Choisir le bon DSN : guide de l'acheteur

Les dossiers de santé électroniques les plus récents sont conçus pour être plus faciles à utiliser, plus sécurisés et plus évolutifs. Ils faciliteront également le partage d'informations entre les prestataires de soins de santé, les chercheurs en sciences de la vie et les patients, dans le but d'améliorer les diagnostics, les traitements et les soins. Les systèmes de DSN de nouvelle génération utiliseront également les dernières technologies, en particulier l'IA, pour prendre en charge l'analyse avancée des données, automatiser la prise de notes et fournir aux cliniciens un accès vocal conversationnel aux dossiers des patients.

Le passage à un nouveau fournisseur de DSN est une entreprise complexe et difficile. Cet article explore les principaux facteurs à prendre en compte lors de l'évaluation de nouveaux systèmes de DSN.

Qu'est-ce qu'un DSN?

Les systèmes DSN sont des plateformes logicielles permettant de stocker et de gérer les données médicales des patients, notamment les diagnostics, les médicaments, les plans de traitement et les résultats d'analyses de laboratoire. Les DSN basés sur des normes ouvertes peuvent se connecter aux systèmes utilisés par d'autres prestataires de soins de santé, gouvernements et chercheurs en sciences de la vie, ce qui facilite la coordination et contribue à améliorer les soins prodigués aux patients.

DSN et DMÉ

Les dossiers de santé électroniques (DMÉ), précurseurs des DSN, ont été conçus pour stocker et gérer numériquement les dossiers des patients d'un seul cabinet ou prestataire. La plupart des DSN peuvent extraire des données provenant de n'importe quel endroit où un patient a reçu des soins, quel que soit le prestataire ou le lieu, et exploiter des informations provenant d'autres sources, à condition que l'autre prestataire utilise un système compatible. Par exemple, ils peuvent établir des liens avec les systèmes des entreprises du secteur des sciences de la vie afin de mettre les patients en relation avec des possibilités d'essais cliniques.

Quels sont les 7 types de DSN?

La plupart des prestataires de soins de santé à la recherche d'un nouveau DSN envisagent soit des systèmes développés par des fournisseurs et hébergés sur site, soit des systèmes qui stockent et gèrent les données dans le nuage, mais il en existe d'autres types. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les différentes options offertes par les systèmes de DSN.

1. Animé par un médecin. Dans ce modèle, le cabinet médical, la clinique ou l'hôpital gère le DSN sur ses propres serveurs. L'organisation prend en charge tous les coûts liés à l'achat et à la gestion des ordinateurs, des équipements réseau et de l'alimentation électrique, ainsi qu'à l'emploi du personnel informatique.
2. Hébergé à distance. Ces DSN sont gérés hors site par un fournisseur tiers, fonctionnent sur des serveurs appartenant au fournisseur et sont généralement accessibles par le client par ld'un réseau privé virtuel basé sur Internet.
3. Basé sur le nuage (SaaS). Alors que les DSN hébergés à distance sont généralement dédiés à chaque client individuel, les DSN basés sur le nuage tirent parti de la mutualisation, c'est-à-dire du partage des ressources et des coûts entre un large groupe de clients. Les données de chaque client sont toutefois sécurisées par le fournisseur de services du nuage et conservées séparément des données des autres clients. Ces DSN sont plus faciles à mettre à jour avec les dernières fonctionnalités et correctifs de sécurité, et plus faciles à adapter à la hausse ou à la baisse que les systèmes sur site. Leurs coûts informatiques sont également plus prévisibles et ils réduisent la charge pesant sur les organisations informatiques des clients.
4. Spécifique à une spécialité. Certains DSN sont adaptés à des types de soins spécifiques, tels que le cancer, la cardiologie, la dermatologie, l'obstétrique et la gériatrie. Ces DSN spécialisés sont reliés à des données cliniques plus détaillées et spécifiques et peuvent aider les chercheurs à identifier plus facilement les participants aux essais cliniques dans ces domaines.
5. Systèmes intégrés de gestion des DSN et des cabinets médicaux. Les DSN dotés de fonctionnalités intégrées de gestion de cabinet permettent aux utilisateurs de naviguer facilement entre différentes fonctions de gestion, notamment la prise de rendez-vous, l'enregistrement, le suivi, la comptabilité, l'engagement et la création de rapports, le tout au sein d'une même application.
6. Code source ouvert. Avec les DSN open source, les développeurs peuvent télécharger le code source et le modifier pour répondre à leurs propres besoins, sous réserve des restrictions imposées par la licence de distribution. Bien que les DSN à code source ouvert soient moins coûteux et plus flexibles que les DSN commerciaux, ils peuvent être plus difficiles à mettre en œuvre et à prendre en charge.
7. Sur mesure. Les DSN sur mesure exigent des entreprises qu'elles conçoivent, développent, testent et entretiennent leur propre système propriétaire. Comme pour les systèmes de DSN à code source ouvert, le principal avantage réside dans la possibilité de personnaliser le système afin de répondre aux besoins cliniques et opérationnels d'une organisation, mais cet avantage est souvent contrebalancé par le coût élevé et la complexité de la mise en place et de la maintenance du système, ainsi que par les défis liés à l'interopérabilité du système.

Comment choisir le bon DSN

La décision d'acheter un nouveau DSN peut être intimidante. Mais les fournisseurs qui abordent ce type de projet en ayant une idée claire des personnes qui doivent être impliquées, des critères à utiliser pour évaluer les systèmes potentiels et des étapes nécessaires pour obtenir l'adhésion des utilisateurs seront bien mieux armés pour réussir la mise en œuvre.

1. Évaluez vos besoins. L'évaluation des besoins peut être un processus long, car les organisations examinent les flux de travail et les goulots d'étranglement actuels, identifient les exigences cliniques, administratives et techniques, et déterminent comment l'investissement dans le DSN soutiendra leurs objectifs à long terme. Profitez de cette occasion pour interroger ou sonder autant d'utilisateurs que possible au sein de l'organisation. Tout le monde ne peut pas faire partie de l'équipe chargée de sélectionner le DSN (nous y reviendrons plus en détail dans un instant), mais impliquer davantage de personnes à ce stade peut aider à identifier des besoins qui ne sont pas forcément évidents au premier abord.
2. Définir un budget. Le coût d'un DSN varie en fonction de facteurs tels que le fournisseur, la complexité de la mise en œuvre et le nombre d'utilisateurs. Mais vous devriez être en mesure d'établir des estimations raisonnablement précises du coût de la mise en œuvre initiale et de l'utilisation continue après avoir procédé à une évaluation des besoins et déterminé vos exigences.
3. Former une équipe de sélection. Comme pour l'évaluation des besoins, l'équipe chargée de la sélection du DSN doit inclure des parties prenantes issues de tous les services de l'organisation, même si elle sera plus réduite. Cette équipe devrait comprendre des commanditaires exécutifs, des responsables cliniques, des médecins de première ligne, des infirmières, d'autres cliniciens, du personnel informatique, des représentants juridiques et chargés de la conformité, ainsi que des responsables des opérations commerciales. Inclure un chef de projet pour aider l'équipe à respecter ses livrables et ses délais.
4. Fournisseurs de recherche. Une fois que vous avez documenté les besoins de votre organisation, déterminé comment un nouveau système de DSN s'intègre dans vos objectifs à long terme et fixé un budget raisonnable, commencez à rechercher des fournisseurs. Après avoir lancé un appel d'offres, utilisez les réponses pour créer une liste restreinte de fournisseurs qui correspondent à vos critères. Vos critères doivent aller au-delà des caractéristiques et des fonctions du DSN. Recherchez un fournisseur qui aidera à former le personnel, proposera un apprentissage autonome accessible aux utilisateurs quand ils le souhaitent et qui a fait ses preuves en matière de sécurité des données et de protection de la vie privée.
5. Demander des démonstrations. Les démonstrations permettent aux membres de l'équipe de sélection de découvrir le fonctionnement des différentes fonctionnalités du DSN, de poser des questions et de voir des cas d'utilisation spécifiques en action. L'objectif est de déterminer si le DSN répondra aux besoins opérationnels de votre organisation en termes de convivialité, de fonctionnalités requises et de flux de travail.
6. Vérifier les références. Demandez aux fournisseurs présélectionnés de vous fournir les noms et coordonnées de clients de taille similaire, qui utilisent les mêmes types de fonctionnalités système et ont des objectifs organisationnels similaires, puis interrogez ces clients sur leur expérience avec le fournisseur et son DSN. Discutez également avec des clients qui ne figurent pas sur la liste de références du fournisseur. Vous pouvez trouver d'autres clients grâce aux salons professionnels, aux associations, aux communautés en ligne et aux réseaux professionnels.
7. Comparer les offres. La meilleure offre d'un fournisseur doit démontrer une compréhension claire de vos objectifs, de la portée de la mise en œuvre et du budget de votre organisation. Il doit fournir un calendrier détaillé et raisonnable ainsi que des informations précises sur la formation et l'assistance continue.
8. Tester le DSN. Les programmes pilotes permettent de déterminer si un nouveau DSN est viable dans des situations réelles, tandis que les programmes d'essai testent l'approche de mise en œuvre et aident les responsables de la mise en œuvre à mieux gérer les risques. La réussite de ces programmes nécessite des objectifs clairs et une bonne communication avec toutes les parties prenantes, y compris les utilisateurs finaux, les équipes informatiques et les sponsors exécutifs.
9. Prendre une décision. Une fois que l'équipe chargée de la sélection du DSN aura franchi toutes les étapes précédentes, elle devrait être prête à choisir le fournisseur et le DSN les mieux adaptés.
10. Créer un plan de mise en œuvre. Élaborez un calendrier pour le déploiement et la formation. Pour la quasi-totalité des prestataires, les étapes cruciales comprennent le transfert des données depuis l'ancien DSN, la configuration des autorisations d'accès afin que les cliniciens puissent consulter les données pertinentes et la formation du personnel à l'utilisation du nouveau DSN.

10 facteurs à prendre en compte lors du choix d'un DSN

Une fois votre équipe de sélection constituée, envisagez de confier à différents membres de l'équipe la responsabilité d'évaluer différentes caractéristiques et fonctions du DSN, en fonction de leurs domaines d'expertise et de l'utilisation potentielle du DSN. Voici 10 endroits où commencer.

1. Technologie de pointe. L'intégration des dernières avancées en matière d'IA et d'autres technologies peut non seulement contribuer à améliorer l'engagement des patients et à soutenir des décisions efficaces et fondées sur des preuves, mais elle montre également que le fournisseur du système de DSN s'engage à innover en permanence.
2. Facilité d'utilisation. Les premières générations de DSN étaient difficiles à utiliser et à mettre à jour, ce qui contribuait à l'épuisement professionnel des cliniciens. Mais les nouveaux DSN offrent des interfaces conviviales, faciles à utiliser, et une reconnaissance vocale avancée qui non seulement allègent la charge administrative, mais contribuent également à réduire les erreurs de saisie et de transcription des données.
3. Interopérabilité. Il est de plus en plus important pour les prestataires de soins de santé de pouvoir partager les données des DSN avec les patients, les payeurs, les chercheurs et les responsables de la santé publique, ce qui fait de l'interopérabilité des systèmes une priorité absolue.
4. Coût. Il est important d'évaluer non seulement le prix initial de la licence ou de l'abonnement au DSN, mais aussi les coûts associés à l'évaluation du DSN (tels que le coût lié au fait de détourner les employés d'autres tâches) et les coûts liés à la gestion du changement, à la perte de productivité lors de la mise en service de la nouvelle solution, à la formation continue et à la maintenance (le cas échéant).
5. Formation et assistance. La qualité de la formation et du soutien est cruciale. Demandez à vos fournisseurs potentiels de DSN comment ils dispenseront la formation (en personne, en ligne, une combinaison des deux ?), en quoi elle différera selon les rôles, sa durée et son coût. Le soutien continu doit être opportun et complet. Demandez aux fournisseurs dans quels délais ils répondent et résolvent les différents types de tickets d'assistance. Les dernières fonctionnalités des DSN, notamment celles basées sur l'intelligence artificielle et l'écoute ambiante, nécessiteront différents types de formation et d'assistance. Par exemple, avec l'écoute ambiante, les cliniciens doivent comprendre qu'ils doivent verbaliser les informations pour qu'elles soient ajoutées au dossier du patient. L'écoute ambiante n'enregistrera pas la tension artérielle d'un patient dans le DSN si elle ne l'entend pas.
6. Évolutivité. Les DSN évolutifs peuvent prendre en charge de manière transparente l'augmentation du nombre d'utilisateurs, du trafic système et de la quantité de données stockées sans causer de problèmes de performance et de fiabilité. La capacité à adapter le stockage est particulièrement importante pour faire face à l'augmentation rapide des volumes de données associés à l'IA.
7. Sécurité. Recherchez des DSN qui intègrent des contrôles d'accès sophistiqués, cryptent les données stockées et fournissent une piste d'audit indiquant qui a accédé aux données, quand et quelles modifications ont été apportées. Les capacités de surveillance continue peuvent aider à signaler les événements potentiels liés à la sécurité, à la confidentialité et à la conformité réglementaire.
8. Production de rapports et analyses. Les prestataires de soins de santé ont besoin d'outils d'analyse puissants qui relient les DSN, les sources de paiement et les référentiels de données de santé afin que les analystes puissent collecter, combiner, nettoyer et normaliser les données dans un tableau de bord unique accessible au personnel clinique et administratif. L'analyse descriptive peut fournir des informations sur les patients, telles que leurs antécédents médicaux et chirurgicaux, les traitements antérieurs et les visites aux urgences. L'analyse diagnostique peut expliquer pourquoi certains événements ou résultats médicaux se sont produits, par exemple pourquoi certains types de patients sont plus susceptibles de souffrir de complications chirurgicales. (Dans ce contexte, le terme « diagnostic » fait référence à un type d'analyse de données plutôt qu'à des diagnostics médicaux.) L'analyse prédictive peut examiner les données relatives aux facteurs de risque des patients, aux tendances en matière de santé publique et à la disponibilité des ressources afin d'aider les prestataires à prévoir la demande en fournitures médicales, en personnel et en espace immobilier. L'analyse prescriptive permet de compiler les alternatives de soins que les cliniciens peuvent recommander à un patient en fonction d'une combinaison de caractéristiques, par exemple sa tranche d'âge, ses antécédents de maladies chroniques et la probabilité qu'il se conforme aux directives cliniques.
9. Accès mobile. Les cliniciens devraient pouvoir accéder aux DSN à partir de téléphones intelligents et de tablettes courants afin de consulter les données des patients sur le lieu de soins, de mettre à jour les dossiers des patients en temps quasi réel et d'éviter les retards administratifs.
10. Intégration du portail patient. Ces portails permettent aux patients de consulter et de renouveler leurs ordonnances, de consulter les résultats de leurs examens, de communiquer avec leur équipe soignante, de prendre des rendez-vous, d'effectuer des paiements et d'accomplir d'autres tâches. Recherchez des portails faciles à utiliser et qui mettent l'accent sur l'interactivité.

Améliorez l'expérience des soins de santé avec Oracle

Le DSN Santé Oracle aide les prestataires de soins à relever certains des défis les plus difficiles du secteur de la santé, notamment en identifiant les tests permettant de maintenir la santé de groupes de patients, en ciblant ceux qui ont besoin de rendez-vous de suivi et en combinant les données nettoyées et compilées provenant de différents prestataires de soins afin de créer un dossier patient complet et précis. DSN Santé Oracle fonctionne sur Oracle Cloud Infrastructure, ce qui renforce la sécurité des données de santé sensibles qu'il stocke. Il applique également l'IA aux tâches les plus courantes des prestataires afin d'améliorer la productivité et la prise de décision des cliniciens.

FAQ – choix d'un DSN

Qui utilise les systèmes de DSN ?

Les hôpitaux individuels, les grands systèmes de santé multisites, les cabinets médicaux individuels et les petites cliniques utilisent tous les DSN pour stocker et gérer les données des patients. Les responsables de la santé publique exploitent les données des DSN pour suivre et analyser les tendances en matière de santé publique.

Quelle est la différence entre ERP et DSN?

Les systèmes ERP (planification des ressources d'entreprise) aident les entreprises de tous les secteurs à gérer leurs finances, leurs achats, leurs projets et d'autres processus. Les systèmes DSN aident les prestataires de soins de santé à stocker, gérer et partager les données des patients dans le but d'améliorer les diagnostics et les traitements.

Les DSN sont-ils plus sûrs que les dossiers papier?

Bien que les documents papier ne puissent pas être victimes de cyberattaques, ils peuvent être perdus, égarés ou détruits. Les dossiers des patients stockés dans des DSN basés sur le nuage sont protégés par plusieurs niveaux de sécurité et sauvegardés à distance.