10 Gemensamma kalkylbladsrisker och lösningar för företag

Älska eller hata dem, kalkylblad kommer att bestå. Men även om kalkylblad förblir oumbärliga utnyttjas de alltför ofta av företagsanvändare i syfte att utföra analysjobb som är för komplexa för att utföras med hjälp av ett kalkylblad. Många team standardiserar kalkylblad som det främsta verktyget för att organisera arbete, hantera projekt och rapportera data. När det gäller analyser använder verksamhetsgrupper ofta kalkylblad som den övergripande lösningen för att samla in data från en mängd olika källor som de behöver. Att använda kalkylblad för en sådan uppgift leder till massor av manuellt arbete och risken för mänskliga fel – vilket kan innebära förlorade möjligheter som teamen kunde ha tagit vara på om de hade rätt verktyg för jobbet.

Vad finns det för risker med kalkylblad?

Kalkylblad är ett kompetent verktyg för många affärsprojekt, men risker uppstår när kalkylblad används felaktigt för uppgifter som de inte är utformade för att utföra. När kalkylblad används för uppgifter som överstiger dess kapacitet kan de skapa risker, inklusive dataregistreringsfel, beräkningsfel, säkerhetsrisker, skalbarhetsproblem och brister i regelefterlevnaden. När flera kalkylblad används sprids data ofta över många filer, vilket gör det svårt att skapa en enda konsekvent och betrodd affärsmodell som beslutsfattarna kan lita på. Och eftersom det vanligtvis inte finns någon styrningsprocess med kalkylblad kan beslutsfattarna få felaktiga data beroende på oförutsedda fel. Kalkylbladens förmåga att göra analyser och ge rekommendationer är också begränsad. Alla dessa problem kan tillsammans leda till fenomenet ”kalkylbladsmardröm” – en miljö där kalkylbladen blir allt fler, informationen föråldras och risken för mänskliga misstag ökar, vilket gör analysen opålitlig.

Viktiga lärdomar

• Kalkylblad blir allt svårare att hantera i takt med att datavolymerna ökar och när organisationerna måste hantera problem kring styrning, säkerhet, dataintegritet och regelefterlevnad.
• Kalkylblad är begränsade i sin förmåga att utföra detaljerade dataanalyser eller hitta dolda mönster i data, särskilt när användare inte håller data i kalkylbladet uppdaterade.
• Kalkylblad är ostyrda och kan enkelt delas och distribueras, vilket ökar risken för felaktiga eller motstridiga data, obehörig åtkomst och dataintrång. De dupliceras också lätt, vilket leder till flera versioner med olika data och motstridiga slutsatser.
• För analyser är kalkylblad begränsade när det gäller att hantera ostrukturerade data, som video eller text från kundklagomål.

Förklaring av risker med kalkylblad

Kalkylblad används i många branscher och fungerar för rätt, målinriktat arbete. Många risker är dock förknippade med den utbredda användningen av kalkylblad, däribland en tendens till manuell datainmatning och osäkra datafel på grund av brist på åtkomstkontroller och utbredd delning. På grund av deras prestandabegränsningar kan kalkylblad också bli oskalbara allteftersom verksamheten växer och slutar att fungera när man står inför utmaningar i tvärfunktionella team, mångfacetterad verksamhet och behovet av interaktion, samarbete och samordning på hög nivå.

Kalkylblad är ofta standardalternativet som team använder för att sammanställa de data de behöver under analysspårning. Problemet: Kalkylblad är enkla att starta men svåra att upprätthålla med aktuella data. De sprider sig ofta, så att det snart finns flera versioner av den ursprungliga datamängden, vilket gör att beslutsfattarna tappar förtroendet för data och slutsatser. Kalkylbladen hanterar numeriska data på ett bra sätt, men de passar inte särskilt bra för ostrukturerade data. När många företag är beroende av kalkylblad har de svårt att förstå sina data och missar möjligheter att få användbara insikter genom en djupgående dataanalys.

Varför kalkylblad är populära

Kalkylblad är ett populärt verktyg för företag eftersom de är flexibla, lätta att lansera och använda och dessutom i allmänhet billiga (i princip gratis för slutanvändaren) jämfört med vissa alternativ. Kalkylblad kan också skapas snabbt och enkelt utan behov av IT-support eller specialiserad programvara, vilket gör dem till ett lättillgängligt verktyg för många funktioner. Användare behöver ofta hämta data från flera källor och system, vilket gör att de väljer kalkylblad för att samla in dem av alla orsaker som just förklarats.

Kalkylblad gör det också möjligt att sortera data och göra beräkningar som affärsteam behöver för att fatta välgrundade beslut utan att behöva lansera ett stort IT-initiativ. När det gäller finans- och ekonomifunktioner i alla branscher är kalkylblad fortfarande nödvändigt för centrala uppgifter som ekonomisk modellering och rapportering. Dataförberedelse är en annan stor anledning till att anställda använder kalkylblad för analysarbete. Data lagras ofta i ett format som inte är optimalt för analyser, därför exporteras de till ett kalkylblad för att bearbetas till ett formulär som affärsmän kan använda. De flesta analysverktyg erbjuder inte inbyggd dataförberedelse och databerikning.

10 Vanliga risker med kalkylblad för företag

Kalkylblad används för affärsändamål, inklusive redovisning, datahantering och ekonomisk analys. Även om de är användbara för sådana jobb skapar de risker när de utsätts för högre skalor och kapacitet. Kalkylblad kan bli allt svårare att hantera i medelstora eller större organisationer. Frågor som gäller datastyrning, säkerhets- och åtkomstkontroller, dataintegritet och regelefterlevnad blir allt mer komplicerade att hantera med större volymer och fler användare. Här är några av de vanligaste riskerna som företag ställs inför när de använder kalkylblad:

Så här hanterar och begränsar du risker med kalkylblad

Det är viktigt för företag att noggrant överväga de potentiella riskerna med kalkylblad och införa kontroller och processer för att hantera dem. Detta innebär i allmänhet att ta itu med användningen av aktuella kalkylblad, vidta lämpliga korrigerande åtgärder och implementera bästa praxis samt nya företagspolicyer för att kontinuerligt minska riskpotentialen. Det kan innebära att implementera nya applikationer som uppfyller ett behov kalkylblad inte kan uppfylla. Du kan vidta följande åtgärder för att minska risker med kalkylblad:

Verklige konsekvenser med kalkylblad

Kalkylblad är ett användbart verktyg i företag, men det kan också leda till branta och kostsamma konsekvenser när de används felaktigt. Fel i kalkylblad är inte bara kostsamma när det gäller tid och pengar utan kan också leda till ett skadat anseende och förlorade jobb. Här är tre verkliga exempel.

• Fel och felaktigheter: Kalkylblad är benägna att innehålla fel, särskilt när komplexa formler och funktioner används. Även ett litet misstag i en formel kan leda till betydande felaktigheter och potentiellt kostsamma finansiella misstag. Ett elöverföringsföretag förlorade en gång 24 miljoner $ genom att lägga bud på överföringsvägar som det inte behövde på grund av feljusterade rader i ett kalkylblad; det var ”bokstavligen ett klipp-och-klistra in-fel i ett Excel-kalkylblad”, säger företagets VD. Ett annat kostsamt misstag inträffade 2005 när en stor amerikansk tillverkare drabbades av ett felaktigt avgångsvederlag på 11 miljoner $ på grund av ett stavfel i ett kalkylblad.
• Säkerhetsrisker: Kalkylblad kan vara sårbara för säkerhetsrisker, inklusive dataintrång och obehörig åtkomst. Om känslig företagsinformation lagras i ett kalkylblad kan den enkelt delas eller nås av obehöriga personer. Detta kan leda till ekonomiska och ryktesrelaterade skador för företaget. År 2021 publicerade en amerikansk myndighet ett kalkylblad på en intern Microsoft SharePoint-webbplats för högre chefer med anställningsinformation som innehöll vaccinationsstatus. Myndighetens fackförbund lämnade in ett klagomål som ledde till att kalkylbladet togs bort.
• Utmaningar inom regelefterlevnad: Kalkylblad kan skapa regelefterlevnadsutmaningar för företag, särskilt i mycket reglerade branscher som sjukvårds- och ekonomibranschen. Dessa branscher omfattas av strikta regler kring datahantering och det finns en risk att kalkylblad inte kan tillhandahålla nödvändiga kontroller och spårning. En sjukvårdsorganisation som använder ett kalkylblad för att hantera patientinformation kan ha svårt att följa amerikanska HIPAA-bestämelser.

Alternativ till kalkylblad

Kalkylblad kommer alltid att ha sin funktion. Ett kalkylblad räcker dock inte om du försöker hitta värdefull information i dina data med hjälp av tekniker som att kombinera flera datakällor eller göra iterativa upptäckter med hjälp av maskininlärning där du vill hitta dolda mönster i dina data. Om du använder ett kalkylblad för att följa upp projektstatus finns det antagligen ett specialutvecklat verktyg för projekthantering som är ett bättre alternativ. Naturligtvis kräver alla dessa alternativ pengar, medan ett kalkylblad inte medför inkrementella kostnader – vilket är en stor del av lockelsen. Men om en budgetpost är möjlig finns det flera alternativ att använda kalkylblad:

• Programvara för projekthantering: Projekthanteringsprogram används i olika branscher och gör det möjligt för företag att planera och hantera projekt, tilldela uppgifter och spåra framsteg på ett mer dynamiskt och visuellt sätt än med kalkylblad. Programvaran kan tillhandahålla realtidsuppdateringar om projektstatus och resursallokering.
• Affärssystem (Enterprise Resource Planning): Mellanstora och stora företag använder programvara för affärssystem för att integrera flera affärsfunktioner som ekonomi, budgetering, försäljning och lagerhantering i en och samma plattform. Affärssystem erbjuder avancerade funktioner för rapportering och analys och kan göra affärsprocesserna mer transparenta och effektiva än att spåra finansiella uppgifter i kalkylblad.
• Databassystem: Databaser och databashanteringssystem gör att företag kan lagra, hantera och hämta stora mängder data. En databas kan hantera komplexa datastrukturer och erbjuda avancerade funktioner för datafrågor utöver vad ett kalkylblad kan erbjuda. Men beroende på arkitekturen och systemet kan hämtning av alla nödvändiga data från en databas för analys vara en långsam process som kräver specialiserad expertis från en databasadministratör.
• Analysplattform: En analytisk plattform innehåller maskinvara, programvara, verktyg och hjälpmedel som gör att företag kan samla in och analysera stora mängder data från olika källor. Dessa verktyg erbjuder avancerade analysfunktioner, inklusive datavisualisering och prediktiv analys.
• Dedikerad analysprogramvara: Med en fristående programvara som utformats specifikt för dataanalys kan du snabbt extrahera och förbereda data för visualiseringar och insikter, vilket ger företagsanvändare en enhetlig och tillförlitlig vy över data för att underlätta beslutsfattande.

Gå bortom kalkylblad och minska riskerna med Oracle

Eftersom kalkylblad kan vara ett kraftfullt verktyg för många användningsfall är det viktigt för företag att känna till sina begränsningar och potentiella risker när de används för analyser. För att minska dessa risker bör företagen anamma en analysdriven kultur som bygger på tillförlitliga data och överväga att implementera alternativa verktyg med mer funktionalitet, säkerhet och styrning.

En säker analysplattform kan ge större funktionalitet än ett kalkylblad och minska behovet av dataexporter genom att centralisera den logik som sprids över fysiska filer och föra den till en åtkomlig, välstyrd plats för alla att använda. Oracle Analytics erbjuder alla datamanipuleringsfunktioner som behövs för att kombinera interna och tredje parts datamängder och utnyttja dem i en spårbar, delbar och upprepningsbar affärsprocess. Oracle Analytics erbjuder den senaste tekniken för dataanalys, inklusive AI, maskininlärning och bearbetning av naturligt språk. Det är en komplett analyslösning som kan hjälpa ditt företag att fatta bättre beslut baserat på aktuella och exakta data som företagsledare förstår och litar på.

Frågor och svar om risker med kalkylblad

Vilka är nackdelarna med att använda ett kalkylblad?

De största nackdelarna med kalkylblad är datasäkerhet, begränsad skalbarhet och risk för kostsamma mänskliga misstag.

Vilka är bristerna med att använda kalkylblad för analyser?

Kalkylblad är svåra att styra och saknar datahanteringsfunktioner, vilket gör att de inte passar för komplexa analyser som använder flera datakällor.

Vilka är några exempel på problem med gemensamma kalkylblad?

Vanliga misstag i kalkylblad är kopiera-och-klistra in-fel och inaktuella data på grund av manuella uppdateringar.