Paralelleştirme: Klinik Araştırma Döngü Sürelerinin Sıkıştırılması İçin Zorunluluk

Klinik araştırmalar, hem karmaşık olmaları hem de başarılı bir şekilde sonuçlandırılmaları için proje yönetimi becerileri ve teknikleri gerektirmeleri nedeniyle en temel projelerdir. Bir projenin başarısının ölçütü, yani kaliteli sonuçların zamanında ve bütçe dahilinde teslim edilmesi, ilaç firmaları ve SAK'lerin faaliyet gösterdiği son derece rekabetçi ortamda temel gerekliliklerdir ancak bu ölçüt nadiren elde edilmekte ve giderek daha fazla ulaşılamaz hâle gelmektedir.

Çalışmalar, herhangi bir zamanda tüm klinik araştırmaların yaklaşık üçte birinin programın gerisinde kaldığını göstermektedir. Bu araştırmalar operasyonel başarısızlıklar nedeniyle düşük performans gösterir; yani programın gerisinde kalırlar, bütçeyi aşarlar veya üretilen veriler bir onayı desteklemek için gereken kaliteden yoksundur. Belki de en rahatsız edici husus, klinik araştırmaların başlatılmasıyla ilgili döngü sürelerinin yirmi yılı aşkın bir süredir değişmemiş olması, hatta giderek yavaşlaması ve ardından gelen çalışma kurtarma ihtiyacının araştırmaların maliyetini yüzde 20 veya daha fazla artırabilmesidir. Bu eğilimler bir yana, şu soru akla gelir: Planlandığı gibi yürüyen klinik araştırmalar verimli midir?

Son on yılda, onaylanmış yeni bir ilacı geliştirmenin kapitalize edilmiş maliyeti iki kattan fazla artmıştır ve bazıları bunu, devlet finansmanı artmaya devam etmesine rağmen ilaç şirketlerinin kamuoyuna yönelik propagandası olarak etiketlese de, çalışma başlangıcının (bir klinik araştırmanın başlangıcında yer alan faaliyetler) oldukça verimsiz ve darboğazlara ve hatalara eğilimli olmaya devam etmesi, tartışmasız kalan gerçeklerden biridir. İyi bir başlangıç yapan klinik araştırmaların iyi bir şekilde yürütülmesi ve zamanında ve bütçe dahilinde bitirilmesi daha olasıdır. Çalışma başlangıcı klinik araştırmaların Aşil topuğudur.

Bütçeleri ve döngü sürelerini kontrol altına almaya yönelik bitmek tükenmek bilmeyen baskılar nedeniyle, çalışma başlangıcına proje yönetimi tekniklerinin uygulanması, operasyonel verimliliği optimize etme ve zaman çizelgelerini kısaltmada kritik önem taşır.

Zaman çizelgelerini kısaltmaya yönelik proje yönetimi teknikleri

Project Management Institute'a (PMI) göre, programları sıkıştırmak için en yaygın iki teknik ilerlemeyi hızlandırma ve zaman çizelgesini kısaltma yöntemidir.

İlerlemeyi Hızlandırma

İlerlemeyi hızlandırma tekniğinde, normalde sırayla gerçekleştirilen faaliyetler sürelerinin en az bir kısmında paralel olarak yapılır. Paralelleşme olarak da bilinen bu teknikte faaliyetler, birbirlerinin performansını etkilemeden aynı anda gerçekleşir. İlerlemeyi hızlandırma, verilen görevi planlanandan daha kısa bir sürede bitirmeye yardımcı olur.

İlerlemeyi hızlandırma tekniğinde, kritik yoldaki tüm önemli faaliyetler, hangilerinin diğer faaliyetlere kısmen veya tamamen paralel olarak gerçekleştirilebileceğini belirlemek için gözden geçirilir ve analiz edilir. Kritik yolda olmayan faaliyetler, bu nedenle genel zaman çizelgesi süresini etkilemez. Bu nedenle bu sürecin bir parçası olarak analiz edilmez.

Proje yöneticileri genellikle ek maliyetlere yol açmadığından, önce bu tekniği kullanmayı değerlendirir. Bununla birlikte, faaliyetler çakıştığından ancak kabul edilebilir sınırlar içinde olduğundan riski artırır.

Zaman Çizelgesini Kısaltma

Zaman çizelgesini kısaltma tekniğinde, kritik yoldaki faaliyetler, ekstra kaynaklar kullanılarak planlanandan daha erken tamamlanabilecek olanları bulmak için gözden geçirilir. Bir maliyet-fayda analizi yapılmalıdır (klinik araştırmalarda bu, ICH tarafından tanımlanan risk yönetimidir). Bu yöntem, proje yöneticilerinin en düşük maliyetle en yüksek kısaltmayı sağlayan faaliyetlere odaklanmalarını sağlar. Zaman çizelgesini kısaltma tekniğinde, sonraki faaliyetin başlayabilmesi için faaliyetlerin tamamlanması gerekir.

Sık sık klinik çalışmalara uygulanan zaman çizelgesi kısaltma teknikleri

Adil olmak gerekirse sorun, klinik proje yöneticilerinin bu tekniklerle ilgili bilgisinin olmaması değildir. Sorun, beyaz alanı (yani, süreçteki optimizasyonların nerede yapılabileceğinin görme fırsatı) ve bu tekniklerin ne zaman uygulanacağının (yani, müdahale için en uygun zamanlamayı) tespit edilememesidir.

Günümüzde, çalışma aktivasyonu için global klinik operasyonlardaki faaliyetlerin sıralamasının görselleştirilmesi yapılmamaktadır. Bu durum, yalnızca hangi metriklerin ölçüleceğini tanımlamak için değil, aynı zamanda klinik proje yöneticilerine hangi faaliyetlerin zaman çizelgesini kısaltma konusunda aday olabileceğine dair bir yol haritası sunmak için de gereklidir. Ülkeye özgü faaliyetler tanımlanabilse de, bunlar genellikle diğer ülkeler için geçerli değildir. Yakın zamanda yayımlanan ICH yönergeleri, klinik araştırmaların başlatılmasında verimliliği artırmak için bu faaliyetlerin tanımlanması ihtiyacına odaklanmayı yenilemektedir ve Metrics Champion Consortium (MCC), ilgili bir endüstri standardı tanımlamak ve yayınlamak için sektör paydaşlarıyla birlikte çalışmaktadır. Ayrıca, uzun süredir kritik yolun dayanak noktaları olarak görülen faaliyetler (örneğin, merkez sözleşmesi) aslında beyaz alan fırsatları sunabilir.

Dahası, proje yönetimi özelliklerinden yoksun olmasına rağmen, klinik araştırmaların ilerleyişini izlemek için Excel'in yaygın kullanımı devam etmektedir. Operasyonel performans verilerinin bu şekilde son derece yetersiz takibi, klinik operasyon ekiplerinin döngü sürelerini ve bütçeleri aksatabilecek risk faktörlerini ve darboğazları tespit etmesini engellemektedir. Sıklıkla, kilometre taşları kaçırılana kadar sorunlar tespit edilmez ve proje yöneticileri, çalışmanın başlangıcında verimli kaynak tahsisi ile süreyi kısaltmak için bu tekniği proaktif olarak kullanmak yerine, çalışmayı tekrar rayına oturtmak için geriye dönük olarak zaman çizelgesini kısaltma tekniğini uygulamak zorunda kalırlar. Kurtarma çalışması hizmetleri sunan SAK'lerin çoğalması, bu yaklaşımın etkinliğinin kanıtı niteliğindedir.

Bu nedenle riskin hafifletilmesi, araştırma darboğazları hakkında zamanında, tercihen anlık veri sağlayabilen ve gözden geçirilmesi ve ele alınması gereken tehlike işaretlerini gösteren ya da en azından araştırma boyunca dikkatle takip edilen sistemlerin kullanılmasıyla en uygun hâle gelir. Bu tür anlık istihbaratla sağlanan güç, klinik operasyonların verimliliğini, maliyetini ve güvenilirliğini doğrudan etkiler.

Sonuç olarak, önemli maliyet etkileri olduğundan ve aşırı kullanımı daha sistemik bir soruna (yetersiz planlama) işaret edebileceğinden, zaman çizelgesini kısaltma tekniği az kullanılmalıdır. Senaryo planlamasının bu kadar değerli olmasının ve klinik araştırma kurulum kararlarındaki değişkenliği yönetmede kritik olmasının nedeni budur. Senaryo planlama, klinik proje yöneticilerinin başlangıçtan itibaren hataları azaltmaya yardımcı olacak ve bir klinik araştırmanın en uygun şekilde kurulmasını sağlayacak bir dizi senaryo tanımlamasına yardımcı olur.

Sonuç olarak sadece ihtiyaç duyulduğunda değil, tüm çalışmalarda tekrarlanabilir verimlilik kazanımları elde etmek için en büyük fırsatı sağlayan yöntem paralelleştirme tekniğidir.

Paralelleştirme fırsatlarını belirleme

Görselleştirmeler ve standart hale getirilmiş metrikler klinik proje yöneticilerine beyaz alanın belirlenmesinde yardımcı olurken makine öğrenimi algoritmaları da buluşların zamanlamasına (yani müdahaleyle ilgili riskleri en aza indirmek için süreçlerin ne zaman paralel hale getirileceğine) yardımcı olur.

Anlık trafik koşulları ve rota planlaması sunan web tabanlı haritalar, uygun bir benzetme sağlar. Birden fazla ülkede seyahat ederken farklı yol kurallarına ve yabancı dillerde işaretlerin olduğu rotalarda gezinmek zorunda kaldığınızı, yaklaşan potansiyel trafik darboğazlarından veya alternatif rotalardan habersiz olduğunuzu ya da en kötüsü artık kullanılmayan veya hatalı olabilecek basılı haritalar ve yazılı yol tarifleri kullandığınızı düşünün. Özünde bunu çalışma başlangıcı olarak görebiliriz. Küresel olarak dağılmış ekiplerle ve ülkeye özgü düzenleyici yönergeler ve kurumlarla uğraşmak zorunda kalınan aşamadır.

Başlangıçtan bitişe rehberli yol tariflerinin, optimum rotanın ve tahmini varış süresinin belirlenmesi, sağlam bir çerçevenin kullanılmasına bağlıdır. Bu çerçevenin yalnızca destekleyicileri ve SAK'leri kurumsal standartlar ve ülkeye özgü düzenlemelerle tutarlı iş akışları kullanarak uyumluluğa yönlendirmekle kalmayıp aynı zamanda tahmine dayalı analitik için gereken kapsamlı, ayrıntılı ve standartlaştırılmış metrikleri yakalama imkanı sağlaması gerekir.

Tahmine dayalı analitik, ilgili boyut/kilometre taşı tahminleri için öncü göstergeler (ör. çalışma merkezleri, başlangıç ayı, IRB/EC türü vb.) kullanarak uygulama içi planlama yardımı ile kilometre taşı planlamasında klinik operasyon ekiplerine rehberlik edebilir. Bu proaktif planlama yardımı, ekipleri öngörülemeyen sorunlara karşı uyarabilir. Bu sayede, çalışmalar geciken zaman çizelgeleri nedeniyle riske girmeden önce tartışmaların yapılmasına ve kararların alınmasına imkan tanır ve riske maruz kalma en aza indirilirken süreçlerin paralelleştirilmesine ne zaman başlanması gerektiği belirtilebilir. Bunu, tıpkı diğer sürücülerin navigasyon uygulamalarını trafik ve sürüş koşulları hakkında anlık geri bildirimlerle bilgilendirerek rotanızın her zaman optimize edilmesine yardımcı olmalarına benzetebiliriz.

Makine öğrenimi araçları ve otomasyon, klinik proje yöneticilerini sıkıcı ve tekrarlayan faaliyetlerden kurtararak stratejik faaliyetlere odaklanmalarını, çalışma yürütmede optimum proaktif planlama yapmalarını ve kurumsal süreçlerin, kaynak tahsislerinin, çalışma maliyetlerinin ve kalite değerlendirmelerinin derinlemesine dahili incelemelerine yardımcı olmalarını sağlar.

Örneğin, bir merkez bir klinik araştırma için ideal bir aday olarak belirlendikten ve Gizli Bilgilendirme Sözleşmesi (CDA) imzalandıktan sonra, herhangi bir tehlike işareti olmadığı varsayılarak merkezin çalışma için resmen seçilebilmesi amacıyla fizibilite araştırması ve diğer faaliyetlerin tamamlanması gerekir. Tufts İlaç Geliştirme Çalışmaları Merkezi (Tufts CSDD) tarafından yürütülen araştırmaya göre bu süreç ortalama 7,9 hafta sürmektedir (Şekil 1).

Paralelleştirme, merkezin reddedilme olasılığının düşük olduğu değerlendirilirse seçim sürecindeki bu adımın aktivasyon süreciyle çakışmasına izin verir (Şekil 2). Bu senaryoda, Çalışma Paketi, CDA imzalanır imzalanmaz merkeze gönderilebilir ve bu da zaman çizelgesinin genel olarak 36,4 haftadan 30,4 haftaya kısaltılmasıyla sonuçlanır.

Bu basit örnek, klinik çalışmaların kurulumunda ve yürütülmesinde klinik operasyon ekiplerine proaktif olarak rehberlik edebilecek olan anlık operasyonel içgörüleri ve güçlü tahmin özelliklerinin sunduğu fırsatları öne çıkarmaktadır. Dahası, bu özellikler, klinik araştırma sürekliliği boyunca uygulanabilecek beyaz alan ve süreç optimizasyonlarının belirlenmesi için temel oluşturur. Böylece, geçmişte yapısı gereği sıralı olan bir süreci (Şekil 3) paralelleştirmenin norm hâline geldiği bir sürece dönüştürür (Şekil 4).

Dramatik bir değişim yerine kademeli bir değişimin sağlanması, özellikle de yüksek düzeyde düzenlemeye tabi bir ortamda faaliyet gösteren büyük ve karmaşık ilaç şirketleri olmak üzere kuruluşların maliyetleri düşürme, döngü sürelerini kısaltma ve nihayetinde yeni ilaçları piyasaya daha hızlı sunma potansiyeline sahip gerçek anlamda yenilikçi teknoloji çözümlerini benimsemekte neden yavaş davrandıklarını açıklayabilir. Kuruluşlar genellikle mevcut iş akışlarını temelden bozmak yerine modernize etmenin yollarını ararlar.

Bu düşünce yapısı, birleşik bir e-klinik platform yaklaşımını benimseyen kilit karar mercilerinin desteğine sahip ileri görüşlü kuruluşlar tarafından sorgulanmaktadır. Bu teknoloji, kurumsal siloları ortadan kaldırarak ve daha sağlam ve genişletilebilir tahmin özellikleri geliştirerek süreç değişikliklerinde önemli bir yol kat edilmesini mümkün kılar. Böylece, döngü sürelerinde daha fazla azalmaya, merkezlerin çalışmalarda daha fazla etkileşime, çalışma bütçelerine daha iyi uyulmasına ve denetime hazır olunmasına imkan tanır.

Kuruluşunuzun klinik araştırmalara başlarken anlık operasyonel içgörülerden nasıl yararlanabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Birleşik, modüler, bulut tabanlı platformun avantajları hakkında daha fazla bilgi edinin.