什麼是採購？

不論是 10 人的新創公司還是跨國企業，每個組織都需要採購物品。像是三明治店可能使用預留的費用，從文具店購買紙張和筆。醫療設備製造商則可能需要從其他國家購買放射性材料。這一切都屬於採購範疇，處理得當與否，可能決定是否超支或實現獲利。

什麼是採購？

採購是指組織用來尋找和購買所需物資的過程。以一家製藥實驗室為例，實驗室可能配備了進行科學實驗所需的所有設備：燒杯、試管、化學品、離心機等等。所有此設備都是使用採購程序來取得，通常是由公司內的採購部門所管理。

採購說明

採購流程因產業、企業規模及預算不同而有所差異，但大致步驟相似。從購買某件商品的要求開始。回到我們的藥品實驗室範例，醫學研究團隊可能需要一些設備來分析血液或組織樣本。該團隊會向採購部門提出需求，並附上為何需要這些設備的理由，以及相關規格 (例如：「必須保持恆定的溫度以確保樣本分析準確」)。如果請求獲得核准，則採購團隊會以最可靠供應商的正確價格來尋找合適的設備。采購團隊通常會向所有合作的醫療設備供應商發送詢價要求 (RFQ)，這樣可以確保公司能以最優惠的價格獲得所需設備。

供應商以報價回應詢價，而採購團隊則選取最符合其需求與預算的報價。採購團隊向供應商發送採購單，供應商隨後交貨並附上發票，再由該供應商的財務部門付款。這整個過程稱為「從採購到付款」。

這是採購單一設備的簡單範例。視組織規模、產業、訂單數量和供應商數量而定，採購流程可能會變得越來越複雜。例如，一家大型製造公司可能需要向世界各地採購用於製造產品 (鋼、鋁、木材、橡膠等) 的原料。例如，一家大型製造公司可能需要從全球各地採購製造產品所需的原材料——如鋼鐵、鋁、木材、橡膠等。此外，該公司還需要採購用於工廠內的製造設備 (如機械手臂、車床、輸送帶等)、安全設備、叉車、倉庫托盤、電腦，甚至可能還需要購買工廠。這一過程將涉及成千上萬的供應商和每年數百萬筆交易，也會涉及數千份合約，列明供應商和製造商必須遵守的法律條款。政府組織面臨自己的複雜採購流程，通常涉及公開張貼的詢價，讓所有潛在的投標者都能開放此流程，並讓納稅人透明化。

所有這種複雜性都導致採購軟體的開發，公司會盡可能使用這些軟體將流程自動化。在內建 AI 的協助下，採購軟體現在可以將之前只能由人員完成的更多複雜步驟自動化，例如草擬詢價的封面函。隨著 AI 的演進，它可以協助將更多採購到付款的流程自動化。