Orçamento de capital: o que é e como funciona

Selecionar os projetos de construção e investimentos que trarão os maiores benefícios para uma organização e seus clientes raramente é simples. O orçamento de capital, o processo de alinhamento da seleção de projetos com as metas da empresa e os recursos financeiros e humanos disponíveis, ajuda organizações dos setores público e privado a avaliar cuidadosamente, priorizar e alocar recursos de forma otimizada para projetos de capital.

Este artigo discutirá os desafios associados ao orçamento de capital, bem como identificará as oportunidades que agregarão mais valor à sua organização.

O que é orçamento de capital?

O orçamento de capital é o processo de seleção do portfólio ideal de projetos que uma organização pode entregar dentro de suas restrições financeiras. Ele identifica e rastreia fontes de financiamento para projetos de grande escala, como infraestrutura pública, construção de novas instalações e atualizações de instalações e ativos existentes.

Os processos de orçamento de capital ajudam a garantir que os projetos atendam às metas da empresa. No setor privado, essas metas podem incluir crescimento, sustentabilidade e satisfação do cliente. Organizações do setor público tendem a buscar maximizar o benefício público, como um projeto de rodovia que alivia o congestionamento do tráfego ou melhora a segurança em um cruzamento perigoso.

Normalmente, vários projetos competem pelos mesmos fundos. Equipes eficazes de planejamento de capital substituem a infame abordagem de “a pessoa que fala mais alto na sala fica com todo o dinheiro” por uma metodologia consistente de priorização baseada em dados. As organizações podem definir seus critérios e ponderações e aproveitar as simulações de Monte Carlo para prever resultados prováveis.

O resultado pretendido é entregar os projetos que melhor se alinham com os objetivos organizacionais dentro do prazo e do custo prometidos. Resultados positivos melhoram a reputação da organização e a confiança da liderança no financiamento de projetos e programas futuros.

Principais conclusões

• O orçamento é parte integrante do planejamento de projetos de capital e um preditor do sucesso de longo prazo de uma organização.
• Um processo formal de orçamento de capital aumenta a probabilidade de escolher os projetos certos e concluí-los no prazo e dentro do orçamento.
• Alguns métodos de orçamento de capital podem ser subjetivos, uma grande desvantagem.
• Processos manuais e planilhas geralmente não conseguem acompanhar as complexidades e as dinâmicas do orçamento de capital atual.
• O software certo de planejamento/eficácia de capital pode conectar equipes de finanças, planejamento e projetos para ajudar a garantir consistência e governança, impulsionar a eficiência e fornecer os dados que seu pessoal precisa para fazer seu trabalho.

O orçamento de capital explicado

O orçamento de capital aloca uma quantia designada de financiamento que se alinha ao planejamento financeiro organizacional, incluindo considerações como financiamento para operações contínuas, recompras de ações, dividendos e atividades de fusões e aquisições. Ao incorporar um plano de orçamento de capital estratégico, as organizações podem determinar e priorizar com mais eficiência quais projetos atendem às suas metas e se alinham com o financiamento disponível.

Um exemplo simples é quando uma organização declara seus três objetivos. Eles podem ser: “construa isso, desenvolva isso e faça isso com segurança”. O financiamento é alocado às equipes de entrega do projeto, que agora entendem como os fundos são distribuídos com base nos objetivos da empresa para os projetos certos que oferecem o melhor retorno sobre o investimento.

Provavelmente serão usados um ou mais métodos de orçamento ao priorizar investimentos de capital. Classificar projetos com base em critérios definidos por líderes seniores traz objetividade à priorização e, em última análise, à decisão de aprovar, adiar ou rejeitar projetos. A análise financeira fornece um indicador valioso de desempenho econômico e viabilidade. O potencial de risco também deve ser considerado, pois afeta materialmente a probabilidade de atingir os resultados financeiros desejados.

Como o orçamento de capital funciona

Dada a quantidade de estruturas organizacionais que existem em todos os setores e indústrias, a gestão do orçamento de capital não é uma solução única para todos. Grandes organizações podem se dar ao luxo de ter um comitê de orçamento supervisionando projetos de capital, enquanto empresas menores geralmente dependem de equipes de linha de negócios para selecionar, executar e supervisionar projetos de capital.

Grandes ou pequenas, públicas ou privadas, as organizações têm um processo de orçamento de capital anual que pode ser dividido em incrementos mensais. Há uma avaliação constante do que foi alocado e gasto, seguida de ajustes orçamentários com base em uma variedade de fatores (eventos climáticos, picos nos preços de matérias-primas, escassez de mão de obra e assim por diante), com uma análise de variação correspondente e explicação do que ocorreu conforme o esperado em oposição a quais mudanças foram feitas. Esse processo se repete mês a mês. Gestão de portfólio é a disciplina que conecta os mundos do planejamento de projetos e negócios.

À medida que organizações do setor privado avaliam oportunidades de investimento, elas geralmente selecionam projetos que maximizarão a receita e o valor para os acionistas. No setor público, a prioridade geralmente são projetos que beneficiem os contribuintes. O dinheiro para novos projetos ou reformas é limitado, por isso é crucial analisar e selecionar os projetos certos a serem realizados e a sequência na qual executá-los.

Métodos usados em orçamentos de capital

Os métodos de orçamento de capital avaliam os fluxos de caixa, comparando custos e benefícios para fornecer um indicador de viabilidade econômica e desempenho provável. Existem três métodos principais de orçamento de capital (descritos abaixo), cada um dos quais pode gerar perspectivas diferentes. É importante que sua plataforma de tecnologia de planejamento de capital tenha flexibilidade para acomodar diferentes métodos para fornecer uma imagem completa do retorno potencial de um projeto.

• Análise de fluxo de caixa descontado
  Como um orçamento de capital típico abrange vários trimestres e até mesmo muitos anos, as organizações usarão técnicas de fluxo de caixa descontado (FCD) para avaliar o momento do fluxo de caixa e as implicações monetárias. O fluxo de caixa descontado também leva em consideração as entradas e saídas de um projeto.
  
  A fórmula de FCD representa o valor que um investidor estaria disposto a alocar, dada uma taxa de retorno exigida sobre o investimento, ou a taxa de desconto.
  
  A análise de FCD levará você à sua taxa interna de retorno (TIR). Alguns desaprovam a TIR porque ela pressupõe que você pode reinvestir na taxa calculada, o que é improvável. Independentemente disso, uma TIR significativamente maior do que o custo médio ponderado de capital (CMPC) e/ou taxa mínima de uma empresa é um indicador de resultados favoráveis. Outro resultado da análise de FCD é o valor presente líquido, uma medida simples e direta do valor do projeto. Quanto maior o VPL, mais os lucros (ou benefícios financeiros) excedem os custos de investimento. Além disso, o VPL normalmente usa o CMPC como taxa de desconto, tornando seu resultado mais confiável.
• Análise de retorno
  A análise de retorno é outro método testado e comprovado de análise financeira de investimentos. É um cálculo simples da quantidade de tempo que leva para recuperar a quantia investida por meio da extração de benefícios do projeto. Períodos de retorno mais curtos são melhores do que períodos mais longos e geralmente são obrigatórios se um projeto for considerado de alto risco. Muitas organizações declararam metas de retorno alinhadas com sua “taxa mínima” ou TIR alvo para investimentos.
• Análise de produtividade
  Os métodos de produtividade geralmente analisam receitas e despesas de toda uma organização, em vez de projetos específicos. Também é um método para obter mais dos ativos e da infraestrutura existentes.
  
  Por exemplo, um fabricante tem uma fábrica para fazer mais widgets e um sistema de transporte que deseja usar para mover esses widgets pelo país com menos combustível. A análise de produtividade determina se o projeto melhorará o rendimento geral dos widgets da empresa ao aumentar a capacidade ou reduzir despesas.

Métricas importantes de orçamento de capital

A seleção das métricas corretas de orçamento de capital geralmente é motivada pela liderança da empresa e suas expectativas, pelo ambiente regulatório (e medidas relevantes associadas) e sua tolerância ao risco. Os métodos escolhidos ajudarão a eliminar projetos que não atinjam os limites mínimos de desempenho de uma organização. Eles também são úteis para comparar projetos concorrentes e desenvolver classificações.

• Período de retorno
  Todos em uma organização que está preparando projetos de capital saberão qual deve ser o retorno. Quanto maior o risco envolvido, menor será o seu período de retorno. E se você estiver tentando fazer algo que nunca foi feito antes, precisará demonstrar claramente a capacidade de recuperar o investimento rapidamente.
• Taxa interna de retorno
  A taxa interna de retorno (TIR), ou o retorno esperado de um projeto, encontra a taxa de desconto que leva o valor presente líquido de um projeto a zero. Em outras palavras, a TIR gera uma porcentagem de rendimento em um projeto, em vez de um valor monetário. Projetos de capital com uma TIR mais alta geralmente são considerados o melhor investimento.
• Valor presente líquido
  O valor presente líquido (VPL) indica se os benefícios financeiros de um projeto excederão seus custos. Se o VPL for calculado como menor que zero, o investimento (custo) necessário supera o benefício e provavelmente fará com que o projeto seja adiado ou rejeitado.

Projetos classificados em orçamentos de capital

A maioria das organizações deseja uma lista de projetos de capital classificados em ordem de acordo com seus objetivos e alocação financeira. A capacidade de “agrupar” projetos dentro de um portfólio permite que as organizações realizem análises de cenários hipotéticos para que possam reagir rapidamente a mudanças nas entradas de planejamento, incluindo a realocação para o próximo projeto na fila, conforme apropriado.

O planejamento de cenários é fundamental. Ao revisitar cenários continuamente e reavaliar as previsões e os resultados reais do projeto em relação ao plano, as equipes de planejamento estarão mais preparadas para eventos inesperados, como desastres naturais, interrupções na cadeia de suprimentos e mudanças regulatórias. Portfólios selecionados de projetos e vários cenários devem ser “memorializados” e acessíveis em uma plataforma de colaboração que forneça visibilidade, flexibilidade e consistência.

Desafios do orçamento de capital

O orçamento é um processo crítico para as organizações que avaliam suas opções de gastos de capital, mas há muitos desafios que podem levar a erros em grande escala.

• Erros de previsão e estimativa. Mesmo quando elaboradas por profissionais qualificados, as estimativas e previsões de projetos de capital são tão boas quanto os dados nos quais são baseadas e são vulneráveis ​​a vários vieses não intencionais que podem causar erros. Por exemplo, o viés de disponibilidade ocorre quando um previsor atribui muito peso em uma distribuição de probabilidade a cenários que já aconteceram antes. Com o viés da desejabilidade, os analistas filtram ou minimizam as evidências que não apoiam o resultado desejado.
• Riscos e incertezas. As decisões de orçamento de capital estão repletas de riscos e incertezas específicos do projeto e do mercado, que devem ser cuidadosamente avaliados para permitir o melhor retorno possível sobre o investimento. A realização de análises rigorosas de sensibilidade e probabilidade e o uso de técnicas como a simulação de Monte Carlo ajudam as empresas a reduzir riscos e a tomar decisões mais informadas. No entanto, é difícil para os meteorologistas anteciparem condições climáticas adversas, interrupções na cadeia de suprimentos e outros fatores externos, então os planejadores devem incluir alguma flexibilidade financeira em suas estimativas orçamentárias.
• Racionamento de capital, ou “embaralhamento”. As organizações têm limitações quanto à quantidade de capital financeiro disponível para investir em novos projetos de construção. O racionamento de capital os ajuda a decidir como alocar esses recursos escassos. Em geral, os projetos são priorizados com base na previsão de quais deles gerarão os maiores retornos, mas esse tipo de racionamento pode expor as organizações a um risco maior ao não diversificar seus portfólios de investimentos.
• Mudanças nos ambientes regulatórios e tributários. Os regulamentos de construção e as leis tributárias, nos níveis municipal, estadual e federal, mudam constantemente, adicionando camadas de complexidade ao processo orçamentário. É importante se manter atualizado, especialmente sobre as últimas regulamentações que regem a segurança dos trabalhadores, códigos de construção e sustentabilidade ambiental.
• Soluções tecnológicas isoladas. Conforme dito anteriormente, as estimativas e as previsões de projetos de capital são tão boas quanto os dados nos quais se baseiam — e esses dados serão inadequados se partes deles estiverem bloqueadas em aplicações e planilhas isoladas. Aplicações de planejamento e orçamento padronizadas e integradas ajudam a tornar o processo de orçamento de capital mais confiável e preciso.
• Falta de integração com o planejamento estratégico. Os silos de projeto não se limitam apenas a dados e aplicações. O processo de orçamento geralmente recai sobre equipes que trabalham isoladamente, criando uma desconexão entre os planos estratégico e operacional. Um plano integrado de orçamento de capital estratégico pode determinar e priorizar de forma mais eficaz os projetos que atendem às metas da organização e se alinham com o financiamento disponível.

Boas práticas de orçamento de capital

Os gastos de capital geralmente representam uma porcentagem significativa do orçamento geral de uma organização, por isso é importante revisitar continuamente o portfólio e ajustar o processo. As melhores práticas de orçamento de capital ajudam a criar certeza, precisão e previsibilidade. Processos uniformes também podem dar suporte a comparações entre projetos e levar a lições aprendidas. Diversas boas práticas estão descritas abaixo.

1. Use um orçamento contínua. Em vez de se ater a um orçamento anual estático que pode se tornar obsoleto rapidamente, considere criar uma previsão contínua que atualize continuamente o plano e as estimativas de orçamento.
2. Use modelos de ROI consistentes. Modelos que medem o ROI — geralmente calculado pela divisão do lucro ou prejuízo líquido de um investimento pelo seu custo inicial — devem ser baseados em dados robustos e precisos e aplicados uniformemente em toda a organização, ajudando a garantir que todos os projetos sejam avaliados com os mesmos critérios. Isso leva a resultados mais objetivos e comparáveis.
3. Implemente o orçamento de base zero. O orçamento de capital base zero recomeça em cada ciclo orçamentário, não importa o que foi gasto durante o ciclo anterior. Exige que cada dólar solicitado seja explicado e justificado. O orçamento base zero promove uma cultura de gestão de custos e responsabilidade ao identificar gastos excessivos e realocar esses recursos para usos mais estratégicos e de maior crescimento.
4. Saiba onde cada projeto está no processo de aprovação. Pense nisso como uma manutenção preventiva. Manter um controle rigoroso sobre os custos e o orçamento do projeto de capital, o desempenho do projeto e a equipe que o executa ajuda a garantir que o projeto seja entregue no prazo e dentro do orçamento. Revisões regulares também confirmam que o projeto está progredindo de maneira ordenada, o que permite ajustes.
5. Tome decisões com base nos fluxos de caixa reais. Ao comparar os fluxos de caixa esperados e reais de cada projeto de capital, o processo de orçamento ajuda a determinar onde esses recursos são melhor alocados para aumentar a lucratividade e maximizar o valor.
6. Use a análise de fluxo de caixa descontado . As análises de fluxo de caixa descontado (DCF), que estimam o valor de um investimento com base nos fluxos de caixa que se espera que ele gere, podem fornecer às empresas uma projeção razoável sobre se um investimento proposto vale a pena. Suas projeções podem ser ajustadas para fornecer resultados diferentes para diferentes cenários hipotéticos.

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As organizações geralmente tomam decisões importantes de orçamento de capital com informações inadequadas, processos inconsistentes e falta de sistemas padronizados. Estabelecer um processo confiável que classifique objetivamente os projetos com base nas metas organizacionais prioriza os projetos que merecem aprovação. Embora um sistema de classificação não seja infalível, uma abordagem formal de orçamento de capital baseada nas melhores práticas aumenta a probabilidade de selecionar os projetos de capital que aumentam o valor e a receita dos acionistas ou, no setor público, oferecem os maiores benefícios aos cidadãos.

Perguntas frequentes sobre orçamentos de capital

O que significa orçamento de capital?
O orçamento de capital ajuda as organizações a identificar o conjunto de projetos para os quais elas têm dinheiro suficiente e como melhor alocar fundos entre esses projetos.

Quais são os três métodos de orçamento de capital?
Os três métodos de avaliação mais comumente usados ​​no orçamento de capital são o período de retorno, o valor presente líquido e uma avaliação da taxa interna de retorno.

Quais são os exemplos de orçamento de capital?
Um exemplo é quando uma empresa privada decide como alocar e realocar fundos para a construção de uma fábrica, a reforma de um prédio de escritórios e a reforma de uma unidade de P&D. Outro exemplo é quando uma entidade pública aloca dinheiro dos contribuintes para construir uma estação de tratamento de esgoto ou adicionar uma faixa a uma rodovia.

Qual ​​é o problema com o orçamento de capital?
Um problema com o orçamento de capital são os processos inconsistentes e manuais, que muitas vezes levam a erros, imprecisões e seleção abaixo do ideal de projetos.