年間，在遠端工作中出現前所未有的中斷和激增。優秀人才的需求並未改變。根據 2021 年 ManpowerGroup 的一項調查，美國的人才短缺已升高到歷史水平，69% 的雇主難以填補職缺，10 多年來都是最高水平。
人才是企業取得成功最重要的資產，而企業實現這一點，他們面臨的挑戰是吸引成功所需的候選人類型。他們也努力留住優秀的員工，同樣對其他組織 (包括競爭對手) 有吸引力的員工。
有些組織對於成功的應徵者互動感到不解，因為它需要維持持續的溝通。在過去，這並不是問題。公司不必努力吸引應徵者。如今，應徵者是賦權者。LinkedIn 發現，有 75% 的求職者在申請職缺前，會先調查公司的聲譽 (PDF)。在像 Glassdoor 這類網站上，幾乎任何公司的工作體驗都有員工留下的真實評價 (無論好壞)，這讓求職者能迅速判斷一家企業是否值得投入，即使這個決定是根據他人經驗所做出的。
對於組織而言，將自己定位為吸引人的選擇是很高的壓力。組織在線上顯示的方式、申請程序的品質、通訊喜好設定 (有些候選人偏好簡訊而非電子郵件)，這些因素在吸引頂尖人才時都很流行。對於希望獲得極具吸引力和行動友善體驗的年輕世代來說，這是特別重要的。事實上，根據美國最新推出的消息。美國人口普查局數據顯示，超過三分之一 (35%) 的美國勞動力參與者是千禧世代。
組織通常會嘗試管理員工生命週期，而無需任何招募軟體。招募軟體最終可自動執行大量手動任務，從而縮短花費的時間。公司員工必須親自撰寫並手動發布職缺說明至招募網站與職缺平台，以及企業社群平台 (例如 LinkedIn)；同時還需逐一與應徵者互動 (例如發送個別電子郵件)、逐一安排面試，並準備與執行篩選問卷。
當應徵者進入系統後，員工還必須手動將其分派至相應的招募流程中，並在缺乏分析工具的情況下追蹤各項 KPI。這種方式不僅耗時，而且產生的資料往往不夠可靠。僱用應徵者後，必須進行入職。任何一位 HR 專業人士都會認同，這是一個至關重要的階段，需要準備大量細緻且完善的文件。
最佳招募軟體：為招募者和應徵者帶來的優勢
合適的招募軟體能大幅提升整個組織的效能，尤其當它能夠實現以下幾點時：
集中管理
此軟體可協助您管理招募流程的各個方面。從在職務公佈欄和社交媒體上公佈新職位，到篩選僱用經理的履歷。這可節省時間，因為它提供一站式平台，可在單一集中位置收集應徵者資料。
自訂
您可以自訂招募軟體，以滿足公司的特定需求。如有需要，變更或新增其他功能不會產生額外費用。使用這種技術時，您將能夠透過整合將其他解決方案連線至招募軟體。這表示從應徵者篩選面試到錄取接受的所有內容都是在單一系統中進行。
合格搜尋
使用招募軟體也提高了尋找合格人才的可能性，能夠在履歷中搜尋關鍵字。若您正在評估大量候選人，而沒有時間徹底閱讀每個申請，這將特別有用。
一致的流程
招募軟體在招募決策方面也提供更一致的流程。團隊成員能夠擁有適當的存取權限，隨時登入系統，並輕鬆遵循一致的招募標準。
自動化
這些程式可簡化從無紙化應徵者追蹤系統到職缺發布、應徵者溝通 (如電子郵件與簡訊)、AI 評估、篩選及錄取通知等各項作業流程。將這些任務自動化，不僅能加快招募進程，還能大幅降低出錯的可能性。
選擇招募軟體時的重要考量為何？
現今市場上有數不盡的軟體。這就是為什麼在考慮哪些系統可能運作之前，您對於公司的需求有明確的瞭解。
選擇僱用工具時，組織最大的考量是確保符合其需求與僱用策略。例如，如果您的組織在招募過程中重視多元與共融 (D&I)，那麼評估所選軟體是否具備支援無偏誤招募決策的工具，就顯得格外重要。
評估招募軟體解決方案時要考量的其他功能包括：
員工類型
現今的組織由各種員工組成：全職、兼職、臨時、獨立承包商等。某些招募軟體類型提供彈性，並可讓企業根據特定僱用類型量身打造應徵者甄選流程。
新增員工
招募軟體的主要功能是將新應徵者轉換為員工。某些解決方案不僅如此，還可讓企業將現有的人才重新指派給新角色。這通常需要檢視現有的員工體驗、抱負，以及他們擁有的技能。
技能再造和技能提升機會
當組織留住員工時，可以節省成本。根據 LinkedIn，過去一年內部流動率上升了 20%。有些招募軟體提供了突顯這些個人的能力，並呈現相關性，以及他們可以擔任的新角色。
當前趨勢
就如同前面提到的多元與共融 (D&I) 案例，有些招募解決方案在回應當前議題與現代需求方面，確實比其他方案更具靈活性與前瞻性。程簡化是重要的考量：應徵者可以無需註冊帳號直接申請；業務使用者可使用範本輕鬆建立更現代化的網站；內建工具可精準鎖定特定應徵者群體，不僅填補現有職缺，還能建立人才管道。這些都是應徵者體驗的重要部分。
個人化
使用招募軟體的組織並非每個人都需要存取相同的功能。某些解決方案可以讓使用者看到最常見的動作，以及僅與特定角色相關的待辦事項。
合作夥伴系統
招募流程需要幾個步驟，其中許多步驟無法單獨使用招募軟體。藥物篩選、背景調查和影片訪談通常需要來自第三方組織的工具。招募軟體可以與其他工具輕鬆整合至關重要。
連結整個業務
連結整個業務的招募軟體解決方案允許存取整個組織資料，以得出更好的結論；完整的員工生命週期位於單一位置，提供一致的體驗，無需進行整合。
機器學習和人工智慧
機器學習和人工智慧可協助引導招募流程，從評估應徵者、自動化工作流程、預測結果 (例如，聘僱速度、錄用接受率) 開始，以及強化應徵者體驗 (包括數位助理、應徵者工作建議、個人化和篩選)。這可節省招募人員的時間，進而做出更好的聘僱決策，並為應徵者提供正面的印象。