Şablonla 5 Adımda ERP İş Örneği Oluşturma

"Mevcut ERP'miz iyi durumda. Neden bozulmayan bir şeyi düzeltelim?"

Bu, kapsamlı bir BT sistemi güncellemesi konusunda çekingen davranan veya kaçırdıkları avantajların bilincinde olmayan şirketlerin ve sahada çalışanların sıkça sorduğu bir sorudur. Ancak finans operasyonlarının eski şirket içi yazılımlardan günümüzün işletme ihtiyaçlarını daha iyi karşılayabilecek yeni uygulamalara geçirilmesi için sektörde ivme artmaya devam ediyor. Şirketler ve kurumlar, işletme modellerini ve stratejilerini yeniden düşünüyor veya genişletiyor ve bu yeni yaklaşımları destekleyecek yeteneklere sahip yeni teknolojileri uyguluyor. Şirketler ERP gibi temel bir uygulamayı değiştirmeye karar verdiklerinde, günümüzde genellikle bulut tabanlı bir uygulama tercih ederler. Ancak ERP günlük operasyonlar için çok merkezi bir öneme sahip olduğundan, birçok yönetici herhangi bir değişiklik yapmanın sadece riskli olduğunu düşünüyor. İyi tanımlanmış bir ERP iş gerekçesiyle, böyle bir hamleyi onaylaması gereken kilit işletme liderlerinin dikkatini çekebilir ve sistemleri her gün kullanacak olan personeli ikna edebilirsiniz.

ERP İş Gerekçesi Nedir?

Şirket kaynak planlaması (ERP), organizasyonların günlük işletme operasyonlarını denetlemek için kullandığı, muhasebe, satın alma,, proje yönetimi, risk yönetimi ve uyumluluk ve tedarik zinciri operasyonları gibi işlevleri kapsayan bir yazılımdır. ERP iş gerekçesi, bir organizasyonda yeni bir ERP sisteminin uygulanmasının mantığını, gerekçelerini ve beklenen faydalarını kapsamlı bir şekilde özetleyen sunum tarzı bir belgedir. Çoğu şirket bu işlevleri yürütmek için bir ERP sistemi (veya birden fazla uygulama) kullanır. Bu nedenle, iş gerekçesi mevcut şirket içi sistemlerden buluta geçiş nedenlerine odaklanır. Bir değişiklik yapmanın nedenleri doğrudan şirketin stratejisiyle ve bu stratejiyi uygulamak için gereken yeteneklerle bağlantılı olmalı. İş gerekçesi, paydaşların ve karar mercilerinin yeni bir ERP çözümüne yapılacak yatırımı değerlendirmeleri ve onaylamaları için bir yol haritası görevi görüyor.

ERP'yi Modernize Etmek İçin İş Gerekçesi Oluşturmak Neden Önemlidir?

Bir ERP iş gerekçesi, bir ERP projesi için onay ve finansman elde etmek için çok önemlidir çünkü iş gerekçesi, kilit karar mercilerine yeni bir ERP sisteminin uygulanmasıyla ilgili beklenen faydaları, maliyetleri, riskleri ve stratejileri net bir şekilde açıklar. İş gerekçenizin olması, ekibin neyin önemli olduğuna ve dönüşümün neden yapıldığına odaklanmasına yardımcı olur. Bu odağa sahip olmak, işe yaraması için gereken bağlılık düzeyini artırır. Ayrıca, çalışanların daha iyi bir yazılım sistemine heyecan duymaları ya da en azından adil bir şans vermeye istekli olmaları için de değerlidir.

Bir organizasyon yeni bir ERP sistemi uygulamayı ciddi olarak düşünmeye başladığında, liderlik ekibi genellikle bir proje ekibi oluşturur ve bu ekibin ilk işi bir ERP iş gerekçesi hazırlamaktır. Şirketler ERP gibi temel bir uygulamayı değiştirmeye karar verdiğinde, genellikle bulut tabanlı bir uygulama seçer. İş gerekçesi, yeni ERP yazılımının şirketin stratejisini uygulamak için gereken işletme yeteneklerini nasıl sağlayacağını derinlemesine inceleme ve bu yeteneklerin değerini ölçme fırsatı sunar. İş gerekçesi, yapay zeka gibi yeni yazılım olanaklarını, işletme performansını artırmaya yardımcı olan daha iyi tahminlerle ilişkilendirebilir. Bulut tabanlı bir ERP, sık yükseltme maliyetlerini azaltır ve yeni BT yeteneklerine erişimi daha kolay ve uygun fiyatlı hâle getirir. Ekip, maliyete karşı değeri açıklayıp göstererek doğru ERP çözümünü bulmak ve liderlikten onay almak da dahil olmak üzere projeye devam edip etmeme kararına yaklaşır.

Ana Fikirler

• ERP iş gerekçesi, yöneticilere ve kurumsal paydaşlara yeni bir ERP sistemine neden ihtiyaç duyulduğunu açıklayan ilk adımdır.
• ERP iş gerekçesi, yeni bir sistemin uygulanmasının maliyet-fayda değerlendirmesini ve potansiyel yatırım getirisini kapsamlı bir şekilde inceler.
• ERP iş gerekçesi, ERP projesine üst düzey bir genel bakış sunar ve ardından zaman çizelgeleri, aşamalar ve gerekli kaynaklar da dahil olmak üzere yeni sistemin nasıl uygulanacağını detaylandırır.

Yeni Bir ERP İçin Bir İş Gerekçesi Oluşturmanın 5 Adımı

ERP işletme gerekçesi oluşturmak, büyük bir yeni yazılım sistemi için tüm ihtiyaçları, getirilecek faydaları ve yatırımın gerekçesini belirlemek amacıyla iş birliği yapmayı gerektirir. ERP iş gerekçesi oluşturmanın ana adımlarını inceleyelim.

1. Mevcut Yazılımı Gelecekteki İhtiyaçlara Göre Değerlendirin

Bulut ERP iş gerekçesi oluştururken, çalışmayı şirketin politikasına ve bu politikayı uygulamak için gereken becerilere dayandırarak başlayın. Gelecekteki ihtiyaçlarınızı düşünün. Sonrasında, bu özelliklerle şirketinizin ERP sistemleri ve ilgili iş süreçlerinin mevcut durumu arasındaki farkları belirleyin. Mümkünse fırsat alanlarını belirlemek için kendinizi benzer organizasyonlarla karşılaştırın. Teknoloji yükseltmenin birçok potansiyel avantajı vardır ancak nerede, nasıl ve neden yetersiz kaldığınızı anlamazsanız bu avantajların çoğunu elde edemezsiniz. Etkisiz bir süreci yeni bir ERP sistemine aktarmak istemezsiniz. Yeni bir ERP sistemine neden ihtiyaç duyulduğu konusunda bağlam sunmak, paydaşların mevcut durumunuzu göz önünde bulundurarak dönüşüm sürecini daha iyi anlamalarına yardımcı olur.

Mevcut bir sistem değerlendirmesi yapın.

Çeşitli işletme paydaşlarıyla birlikte çalışarak mevcut yazılımınızın ve süreçlerinizin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirin. Örneğin, en son teknolojileri kullanıyor musunuz ve yeni yetenekleri ortaya çıktıkça ve kullanılabilir hâle geldikçe düzenli olarak ekleyebiliyor musunuz? Bu değerlendirmeyi finans, planlama ve satın alma gibi farklı işlevlere göre yapın. Bu yaklaşımın amacı, sorunlu alanları tespit etmek, verimsizliklerin kaynağını belirlemek ve bu kısıtlamaların organizasyonu nasıl etkilediğini ortaya koymaktır.

Mevcut işletme süreçlerini denetleyin

İşletme süreçlerini ve iş akışlarını, fazlalıkları ve zaman alan sistem güncellemeleri ve manuel görevler gibi iyileştirme alanlarını belirlemek için kapsamlı bir şekilde gözden geçirin.

Mevcut süreç maliyetlerini listeleyin

Mevcut ERP sistemiyle ilgili yazılım lisansı, donanım, eğitim, danışmanlık, personel, sürekli bakım, yükseltmeler ve diğer ilgili giderleri kapsayan operasyonel maliyetleri tahmin edin.

Mevcut süreç verimsizlikleri ana hatlarıyla belirleyin

Mevcut sistem ve süreçlerdeki eksik veya ulaşılması güç veriler, aşırı manuel işler veya gerçek zamanlı veri eksikliği gibi mevcut sorunları, verimsizlikleri ve kısıtlamaları belirleyin ve kaydedin.

Şirket içi ERP ile ilgili verimsizliklerin maliyetini toplayın

Mevcut şirket içi ERP sisteminin verimsizliklerinin ve sınırlamalarının finansal etkisini ölçün. Bu, manuel bakım ve kesinti süreleri, esneklik eksikliği ve özelleştirme ihtiyacı gibi faktörleri içerir.

2. ERP gereksinimlerini ve tahmini maliyetleri belirleyin

Bu adım, yeni bir ERP sisteminin Adım 1'de belirlediğiniz yetenek eksikliklerini giderip gidermeyeceğini belirler. Şirketinizin bulut ERP ile ulaşmayı hedeflediği açık amaç ve hedefleri belirlemek önemlidir. Bu adım, yeni ERP sisteminin şirket içinde mevcut ERP'ye kıyasla neleri ele alacağını veya neleri iyileştireceğini ana hatlarıyla belirtir.

İşlevsel gereksinimleri belirleyin

Yeni ERP sisteminin işletme süreçlerini desteklemesi ve kurumsal hedefleri karşılaması için gerekli işlevsel gereksinimleri ve özellikleri belirlemek amacıyla mevcut sistemlerin kapsamlı bir analizini gerçekleştirin.

Gerekli özellikleri ve modülleri listeleyin

Hangi avantajlarla ilgilendiğinizi belirleyin ve işletme süreçlerini iyileştirmek için ERP sisteminde gereken temel özellikleri ve modülleri saptayın. Ayrıca, makine öğrenimi ve yapay zeka yeteneklerini kullanarak gelişmiş tahmin gibi özellikler eklemeyi düşünün.

İşlevsel boşluk analizi gerçekleştirin

Mevcut sistemin yetenekleri ile önerilen bulut ERP sisteminin işlevselliği arasındaki farkları belirleyin. Şirket web sitelerinde bu süreçte size yardımcı olacak ürün yol haritalarını arayın.

Bir uygulama ve dağıtım planı oluşturun

Paydaşların önerilen bir ERP işletme vakası üzerinde harekete geçmeleri için, yeni ERP sisteminin nasıl uygulanacağını detaylı bir şekilde gösteren bir plan görmeleri gerekir. Bu plan, zaman çizelgelerini, aşamaları, gerekli kaynakları, olası zorlukları ve bunları hafifletme stratejilerini içerir.

Beş yıldan daha uzun bir süre için ERP maliyetlerini hesaplayın

ERP sisteminin uzun bir süre uygulanmasına, lisanslanmasına ve sürdürülmesine ilişkin toplam maliyetleri tahmin edin.

3. Yatırım getirisini hesaplayın

Bir yeni ERP'nin doğru karar olup olmadığını belirlemek için, olası yatırım getirisi (ROI) hakkında detaylı bir analiz sağlamak istersiniz. Genellikle bu analiz, artan gelir, daha iyi nakit akışı, yükselen personel verimliliği, düşen sermaye maliyetleri ve azalan destek maliyetleri gibi kazanımları, uygulama ve sürekli abonelik maliyetleriyle karşılaştırmaya dayanır. Yeni sistemin toplam sahip olma maliyetini mevcut sistemi koruma ve bakım maliyetiyle karşılaştıracak. Getiri ve maliyetler için bir dizi muhafazakar ve olası modeli değerlendirmek için genellikle sektör kıyaslamaları, analist çalışmaları ve işletme süreçleri olgunluk modelleri kullanılır. Plan ayrıca yeni sistemin ne kadar sürede uygulanacağına ve beklenen faydaların ne zaman elde edileceğine dair tahmini bir zaman çizelgesi de içermelidir. Paydaşların başarının neye benzediğini ve gelecekte bu başarıyı nasıl ölçeceğinizi anlamalarını istersiniz.

Öncelikle kritik işletme ihtiyaçlarını ele alın

ERP sisteminin, değerlendirme aşamasında listelenen süreç otomasyonu, gömülü analitik, makine öğrenimi ve karar verme doğruluğunu ve hızını artırmak için iş birliğine dayalı özellikler gibi kritik özellik açıklarını nasıl ele aldığını vurgulayın.

Geliştirilmiş işletme operasyonlarını gösterin

Yeni ERP sisteminin operasyonel verimliliği nasıl artırabileceğini ve üretkenliği nasıl geliştirebileceğini gösterin. Verimlilik kazanımları, birbirinden kopuk işletme süreçlerinin standartlaştırılması, basitleştirilmesi ve otomatikleştirilmesiyle elde edilebilir. Müşterilere zamanında teslimat veya satış ödemesi alma gün sayısı azalması gibi bu değişikliklerin iyileştirebileceği metrikleri belirtin.

Daha düşük genel maliyetler gösterin

Daha düşük toplam sahip olma maliyeti (TCO), bakım masraflarını azaltan ve yükseltmeleri ortadan kaldıran bulut tabanlı bir ERP'ye geçmenin olası avantajlarından biridir. Bu sayede BT personeli, daha fazla değer katan projelere odaklanma fırsatı bulur. Ayrıca donanım yenilemeleri ve veri merkezi tesis operasyonları için sermaye giderini de ortadan kaldırır. İşletme süreçlerinin basitleştirilmesi ve otomatikleştirilmesiyle ek tasarruflar elde edilebilir.

Tasarrufları elde etmek ve ölçmek için bir strateji sağlayın

ERP uygulaması ile hedeflenen maliyet tasarruflarına ulaşmak için detaylı stratejiler ve planlar gerekir. Organizasyonunuz çözümü devreye alıp kullanmaya başladıktan sonra, yatırım getirisini ölçebilmek için temel performans göstergeleri (KPI'lar) ve kıyaslama ölçütleri oluşturmak istersiniz.

Bir ERP finansman planı oluşturun

ERP uygulama projesi için gereken mali kaynakları detaylı bir şekilde gösteren bir finansman planı hazırlayın. Bu plana yazılım maliyeti, personel gereksinimleri, sistem entegratörü desteği ve diğer harcamalar dahil edilmelidir.

4. Uygulama ve Dağıtım Planı Oluşturun

İşletme liderleri ve çalışanların temel endişesi, genellikle ERP güncellemesinin iş akışlarını bozup bozmayacağı konusudur. Bulut tabanlı bir ERP'ye geçiyorsanız bulut uygulamalarınızı yükseltirken şirket içi sistemlerinizin ölçeğini nasıl küçülteceğinizi bilmek isterler. Çalışanlar, günlük işlerini nasıl değiştireceklerini anlamaya hevesli olur, yöneticiler ise operasyonları yavaşlatabilecek potansiyel riskleri bilmek ister. Bu bölümde, projenin fizibilitesini ortaya koyarken ve gerçekçi bir zaman çerçevesi sunarken bu endişeleri giderme konusunu ele alacağız. Sorumluluk kritik önemlidir: Sonuçları nasıl takip edeceğinizi ve hedeflere ulaşılamazsa ne yapılacağını belirtin.

Bir personel planı oluşturun

ERP projesi için gerekli kişileri, becerileri ve rolleri özetleyen bir plan hazırlayın. Bir sistem entegratörünün uzmanlığından ve kapasitesinden yararlanmanız gerekecek mi? Yeni sistemler üzerinde çalışan kritik kişileri desteklemek için gerekli eğitimleri nasıl vereceğinizi düşünün.

İşletmede kesinti süresini en aza indirmenin yollarını bulun

Yeni sisteme geçerken kesintileri minimuma indiren, operasyonların devamlılığını sağlayan ve geçiş sürecinde veri kaybı, kesinti ve yeniden çalışma riskini azaltan stratejiler sunun. Örneğin, yeni ERP yeteneklerinin bölgelere ve işlevlere göre dağıtımını ayrıntılı olarak haritalayın. Eski sistemlerin ne zaman kapatılacağı ve verilerin ne zaman, nasıl ve ne kadar taşınacağı konusunda net olun. Benzer şekilde, veri akışını bozabilecek sorunlardan kaçınmak için mevcut uygulamalar, veritabanları ve üçüncü taraf sistemlerle entegrasyonlar için bir test planı oluşturun.

Uygulama risklerini en aza indirmek için planı tanıtın

ERP uygulamasıyla ilgili olası riskleri ve bu riskleri azaltmak için kapsamlı testler, deneme sürümleri ve tüm donanım, yazılım ve ağların yeni ERP sistemini destekleyecek şekilde uyumlu ve güncel olmasını sağlama gibi stratejileri tespit edip değerlendirin.

Zaman çizelgeleri konusunda gerçekçi olun

Karmaşıklıkları ve olası zorlukları dikkate alarak uygulama için gerçekçi zaman çizelgeleri belirleyin. Coğrafi bölgeler, işletme fonksiyonları veya diğer faktörler gibi dağıtım aşamalarının haritasını çıkarın. Bulut uygulamaları söz konusu olduğunda, uygulama süresi genellikle geleneksel, şirket içi sistemlere göre daha kısadır. Ancak zamanlama ve gerekli değişiklik yönetimi konusunda gerçekçi olmak, güvenilirlik sağlamak ve beklentileri yönetmek için çok önemlidir.

Hesap verebilirliği gösterin

Avantajların elde edilmesini nasıl izleyeceğinizi, bunlardan kimin sorumlu olduğunu ve avantajlar elde edilmezse ekiplerin ne gibi eylemler yapabileceğini belirleyin.

5. İş gerekçenizi sunun

ERP uygulamasının amacını, beklenen avantajları, maliyetleri ve bu avantajları sunma planını belirledikten sonra, iş gerekçenizi paydaşlara sunmanız gerekir. Bu aşamada, adım adım ayrıntılı bir uygulama stratejisi sunmuyorsunuz, ancak bu stratejiyi hazır tutuyorsunuz ve sorulduğunda uygulamaya geçebilirsiniz. Bunun yerine bu kapsamlı verileri, analizleri ve planları, ERP geçişinin gerekliliğini, avantajlarını, maliyetlerini, risklerini ve stratejilerini yöneticilere açıkça anlatan özet bir üst düzey rapor hâline getirebilirsiniz.

Hedef kitlenizi tanıyın

ERP işletme raporunu üst düzey yöneticiler veya bir inceleme kurulu gibi karar mercilerine sunarken, bu hedef kitlenin olası sorularını veya endişelerini öngörün ve sunumu önceliklerine ve ilgi alanlarına uygun şekilde hazırlayın.

Veri görselleştirmeden yararlanın

Yeni ERP sisteminin uygulanmasının avantajlarını, maliyet tasarruflarını ve yatırım getirisini göstermek için veri görselleştirme araçlarından yararlanın.

Finansal bilgileri atlamayın

Evet, projenin genel bir bakışını sunuyorsunuz. Ancak iş gerekçenizi desteklemek için ayrıntılı finansal projeksiyonlar, maliyet-fayda analizleri ve beklenen yatırım getirisinin bir dökümünü sunmanız gerekiyor. İcra kurulu başkanı ve diğer üst düzey yöneticilerin bu tür bir yatırımı gerekçelendirmek için sağlam finansal verilere ihtiyacı vardır.

ERP İş Gerekçesi Şablonunu (DOC) İndirin

Oracle ile ERP Artık Her Zamankinden Daha Kolay

Gerçekçi ve pratik bir bulut ERP iş gerekçesi oluşturmak için şirketinizin mevcut durumunu ve gelecekteki ihtiyaçlarını kapsamlı bir şekilde anlamanız ve bulut ERP'nin organizasyona sağlayabileceği olası avantajları açıkça gösterebilmeniz gerekir.

Oracle Fusion Cloud ERP finansal yönetim, satın alma, performans yönetimi ve tedarik zinciri ile üretimi tek bir platformda tamamen entegre eder. Bu sayede, gerçek zamanlı verilerle tüm şirket genelinde bütünsel içgörüler sağlar. Oracle Cloud ERP, eskiden manuel olan süreçleri otomatikleştirir ve finans ekiplerinin hızla değişen işletme koşullarına çabuk yanıt vermesine yardımcı olur. Ayrıca, anlık veri paylaşımı ve sorun çözme için uygulama paketi içinde iş birliği yapar ve süreç verimliliğini teşvik eden yerleşik, standartlaştırılmış en iyi uygulamaları sunar. Oracle Cloud ERP ile BT ekibiniz artık donanım desteğine ve maliyetli yükseltme döngülerine odaklanmak yerine, organizasyonun yeteneklerinizden en iyi şekilde yararlanmasını sağlamaya odaklanabilir. Üç ayda bir yapılan güncellemeler en son yenilikleri sunar. Böylece yazılımın eskimesi veya başka bir deneyimi bozucu yükseltmeye katlanmak konusunda hiç endişelenmenize gerek kalmaz. ERP değiştirme stratejisi üzerinde çalışan şirketler için Oracle Business Value Services, işletme durumunu tanımlamalarına ve ifade etmelerine yardım edebilir. Oracle ayrıca şirketlerin ön proje maliyetlerini yönetmelerine yardımcı olabilecek finansman seçenekleri de sunar.

ERP İş Gerekçesi ile İlgili SSS

ERP için iş gerekçesi nedir?
ERP için iş gerekçesi, bir ERP uygulamasının stratejik ve ekonomik dayanağı olarak hizmet eder ve paydaşlara yeni sistemin avantajlarını, maliyetlerini ve risklerini sunar.

ERP iş gerekçesi nasıl yazılır?
Bir ERP iş gerekçesinin hazırlanması, yeni bir ERP sisteminin uygulanma ihtiyacını ve faydalarını derinlemesine anlamak için farklı departmanların katılımını gerektirir.

ERP'nin kullanım senaryoları nelerdir?
Kullanım senaryoları, çalışanların veya diğer yazılım uygulamalarının yeni ERP sistemiyle nasıl etkileşime gireceğini detaylandırır. Bu dokümanlar, yazılımın belirli hedeflere ulaşmak ve işletme görevlerini yerine getirmek için nasıl kullanılması gerektiğini açıklar.