10 étapes pour une mise en œuvre réussie du DSN

Les dossiers de santé électroniques (DSN), répandus depuis plus d'une décennie, offrent aux soignants et aux patients une vue d'ensemble de l'historique médical complet d'un patient et des protocoles de traitement en cours. Cependant, le secteur de la santé a été lent à adopter des systèmes de DSN plus modernes et plus conviviaux pour les cliniciens, malgré leurs nombreux avantages. Ces systèmes peuvent, par exemple, transcrire les observations et les instructions verbales des médecins afin que ceux-ci puissent passer plus de temps à examiner leurs patients et à leur parler plutôt que de fixer l'écran de leur ordinateur portable. Les systèmes de DSN basés sur des normes peuvent également aider les organisations de santé à surmonter les cloisonnements informationnels qui empêchent les soignants d'avoir une vision globale de leurs patients. Les implémentations modernes de DSN, en particulier celles qui tirent parti des infrastructures du nuage, sont également plus faciles à mettre à l'échelle que les systèmes sur site traditionnels, et elles peuvent plus facilement intégrer les dernières mises à jour de fonctionnalités.

Qu'est-ce qu'un DSN?

Les DSN contiennent des données sur les caractéristiques démographiques des patients, leurs antécédents médicaux, les résultats des examens médicaux et des analyses de laboratoire, les notes des soignants, les plans de traitement, les ordonnances, etc. Ils constituent le tissu conjonctif des organisations de santé, offrant aux soignants et aux patients, par l'intermédiaire d'un portail patient, un accès à une vue d'ensemble de l'état de santé d'une personne.

Qu'est-ce que la mise en œuvre d'un DSN?

La mise en œuvre du DSN est le processus par lequel les organisations de santé installent le système qu'elles ont choisi. Dans la plupart des cas, ces mises en œuvre impliquent désormais le transfert des données existantes du DSN d'un ancien système vers un système plus moderne et la configuration d'interfaces permettant aux soignants et aux patients d'accéder aux données en fonction de leurs autorisations. La mise en œuvre implique également la formation du personnel à l'utilisation du nouveau système. Ce processus comporte bien sûr d'autres étapes, et cet article les détaillera.

Principaux points à retenir

• Les systèmes modernes de DSN contribuent à améliorer la qualité des soins prodigués aux patients et leurs résultats globaux, et peuvent aider les organisations de santé à fonctionner de manière plus efficace et rentable.
• La mise en œuvre d'un nouveau DSN nécessite des tests approfondis de l'expérience utilisateur et une formation intensive. Il sera plus efficace si les bonnes parties prenantes sont impliquées dès le début du processus.
• Les organisations de santé, les fournisseurs, les consultants en mise en œuvre et les autres partenaires doivent s'engager non seulement dans la transition, mais aussi dans les phases postérieures à la mise en œuvre afin de garantir que le système est régulièrement mis à jour et que l'assistance technique est toujours disponible.

L'importance d'une mise en œuvre réussie du DSN

La mise en œuvre d'un nouveau système de DSN, qu'il s'agisse d'un remplacement ou d'une toute nouvelle installation, représente un investissement majeur qui nécessite une planification minutieuse pour être mené à bien. Une mise en œuvre réussie peut aider les cabinets médicaux et les hôpitaux à améliorer la qualité des soins en donnant aux cliniciens accès à l'historique médical complet et aux traitements des patients et, dans le cas des systèmes modernes, en leur permettant de passer plus facilement du temps de qualité avec chaque individu.

La mise en œuvre réussie des DSN peut également aider les organisations de santé à relier les silos d'informations, tant en interne qu'avec les DSN externes, ainsi qu'à se connecter aux applications financières et RH d'un prestataire afin de l'aider à percevoir les revenus des payeurs et à planifier le personnel de manière appropriée.

D'un autre côté, une mise en œuvre infructueuse coûtera non seulement des ressources précieuses, mais elle découragera également les soignants, les administrateurs et, en fin de compte, les patients.

Combien de temps prend la mise en œuvre d'un DSN?

La mise en œuvre d'un nouveau système de DSN dans chaque établissement d'un grand réseau hospitalier peut prendre 15 mois, voire plus, notamment pour ce qui est des fonctionnalités cliniques complètes, des produits liés au cycle des revenus, des tests post-mise en œuvre et du soutien à la formation du personnel. Pour les petits cabinets médicaux et les cliniques, la mise en œuvre peut prendre entre trois et quatre mois.

10 étapes pour réussir la mise en œuvre d'un DSN

La mise en œuvre d'un système de DSN comporte plusieurs étapes, certaines distinctes, d'autres se chevauchant, notamment l'évaluation des besoins, la sélection d'un fournisseur, la planification du projet, la configuration du nouveau système, la migration des données, la formation du personnel, la mise à l'essai du nouveau système avec un petit groupe d'employés, puis finalement la transition et la prestation du soutien technique. Enfin, il convient de procéder à une évaluation objective du nouveau système et d'apporter les ajustements nécessaires.

1. Évaluation des besoins : identifier les objectifs et les exigences. Commencez par évaluer votre DSN actuel et identifiez les fonctionnalités que votre nouveau système doit posséder. Vous devrez inclure ces détails dans votre appel d'offres. Les fonctions essentielles comprennent généralement la capacité de se connecter à d'autres systèmes (ce qui est désormais une exigence réglementaire pour les nouveaux systèmes dans la plupart des pays développés) ; la capacité de transcrire les interactions entre médecins et patients (afin que les médecins puissent consacrer plus de temps à leurs patients) ; la capacité d'automatiser les ordonnances et autres prescriptions cliniques des médecins ; la capacité de générer des rapports pour suivre la qualité des soins (à des fins de soins basés sur la valeur et autres) ; et la capacité de communiquer avec des applications de télésanté et d'autres applications mobiles.
2. Sélection des fournisseurs : choisir le bon système de DSN. Le choix du bon fournisseur et du bon système dépend autant de votre organisation que du fournisseur et du système lui-même. Tenez compte de facteurs comme l'ampleur de votre projet et les objectifs que vous souhaitez atteindre (voir étape 1). Une fois ces critères de référence établis, vous pouvez publier un appel d'offres, puis utiliser les réponses pour commencer à éliminer certains fournisseurs et dresser une liste restreinte de candidats potentiels.
   
   En plus de choisir un fournisseur en fonction des caractéristiques, des fonctionnalités et de la facilité d'utilisation souhaitées, vous devrez tenir compte de la structure tarifaire du fournisseur et du coût total de possession du système. Vous devrez également évaluer la volonté du fournisseur à travailler avec vous et un partenaire non seulement pour mener à bien la mise en œuvre technique, mais aussi pour aider à former le personnel et préparer des instructions d'auto-assistance. De plus, vous devrez comprendre les capacités du système en matière de sécurité et de confidentialité des données : quelles mesures sont en place pour gérer les violations de données et comment le système peut aider votre organisation à se conformer à la loi HIPAA et à d'autres réglementations.
   
   Vous devrez obtenir des références auprès d'autres organisations de santé de taille similaire et ayant des besoins similaires afin de déterminer non seulement si le système est adapté à vos besoins, mais aussi dans quelle mesure le fournisseur a collaboré avec les équipes de mise en œuvre et les partenaires, et s'il a respecté ses délais. Vous voudrez comprendre comment le personnel du fournisseur a réagi aux tests d'acceptation par les utilisateurs (UAT) et aux autres demandes de modifications, et dans quelle mesure il a assuré fidèlement le service après-vente pendant la phase critique d'adoption initiale.
3. Planification du projet : définir le calendrier, le budget et les ressources. Une fois que vous avez sélectionné un fournisseur et un partenaire de mise en œuvre (à moins que votre organisation ne dispose d'une équipe informatique importante et expérimentée, vous aurez également besoin d'un partenaire) pour votre nouveau DSN, vous devrez travailler avec ces parties pour déterminer le temps nécessaire à l'installation du nouveau logiciel, à son intégration aux systèmes existants, à la formation des premiers utilisateurs, à la réalisation des tests d'acceptation utilisateur et à la transition de l'ancien vers le nouveau système. Vous devrez non seulement allouer des fonds pour le nouveau système, mais également du personnel interne, très probablement dans le cadre d'une équipe de projet interfonctionnelle comprenant des cadres supérieurs et des responsables de première ligne, des cliniciens, des informaticiens et du personnel de soutien. Cette équipe peut aider le fournisseur et le partenaire à comprendre le fonctionnement de votre organisation, s'assurer que vos exigences commerciales définies sont respectées, passer par les tests d'acceptation utilisateur et les retours d'expérience, et aider à former l'ensemble des employés.
4. Personnalisation et configuration : optimisez les processus et adaptez le système à vos besoins.. L'un des avantages de la migration vers un nouveau système informatique est qu'elle offre l'occasion de revoir les processus internes et de les remplacer par les dernières meilleures pratiques du secteur, qui sont intégrées au logiciel. Par exemple, dans de nombreux États, les ordonnances sont désormais exclusivement électroniques, ce qui permet probablement de supprimer tous les processus impliquant la gestion d'ordonnances papier. Les systèmes de DSN modernes peuvent également alerter les praticiens sur les interactions médicamenteuses indésirables potentielles et les allergies des patients, et ils peuvent faire ressortir des informations analytiques pertinentes à l'aide d'outils avancés de visualisation des données. C'est également le moment de vous assurer que le nouveau système répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.
5. Migration des données : transfert des données existantes des patients vers le nouveau système. Les données des patients dans les anciens systèmes peuvent contenir des erreurs. De plus, même si les données sont exactes et à jour, elles seront souvent organisées différemment dans votre nouveau DSN. Il s'agit d'un défi en matière de nettoyage des données que votre fournisseur et votre partenaire de mise en œuvre devraient très bien connaître. Néanmoins, vous devrez prévoir du temps dans votre plan pour tester minutieusement l'exactitude des données représentées dans le nouveau système.
6. Test : garantir la fonctionnalité et la sécurité du système. Avant de passer au nouveau système, votre équipe de projet doit le soumettre à des tests de résistance. À l'aide de données fictives, vérifiez que le nouveau système de DSN comprend toutes les caractéristiques et fonctions que vous avez demandées dans l'appel d'offres et qui vous ont été promises, et que ces caractéristiques peuvent prendre en charge tous les processus nouveaux ou révisés. N'oubliez pas de tester le portail patient associé de manière aussi approfondie que vous le faites pour l'interface utilisateur du DSN utilisée par le personnel.
7. Formation : former le personnel à l'utilisation correcte du système. Les gens sont naturellement réticents au changement, et cela est particulièrement vrai lorsque leur travail est déjà stressant et prend beaucoup de temps. La dernière chose dont ils pensent avoir besoin, c'est d'apprendre à utiliser un nouveau système et de nouveaux processus. Pour que tout le monde adhère au projet et tire le meilleur parti de votre nouveau système, commencez par constituer un petit groupe d'utilisateurs expérimentés, probablement des membres de votre équipe de projet interfonctionnelle. Ces utilisateurs seront non seulement des assistants utiles (et parfois essentiels) pour le fournisseur et l'équipe de formateurs dédiés du partenaire, mais ils feront également la promotion du nouveau système auprès des utilisateurs finaux réticents, en témoignant qu'il fonctionne vraiment et qu'il est meilleur que ce qu'ils avaient auparavant.
8. Mise en service : implémenter le système dans les opérations quotidiennes. De manière générale, il existe deux approches pour changer de système de DSN : l'approche dite « big bang » et la transition progressive. L'approche « big bang » peut être très stressante, car la tolérance aux erreurs est très faible et la fenêtre de test a tendance à être plus étroite qu'avec une approche incrémentale. Une approche progressive permet aux équipes dont les fonctions sont transférées en premier lieu de partager leurs expériences avec les groupes suivants, mais cette approche exige que l'organisation prenne en charge deux systèmes de DSN distincts pendant toute la durée de la transition.
9. Assistance continue : assurer une surveillance et un dépannage continus. Les fournisseurs et les partenaires de mise en œuvre sont tenus, en particulier au début, d'aider à résoudre les problèmes de configuration, de migration des données et autres problèmes techniques. Les équipes internes doivent être formées à la manière de signaler les problèmes afin qu'ils puissent être traités de manière ordonnée, en fonction de leur gravité. Attendez-vous à de nombreuses plaintes et à une grande confusion de la part des utilisateurs dans les premiers jours suivant le changement. Les champs qui se trouvaient auparavant sur le côté gauche de l'écran peuvent désormais se trouver en bas à droite dans le nouveau système, et le personnel aura besoin d'un certain temps pour s'habituer à ce type de changements. Veillez à ce que les équipes chargées de la mise en œuvre (y compris les collaborateurs internes) soient disponibles pour expliquer au personnel comment utiliser le nouveau système afin d'accomplir leurs tâches.
10. Évaluation : évaluer les performances et apporter des améliorations. Aucun nouveau système majeur ne sera parfait dès sa première utilisation. Sollicitez les commentaires des utilisateurs et assurez-vous que votre fournisseur et votre partenaire de mise en œuvre sont prêts et disposés à apporter les ajustements nécessaires en temps opportun.

10 défis liés à la mise en œuvre des DSN

La mise en œuvre d'un nouveau système de DSN qui reproduit fidèlement ou améliore les processus essentiels tout en aidant le personnel à modifier certaines de ses méthodes de travail afin d'adopter les meilleures pratiques du secteur est particulièrement difficile dans le domaine des soins de santé, où le terme « essentiel » revêt une importance particulière. Les données relatives aux soins de santé ont également tendance à être désordonnées, et de nombreux systèmes existants ne peuvent pas facilement être rendus compatibles avec d'autres.

En plus de surmonter la résistance naturelle des employés au changement, vous devez les former à la nouvelle navigation, aux nouvelles fonctionnalités et aux nouveaux flux de travail. Si vous choisissez le mauvais fournisseur ou partenaire de mise en œuvre, les coûts peuvent monter en flèche en raison de délais non respectés, de bogues système et d'autres facteurs. Même après une mise en œuvre réussie, votre organisation et ses partenaires devront établir des lignes directrices pour la mise à jour et la maintenance continues du système. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ces défis et d'autres défis liés à la mise en œuvre.

1. Résistance au changement : réticence du personnel à adopter les nouvelles technologies. La plupart des gens n'aiment pas le changement, et ils l'apprécient encore moins lorsqu'on leur demande d'apprendre une nouvelle façon d'effectuer une série de processus assez complexes qu'ils maîtrisent déjà. La haute direction, y compris les cliniciens de haut niveau, doit communiquer clairement et dès le départ les avantages et les raisons du changement. Une façon de vaincre la résistance naturelle au changement consiste à impliquer dès le début de la mise en œuvre du système de DSN des personnes qui sont très respectées par leurs collègues et qui peuvent devenir les champions du nouveau système.
2. Migration des données : difficultés liées au transfert des données existantes des patients. Les étiquettes de données utilisées dans un système sont peu susceptibles d'être reconnues par un nouveau système, et les données d'un système devront être mappées à un ensemble de tables de base de données entièrement différent. Il sera essentiel pour la réussite du projet d'impliquer dès le début du processus d'évaluation des données, à mesure qu'elles sont transférées vers le nouveau système, des experts en la matière.
3. Intégration des systèmes : manque de compatibilité avec les autres systèmes de santé. De nombreux systèmes hérités ont été développés à l'aide de langages de programmation qui ne sont pas utilisés par les nouveaux systèmes de DSN.
4. Formation : mettre à niveau les employés réticents. Les principales parties prenantes, notamment les médecins et les infirmières, qui participent dès le début au processus de mise en œuvre, peuvent aider à convaincre et à former leurs collègues (avec le soutien du fournisseur ou du partenaire de mise en œuvre au début).
5. Coût : dépenses pour les nouvelles technologies et autres. Les nouveaux logiciels et l'infrastructure nécessaire à leur fonctionnement (sur site ou dans le nuage) entraîneront des coûts. D'autres problèmes vont cependant se poser, qui entraîneront également des augmentations de coûts supplémentaires, comme les difficultés liées au nettoyage et à la migration des données. Si une organisation a besoin d'une personnalisation importante de son nouveau système de DSN, cela augmentera également les coûts. Les coûts cachés comprennent une certaine perte de productivité pendant les phases de mise en œuvre et des dépenses supplémentaires potentiellement plus élevées en heures supplémentaires.
6. Temps d'arrêt : perturbations des opérations quotidiennes. Les bases de données et autres systèmes, tels que les applications financières et celles liées à la chaîne d'approvisionnement, peuvent être mis hors service pendant certaines périodes, notamment lors des migrations de données et à d'autres moments clés de la mise en œuvre. Les organisations peuvent atténuer ces perturbations en prévenant à l'avance les employés concernés et en programmant les étapes clés de la mise en œuvre à des moments où l'activité administrative ou clinique est réduite.
7. Sécurité des données : aider à sécuriser les données des patients. Les organisations de santé opèrent dans un environnement hautement réglementé ; elles constituent également des cibles évidentes pour les cybercriminels. Le coût moyen d'une violation des données de santé s'élevait à près de 9,8 millions de dollars américains en 2024. Ce chiffre est supérieur au coût moyen de tout autre secteur et dépasse de près de 4 millions de dollars américains la moyenne du deuxième secteur le plus coûteux en matière de violations de données, à savoir les services financiers, selon un rapport d'IBM.
8. Perturbations du flux de travail : adaptation des flux de travail cliniques au nouveau système. Les cliniciens et autres professionnels de santé sont fiers de leur travail et de leur capacité à répondre de manière exhaustive et rapide aux besoins des patients. Ils seront frustrés par les changements apportés aux écrans auxquels ils sont habitués, comme le fait de devoir naviguer dans des champs qui ne se trouvent plus au même endroit ou de devoir changer d'écran à des moments où ils ne le faisaient pas auparavant. Certaines étapes, notamment la commande électronique des ordonnances et le téléchargement des instructions post-consultation sur le portail patient, auront changé. Il incombe aux membres de l'équipe des parties prenantes de faciliter la transition en participant à la formation et à la promotion du nouveau système.
9. Problèmes techniques : bogues système pendant la mise en œuvre. Il y aura inévitablement des bogues, des erreurs de configuration qui n'ont pas été détectées pendant la phase de test et d'autres perturbations qui mettront à rude épreuve les administrateurs et le personnel. Il est important de les détecter le plus tôt possible, de les corriger et de ne pas les laisser compromettre le déploiement du système.
10. Maintenance continue : mises à jour continues et exigences en matière d'assistance. Résistez à la tentation de relâcher votre vigilance une fois la phase initiale de mise en œuvre terminée. Prévoyez un partenariat à long terme avec les fournisseurs, les partenaires de mise en œuvre et votre propre personnel afin de faciliter les mises à jour régulières du système et le support continu, en particulier pour les fonctionnalités critiques.

Choisissez le système de DSN adapté

Les organisations de santé qui définissent des exigences complètes et précises pour leur nouveau système de DSN, mettent en place une équipe efficace et représentative des parties prenantes, et s'engagent à permettre à cette équipe interfonctionnelle de participer à la sélection des fournisseurs et des partenaires de mise en œuvre auront les meilleures chances de choisir le système de DSN adapté à leurs besoins.

Améliorez l'expérience des soins de santé avec Oracle

Parmi ses nombreuses fonctionnalités, DSN Santé Oracle peut déterminer les examens nécessaires pour aider à maintenir la santé de groupes de patients, cibler ceux qui ont besoin de rendez-vous de suivi afin d'atteindre les objectifs de qualité et regrouper les données nettoyées provenant de plusieurs prestataires de soins de santé. Le système de DSN fonctionne sur Oracle Cloud Infrastructure, ce qui renforce la sécurité des données de santé sensibles qu'il stocke. Les versions futures incluront des capacités d'IA générative qui permettront aux médecins de filtrer les informations pertinentes pour une maladie spécifique et de naviguer dans le système à l'aide de commandes en langage naturel. DSN Santé Oracle , qui est une plateforme standardisée interopérable avec d'autres systèmes, intègre un certain nombre d'autres fonctionnalités, notamment la possibilité de s'intégrer aux applications financières, RH et autres applications back-office d'Oracle.

FAQ sur la mise en œuvre des DSN

Pourquoi changer de système de DSN ?

De nombreux systèmes de DSN hérités ne sont pas interopérables entre eux ou avec les systèmes plus récents, sont difficiles à utiliser pour les utilisateurs et ne disposent pas de fonctionnalités avancées comme l'IA pour automatiser des tâches comme la prise de notes et la création de résumés de visites.

Qu'est-ce qu'un exemple de DSN?

L'un des principaux systèmes de DSN est Santé Oracle, anciennement Cerner, qui est en cours de migration vers la plateforme Oracle Cloud Infrastructure et mis à jour avec une multitude de nouvelles capacités et fonctionnalités, notamment en matière d'IA.