Ayrıntılı Finans Otomasyonu

Finans yönetimi görevlerini otomatikleştiren yazılımlardaki gelişmeler, finans ekiplerinin şirketler içinde oynadığı rolü yeniden tanımlıyor. Finans otomasyonu teknolojisinin veri girişi, fatura eşleştirme ve mutabakat gibi daha önce manuel olan görevleri yerine getirmesiyle, finans ekipleri stratejik, katma değerli görevlere odaklanabilecek alana sahip olur.

Bu otomasyon araçları sayesinde defterleri kapatmak ve sonuçları raporlamak daha az zaman ve çaba gerektireceğinden, finans ekipleri geçmiş çeyreğin gelir ve kârını artıran unsurlar gibi analizler yapmaya ve gelecek çeyreğin nasıl görüneceğini tahmin etmeye odaklanmak için daha fazla zamana sahip olurlar. Yapay zeka, daha birçok finans görevini ve sürecini de otomatikleştirme potansiyeli gösteriyor. CFO'lar finans departmanının işleyiş şeklini yeniden tasarlarken, finans otomasyonu, daha doğru sonuçları daha hızlı sunabilen ve sonuçların daha fazla sunulup anlaşılmasını sağlayan daha otonom bir birim oluşturma konusunda çok önemli bir adımdır. Bunların tümü maliyetleri düşürür.

Finans Otomasyonu Nedir?

Finans otomasyonu, geçmişten bu yana manuel olarak yapılan süreçleri tamamlamak için teknolojinin kullanılması anlamına gelir. Borç, alacak hesapları ve bordro yönetimi gibi zaman alan, tekrarlayan görevleri olan alanların insan müdahalesine çok az ihtiyaç duyarak veya hiç ihtiyaç duymadan otomatikleştirilmesine olanak tanır. Şirketler finans otomasyonunu benimsiyor çünkü otomasyon, iş gücü maliyetlerini düşürmeye yardımcı oluyor ve manuel veri girişi ve hesaplamalardan kaynaklanan hataları azaltabiliyor. Ayrıca, hesap mutabakatı gibi adımları otomatikleştirerek mali kapanış gibi süreçleri de hızlandırabiliyor. Doğru verileri işletme liderlerinin eline daha erken ulaştırmak için finans otomasyonundan yararlanarak liderlerin bütçeler, yatırımlar, işe alma, nakit yönetimi ve daha fazlası hakkında daha iyi kararlar alması sağlanabilir.

Ana Fikirler:

• Finans otomasyonu, finans departmanında daha önce manuel olarak yapılan ve zaman alan görevleri devralmak için teknolojinin kullanılması anlamına gelir.
• ERP yazılımı, robotik süreç otomasyonu, yapay zeka, makine öğrenimi ve bulut bilgi işlem, finans otomasyonunu kolaylaştıran teknolojilerden bazılarıdır.
• Otomasyon için başlıca alanlar arasında borç hesapları, alacak hesapları, bordro ve gider yönetimi bulunmaktadır.
• Finans otomasyonunun avantajları arasında hata azaltma, zaman ve maliyet tasarrufu, verimlilik artışı ve dolandırıcılığın azaltılması sayılabilir.
• Yapay zeka alanındaki gelişmeler, finans otomasyonunun olanaklarını daha ileriye taşıyor.

Finans Otomasyonu ile İlgili Açıklamalar

Finans otomasyonu gelişmiş teknolojilerden [ERP yazılımı, robotik süreç otomasyonu (RPA), yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi (ML) gibi] yararlanarak finans departmanındaki zaman alıcı, manuel süreçleri otomatikleştirir. Bu finans süreçlerinin otomatikleştirilmesi, iş akışı olarak adlandırılan bir dizi görevin oluşturulmasını kapsar. İş akışı, bir görevi yürütmek için gereken önceden tanımlanmış adımları belirtir (örneğin, bir faturayı ödemek veya satış ve envanter düzeylerinin eşleşip eşleşmediğini kontrol etmek gibi). Finans otomasyonu yazılımları, bu iş akışındaki her adımı tetikleyip yürütür ve tüm süreç sınırlı insan müdahalesi ile veya hiç insan müdahalesi olmadan gerçekleştirilebilir.

Finans birimlerinde veri girişi, mutabakat, faturalama ve onaylar gibi çok sayıda yüksek hacimli, tekrarlayan süreçler uygulandığından otomasyon açısından önemli bir alandır. Bir şirketin yazılımının ürün satışlarını sürekli olarak envanter düzeyleriyle karşılaştırarak her türlü dengesizliği tespit etmesi, otomatik mutabakata örnek olarak verilebilir. Bu da envanter seviyelerinin satışların gerektirdiğinden daha düşük olması durumunda hırsızlığa işaret edebilir. Finans otomasyonu teknolojisi, bu manuel faaliyetleri daha az hata ile daha hızlı bir şekilde halledebilir. Bu sayede finans ekibi, organizasyon için değer yaratmaya ve stratejiyi yönlendirmeye odaklanabilir. Satış ve envanter mutabakatı örneğimizde, finans ekipleri herhangi bir dengesizliğin nedenini ortaya çıkarmak için operasyon ekibiyle birlikte çalışabilir.

Hangi Finansal Süreçler Otomatikleştirilmelidir?

Hangi finansal süreçleri otomatikleştireceğinizi düşünürken iki önemli faktörü göz önünde bulundurun: Otomatikleştirmenin avantajı nedir ve sürecin ne kadarı otomatikleştirilebilir? Teknolojinin bir sürecin tamamını veya bir süreç içindeki tüm unsurları çok az insan müdahalesi ile veya hiç insan müdahalesi olmadan yürütmek için kullanılacağı süreçleri arayın. Bu otomasyon düzeyi, ana avantaj kriterlerini karşılayacaktır: daha düşük maliyet, daha hızlı çıktı ve muhtemelen daha yüksek doğruluk. Bu kriterleri göz önünde bulundurarak otomasyon için olgunlaşmış altı finans iş akışını ve bu iş akışının unsurlarının nasıl otomatikleştirilebileceğine dair örnekleri burada bulabilirsiniz.

Borç Hesapları (AP)

1. Fatura yakalama: Optik karakter tanıma (OCR) teknolojisi kullanılarak matbu faturalar otomatik olarak taranabilir, okunabilir ve dijital verilere dönüştürülebilir. Bu sayede fatura verilerini manuel olarak girme ihtiyacı ortadan kalkar.
   
   
2. Eşleştirme ve doğrulama: Fatura verilerini yakaladıktan sonra, finans otomasyonu teknolojisi faturaları ilgili satın alma siparişleri ve teslimat makbuzlarıyla otomatik olarak karşılaştırıp eşleştirir.
   
   
3. Onay iş akışı: Faturalar, organizasyon tarafından belirlenen önceden tanımlanmış kurallara bağlı olarak onay için ilgili personele veya departmana yönlendirilir. Onay sürecini hızlandırmak için otomatik uyarılar ve hatırlatmalar da ayarlanabilir.
   
   
4. Ödeme gerçekleştirme: Faturalar onaylandıktan sonra, ödeme satıcıya otomatik olarak veya minimum insan müdahalesi ile gerçekleştirilir.
   
   
5. Mutabakat ve raporlama: Ödeme yapıldıktan sonra, tutarların ve lehtarların uyumlu olduğunu doğrulamak amacıyla otomatik bir mutabakat süreci yürütülerek ödeme işlemlerini banka ekstreleriyle eşleştirilir. AP'deki finans otomasyonu teknolojisi ayrıca harcama modelleri, satıcı performansları ve potansiyel maliyet tasarrufu fırsatları gibi metrikler hakkında ayrıntılı raporlar da oluşturabilir.
   
   
6. Nakit optimizasyonu: Tahmine dayalı analitik ve makine öğreniminden yararlanan şirketler, gelecekteki nakit akışlarını sürekli olarak tahmin etmek için ilgili tüm kaynaklardan gelen verileri otomatik olarak derleyebilir. Yapay zeka daha sonra bu bulgulara dayanarak en uygun ödeme planlarını önererek faturaların zamanında ödenmesini sağlarken sağlıklı nakit rezervlerini de korur.
   
   

Müşteri Hesapları

1. Müşteri erişimi: Finans otomasyonu sayesinde, müşterilere yaklaşan veya vadesi geçmiş ödemeleri hatırlatmak için özel iletişimler otomatik olarak gönderilebilir.
   
   
2. Faturalama: Faturalar otomatik olarak oluşturulur ve müşterilere dijital olarak iletilir. KDV veya satış vergisi uygulanıyorsa otomatik bir sistem her işlem için geçerli vergi oranını belirleyerek doğru miktarda vergi tahsil edilmesini sağlar.
   
   
3. Dijital ödeme işlemleri: Müşteriler, dijital bir ödeme süreci ile çeşitli ödeme seçeneklerine erişebilir ve otomatik yinelenen ödemeler oluşturabilir. Bir şirket ödemeleri aldıktan sonra, otomatik bir sistem müşterilere ödeme makbuzu bildirimleri gönderir.
   
   
4. AR analizi: Finans otomasyonu yazılımlarındaki yapay zeka, dinamik iskonto olarak bilinen bir süreçte, şirketlerin müşterilerin ödeme geçmişlerini kullanarak ödeme iskonto programlarını her tedarikçiye göre uyarlamasına yardımcı olabilir.
   
   

Bodrolama

1. Veri aktarımı: Bağlı sistemler sayesinde veriler İK, zaman çizelgesi ve muhasebe sistemlerine otomatik olarak aktarılabilir.
   
   
2. Vergi hesaplama: Federal vergiler, eyalet vergileri ve yerel vergiler için hesaplamalar ve depozitolar ile tüm üç aylık ve yıllık federal, eyalet ve yerel vergi formu dosyalamaları otomatik olarak hesaplanır.
   
   
3. Yan hakları vergiden düşme: Sağlık sigortası ve emeklilik planları gibi çalışanlara sağlanan yan haklar hesaplanır ve vergiden düşülür.
   
   
4. Ücret hesaplama: Değişken saatlik ücretler, ikramiyeler, fazla mesai, tatil ücreti, ücretli izin ve geriye dönük ödeme gibi durumlar da dahil olmak üzere ücretler otomatik olarak hesaplanır.
   
   
5. Ödemeleri planlama ve düzenleme: Finans otomasyonu, maaşların elektronik olarak doğrudan yatırılması yoluyla çalışan ödemelerinin yapılmasını sağlar.
   
   
6. Genel muhasebe kaydı: Bordro için genel muhasebe kayıtları, hesapları güncel ve dengede tutmak için otomatik olarak gerçekleştirilir.
   
   

Gider Yönetimi

1. Makbuz yakalama: Finans otomasyonu; OCR kullanarak satıcı adı, tutar, tarih ve kategori gibi ilgili makbuz verilerini otomatik olarak ayıklar ve manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır.
   
   
2. Gider raporu oluşturma ve kategorize etme: Makbuzlardaki veriler kullanılarak gider raporları otomatik bir şekilde oluşturulur ve önceden tanımlanmış kurallara göre kategorize edilir.
   
   
3. Politika uygunluk kontrolleri: İlgili politikalar, gönderilen harcamaları şirket harcama politikaları ve yönergeleriyle karşılaştıran teknoloji ile otomatikleştirilir. Uyumlu olmayan harcamalar daha fazla inceleme için otomatik olarak işaretlenir.
   
   
4. Onay iş akışları: Otomasyon teknolojisi, gider raporlarını gider tutarı veya çalışan hiyerarşisi gibi önceden tanımlanmış kurallara göre belirlenen onaylayanlara yönlendirir ve işlem gerektiğinde onaylayanları bilgilendirir.
   
   
5. Geri ödeme işlemleri: Geri ödeme süreci, şirket politikalarına göre onaylanan harcamaları ve geri ödenebilir tutarları hesaplayan araçlarla otomatik hâle getirilir. Sistem geri ödeme raporları oluşturur ve çalışanlara ödemeleri gerçekleştirir.
   
   
6. İstisna yönetimi: Makine öğrenimi özellikleri geliştikçe, gider yönetimi sistemleri hangi giderlerin insan incelemesine ihtiyaç duyduğuna ve hangilerinin otomatik olarak onaylanabileceğine karar verebilir. Bu durumda yöneticilerin yalnızca işaretlenmiş gider istisnalarını onaylaması gerekir.
   
   

Finansal Planlama

1. Veri toplama ve entegrasyon: Finans otomasyonu teknolojisi, işletme genelindeki çeşitli veri kaynaklarından ilgili bilgileri ayıklar. Daha sonra hataları, tutarsızlıkları veya eksik değerleri belirleyerek ve dikkat edilmesi gereken alanları finans personeline bildirerek verileri temizleyebilir ve işleyebilir.
   
   
2. Veri analizi: Makine öğrenimi teknolojisi, verileri tarayarak korelasyonları, aykırı değerleri veya istisnaları ortaya çıkarabilir. Bu durum, planlamanın doğruluğunu artırmaya ve planlama süreçleri ile veri analizi için harcanan zamanı büyük ölçüde azaltmaya yardımcı olur.
   
   
3. Raporlama ve gösterge tablosu oluşturma: Gelir tabloları, bilançolar ve nakit akışı tabloları gibi finansal raporlar otomatik olarak oluşturulur. Ayrıca, paydaşlar için temel finans metriklerine ilişkin gerçek zamanlı içgörüler sağlayan dinamik gösterge tabloları ve görselleştirmeler oluşturabilir.
   
   
4. Bütçeleme ve tahmin oluşturma: Şirket genelinde ve departman bazında sıkıcı bütçeleme süreçleri otomatik hâle getirilir. Bütçe şablonları, şirketin genel muhasebesinden dinamik olarak doldurulabilir ve güncellenebilir. Gelişmiş finans otomasyon teknolojileri, şirketlerin temel etkenler değiştikçe tahminleri gerçek zamanlı olarak güncellemelerine, otomatik sapma analizleri yapmalarına, devam eden finansal, operasyonel ve üçüncü taraf veri akışlarını hızla birleştirmelerine ve gelecekteki olası sonuçların etkisini ölçmek için tahmine dayalı planlama yeteneklerini kullanmalarına olanak tanır.
   
   
5. Senaryo planlama: Her bir kararın etkisini ölçmek için ayrıntılı varsayım senaryoları ve modelleri hızla oluşturulur ve değişen etkenlere göre otomatik olarak güncellenir.
   
   

Satın Alma ve Tedarik

1. Kaynak bulma: Ekipler iletişim kurmak, teklifleri karşılaştırmak, kaynak bulma ile ilgili dokümanları saklamak ve tasarruf hedeflerine yönelik pazarlıkları değerlendirmek için merkezi bir platform ile yapılandırılmış ve otomatik bir süreçle tedarikçilere ulaşabilir.
   
   
2. Tedarik sözleşmeleri: Finans otomasyonu, yapay zeka destekli kılavuz yazma ve önceden onaylanmış şablonlar ve yasal hükümler kullanarak fiyat teklifi talebi oluşturmayı hızlandırır. Yerleşik iş birliği ve onay akışları sözleşmenin daha hızlı tamamlanmasını sağlar. Ayrıca süresi dolan sözleşmeler için otomatik olarak önceden uyarı gönderebilir.
   
   
3. Satın alma: Satın alma siparişi oluşturma ve onaylayanlara PO yönlendirmesi için iş akışları otomatikleştirilir. Harcama uyumluluğunu sağlamak için onay kuralları yapılandırılır ve tüm istisna veya anormallikler otomatik olarak tespit edilir.
   
   
4. Tedarik analitiği: Yapay zeka, harcama sınıflandırmasını otomatikleştirir ve ayrıca işletmelerin işletme değerini artırabilmesi için eyleme geçirilebilir içgörüler sunar. Örneğin, yapay zeka, satın alma ekiplerinin bir işletmenin tedarik tabanını rasyonelleştirmesine ve daha iyi fiyatlandırma için pazarlık yapmasına yardımcı olmak için harcama modellerini belirleyebilir; işletme açısından en iyi tedarikçileri bulmak için tedarik ve satın alma ihtiyaçlarındaki değişiklikleri belirleyebilir ve fiyat, hizmet ve teslimat performansı gibi sözleşme yükümlülüklerine karşı tedarikçi performansı hakkında içgörü edinebilir.
   
   
5. Fatura yönetimi: Sipariş edilen ürünlerin teslim alınması, faturaların işlenmesi ve ödemelerin gerçekleştirilmesiyle ilgili görevler otomatikleştirilir. Bir satın alma siparişi, makbuz ve fatura sisteme girildikten sonra, finans otomasyonu üç yönlü bir eşleştirme de gerçekleştirerek bu dokümanlardaki verileri ilişkilendirebilir.
   
   
6. Tedarikçi yönetimi: Kontrollerin sürdürülmesi için tedarikçi değişiklik talepleri otomatik olarak izlenir, yönlendirilir ve onaylanır.
   
   

Finans Otomasyonunda Hangi Teknolojiler Kullanılıyor?

Finans otomasyonu, şirketlerin temel finansal verilerini yöneten ve faturalama, satın alma, hesap mutabakatı ve finansal raporlama gibi alanlarda manuel süreçleri otomatikleştirmelerine yardımcı olan ERP uygulamaları da dahil olmak üzere yazılımlara bağlıdır. Daha temel bir düzeyde bakıldığında, işte finans otomasyonunda kullanılan geniş teknolojilerden bazıları.

• Robotik süreç otomasyonu (RPA): RPA; yüksek hacimli, tekrarlayan işletme görevlerini otomatikleştirmek için yazılım botlarını kullanan bir iş süreci otomasyonu biçimidir. RPA süreç odaklıdır, yani insan eylemlerini taklit etmek için son kullanıcı tarafından tanımlanan kuralları ve süreçleri izler. Dokümanlardan yapılandırılmış verilerin ayıklanıp işlenmesi, verilerin kopyalanıp yapıştırılması, e-postaların açılması, eklerin indirilmesi ve yapılandırılmış dijital ortamlardaki hareketlerin işlenmesi, RPA'nın yapabileceklerine örnek olarak verilebilir.
• Yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi (ML): Yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojileri, RPA'nın bir adım ötesine geçerek süreç odaklı otomasyondan veri odaklı otomasyona geçiş yapar. RPA gibi süreç odaklı teknolojiler insan eylemini taklit ederken, veri odaklı araçlar insan düşüncesini taklit eder. Yapay zeka ve makine öğrenimi, veri ve bağlamla yönlendirilir. Yapılandırılmamış girdileri kullanmalarına, kendi mantıklarını uygulamalarına ve daha az otomatik süreçleri ele almalarına olanak tanır. Böylece, otomatik hâle getirilebilecek süreç yelpazesini önemli ölçüde genişletir. Bilgisayarların insan dilini anlamasını, üretmesini ve manipüle etmesini sağlayan doğal dil işleme (NLP), yapay zeka çatısı altında yer alır. Yapay zeka ayrıca metin, görüntü, kod, ses, müzik ve video gibi çeşitli içerik türleri üretebilen üretken yapay zekayı (GenAI) da kapsar. Konuşma ve görüntü tanıma, tahmine dayalı modelleme, özelleştirilmiş öneriler oluşturma, anormallik tespiti, örüntü tanıma ve dokümanlardan hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış verileri ayıklamayı yapay zeka ve makine öğrenimi özelliklerine örnek olarak verebiliriz.
• Bulut bilişim: Bulut bilişim, organizasyonlar için ölçeklenebilir, esnek, uygun maliyetli ve güçlü altyapılar ve hizmetler sağlayarak giriş engellerinin bir kısmını azaltarak finans otomasyonunda çok önemli bir rol oynar. Bulut tabanlı ERP sistemleri, sık özellik güncellemeleri ve daha az bakım gereksinimi ile şirketlerin gelişmiş finans özelliklerine erişmesini sağlar. Bulut uygulamaları aynı zamanda ölçeklenebilirlik sağlayarak değişen ihtiyaçlara ve büyüyen işletmelere uyum sağlar. Organizasyonlar hizmet olarak altyapı (IaaS), hizmet olarak platform (PaaS) ve hizmet olarak yazılım (SaaS) platformlarından yararlanabilir ve ihtiyaçlarına bağlı olarak bilgi işlem kapasitesini hızlı bir şekilde dağıtabilir Birçok bulut bilişim uygulaması, akıllı telefonlar da dahil olmak üzere istenilen her yerden erişilebilen gerçek zamanlı içgörü sağlamak için güçlü analitik özellikleri sunar.

Finans Otomasyonunun Avantajları

CFO'ların ve ekiplerinin uzun bir yapılacaklar listesi var ve bu liste giderek uzuyor. Şirketler hâlâ ödemeleri işleme koymak ve defterleri kapatmak gibi önemli görevleri tamamlamak için finans ekiplerine ihtiyaç duyarken, aynı zamanda daha stratejik, analitik ve danışmanlık rolleri de üstleniyor. Finans otomasyonu, bu yeni gerçeklikte başarılı olmak için gereken verimliliği, görünürlüğü ve doğruluğu sağlamaya yardımcı olabilir. Bunlar avantajlara verilebilecek örneklerden bazılarıdır.

• Hata azaltma: Finans otomasyonu, veri girişi ve hesaplamalar gibi insan hatasına eğilimli alanları otomatikleştirerek bu riski en aza indirmeye yardımcı olur. Ayrıca verilerin doğruluğunu ve kalitesini sağlamak için veri doğrulamayı otomatikleştirebilir.
• Zaman ve maliyet tasarrufu: Finans ekipleri daha azıyla daha fazlasını yapma baskısıyla karşı karşıyayken, maliyet ve zaman tasarrufu, otomasyonun en önemli avantajlarından biridir. Duke Üniversitesi Fuqua İşletme Fakültesi ve Richmond ve Atlanta Federal Rezerv Bankaları tarafından 2024 yılında yapılan bir ankette, ankete katılan CFO'ların %87'si maliyet tasarrufu avantajları için otomasyon uyguladıklarını söyledi. American Express'in 2023 Amex Trendex: B2B Edition raporunda, ankete katılan işletmelerin %36'sı ödeme otomasyonunun tek başına finans ekiplerine yılda 500 saatten fazla zaman kazandırdığını belirtiyor.
• Daha fazla görünürlük: Finans otomasyonu platformları, farklı kaynaklardan gelen finans verilerini merkezi bir havuzda birleştirerek organizasyondaki herkesin erişim yetkilerine göre doğru bilgilere erişmesini sağlayabilir. Gerçek zamanlı raporlar, gösterge tabloları ve analizler oluşturabilirler. Böylece finans ekipleri finansal performansı izleyebilir, KPI'ları takip edebilir ve güncel bilgilerle trendleri gözlemleyebilir. Bu araçlar aynı zamanda mali işlemleri, faaliyetleri ve sistem içinde yapılan değişiklikleri belgeleyen kapsamlı denetim izleri tutarak organizasyonların denetim standartlarına ve iç kontrollere bağlılıklarını göstermelerine yardımcı olur. Organizasyon genelinde doğru finansal verilere, içgörülere ve analitiklere gerçek zamanlı erişim sayesinde paydaşlar daha bilinçli kararlar alabilirler.
• Daha iyi verimlilik: Otomasyon, genellikle doğruluğu artırırken finansal işlemlerin hızını büyük ölçüde hızlandırabilir. Finans otomasyonu, veri girişi ve işlemeyi otomatikleştirerek, iş akışlarını kolaylaştırarak, işlem işlemeyi hızlandırarak, gerçek zamanlı raporlama ve analitik sağlayarak, hata oranlarını azaltarak, kaynak tahsisini optimize ederek, uyumluluğu zorlayarak ve daha fazlasını yaparak organizasyonların verimliliği artırmasına ve işletme performansını geliştirmesine olanak tanır.
• Geliştirilmiş iş birliği: Otomasyonun finans departmanına entegrasyonu, iş birliğini çeşitli şekillerde geliştirebilir. Birçok organizasyonun bulut bilgi işlem platformları aracılığıyla finans otomasyonunu benimsemesiyle, uzaktan ve dağıtılmış erişim gelişir. Yani, birden fazla lokasyondaki ekipler tek bir paylaşılan veri kaynağı etrafında etkileşime geçebilir. Merkezi hâle getirilen bilgiler, iş akışları, veriler ve iletişimler ekip üyelerinin birlikte daha etkili çalışmasına olanak tanır. Ayrıca, finans birimleri daha az manuel görevi olacağı için organizasyon içindeki farklı işlevsel alanlar ve departmanlar arasında stratejik girişimlerde iş birliği yapma esnekliğine sahip olur.
• Dolandırıcılığı azaltma: Finans otomasyonunun en büyük avantajlarından biri dolandırıcılığı azaltmaktır ve CFO'lar bunu dikkate alır. PYMNTS tarafından Ekim 2023'te yayınlanan bir raporda, ankete katılan CFO'ların %63'ü önceki altı ay içinde dolandırıcılığın önlenmesi için belirli bir düzeyde özel otomasyon kullandıklarını bildirdiler. Otomatik sistemler büyük miktarda veriyi analiz edebilir, kalıpları tespit edebilir ve şüpheli işlemleri veya davranışları insanlardan çok daha hızlı bir şekilde tespit edebilir. Bu nedenle, organizasyonların dolandırıcılığı proaktif olarak tespit etmesine ve önlemesine yardımcı olmak için ideal araçlardır. Yapay zeka, bir soruna işaret edebilecek anormallikleri ve dengesizlikleri tespit etmek için büyük veri kümelerini hızlı bir şekilde analiz edebildiğinden, dolandırıcılık tespiti için güçlü bir potansiyele sahiptir.
• Gerçek zamanlı raporlama: Geleneksel, manuel süreçler; finans birimlerinin rapor oluşturmak için ciddi bir süreye ihtiyaç duyması anlamına geliyordu. Bu raporlar geçmiş içgörülere odaklanıyor, bu da paydaşlara ulaştıklarında içgörülerin muhtemelen eskimiş olacağı anlamına geliyordu. Finans otomasyonunun hızı ve doğruluğu, kritik finansal verilerin gerçek zamanlı olarak izlenmesine ve raporlanmasına olanak tanıyarak daha hızlı karar alma ve proaktif düzeltme yapma olanağı sağlar.
• Daha etkili risk azaltma: Organizasyonlar, finans otomasyonundan yararlanarak uyumluluk kontrollerini, doğrulama kurallarını ve onay iş akışlarını otomatikleştirerek uyumluluğu zorunlu hâle getirebilir. Teknoloji, finansal faaliyetlerin ayrıntılı ve kronolojik bir kaydını sağlayarak kapsamlı denetim izleri ve dokümantasyon tutar. Finans otomasyonu sistemleri finansal işlemleri, faaliyetleri ve anormallikleri gerçek zamanlı olarak izleyerek potansiyel riskler ya da şüpheli faaliyetler için uyarılar oluşturur.

Finans Otomasyonunun Riskleri

Finans liderleri, finans otomasyonu ile elde edilen avantajların yanı sıra potansiyel riskleri de ele almalıdır. Bu risklerin uygun şekilde ele alınmaması, şirketlerin yanlış verilere dayalı kararlar almasına ya da daha fazla uyum riskiyle karşı karşıya kalmasına neden olabilir. Potansiyel riskleri değerlendirirken göz önünde bulundurulması gereken bazı temel alanları inceleyelim.

• Uyumluluk: Uygun kontroller ve önlemler olmadan otomatikleştirilmiş bir finans sistemi uyumluluk riskini artırabilir. Otomatik finans süreçleri, karar alma ve raporlama için doğru ve güvenilir finansal verilere dayanır. Teknolojinin sağladığı verilerde yanlışlıklar veya hatalar varsa bu durum uyumluluk ihlallerine veya finansal raporlamada yanlış beyanlara yol açabilir. Finans otomasyonu sistemleri ayrıca veri gizliliği, güvenliği ve finansal işlemleri düzenleyen yasal şartlara ve endüstri standartlarına da uymalıdır. Organizasyonlar, uyumluluk risklerini azaltmak için politikaları, prosedürleri, kontrolleri, izleme mekanizmalarını ve düzenli denetimleri içeren sağlam bir uyumluluk yönetimi çerçevesi uygulamalıdır. Şirketlerin bu teknolojilerin organizasyonda tam olarak nerede ve nasıl kullanıldığını bilmesi kritik önem taşır.
• Beceri/yetenek: 2023 yılında Forrester tarafından işletme yöneticileri arasında yapılan bir ankete göre, çalışanların yerinin otomasyonun alması endişesi, finans ve muhasebe görev otomasyonunun benimsenmesini engelleyen ilk üç sorundan biriydi. Uygun şekilde yönetilmediğinde, finans otomasyonunu benimsemek en iyi yeteneklerinizin bir kısmını korkutabilir. Şirketler ayrıca otomasyona geçerken çalışanların basit görevleri tamamlamaktan daha derin analitik işler yapmaya geçiş yapmalarına yardımcı olmak için iş güçlerinin yeteneklerini artırmaları da gerekebilir. Bununla birlikte, otomasyonu benimsememenin yetenek riski daha büyük olabilir. Aynı anket, katılımcıların yarısından fazlasının düşük değerli, manuel işlerin yüksek hacmi nedeniyle çalışanları elde tutmakta zorlandığını ortaya koyuyor. Çalışanların otomasyon konusundaki endişelerini gidermek için liderlerin, herkesin otomasyonla birlikte kendi rolünü görebileceği ve otomasyonun işlerini nasıl daha iyi hâle getireceğini anlayabileceği ikna edici bir vizyon oluşturması ve iletmesi gerekir. Yöneticilerin, finans uzmanlarının otomasyonun arttığı bir ortamda başarılı olmak için gereken becerileri kazanmaları, finansman ve çalışan zamanının ayrılmasına bağlıdır.
• Teknoloji: Teknoloji uygulaması doğası gereği bir miktar risk taşır. Kötü tasarlanmış veya uygulanmış teknoloji, mevcut sistemlerle etkisiz entegrasyon ya da işletme açısından yanlış yazılım seçimi, finans otomasyonu projelerinin yatırım getirisini ortadan kaldırabilir. Şirketin BT altyapısı yeni finans otomasyonu araçlarını çalıştıracak kapasiteye veya ölçeklenebilirliğe sahip değilse performans sorunları ortaya çıkabilir. Finans otomasyonu sistemleri şirketin BT altyapısı ile uyumlu olmayabilir. Organizasyonların mevcut BT altyapılarını, olası sorunları ve bunları en iyi nasıl azaltabileceklerini değerlendirmeleri kritik önem taşır. Finans otomasyonunu başarılı bir şekilde eklemek için basit bir teknoloji eklentisinden daha fazlası gerekli olabilir ve bunun yerine mevcut sistemlerin ve süreçlerin kapsamlı bir şekilde yeniden değerlendirilmesi gerekebilir.
• Güvenlik: Yanlış veya etkili bir şekilde uygulanmayan ya da yönetilmeyen bir otomasyon sistemi, veri güvenliği ihlalleri, içeriden gelen tehditler, kötü amaçlı yazılım ve fidye yazılımı saldırıları gibi güvenlik risklerini beraberinde getirebilir. Finans süreçlerinin otomasyonu kapsamında müşteri bilgileri, ödeme ayrıntıları ve işlem kayıtları dahil olmak üzere gizli finansal verilerin işlenmesi da yer aldığından, şirketler verilerin güvenliğini sağlamak için uygun adımları atmalı ve geçerli tüm gizlilik düzenlemelerine uymalıdır. Tüm otomasyon sistemleri aynı değildir. Bu nedenle şirketler her birinin veri şifreleme, kimlik doğrulama, yetkilendirme ve yedeklemeyi nasıl ele aldığını ve uyduğu güvenlik standartlarını ve sertifikalarını araştırmalıdır. Şirketler dahili olarak erişim kontrolleri, denetim izleri uygulamalı ve otomatikleştirilmiş finans süreçlerinin getirdiği güvenlik riskleri ve sorumluluklar konusunda çalışanlarına eğitim vermelidir.
• Beceri açıkları ve eğitim: Otomasyonun hızla ilerlemesi finans alanında ihtiyaç duyulan becerilerin değişmesine neden oldu. Bu nedenle, finans liderleri teknolojiyi ve teknolojiyle etkili bir şekilde nasıl çalışacaklarını bilen bir iş gücü oluşturmaya çalışıyor. Araştırmalar birçok organizasyonun bu konuda yetersiz kaldığını gösteriyor. 2024'te Pluralsight tarafından hazırlanan raporda, ankete katılan yöneticilerin %95'i yapay zeka girişimlerinin bu araçları etkin bir şekilde kullanabilecek personel olmadan başarısız olacağına inanıyor. Yine de 2023'te Boston Consulting Group tarafından yapılan bir ankete göre, çalışanların %86'sı yapay zeka ve otomasyon konusunda eğitime ihtiyaç duyacaklarını düşünürken, yalnızca %14'ü anket tarihine kadar eğitim aldığını bildirmiştir. Yetenek açığı kapatılmadan, finans otomasyonunun yatırım getirisinin tam olarak elde edilmesi olası değildir.
• Eski sistemler: Forrester tarafından yapılan ankete göre, yeni teknolojiyi eski sistemlerle entegre etmenin zorluğu, finans otomasyonunun benimsenmesini engelleyen en önemli sorunlardan biri olarak gösterildi. Eski sistemler; eski teknolojileri, karmaşıklıkları ve sınırlamaları nedeniyle finans otomasyonu girişimleri açısından önemli zorluklar teşkil eder. Eski sistemlerde modern uygulama programlama arayüzleri (API'ler) ve entegrasyon özellikleri yoktur. Bu nedenle, daha yeni otomasyon yazılımlarıyla bağlantı kurmayı imkansız kılmasa da zorlaştırır. Eski sistemler entegre olmadığından, veri siloları ve tutarsızlıklara yol açar. Bu durum, otomasyon amacıyla verilerin ayıklanması, toplanması ve normalleştirilmesinde sorunlara neden olur. Ayrıca otomasyon araçlarının gerektirdiği ölçeklenebilirlik ve performans özelliklerine ve muhtemelen uygun güvenlik altyapısına da sahip değildir. Otomasyon girişimlerini eski sistemlerinde çalıştırmaya çalışan organizasyonlar yüksek maliyetler, kapsamlı özelleştirme ve otomasyon çalışmalarının başarısını engelleyebilecek ya da önleyebilecek başka engellerle karşılaşma riskiyle karşı karşıyadır.

Finans Otomasyonu Kurma

Finans otomasyonu uygulamak, özellikle de hâlâ eski sistemleri kullanan şirketler için önemli bir girişim olabilir. Şirketler, yatırımlarından en iyi şekilde yararlanmak için halihazırda mevcut olan kurulumu değerlendiren, güncellemek için gereken kaynakları belirleyen ve bir uygulama stratejisini detaylandıran ölçülü ve kapsamlı bir süreç izlemelidir. Uygulamadan sonra bile, şirketlerin her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için otomatik süreçleri izlemesi, yinelemesi ve iyileştirmesi gerekecektir. İşte size başlamanız için üst düzey bir yol haritası.

1. Mevcut süreçleri değerlendirin: Otomasyon fırsatlarını belirlemek için mevcut finans süreçlerinizi değerlendirin. Her süreç otomasyon için uygun değildir. Bu durum, özellikle de otomasyon dağıtımının ilk aşamaları için geçerlidir. Tekrarlayan, yüksek hacimli ve yüksek düzeyde insan düşüncesi gerektirmeyen görevlere öncelik verin. Bu adımın sonucunda, organizasyonunuzda neleri otomatikleştirmek istediğinize dair kapsamlı ve önceliklendirilmiş bir liste elde edersiniz.
   
   
2. Mevcut kurulumu değerlendirin: Şirketin halihazırda sahip olduğu sistemleri analiz edin. Veri siloları veya birbirinden kopuk işletme süreçleriyle mi uğraşıyorsunuz? Sistemleriniz entegre mi? Finans otomasyonu güvenilir verilere sahip, birbirine bağlı sistemlere bağlı olduğundan, organizasyonunuzun çözümün üzerinde çalışabileceği güçlü bir temele sahip olmasını sağlamak için değişiklikler yapması gerekebilir.
   
   
3. Otomasyon araçlarını seçin: Organizasyonunuzun ihtiyaçlarını, gereksinimlerini ve bütçesini karşılayan otomasyon araçlarını araştırıp seçin. Çözümleri değerlendirirken işlevsellik, ölçeklenebilirlik, güvenlik, kullanım kolaylığı, entegrasyon yetenekleri ve satıcının itibarı göz önünde bulundurulması gereken önemli noktalardır. Çözüm mevcut sisteminizle entegre olabilir mi? Daha önceki adımlarda belirttiğiniz ihtiyaçları karşılıyor mu? Şirketinize, geliştikçe ve genişledikçe yeni yapay zeka ve üretken yapay zeka özellikleri eklemek de dahil olmak üzere büyüme ve değişim alanı sağlayacak mı?
   
   
4. Uygulama stratejisini planlayın: Kapsamı, zaman çizelgesini, kaynakları ve kilometre taşlarını özetleyen ayrıntılı bir uygulama stratejisi geliştirin. Önemli paydaşlar için rol ve sorumlulukları tanımladığınızdan emin olun. Finans otomasyonu girişiminizin etkisini ve başarısını ölçecek KPI'ları belirleyin.
   
   
5. İş akışlarını ayarlayın: Öncelikle işi oluşturan görevleri belirleyerek iş akışlarını ayarlayın. Ardından bu görevlerin nasıl yapılması gerektiğini belirleyen kuralları ve mantığı oluşturun. Kurallar ve mantık genellikle programa hangi eylemleri gerçekleştireceğini ve bir görevden diğerine nasıl geçeceğini bildiren talimatlar gibi hareket eden bir dizi "if-then" ifadesidir. Örneğin, bir gider yönetimi iş akışı şunlardan oluşabilir:
   • Çalışan bir gider raporu gönderir.
   • Gider raporunu bildirmek için çalışanın yöneticisine otomatik olarak bir e-posta gönderilir.
   • Yönetici gider raporunu onaylar.
   • Onaylanan gider raporu finans ekibine gönderilir.
   • Finans ekibi gider raporunu onaylar.
   • Geri ödeme yapılır.
   • Makbuz, masraf ve rapor saklanır.
     
     
6. İş akışlarını test edin: Otomasyonun beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için otomasyon iş akışlarını, veri entegrasyonunu ve sistem performansını kontrollü bir ortamda test edin. Her türlü sorunu veya iyileştirme alanını belirlemek için kullanıcılardan geri bildirim toplayın.
   
   
7. Devreye alın ve izleyin: Otomatikleştirilmiş süreçleri üretimde devreye alın ve performanslarını, etkinliklerini ve işletme operasyonları üzerindeki etkilerini yakından izleyin. Otomasyon girişiminin başarısını değerlendirmek ve gerektiğinde ayarlamalar yapmak için KPI'ları ve kullanıcı geri bildirimlerini takip ettiğinizden emin olun.
   
   
8. İterasyon yapın ve geliştirin: Finans otomasyonu girişiminizle ilgili sürekli iyileştirme kültürü oluşturun. Geri bildirimlere, içgörülere ve çıkarılan derslere göre iterasyon yaparak süreçlerinizi iyileştirin. Özellikle yapay zekanın finans otomasyonu alanındaki hızlı ilerlemesi göz önüne alındığında, daha fazla optimizasyon, yenilik ve genişleme için her zaman yer olacaktır.
   
   

Finans Otomasyonunun İşletmeniz İçin Doğru Olup Olmadığını Anlama

Organizasyonun finans otomasyonuna hazır olup olmadığının belirlenmesi çok yönlü bir süreçtir ve çeşitli alanların değerlendirilmesini içerir. Temel düzeyde, öncelikle mevcut BT altyapınızın finans otomasyonunu destekleyip desteklemediğini ve desteklemiyorsa geliştirmek için kaynak açısından neler gerekeceğini belirlemek önemlidir.

Finans otomasyonu konusunda üst düzey yönetim, finans ekipleri ve BT departmanları gibi önemli paydaşların katılımı kritik bir başarı faktörü olacaktır. Otomasyonun işlerin yerini alacağına dair haklı bir korku var ve bu da değişime açık olmayan bir kültür ortaya çıkarabilir. Liderler etkili değişim yönetimi için zaman ve kaynak ayırmalıdır. Personele otomasyonun finans işlerini nasıl daha ilginç ve ödüllendirici hâle getireceğini ve kariyer beklentilerini nasıl iyileştireceğini göstermeleri gerekir.

Yetenek perspektifinden bakıldığında, liderlerin otomasyon girişimlerini uygulamak ve yönetmek için gerekli yeteneklere, uzmanlığa ve kaynaklara sahip olup olmadıklarını değerlendirmeleri gerekir. Otomasyon, işin doğasını temelden değiştirirken bir yetenek geliştirme programı insanların daha manuel görevlerden daha üst düzey, analitik ve iş birliğine dayalı işlere geçmelerini sağlama konusunda değerli olacaktır.

Son olarak, pratik açıdan bakıldığında, maliyet ve finans otomasyonu yazılımını kimin sağlayacağı ile ilgili kritik sorular vardır. Örneğin, otomasyonun potansiyel maliyetleri ve avantajları organizasyonunuzun bütçesi ve öncelikleri ile uyumlu mu? Finans otomasyonunu destekleyen ERP sistemlerine yatırım yapmak için net bir iş senaryosu oluşturabilir misiniz? Organizasyonunuz için doğru teknoloji sağlayıcısını buldunuz mu? Finans otomasyonunu uygulamak tek seferlik bir iş değil, uzun vadeli bir dönüşüm girişimidir. Doğru iş ortağıyla çalıştığınızdan emin olmanız gerekir.

Oracle ile Otomasyonu Benimseyin

Finansın geleceği artık bizimle ve işletmeler için rekabet ortamını şimdiden yeniden şekillendiriyor. Finans süreçlerini gelişen teknolojileri kapsayacak şekilde yeniden tasarlamayan organizasyonlar, rakiplerinin gerisinde kalma, yetenekleri çekme ve elde tutma oranında azalma, içgörüleri gözden kaçırma, hatalı raporlama yapma ve çalışan verimliliğinde azalma gibi risklerle karşı karşıyadır. Finans otomasyonuna yatırım yapmak, kuruluşunuzun veri merkezli kararlar alma becerisi üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir ve böylece sektörünüzdeki ve pazarınızdaki sürekli değişime ayak uydurabilirsiniz.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) ve Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) şirketlerin alacaklar ve borçlar muhasebesi, nakit yönetimi, sabit varlıklar ve raporlama dahil olmak üzere finansal süreçleri otomatikleştirmelerine ve bağlamalarına yardımcı olur. Oracle Fusion Cloud Applications'daki yapay zeka özellikleri, haftalık tahminleri otomatik olarak oluşturmak üzere özelleştirilmiş tedarikçi ödeme planları ve nakit tahminleri oluşturmak için dinamik indirim içerir. Oracle Cloud Applications, Oracle Cloud Infrastructure (OCI) üzerinde çalışır ve bu uygulamaları çalıştırmak için özel olarak tasarlanmış yeni nesil bir bulut altyapısı üzerinde eksiksiz bir bulut uygulamaları paketi sağlar. Bu benzersiz kombinasyon, organizasyonların Oracle Fusion Applications'a gömülü güçlü geleneksel ve üretken yapay zeka özelliklerini devreye almasına olanak tanır. Sonuç ne olur? Finans ekibinin üzerinde çalışabileceği daha iyi veriler ve bu verileri kullanmaya odaklanmak için daha fazla zaman.

Finans Otomasyonu ile İlgili SSS

Finans tamamen otomatikleşecek mi?
Otomasyonun finans departmanı üzerinde oldukça büyük bir etkisi vardır. Accenture, finans birimlerinin işlemsel işlerinin %80'e varan kısmının otomatikleştirilebileceğini tahmin ediyor. Ancak finans uzmanlarının yerini tamamen otomasyonun alması pek olası görünmüyor. Finans mesleği; yaratıcılık, muhakeme, duygusal zeka, ilişki kurma ve eleştirel düşünmeyi sağlamak açısından insan müdahalesine ihtiyaç duymaya devam edecektir. Otomasyon, geleneksel olarak önemli bir alan kaplayan manuel, tekrarlayan görevleri yerine getirerek finans personelinin daha karmaşık analizlere ve stratejik karar alma süreçlerine odaklanmasına olanak tanıyacaktır.

Finans alanında RPA nedir?
RPA ya da robotik süreç otomasyonu, finans alanında yinelenen ve zaman alan süreçleri yönetmek için az kodlu yazılım botları kullanır. RPA, finans alanında çok az insan kararı gerektiren veya hiç gerektirmeyen kural tabanlı süreçleri, yapılandırılmış veri kümeleriyle otomatikleştirmek için idealdir. Veri ayıklama, form doldurma ve onayları yönlendirme gibi örnekler verilebilir.

Finans alanında akıllı otomasyon nedir?
Akıllı süreç otomasyonu olarak da bilinen akıllı otomasyon (IA), tek başına RPA'dan daha gelişmiş özellikler sunmak için RPA, makine öğrenimi, doğal dil işleme ve yapay zeka dahil olmak üzere çeşitli gelişmiş teknolojileri bir araya getirir. IA; görevleri yazılım komut dosyalarında insanlar tarafından tanımlanan kuralları izleyerek tamamlayan RPA'nın aksine, uyum sağlayabilir ve deneyimlerden öğrenebilir. IA, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış verileri analiz edebilir, değişen koşullara uyum sağlayabilir ve kalıpları belirleyerek ve geçmiş deneyimlere dayalı kararlar alarak zaman içinde performansı artırabilir. Bu olanak, IA'nın insan benzeri karar alma ve problem çözme yetenekleri gerektiren karmaşık, bilişsel görevleri yerine getirmesini sağlar. Örneğin, faturalar söz konusu olduğunda RPA, rakamlar ve değerler biçiminde yapılandırılmış verilerden oluşan önceden tanımlanmış kurallara ve şablonlara uyan faturaları işleyebilir. Ancak IA, yapılandırılmamış verileri de içeren çeşitli fatura formatlarındaki verileri yorumlayabilir ve ayıklayabilir, satıcıya özgü formatları öğrenebilir ve sapmalara uyum sağlayabilir.