İşletme Giderlerini 6 Kolay Adımda Takip Etme

Bütçeleme

Her şirketin bütçesini göz önünde bulundurması gerekir. Giderleri dikkatle takip etmek, hem bütçe oluşturmaya hem de bütçe sınırları içinde kalmaya yardımcı olur. Günümüzde, çoğu ekip ve departman lideri bütçelerine bağlı kalmakla yükümlüdür ve giderlerin sürekli takibi sayesinde aşırı harcamaları anında önleyebilirler. Her bütçeleme döneminde, finansal planlama ve analiz (FP&A) ekipleri gider trendleri hakkında içgörü kazanabilir ve gelecek bütçeleri bu doğrultuda daha isabetli bir şekilde düzenleyebilir. Giderleri takip ederek bir giderin önemli bir maliyet kalemi haline geldiği tespit edilirse bir şirket daha uygun fiyatlı tedarikçi seçeneklerini veya politikalarındaki değişiklikleri araştırabilir. Örneğin, çalışanların seyahat giderleri hızla artıyorsa şirket, bir çalışanın seyahat rezervasyonu yapmadan önce yöneticisinin (hatta üst düzey yöneticinin) ön onayını zorunlu kılan bir politika uygulayabilir.

Vergi indirimleri

Şirketlerin olağan işletme giderlerini yakından takip etmelerinin bir diğer önemli sebebi, bu giderlerin çoğunun vergiden düşülebilir olmasıdır. Yani şirketler, bu giderleri brüt gelirlerinden düşerek yerel, bölgesel ve federal düzeyde ödedikleri vergi miktarını azaltabilirler. Genellikle vergi indirimleri arasında maaşlar ve ücretler, temel çalışan hakları, hammaddeler ve diğer ürün girdileri, iş yeri kiraları, işletme varlıklarının amortismanı, reklam, nakliye giderleri, seyahat giderleri, eğitim, ofis malzemeleri, yazılım, sigorta primleri, faiz giderleri, tahsil edilemeyen alacaklar ve hatta çeşitli vergilerin kendisi bulunur. Bu liste günlerce sürebilir ve her ülkede değişiklik gösterebilir. Örneğin ABD'de, çalışanların iş seyahati sırasındaki yemek giderlerinin %50'si vergiden düşülebilir.

Nakit akışı

Nakit akışı bir şirketin finansal durumu açısından hayati önem taşıdığından, finans departmanlarının işletme giderlerini doğru ve zamanında takip etmesi gerekir. Görevleri, şirketlerinin sattığı ürün ve hizmetlerden elde edilen geliri ve bu tartışma için daha kritik olan ne kadar gider olduğunu yakından takip etmektir. Seyahat ve eğlence (T&E) giderleri, çalışanların müşterilerle iletişim kurması ve iş arkadaşlarıyla buluşması için önemlidir. Ancak, uygun politikalar ve beklentiler belirlenmezse bu harcamalar önemli ve oldukça değişken nakit çıkışlarına yol açabilir. Bu giderler doğru bir şekilde takip edildiği ve benzer şekilde doğru girişlerden düşüldüğü sürece CFO, şirketin faturalarını ödemek için gereken nakitte eksiklik yaşamayacağından ve nakit akışı tahminlerinin şirketin mevcut finansal durumunu gerçekçi bir şekilde yansıttığından emin olabilir. Finans organizasyonları, işletme giderlerini gerçek zamanlı olarak takip ederek rakamların haftalar veya aylar sonra birleştirilmesini beklemek yerine, gerektiğinde nakit akışını iyileştirmek için maliyet düşürme, borçlanmayı artırma veya diğer önlemler alarak hızlı bir şekilde harekete geçebilir.

Maliyet tasarrufları

Bunlara bağlı olarak, bir şirket neredeyse gerçek zamanlı olarak giderlerini tam olarak bilirse daha çevik finans uygulamaları benimseyebilir. Böylece daha uygun maliyetli seçenekler arayabilir, hacim indirimleri için sözleşmeleri yeniden görüşebilir veya belirli fiyatlar arttığında alımları erteleyebilir. İşletme giderlerini gerçekleştikçe doğru bir şekilde takip etmek, hem kasıtsız hem de hileli tekrarları azaltmayı da kolaylaştırır. Örneğin, çeşitli pazarlama departmanlarındaki yöneticiler, farklı stok fotoğraf hizmetlerine abone olmuş olabilirler. Oysa kullanımlarını tek bir sağlayıcıda toplasalardı daha avantajlı bir anlaşma yapabilirlerdi.

1. İşletme hesaplarını ve banka ilişkilerini oluşturun

Bankacılık ilişkileri, ticari kredi kartı sağlayıcıları da dahil olmak üzere, işletmelerin gider takibi çalışmaları için sağlam bir zemin oluşturur. İşletme kredi kartlarının gider yönetimi sistemleriyle entegrasyonu, çalışan harcamalarının otomatik olarak sisteme işlenmesini sağlar. Bu sayede hatalar azalır, çalışanlar ve finans ekipleri zaman kazanır. Bazı ERP sistemleri, bankacılık hizmetlerini doğrudan uygulamaya entegre eder. Bu sayede satın alma ekipleri, B2B işlemlerde finansman ve ödemelere uygulama üzerinden kolayca erişebilir. Bu bankacılık şirketleri ayrıca borçları ve alacakları yönetmek için gerekli olan işletme sermayesi fonlarını da temin eder. İş giderlerini yönetmek için gereken nakit ve verilerin tümü bu finansal hizmet sağlayıcılar aracılığıyla aktarıldığından, güçlü ve iyi entegre edilmiş bir iş birliği büyük temettüler öder. Organizasyonlar bu tür bankacılık bağlantıları sayesinde, işletmelerini büyütmek, özel ekipman edinmek veya bir pazarlama kampanyasını finanse etmek için daha büyük tutarlarda kredi almayı daha kolay hale getirebilirler.

2. Makbuz ve faturaları kolayca takip edin

Şirketler, işletme giderlerini ve faturaları oluşur oluşmaz takip etmelidir. Makbuz ve faturaları takip ederek nakit ihtiyaçlarını öngörebilir, giderlerini buna göre düzenleyebilir, gider politikalarına uyumu denetleyebilir, denetimlere cevap verebilir, finansal raporlama yönetmeliklerine uyabilir ve vergi dönemi geldiğinde işleri nispeten kolay hale getirebilirler.

3. Bir muhasebe sistemi seçin

Muhasebe yazılımı sistemleri, basit elektronik tablolardan ve temel defter tutma ve vergi yazılımlarından, kapsamlı ve gelişmiş kurumsal uygulama paketlerine kadar çeşitli boyut ve içerikte olabilir. Genel olarak büyük, çok uluslu ve hızlı büyüyen şirketler, şu alanlardan bazılarını veya daha fazlasını kapsayan gelişmiş veri raporlama ve analiz özellikleri sunan finansal uygulamalara ihtiyaç duyar: borç ve alacak hesaplarının yönetimi, finansal planlama ve bütçelemenin entegrasyonu, nakit giderlerinin kontrolü, rutin finans görevlerinin otomatikleştirilmesi ve nakit tahmininin desteklenmesi; tüm bunları yaparken birden fazla para biriminin idare edilmesi, mükerrerlik ve dolandırıcılığın önlenmesi ve şirketlerin finansal riski yönetmesine yardımcı olma. Giderek artan bir şekilde, bu gider yönetim sistemleri yapay zekayı entegre edecek ve fatura girişi, ödeme işlemleri ve mutabakat gibi süreçlerde doğruluğu artırmak için destek sağlayacaktır. Bulut tabanlı bir finans sistemi genellikle şirket içi sistemlere kıyasla daha esnek ve ölçeklenebilirdir. Bu sayede, üç aylık kapanış veya vergi beyannameleri gibi yoğun dönemlerdeki artan taleplere daha kolay uyum sağlayabilir. Ayrıca, genellikle uygulanması, yeni özelliklerle güncellenmesi ve özellikle bir paketin parçası olduğunda envanter, tedarik zinciri, satın alma ve diğer uygulamalarla entegrasyonu daha kolaydır.

4. Yazılımı hesaplarla entegre edin

Muhasebe yazılımını şirket banka hesaplarıyla entegre etmeden kullanmak, bir spor arabaya sahip olup onu hiç kullanmamak gibidir: Günlük yaşam kesinlikle iyileşecek ancak yatırımınızdan maksimum faydayı sağlayamayacaksınız. Ne kadar çok sistem ve organizasyon birbiriyle bağlantılı hâle gelirse yazılım o denli güçlenecektir. Birçok finansal uygulama, kötü amaçlı kullanımı engellemek amacıyla güvenlik önlemleri barındırır. Veriler belirli aralıklarla otomatik olarak yüklenebiliyorken neden manuel olarak girilsin? Sistem işlemleri gerçekleştirebildiğine göre neden bir işletme hesabına ayrıca giriş yapılsın?

5. Nakit veya tahakkuk muhasebesinden hangisini seçeceğinize karar verin

Halka açık şirketler de dahil olmak üzere büyük işletmeler, giderler (ve gelirler) için tahakkuk muhasebesi kullanmak zorunda olduklarından, bu konuda çok fazla seçenekleri bulunmamaktadır. Bununla birlikte, giderler konusunda mevcut olan iki muhasebe yaklaşımını açıkça anlamak önemlidir. Bu giderler, ya gerçekleştikleri anda (tahakkuk muhasebesi yöntemi) ya da ödemeleri yapıldığında (nakit muhasebesi yöntemi) kayıt altına alınabilir. Bu kayıtlar, bir şirketin bir toptancıdan üretim malzemesi için nakit ödeme yapması gibi aynı anda gerçekleşebilir. Kredi kartları, faturalar ve satın alma siparişleri söz konusu olduğunda, mal ve hizmetlerin teslim edilmesi ile ödemenin yapılması arasında bir zaman farkı bulunur.

Nakit muhasebesi, daha basit bir yöntemdir ve işletme giderlerinin yalnızca tedarikçiye ödeme yapıldığında kayıtlara geçirildiği bir muhasebe türüdür. Bu tarz bir muhasebe sisteminin idamesi kolaydır ve herhangi bir anda banka hesabınızdaki bakiyeyi net bir şekilde gösterir. Bu nedenle, yeni girişimciler ve daha küçük işletmeler zaman zaman bu yöntemi tercih eder. Bununla birlikte, bu durum şirketin mali durumunu tam olarak yansıtmayabilir. Şirket, satışlardan nakit alırken aynı zamanda krediyle çok sayıda gider yapabilir, bu nedenle gerçekte olmadığı halde finansal açıdan güçlü görünebilir. Bu sebeple genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP), tahakkuk muhasebesini benimser.

Tahakkuk muhasebesi, herhangi bir nakit akışı gerçekleşmeden önce işlemleri meydana geldikleri anda kaydeder. Bu nedenle, bir restoran malzemeleri veresiye satın almış olsa dahi, satın alma maliyetini (borç hesapları) anında kayıt altına alır. Bu muhasebe yöntemi, ani mali yükselişlerin ve düşüşlerin önüne geçerek şirketin finansal durumunun daha gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesine olanak tanır. ABD'de 25 milyon doların altında geliri olan şirketler, giderlerini nasıl kaydedeceklerini seçme özgürlüğüne sahiptir. Ancak bu kayıtların tutarlı ve doğru olması şarttır. 25 milyon dolar veya üzeri cirosu olan şirketlerin tahakkuk muhasebesini uygulaması zorunludur. Kurallar ülkeden ülkeye farklılık göstermektedir.

6. İşletme giderlerinizi düzenli olarak gözden geçirin

Muhasebe yazılımı, harcamaların nereye yapıldığına dair içgörü sunan aylık ve üç aylık raporlar oluşturabilir, aynı zamanda daha güncel gider bilgileri de sağlayabilir. Bu analizlerin her biri, giderleri gerçekleşirken takip etme ve bir sonraki yılın bütçe planını hazırlamaya başlama imkanı sağlar. Örneğin, bir ilaç şirketinin CFO'su, satış ekibinin seyahat ve eğlence giderlerinin son birkaç aydır yükseldiğini gözlemliyor. Şirket, tercih ettiği havayolu ve otel anlaşmalarını yeniden görüşerek, daha fazla satış toplantısını video konferans yöntemiyle gerçekleştirerek veya yüksek maliyetli eğlence giderleri için yeni ön onay süreçleri oluşturarak bu duruma karşılık verebilir.