ERP Finans Modülü Nedir? Özellikler ve Avantajlar

Finans modülü, yazılım platformunun ilk sürümlerinden beri ERP'nin temel bir bileşeni olarak yer alıyor. Günümüzün ERP sistemleri standart paketin bir parçası olarak ek özellikler ve modüller sunsa da, ERP'nin temel işlevi değişmemiştir: organizasyonların ürün ve hizmet üretimini, teslimatını ve belki de en önemlisi, bu süreçteki nakit akışını yönetmelerine destek olmak. Finans modülü bu çalışmalar için hayati önem taşır. ERP'nin diğer temel bileşenleri arasında tedarik zinciri yönetimi, üretim, insan kaynakları yönetimi ve kurumsal performans yönetimi özellikleri bulunur.

ERP Finans Modülü Nedir?

ERP finans modülü, bir şirketin finansal işlevlerini ve performansını yöneten ve otomatikleştiren bir ERP sisteminin temel bileşenidir. Çeşitli finansal veri akışlarının bir araya geldiği finansal merkez olarak işlev görür ve borç ve alacak hesapları, giderler, faturalar, gelir tanıma ve varlık yaşam döngüsü yönetimi gibi muhasebe ve finansal yönetimle ilgili görevleri düzenlemek ve otomatikleştirmek üzere tasarlanmıştır. Ayrıca, standart raporlama ve mali tablolar yoluyla finansal içgörüler sunar ve mevzuata uyumu kolaylaştırır. ERP finans modülleri, bir organizasyonun temel performans göstergelerine (KPI'lar), işletmeyi etkileyen daha geniş trendlere ve karlılığın altında yatan faktörlere ilişkin daha stratejik analizler yapılmasına olanak tanır. Finans departmanındaki en üst düzey yöneticilerden (CFO ve denetleyiciler gibi) alt kademe bütçe analistlerine ve mali denetçilere kadar neredeyse herkes, ERP finans sistemini günlük olarak kullanmaktadır.

Ana Fikirler

• ERP finans modülünün temel hedefi, bir organizasyonun mali performansını takip etmek, değerlendirmek ve raporlamaktır. Aynı zamanda bir organizasyonun finansal planlama ve tahmin süreçleri için de hayati önem taşır.
• Finans modülü, en sık kullanılan ERP modülüdür ve gelir ile nakit akışını izlediğinden dolayı herhangi bir ERP platformunun temelini oluşturur.
• Bir ERP finans modülünün temel avantajları arasında finansal şeffaflığın artması, daha bilinçli kararlar alınması, verimliliğin yükselmesi ve nakit sıkışıklığı gibi finansal zorluk risklerinin azaltılması bulunur.
• ERP finans modülleri, nakit akışını daha etkin yönetmek ve eksiklik riskini minimize etmek amacıyla, tahmine dayalı analitik gibi finansal karar vermeyi destekleyen yapay zeka özelliklerini giderek daha fazla bünyesine katıyor.
• Finans modülleri, finansal verilerin bütünlüğünü koruyabilir, muhasebe standartlarına ve düzenlemelerine uyumu kolaylaştırabilir ve bir şirketin mali durumuna dair anlık içgörüler sunabilir.

ERP Finans Modülü ile İlgili Açıklamalar

ERP finans modülleri, organizasyonların finans, muhasebe, iç denetim ve hatta varlık yönetimi ekiplerince yaygın olarak kullanılır. Bu modüller, bir organizasyonun tamamındaki işlemleri ve finansal verileri toplayarak finans yönetimini destekler. Bu, finans ekiplerine analiz yapma, karar verme ve bir işletmenin nakit akışıyla ilgili süreçleri otomatikleştirme konularında ihtiyaç duydukları bilgileri sunar. Bir diğer temel amaç, halka açık şirketlerin ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu'na yaptığı dosyalamalar gibi mevzuat şartları da dahil olmak üzere, bir organizasyonun mali performansı hakkında raporlama yapmaktır.

Küresel çapta faaliyet gösteren bir küçük ev aletleri üreticisi olduğunuzu ve mikrodalga fırınlarınızın yüksek voltajlı transformatörler gerektirdiğini hayal edin. Birden fazla ülkede, farklı para birimleri ve muhasebe kurallarıyla cihaz satışı yaptığınızı düşünürsek her bir cihaz satışından elde ettiğiniz gelir miktarı nedir? Yüksek gerilim trafo tedarikçilerinize ne zaman ve ne miktarda ödeme gerçekleştiriyorsunuz? Üretim yaptığınız dört fabrikanın her birinin mevcut değeri nedir? Mikrodalga fırınlarınız tost makinelerinize veya fritözlerinize göre ne kadar kârlı?

Çok sayıda coğrafya, ürün grubu, üretim tesisi ve tedarikçi ağını göz önünde bulundurduğunuzda, bu kapsamlı ve karmaşık finansal verileri izleyen bir ERP finans modülü olmadan bu soruları cevaplamak son derece güç olabilir. Özellikle organizasyonunuzun finansal verileri birden fazla finansal sisteme yayılmışsa bu tür soruları cevaplamak zaman alabilir ve hatalara yol açabilir. Bir ERP finans modülü, çeşitli sistemleri ve veri kaynaklarını otomatik olarak entegre edip raporlama, muhasebe standartlarına uyum ve finansal planlama gibi mali işlerinizin tüm alanlarını yönetmeyi basitleştirebilir.

ERP finans modülleri; şirketler arası vergi muhasebesi, transfer fiyatlandırmasının takibi ve faturaların işlenmesi ve eşleştirilmesi gibi pek çok rutin finansal işlemin otomatik hale getirilmesine de katkı sağlayabilir.

Buna ek olarak modüller, nakit akışını optimize etmeye yardımcı olmak için yapay zeka ve öngörüye dayalı analiz gibi gelişmiş özellikler sunabilir. Bu sayede, nakit sıkıntısı riskini en aza indirirken, mevcut nakdinizi mümkün olan en verimli şekilde kullanabilirsiniz. Finans modülleri, fatura girişini otomatikleştirmek ve doğruluğu artırmak amacıyla belge tanıma ve optik karakter tanıma teknolojilerinden yararlanabilir. Fatura okuma sürecini geliştirmek için makine öğreniminden yararlanabilirler. Böylece, belirli tedarikçi veya müşterilerden gelen faturalardaki farklı öğelerin konumlarını öğrenerek fatura giriş işlemini daha verimli hale getirebilirler. ERP finans modülleri uzun zamandır kullanılıyor olsa da yapay zeka, makine öğrenimi, tahmine dayalı analitik ve karakter tanıma gibi yenilikçi teknolojiler, bu modüllerin değerini ve etkisini önemli ölçüde artırdı. Finans modülleri genellikle bulut hizmetleri şeklinde sunulduğundan, yeni özellikler eklemek amacıyla sık sık güncellenebilir. Bu durum, günümüzdeki hızlı inovasyon temposunun devam edeceğine işaret ediyor.

ERP Finans Modülü Özellikleri

Bir ERP finans modülü, finans departmanının çok çeşitli görev ve sorumluluklarını kapsar. Bir finans modülünün işlevini daha iyi kavramak için temel özelliklerinden bazılarını ayrıntılı olarak ele alalım.

ERP Finans Modülünün Temel Avantajları

Daha önce de belirtildiği üzere, finans herhangi bir ERP sisteminin temel bileşenlerinden biridir. Bu modül, finans liderlerinin tahminlerinin doğruluğunu artırmasına, raporlama süreçlerini hızlandırmasına, karar verme sürecini kolaylaştırmasına ve risk ile uyumluluk yönetimini iyileştirmesine olanak sağlar. Organizasyonlar ve liderler için başlıca avantajlardan bazılarına göz atalım.

• Daha fazla finansal şeffaflık: Organizasyonlar, düzenli olarak (ideal olarak gerçek zamana yakın) güncellenen rakamlarla şirket genelinde ve konsolide finansal işlemlerde daha net bir görünürlük elde eder. Analitik ve raporlama özellikleri, hem finans hem de finans dışı yöneticilerin organizasyonun mali durumu hakkında hızlı bir içgörü elde etmesini sağlar.
• Daha bilinçli karar alma: Bu şeffaflık karar alma sürecine de yansır çünkü doğru ve anlık veriler ile gelişmiş analitik, yöneticilerin kararlarının etkisini ve şirket için en faydalı olanı daha iyi kavramalarına olanak tanır. Bu veriler sayesinde organizasyonlar, giderleri ve gelirleri daha isabetli bir şekilde öngörerek daha doğru bütçeler ve planlar oluşturabilir.
• Daha yüksek verimlilik: Faturalama gibi zaman alıcı ve hata riski taşıyan manuel süreçleri otomatikleştirme kabiliyeti, tüm finans operasyonlarını hızlandırarak şirketlerin hesaplarını daha çabuk kapatmasına ve kritik finansal raporları daha erken tamamlamasına imkan sağlar. Bu sayede finans ekipleri analiz, senaryo modelleme ve diğer katma değerli faaliyetlere odaklanmak için daha fazla zaman kazanır.
• Daha az risk: Organizasyonlar; dahili kontroller, uyumluluk ve yönetişimle ilgili işlemlerin büyük kısmını otomatikleştirerek uyumsuzluktan kaynaklanan riskleri ve giderleri azaltabilir.

ERP Finans Modülleri ile Yönetilen Süreçler

Yukarıda bahsedilen özelliklerin çoğu, yaygın finansal süreçlerde kilit bir öneme sahiptir. Örneğin, alacak hesapları yetenekleri, siparişten tahsilata dönüşüm sürecinin temel bir bileşenidir. Önde gelen ERP sistemleri yenilikçi yaklaşımlarını sürdürdükçe ve gelişmeye devam ettikçe, organizasyonlar bu sistemleri daha karmaşık süreçleri yönetmek ve çoğu durumda otomatikleştirmek için kullanabilme imkanına sahip olacak. Bu işlemler genellikle birbiriyle ilişkilidir ve diğer temel sistemlerle entegrasyon gerektirir. ERP finans modülünüz üzerinden yönetebileceğiniz ve yönetmeniz gereken 13 temel süreci aşağıda listeledik:

• Varlık satın almadan itfaya. Edinme, muhasebeleştirme ve kayıt altına alma; amortisman ayırma; kayıttan çıkarma ve elden çıkarma ve varlık yönetimi içgörülerini kapsayan varlıkların tüm yaşam döngüsünün yönetilmesi bu kapsamda değerlendirilir. Bu süreci değerlendirmek için sıkça kullanılan KPI'lar arasında sabit varlık devir hızı oranı ve sabit varlık kayıp yüzdesi yer alır.
• Bütçeden onaya. Bu, bütçe stratejisinin belirlenmesini ve bütçe hedeflerinin dağıtılmasını, varsayımların oluşturulmasını ve doğrulanmasını, fikir birliğine varılmasını, takip ve konsolidasyonu ve bütçe onayının alınmasını içerir. Bu süreci değerlendirmek için kullanılabilecek KPI'lar arasında bütçenin hazırlanması, onaylanması ve birleştirilmesi için geçen süre ile bütçe sapma oranı yer alır.
• Gider raporundan geri ödemeye. Bu süreç, gider politikalarının belirlenmesini, gider raporlarının işlenmesini, kredi kartı hareketlerinden işlemlerin alınmasını, nakit avansların yönetimini ve analizler ile denetimlerin gerçekleştirilmesini içerir. Bütçeye kıyasla gerçekleşen giderler, gider-satış oranı ve ödeme döngüsü süresi burada performansı takip etmenize yardımcı olur.
• Tedarikçi faturasından ödemeye. Tedarikçi ödemelerini gerçekleştirmek; avans ve indirimleri düzenlemek, borçları ödemek, borç ödeme programını yönetmek, denetimleri, anlaşmazlıkları ve onayları idare etmek gibi işlemleri kapsar. Bu süreç için yaygın kullanılan performans göstergeleri arasında işlenen ödeme adedi, borçların ödeme süresi (gün) (DPO) ve elde edilen indirim oranı bulunmaktadır.
• Müşteri faturasından makbuza. Ürünleriniz veya hizmetleriniz için ödeme alabilmek amacıyla işlem oluşturma, fatura gönderme, faturalama sorunlarını ele alma, ödemeleri işleme, düzeltmeleri kaydetme, alacak faaliyetlerini yönetme ve alacakları kapatma süreçlerini planlamanız gerekmektedir. Ortalama fatura yaşı, alacakların tahsil süresi (gün) (DSO) ve itiraz edilen faturaların yüzdesi gibi göstergeler performansı değerlendirmede yardımcı olabilir.
• Müşteri bildiriminden tahsilata. Tahsilat süreci, müşteri ekstrelerinin hazırlanması ve iletilmesinden, tahsilat işlemlerinin yönetilmesine (işlemler, yazışmalar, anlaşmazlıklar, vb.) kadar tüm aşamaları kapsar. Ayrıca, uzlaşma süreçlerini ele alır, tahsilat verimliliğini en üst düzeye çıkarır ve ödenmemiş alacakları takip eder. Bu süreç için performans göstergeleri, vadesi geçmiş hesapların sayısını, mutabakat süresini ve tahsilatları yönetme süresini kapsar.
• Banka hareketinden nakit pozisyonuna. Banka faaliyetlerinin mutabakatı; ödemeler, bordro, tahsilatlar, yatırımlar ve borçlanma gibi işlemlerin incelenmesini ve doğrulanmasını, bankalar arası işlemlerin başlatılmasını ve dönem sonu pozisyonlarının yönetimini kapsar. Bu süreç için yaygın kullanılan KPI'lar arasında mutabakat süresi ve toplam mutabakat sayısı yer alır.
• Günlük kapanıştan finansal tahmine. Günlük finansal işlemler, tahminleme için gerekli verilerin temelini oluşturur. Bu, yardımcı defter işlemlerinin kaydedilmesini, anormalliklerin tespit edilmesini, kurumsal standartlara uygun hale getirilmesini, günlük faaliyetlerin incelenmesini ve finansal öngörülerin oluşturulmasını kapsar. Mutabakat süresi ve toplam mutabakat sayısı, performansı ölçmek için kullanılan KPI'lardan bazılarıdır.
• Dönem kapanışından finansal rapora. Bir mali dönemin sonunda yardımcı defterlerin kapatılması, proforma genel muhasebe defterlerinin hazırlanması, hesapların mutabakatı, defterlerin kapatılması, bağlı şirketlerin sonuçlarının kurumsal hesap planına konsolide edilmesi, finans yönetiminin ve hesaplarının incelenmesi ve onaylanması, finansal tabloların yayınlanması ve güvenli bir şekilde paylaşılması ile tahminlerin güncellenmesi gibi işlemler gerçekleştirilir. Defterleri kapatma süresi ve raporları yayınlama süresi, etkinliği ölçmek için yaygın olarak kullanılan KPI'lar arasında bulunur.
• Rapordan tahmine. Raporlardan elde edilen verilerin tahminlere temel oluşturması süreci cari dönem performansının gözden geçirilmesini; tahminlerin en son verilerle güncellenmesini; gerçekleşenleri dahil etmek için tahminlerin ileriye doğru yuvarlanmasını; varyansların değerlendirilmesini ve eğilimlerin analiz edilmesini; tahminlerin güncellenmesini, izlenmesini ve konsolide edilmesini ve mali planların güncellenmesini gerektirir. Bu süreç için yaygın olarak kullanılan KPI'lar arasında varyans yüzdesi, varyans analizi süresi ve tahmin güncelleme süresi bulunmaktadır.
• Dönem kapanışından vergi karşılığına. Bu süreç, dönem sonunda farklı vergi bölgelerindeki vergi karşılıklarının doğruluğunu denetler. Bu süreç, şirket genelinde kapanış durumunun takibini, vergi karşılıklarının hesaplanmasını, incelenmesini ve onaylanmasını, vergi yevmiye kayıtlarının iletilmesini ve finansal raporlama için vergi dipnotlarının hazırlanıp dahil edilmesini kapsar. KPI'lar arasında karşılık düzeltmelerinin sayısı ve tutarı ile vergi hazırlığı için harcanan toplam kişi saati gibi ölçütleri kullanarak mevcut durumunuzu değerlendirebilirsiniz.
• Vergi karşılığından yasal dosyalamaya. Çok sayıda bölgede yasal vergi belgelerinin zamanında ve hatasız şekilde dosyalanması kapsamında dönem sonunda vergi karşılıklarının hesaplanmasını, ek verilerin işlenmesini, transfer fiyatlandırmasının yönetimini, raporlama verilerinin hazırlanmasını, mevzuata uygun iade belgelerinin düzenlenmesini ve yasal dosyalamaların tamamlanması gerekir. Bu süreç için yaygın olarak kullanılan KPI'lar arasında efektif vergi oranı (ETR) ve vergi beyannamelerinin zamanında teslim edilme oranı yer alır.
• Müşteri sözleşmelerinden gelir. Müşteri sözleşmelerinden elde edilen gelirin muhasebeleştirilmesi genellikle uzun bir sürece yayılır. Bu süreç, müşteri işlem verilerinin toplanması, muhasebe sözleşmelerinin belirlenmesi, performans yükümlülüklerinin saptanması, işlem fiyatlarının tanımlanması ve dağıtılması, gelirin kaydedilmesi ve olası değişikliklerin yönetilmesi gibi adımları içerir. KPI'lar gibi gelir muhasebeleştirme süresinin uzunluğu ve raporlama dönemi başına yapılan gelir muhasebesi girişlerinin sayısı, performansı değerlendirmede faydalı ölçütlerdir.

ERP Finans Modülü Örneği

Bir ERP finans modülü arayan işletmelerin seçebileceği çok sayıda sistem bulunur. Finans sisteminin seçimi kritik bir karar olduğundan, finans ve ilgili diğer departmanların yöneticileri, ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağını anlamak için her teklifi detaylı bir şekilde incelemelidir.

Şimdi bu iki seçeneği daha detaylı inceleyelim.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Bu ERP finans modülü, finans ekibinin verilerini ve süreçlerini borçlar, alacaklar, sabit varlıklar, giderler, raporlama, öngörü ve daha fazlası için destekle tek bir merkezde toplar. Bu özellikler bir araya geldiğinde, şirketlerin finansal verilerine anlık erişim sağlamasına, otomatik işlemler sayesinde sorunları önceden çözmesine, daha doğru veriler ve öngörülerle karar alma süreçlerini geliştirmesine, giderleri kontrol altında tutmasına ve harcamalara dair içgörü kazanmasına, nakit akışını hızlandırmasına ve nakit durumlarını yönetmesine olanak tanır. Bu modül, yerleşik yapay zeka özellikleriyle donatılmıştır. Örneğin, makine öğrenimi ve yapay zeka destekli analizler kullanarak istisna yönetimini sürekli olarak geliştirme imkanı sunar. Oracle Fusion Cloud Financials, küresel işletmelerin farklı muhasebe standartları ve yasal düzenlemelerle başa çıkmasına, çoklu para birimi ve dil desteğiyle işlem yapmasına, karmaşık sözleşme ve faturalama programlarını yönetmesine yardımcı olur. Ayrıca, varlık ve kira yönetimini otomatikleştirme gibi başka özellikler de sunar. Oracle Fusion Cloud Financials, uzmanlar tarafından sürekli olarak büyük şirketler için en iyi mali sistemler arasında değerlendirilen Oracle Fusion Cloud ERP'nin bir bileşenidir.
• Oracle NetSuite. NetSuite, 35.000'den fazla şirketin tercih ettiği bulut tabanlı bir ERP çözümü sunar. NetSuite ERP'nin temelinde finans bulunur çünkü AP, AR, genel muhasebe, raporlama, finansal konsolidasyon ve risk ve uyumluluk gibi finansal süreçlerin yönetiminde destek sağlar. ERP paketi, gelir tanıma, AP otomasyonu ve planlama ve bütçeleme gibi ek ihtiyaçları karşılamak için tamamlayıcı finans modülleri sunar. NetSuite Global Business Management, NetSuite ERP'nin özelliklerini, birden fazla yan kuruluşu veya çok sayıda para biriminde faaliyet gösteren iş birimleri bulunan küresel işletmeler için genişletilmiş destekle güçlendirir. NetSuite, ilerideki büyümeleri için sağlam bir temel atmak isteyen küçük ve orta ölçekli işletmelerin tercih ettiği önde gelen sistemlerden biridir.

Oracle ile Tüm Finansal Verileriniz Tek Bir Yerde

Her sektörden organizasyon, bir ERP finans modülü ararken, finans departmanlarının çeşitli ihtiyaçlarını karşılamak için yapay zeka destekli güçlü özelliklere sahip bir bulut sistemi tercih etmelidir. Oracle Fusion Cloud Financials, temel finansal yönetim süreçlerini otomatikleştiren ve işletmelere genel finansal durumları hakkında net bir içgörü sunan kapsamlı bir bulut finans platformudur. Oracle Fusion Cloud ERP'nin bir parçası olan bu modül, finansal verileri tedarik zinciri, projeler, müşteriler, çalışanlar ve diğer birçok alandaki kritik bilgilerle entegre eder.

Oracle Fusion Cloud Financials, finans departmanlarının verimliliğini artırır ve daha bilinçli işletme kararları almaları için gerekli olan ileriye dönük içgörüleri sunar. Bu ERP finans modülü, farklı sektörlerdeki küresel şirketlerin ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmış kapsamlı bir çözümdür. Temel muhasebe işlevlerinin yanı sıra yapay zeka destekli özelliklerle daha fazla otomasyon sağlayan özellikler içerir. Bu bulut çözümü sayesinde müşteriler, sık sık yapılan güncellemelerle sürekli yeniliklerden faydalanır. Makine öğrenimi, akıllı otomasyon ve analitik gibi teknolojileri kullanan bu çözüm, müşterilerin daha az kaynak harcayarak daha hızlı ve verimli sonuçlar elde etmesine yardımcı olur.

Sağlayıcılar en son teknolojik gelişmelerden yararlanmaya ve bu teknolojinin yapabileceklerini genişletmeye devam ettikçe ERP sistemleri yıllar içinde önemli ölçüde gelişti. Pek çok şey değişse de, bir gerçek hâlâ geçerliliğini koruyor: Organizasyonların rekabet gücünü koruyabilmesi için tüm finansal işlemlerini takip edip yönetebilen ve performanslarını raporlayabilen bir ERP modülüne sahip olmaları şart. Bu yüzden finansal modül, çağdaş ERP çözümlerinin vazgeçilmez bir parçası olmayı sürdürüyor.

ERP Finans Modülü ile İlgili SSS

Finans alanında ERP nasıl kullanılır?
Finans departmanları, ERP sistemlerinin temel kullanıcılarından ve faydalanıcılarından biridir. ERP sistemleri, bir organizasyonun tüm finansal işlemlerini takip edebilir, yönetebilir, birleştirebilir ve raporlayabilir. Aynı zamanda birçok temel süreci otomatik hale getirebilir. Şirketlerin muhasebe faaliyetlerinin ve finansal denetimlerinin büyük kısmının temelini oluşturur.

ERP bir işlem sistemi mi?
Evet, ERP platformları işletmeler için temel işlem sistemlerinden biridir ve organizasyonun finansal işlemlerinin yanı sıra tedarik zinciri, çalışanlar, müşteriler, projeler ve daha fazlasıyla ilgili önemli verileri kapsamlı bir şekilde kaydeder. Kısacası, tüm organizasyon için bir kayıt sistemi işlevi görür.

En yaygın kullanılan ERP modülü hangisidir?
Finans modülü, en yaygın ve en çok tercih edilen ERP modülüdür çünkü her işletmenin finansal durumunu ve geleceğini yakından takip etmesi gerekir. Çoğu şirket, ERP sürecine finans modülüyle başlar ve daha sonra işletmenin diğer alanlarını destekleyen tamamlayıcı modülleri ekler.