薪資軟體如何運作？
薪資軟體可與其他核心業務系統整合，確保員工準時且正確地收到薪資，並以適當方式支付 (如直接存款、支票或支付卡)。員工通常可以存取軟體來編輯其個人資訊、支付喜好設定和其他詳細資料。
對於雇主而言，薪資系統必須可靠、易於配置，並具備足夠的彈性，以便管理和自動化來自不同地點、各種類型員工的薪資發放 (包括月薪、時薪員工、臨時工及接案工作者等)。薪資系統應該簡化工作流程，讓員工能輕鬆處理複雜的規則、薪資流程和清單，同時確保遵守稅法及其他財務法規。
組織為何使用薪資軟體？
全球數百萬家企業依賴薪資軟體來簡化並管理員工薪酬，以確保以下方面：
- 準時與準確性。特別是在合併與收購、新員工入職及法規變動的情況下，員工薪資發放可能變得複雜且耗時。透過薪資軟體，企業可以確保員工每次都能準時且正確地領到薪水，有助於建立員工的信任與信心。
- 透明度。對大多數企業而言，人事成本是最高的單一支出項目。薪資軟體與其他業務線 (例如財務和會計) 整合，提供透明度，協助組織掌握預算、建立及時報告，以及規劃未來。
- 靈活調適及擴展。當業務發生變化時，薪資軟體可以輕鬆適應。例如，當在新地區開設辦公室，面對不同的稅制與法規時，軟體會自動更新相關規則，無需逐一為每位員工輸入資料。
- 更多時間專注於高層次任務。與人工處理或過時的方案相比，薪資軟體每月能為企業節省大量時間，從而專注於其他關鍵的業務發展計畫。
薪資軟體如何協助企業？
實施高效、合規且可配置的薪資軟體解決方案，其效益遠超過單純的薪資發放。此解決方案還能協助企業：
- 提高士氣。避免員工遭遇薪水錯誤、未支付加班費或其他工時費用、薪資遲發或無法按照偏好方式領取薪資等情況。
- 強化安全性。薪資系統可協助確保正確的人員只能存取其角色的適當資訊。尤其是在許多員工和接案工作者居家辦公的情況下，企業必須擁有防止重複支付、確保每筆支付正確無誤，並自動計算每位員工適當福利與稅款的軟體系統來加強資料安全。
- 加深業務洞察力。當薪資系統與其他核心業務系統整合時，企業能獲得深入的洞察，協助其制定更精確的預算與預測。舉例來說，企業可以在幾分鐘內查看每個部門的即時人事成本，以及不同時間段內為此成本所創造的收入。
- 改善報告。自動化薪資軟體提供即時洞察，並可輕鬆轉換為圖表和圖形，供高層管理者用於做出關鍵業務決策。
薪資軟體如何協助員工？
薪資軟體不僅適用於企業。這對員工也很好。薪資軟體確保員工能夠準時、準確地領取薪水，並以員工偏好的方式支付，整個過程簡單且省時，減少不必要的麻煩。
員工也可以利用容易操作的介面來檢視其付款歷史記錄，並輕鬆調整其個人資訊和付款偏好。如果有問題，他們可以快速獲得答案，並將工作中斷降到最低。
雲端薪資軟體有哪些優點？
薪資軟體可以內部部署或雲端為基礎。雲端薪資系統的主要優點之一是，您可以隨時隨地透過桌上型電腦或行動裝置存取資訊。
理想的薪資系統能夠在不同平台上提供簡單且一致的體驗。例如，當員工在手機上查看儀表板時，畫面與桌面端一致，並且具有直觀式的操作，減少對客服支援的需求。
自動化是雲端薪資系統的另一大優勢，這些系統通常內建人工智慧 (AI)，能預測需求並減少錯誤。像是新員工入職這類常見的流程可以自動化處理，確保每位新員工都能根據相同的清單和流程進行入職，避免遺漏任何步驟。
薪資需求和要求不斷變化，因此擁有持續更新的雲端解決方案至關重要，以保持合規，遵循地方、區域及聯邦的法律、稅務和規範。當有新的法規通過時，員工無需手動輸入變更，系統會自動更新，以確保持續合規。
雲端薪資系統通常提供預設選項，但也能輕鬆根據業務需求變化，配置和自訂工作流程及清單。相對而言，内部部署解決方案隨著新角色、薪資結構及其他複雜因素的出現，很容易變得混亂並產生錯誤。雲端系統則能輕鬆擴展，無論涉及多少期限、審批、任務負責人和依賴項，依然能保持簡單易用。
薪資軟體如何協助處理稅務、合規性和法規？
薪資軟體消除了許多稅務、合規性和其他法規相關的難題。它確保按地區準確、及時的付款和稅收扣除額，並在員工移動和辦公室開放或關閉時自動根據不同的規則和法規進行調整。在合併與收購過程中，員工資料能輕鬆轉移，且像一次性支付等複雜項目可以自動處理。
薪資系統的整合與自動化對於簡化稅務準備與稽核至關重要。企業通常會外包稅務準備工作，因此擁有整合的薪資軟體，能提供統一且最新的內部及外包資訊，變得尤為重要。這可讓員工、稽核者和薪資系統管理員輕鬆複查和監控任何可能的差異。自動化還提高了稽核中使用的資料的準確性，從而簡化了遵守稅法和其他法規的情況。
雲端薪資系統提供高度的安全性，這也是合規性中的另一關鍵因素。人工流程可能存在錯誤，例如員工離職後仍保留在薪資名單上，而薪資系統的自動化有助於防止並識別錯誤。以規則為基礎與角色為基礎的驗證可藉由限制機密資訊的存取，進一步強化安全性。
企業在選擇薪資軟體時應留意哪些功能？
對於組織和員工而言，薪資可能相當複雜。因此，薪資軟體必須簡單易用，提供統一、安全的簡單介面，讓員工和薪資管理人員能夠在各種裝置上輕鬆存取。
薪資管理員應能在無需編寫程式碼或求助於 IT 專業人員的情況下配置系統。薪資軟體應內建最佳實務和建議公式，指引非技術人員透過簡單的步驟，根據業務的具體需求配置系統。
選擇具備內建商業智慧和報表功能的薪資軟體至關重要，這些功能能簡化人才與工作場所管理、預算編列及其他策略流程。隨著合併收購的複雜性增加，以及遠程員工、接案工作者和一次性專案數量的增多，薪資系統必須提供深入的可視化並支援商業智慧分析。
或許最重要的是，企業需選擇能夠保護敏感資料免受內部或外部攻擊的薪資系統。薪資管理員和員工應該只存取他們所需的資料。以規則為基礎和以角色為基礎的驗證對於保護組織和員工至關重要。
選擇薪資軟體解決方案時，應詢問什麼問題？
當您準備投資薪資系統時，請確保透過以下問題來評估供應商：
- 系統是否支援您所有員工所在的地區？尋找那些在您需要的地區提供直接支援或有合作夥伴支援的供應商，這是為了確保未來無需在某些地區手動處理薪資。
- 此軟體是否與其他核心業務系統整合？您選擇的軟體應與時間和人力、薪酬、財務管理、缺勤管理和其他業務系統原生整合。
- 軟體是否容易設定？您不希望頻繁更換薪資提供商，因此請確保軟體具備隨著業務需求變化而擴展和調整的彈性。同時，也要確保該軟體可以輕鬆配置，無需編寫程式碼或 IT 人員介入。
- 您是否有與像我這樣的企業合作的經驗？尋找那些在您的行業中擁有豐富經驗，並且曾與與您規模相似的企業合作過的供應商。
- 此軟體確實易於使用嗎？確保有預設的流程，讓員工能輕鬆操作，快速更改銀行帳戶、新增受扶養人及進行其他變更。評估內建功能 (包括新員工的指導)，確保他們不需要要求 HR 尋求協助。
薪資軟體的未來
在未來幾年，薪資系統將會變得更加適應多元化的工作角色和薪酬結構。傳統的朝九晚五的月薪員工將會與各式各樣的薪資工作者及接案工作者共同工作，其中許多人將會進行遠端工作。
擁有靈活的薪資系統將成為關鍵，能夠以多種方式進行薪酬發放，包括按專案、合約期限及不同的支付週期 (每週、半月、每月等)。AI 和商業智慧將用於增強自動化並簡化工作流程。
對於各種規模的組織來說，安全性將會是持續的挑戰。規則型驗證和角色型資料存取至關重要，尤其是更多人員遠端工作。