IA em compras: Benefícios e casos de uso

Poucas equipes reúnem mais dados corporativos do que aquelas em compras, que operam entre gestão da cadeia de suprimentos e finanças. Dessa forma, as equipes de compras estão preparadas para aplicar IA a esses dados para analisá-los de forma mais rápida e criteriosa do que nunca. Para usar a IA com sabedoria, as equipes de compras devem entender os vários tipos de IA, seus benefícios e desafios, além das melhores práticas para o sucesso.

O que é IA em compras?

Em compras, a IA pode executar algumas tarefas que antes eram feitas por pessoas, como solicitar propostas de fornecedores e analisar custos, com o objetivo de realizar essas atividades mais rapidamente e com menos erros. Os gerentes de compras estão começando a ver como a automação de IA pode ajudá-los a prever e reagir às condições de mercado, reduzir riscos relacionados à cadeia de suprimentos e gerenciar relacionamentos com fornecedores. Em última análise, a IA pode ser aplicada para ajudar a informar melhor a tomada de decisões, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.

Principais conclusões

• A maioria das equipes de compras ainda está nas fases iniciais de adoção da IA.
• Há muitos usos potenciais de IA ​​em compras, incluindo pesquisa e gerenciamento de fornecedores e automação de aspectos importantes do processo de compra.
• Nos próximos anos, as equipes de compras dependerão cada vez mais da IA ​​para ajudar a melhorar a eficiência, cortar custos e prever mudanças rápidas na rede de suprimentos.

IA em compras explicada

As equipes de compras precisam de uma ampla variedade de dados, de fontes internas e externas, para entender gastos, padrões de demanda, especificações de compra, condições de mercado e muito mais. Também precisam de maneiras mais poderosas de analisar seus dados e definir o melhor curso de ação. De acordo com um estudo da Deloitte de 2024, 92% dos diretores de compras avaliaram os recursos da IA generativa, com quase 11% gastando mais de US$ 1 milhão de seus orçamentos anuais em ferramentas de aquisição e terceirização com recursos de IA. As prioridades incluem automatizar o gerenciamento de fornecedores, identificar riscos com mais precisão e avaliar mais detalhadamente os parceiros atuais e potenciais. Essas e outras melhorias têm o potencial de ajudar os diretores a reduzir custos e riscos nas compras e em toda a cadeia de suprimentos.

Benefícios da IA em compras

Ao automatizar determinadas tarefas de compras, a IA pode ajudar a aumentar a eficiência, ao mesmo tempo em que ajuda a diminuir custos e riscos. A IA também pode ser implementada para ajudar a melhorar a previsão de demanda, a análise de gastos e o gerenciamento de fornecedores. Continue lendo para saber mais sobre esses e outros benefícios.

• Aumente a eficiência
  A IA pode ser usada para automatizar tarefas de compras para ajudar a melhorar a produtividade e reduzir a carga administrativa, liberando a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas. A IA pode ajudar a reduzir o tempo necessário para concluir tarefas básicas de compras em até 80%, de acordo com um estudo da KPMG de 2023. A mesma pesquisa concluiu que bem mais de 50% do trabalho de compras pode ser automatizado para ajudar a aumentar a eficiência e reduzir custos. Um incorporador imobiliário comercial pode usar IA para coletar dados 92% mais rápido em comparação aos métodos manuais.
• Reduza o potencial de erro humano
  A IA pode ser usada para automatizar tarefas repetitivas, o que pode, por sua vez, reduzir o potencial de erro humano. Essas tarefas incluem fechar contratos com fornecedores e enviar e aprovar pedidos de compra. Se e quando erros inevitavelmente ocorrerem, os recursos de detecção de IA ​​podem ajudar a sinalizá-los. Uma empresa de tratamento de água pode usar IA para melhorar a precisão de como seus gastos com compras são classificados em mais de 90%.
• Habilite o dimensionamento
  Os sistemas de compras impulsionados por IA podem ser dimensionados para processar dados em resposta às mudanças nos requisitos comerciais e nas condições de mercado. Essa escalabilidade é essencial à medida que as equipes de compras migram de operações manuais e isoladas para operações conectadas e automatizadas que usam volumes muito maiores de dados, possibilitando que essas equipes compartilhem informações mais rapidamente e tomem decisões mais informadas. Por exemplo, insights extraídos de fontes de gastos históricos e previsão de demanda — cada um possivelmente um conjunto de dados considerável — podem orientar decisões que reduzem custos desnecessários.
• Reduza custos
  Ao ajudar as equipes de compras a escolher e gerenciar fornecedores, o uso da IA ​​pode levar a melhores relacionamentos e economia de custos. Um exemplo: uma empresa de impressão global usa uma aplicação de compras com suporte de IA para negociar descontos por volume de fornecedores indiretos aprovados em troca de pagamentos antecipados. A análise de dados com IA e o reconhecimento de padrões podem dar às equipes insights mais profundos sobre gastos em todas as categorias, recomendando etapas específicas para economizar recursos. Os gerentes de compras podem usar IA para obter respostas rápidas a qualquer número de consultas para reunir informações e tomar decisões mais informadas, como a parcela de gastos em risco devido a eventos climáticos extremos em determinadas regiões e recomendações sobre fornecedores em outras partes do mundo.
• Reduza a reatividade
  Ao fornecer insights mais rapidamente, a IA pode ajudar as equipes de compras a evitar surpresas desagradáveis. No passado, as compras eram realizadas majoritariamente de forma reativa, em grande parte devido à falta de visibilidade dos gastos nos silos de dados e aos processos manuais demorados e propensos a erros. Ao aumentar a visibilidade e impulsionar fluxos de trabalho mais inteligentes e rápidos, a IA pode ajudar a criar mais tempo para tarefas estratégicas, como análise de gastos e previsão financeira.
• Aprimore a tomada de decisões
  A tomada de decisões acerca das compras pode ser orientada por IA e análises aplicadas a dados extraídos de diversas fontes, como livros-razão, ordens de compra e transações de fornecedores, mais rápido do que nunca. Além disso, os sistemas de IA podem se adaptar e aprender, produzindo análises cada vez mais precisas e recomendações impactantes.

Tipos de IA em compras

A IA vem em diferentes formas, incluindo os subconjuntos de machine learning, processamento de linguagem natural e visão computacional, bem como automação de processos robóticos, uma tecnologia complementar. Mais sobre isso a seguir.

• Inteligência artificial (IA)
  Uma tecnologia abrangente, a inteligência artificial refere-se a algoritmos que exibem comportamentos "inteligentes" ou semelhantes aos humanos, como a capacidade de reconhecer padrões e fazer recomendações. Algoritmos são simplesmente regras para resolver problemas específicos. As aplicações de IA utilizadas em compras realizam tarefas predefinidas e específicas e, portanto, são consideradas uma forma de “IA restrita”.
  
  IA generativa é o tipo mais frequentemente usado nos departamentos de compras. A IA generativa é capaz de gerar conteúdo como texto, imagens e vídeos. Para isso, ela processa grandes quantidades de dados para criar conteúdo. Os recursos de IA generativa incorporados em algumas aplicações de compras de fornecedores incluem um recurso de assistência para personalizar as comunicações com os provedores ou redigir relatórios e contratos.
• Machine learning (ML)
  Trata-se de um subconjunto da IA usado para detectar padrões e fazer previsões. Nem toda IA ​​contém ML, mas grande parte da IA ​​usa técnicas de ML. No contexto de compras, um modelo de ML pode analisar dados de compras anteriores e tendências de mercado para prever a demanda futura.
• Automação robótica de processos (RPA)
  A automação robótica de processos usa bots para automatizar tarefas repetitivas, como preencher formulários, gerar relatórios e processar transações. A RPA não é tecnicamente uma forma de IA, mas a complementa para tornar os processos mais eficientes. Por exemplo, um sistema de compras automatizado pode usar RPA para criar faturas e integrar fornecedores mais rapidamente e sem os erros que muitas vezes dificultam os processos manuais.
• Processamento de linguagem natural (PLN)
  Desenvolvido em algoritmos poderosos, o processamento de linguagem natural — outro ramo da IA ​​— permite que os computadores compreendam e manipulem a linguagem humana. O PNL pode entender e analisar a linguagem escrita ou falada, permitindo que as equipes de compras extraiam insights úteis de dados textuais. Em compras, o PNL pode extrair informações como termos e condições principais das respostas à RFP, permitindo insights mais profundos para informar o processo de seleção.
• Visão computacional
  É um campo da IA ​​que permite aos computadores interpretar e entender imagens, incluindo vídeos. Por exemplo, pode examinar imagens de produtos, logotipos ou faturas para detectar erros ou situações que precisam de atenção, como estoques baixos. As empresas podem obter visibilidade literal do estoque para reordenar itens importantes ou evitar compras desnecessárias.

Casos de uso de IA em compras

Como a IA possibilita processos mais rápidos e eficazes, ela tem aplicações em todo o gerenciamento de compras. A automação é um fator comum, ajudando as organizações a concluir tarefas quase instantaneamente e com menos erros humanos, ao mesmo tempo em que fornece insights de dados que podem ajudar a reduzir custos e riscos.

• Análise preditiva e otimização de custos
  Algoritmos de IA podem analisar grandes volumes de dados de compras — por exemplo, vendas anteriores, tendências de mercado e fatores climáticos ou econômicos — para ajudar a prever a demanda e economizar. Os relatórios em tempo real ajudam os profissionais de compras a se anteciparem à demanda e a ajustar a seleção de fornecedores, quantidades e gastos. As análises baseadas em IA também ajudam a definir níveis de estoque e evitar escassez, alcançando um equilíbrio entre reduzir custos e manter as partes interessadas e os clientes satisfeitos.
• Automação de tarefas
  A IA pode automatizar tarefas de compras para ajudar a aumentar a eficiência e a economia. Essas tarefas incluem pesquisar, analisar e gerenciar fornecedores; e gerar RFPs. Ao acelerar essas tarefas, a IA pode reduzir os tempos dos ciclos de compra, o que — dependendo do tamanho da organização — pode economizar centenas ou milhares de horas por ano e potencialmente milhões de dólares. Livres de tarefas manuais, os funcionários podem dedicar mais tempo a atividades de maior valor, como refinar os critérios de desempenho dos fornecedores ou reformular estratégias.
• Automação de pedidos de compra
  Os pedidos de compra tradicionais são um esforço manual, lento e frequentemente cheio de erros. A IA pode automatizar tarefas como classificação, a priorização e o processamento de pedidos de compra para acelerar os ciclos e reduzir os erros. Ela pode extrair e validar dados de ordens de compra e, se tudo estiver correto, gerar pedidos. Algumas ferramentas de IA mantêm os clientes informados conforme o processo de pedido de compra se desenrola para definir expectativas de entrega. Um provedor de verificação de identidade pode usar IA para monitorar pedidos de compra pendentes e encontrar incompatibilidades e outros problemas.
• Assistentes virtuais
  Assistentes virtuais baseados em IA generativa podem entender e interpretar consultas gerais relacionadas a compras, fornecendo informações sobre uma variedade de tópicos. Esses bots podem ajudar a aumentar a produtividade criando relatórios de categoria e mercado, resumos para compartilhar entre as equipes e outros conteúdos, como a descrição das principais tendências para a gerência.

Usos de IA generativa em compras

Com sua capacidade de gerar conteúdo, a IA generativa tem inúmeras utilizações em compras. Algumas são gerais, como organizar dados, enquanto outras são bem específicas, como identificar riscos e melhorias de sustentabilidade.

• Organização e sumarização de dados
  A IA generativa pode organizar dados de forma mais rápida e lógica do que os humanos sozinhos, geralmente com menos erros. Isso cria a base para resumos de dados mais convincentes que destacam pontos de dados importantes, insights e recomendações. Por exemplo, um gerente de compras pode solicitar um resumo de preços e gastos em categorias cruciais e recebê-lo para análise em minutos, em vez de horas.
• Processamento e rotulagem de dados
  A IA generativa pode melhorar o processamento de dados limpando rapidamente dados brutos, removendo valores discrepantes e inconsistências para aprimorar a análise. A marcação ou rotulagem adequada dos dados é essencial para ajudar os sistemas de IA a aprender, fazer previsões e gerar conteúdo útil. Por exemplo, conjuntos de dados bem sinalizados podem ajudar grandes modelos de linguagem a aprofundar sua compreensão das comparações de preços de fornecedores.
• Identificação de riscos
  De acordo com um relatório de pesquisa da Deloitte de 2023, 70% dos diretores de compras veem os riscos aumentando. A IA generativa pode facilitar a identificação de riscos em todo o processo de aquisição. Ela pode ser aplicada para ajudar a eliminar riscos entre fornecedores analisando seu desempenho passado. Também pode responder a perguntas sobre o risco de interrupções no fornecimento e os efeitos que elas podem ter nas vendas.
• Melhorias na sustentabilidade
  À medida que as empresas se esforçam para atingir metas de sustentabilidade, as equipes de compras precisam coletar e analisar grandes quantidades de dados, um processo que sempre foi demorado e marcado por suposições. A IA generativa pode ser usada para identificar fornecedores que podem atender aos requisitos de sustentabilidade, ajudando a reduzir os riscos de conformidade e, ao mesmo tempo, tornando o fornecimento mais eficiente.

Desafios do uso de IA em compras

A implementação de IA em compras traz seus próprios desafios culturais, tecnológicos, de segurança e outros, discutidos com mais detalhes abaixo.

• Adoção organizacional
  Se uma organização tende a ser lenta na adoção de novas tecnologias, sua equipe de compras pode achar desafiador implementar a IA. Infelizmente, alguns executivos ainda acreditam que a IA é uma promessa futurística, não um investimento inteligente que renderá frutos no curto prazo.
• Qualidade e acesso a dados
  Os dados de compras geralmente estão espalhados por muitas fontes. Isso pode resultar em dados incompletos, inconsistentes, inacessíveis e errôneos — dificilmente a base para análises rigorosas de IA. Também não ajuda quando as equipes de compras não conseguem obter informações de outros departamentos corporativos devido a aplicações de ERP legadas incompatíveis.
• Integração com sistemas legados
  Frequentemente surgem problemas quando as empresas tentam aplicar IA a dados isolados em sistemas de legados. Esses sistemas geralmente são um impedimento para coletar conjuntos de dados valiosos e agir com base em insights importantes. As equipes de compras têm mais probabilidade de se beneficiar das análises de IA quando seus sistemas ERP integram dados de estoque e da cadeia de suprimentos com dados de compras.
• Privacidade e segurança de dados
  Sistemas de compras baseados em IA, especialmente aqueles conectados aos sistemas de fornecedores e terceiros, podem criar vulnerabilidades de segurança. A complexidade desses sistemas em rede pode obscurecer o fluxo de dados, dificultando a confirmação de que os dados são tratados em conformidade com as leis de privacidade aplicáveis.

Boas práticas de uso de IA em compras

As seguintes práticas recomendadas podem ajudar as organizações a usar a IA para melhorar seus processos de compras.

1. Estabeleça metas claras
   Antes de aplicar IA aos processos de compras, identifique pontos problemáticos específicos e prioridades para melhoria, bem como barreiras organizacionais ou técnicas. Quer você esteja automatizando pedidos de compra ou tentando obter análises de gastos mais precisas, definir metas realistas e claras ajudará.
2. Entenda suas fontes de dados
   Para que os sistemas de IA tenham sucesso, as equipes de compras devem confiar nos enormes volumes de dados que eles usam. Siga protocolos rigorosos de governança de dados. Limpe, normalize e valide dados de suas fontes para saber o que você tem e como isso pode ser usado.
3. Mantenha o foco nas necessidades do usuário
   De que funcionalidade os membros da equipe precisam do sistema de compras para fazer melhor seu trabalho? Evite recursos desnecessários que só acrescentam complexidade. Escolha um sistema com uma interface de usuário simples e intuitiva.
4. Comece com um foco específico
   Em vez de mirar longe, comece suas implementações de IA com pequenos projetos que ofereçam resultados rápidos. Isso permitirá que você teste e se acostume com os recursos de IA, avalie sua eficácia e faça ajustes antes de implementá-los em uma escala maior.
5. Capacite suas equipes
   Os profissionais de compras não precisam ser cientistas de dados para usar a maioria das ferramentas de IA, mas precisarão de treinamento e tempo para realizar tentativas e assim usar essas ferramentas de forma eficaz. Se seu orçamento permitir, considere contratar funcionários adicionais com experiência em IA de compras.
6. Crie confiança e aborde preocupações
   Usar IA para compras requer um esforço conjunto, ou seja, exige colaboração entre as equipes de compras, cadeia de suprimentos e finanças. Ao compartilhar metas, roteiros, padrões, boas práticas e histórias de sucesso, você pode aliviar preocupações, promover a colaboração e construir confiança.
7. Avalie e repita
   Depois de estabelecer as métricas principais, monitore e avalie o desempenho das suas ferramentas de IA. Algumas empresas medem o desempenho ao monitorar o valor da aquisição de IA em todas as categorias de gastos. Independentemente de como você mede, certifique-se de coletar feedback do usuário para identificar maneiras de melhorar.

Capacite sua equipe de compras com a Oracle

Os recursos de IA tradicional e generativa incorporados ao Oracle Fusion Cloud Procurement, parte do conjunto de aplicações Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning, podem ajudar os profissionais de compras a prever prazos de entrega, classificar diferentes tipos de gastos, aplicar descontos dinamicamente, identificar e adicionar fornecedores qualificados rapidamente e muito mais.

Perguntas frequentes sobre IA em compras

Como a IA pode ser usada em compras?
As equipes de compras usam a IA para ajudar a prever e reduzir custos, automatizar tarefas importantes, gerar conteúdo, selecionar fornecedores e gerenciar relacionamentos.

A área de compras pode ser substituída pela IA?
A IA amplia as habilidades, a experiência e o julgamento dos profissionais de compras, mas não substitui as pessoas. De fato, espera-se que a IA crie novos empregos para profissionais de compras qualificados na tecnologia.

Quais empresas usam IA para compras?
Ferramentas de IA para compras são implementadas por empresas grandes e pequenas, incluindo alguns dos maiores varejistas, organizações de processamento de alimentos e empresas de bens de consumo do mundo.