Bedrijfskosten bijhouden in 6 eenvoudige stappen

Budgettering

Elk bedrijf moet rekening houden met het budget. Door bedrijfskosten nauwkeurig bij te houden, kan een bedrijf eenvoudiger budgetten opstellen en zich hieraan houden. De meeste team- en afdelingsleiders zijn tegenwoordig verantwoordelijk voor hun eigen budgetten en door het bijhouden van de uitgaven kunnen ze direct actie ondernemen als het budget wordt overschreden. Bij elke nieuwe budgetteringscyclus krijgen teams die verantwoordelijk zijn voor de financiële planning en analyse (FP&A), inzicht in uitgavenpatronen en kunnen ze toekomstige budgetten dienovereenkomstig aanpassen. Als door het bijhouden van de bedrijfskosten blijkt dat een kostenpost te duur wordt, kan een bedrijf onderzoeken of er goedkopere leveranciersopties zijn of kan het beleid worden aangepast. Als de reiskosten van werknemers bijvoorbeeld omhoogschieten, kan het bedrijf vereisen dat de manager van een werknemer (of zelfs de manager van de manager) de reis vooraf goedkeurt voordat een werknemer deze kan boeken.

Belastinginhoudingen

Een andere belangrijke reden waarom bedrijven hun noodzakelijke en gewone bedrijfskosten nauwlettend in de gaten moeten houden, is omdat de meeste bedrijfskosten fiscaal aftrekbaar zijn. Bedrijven kunnen deze kosten dus aftrekken van hun bruto-opbrengsten. Hierdoor wordt het bedrag aan lokale, regionale en federale belastingen dat ze over die opbrengsten betalen, verlaagd. Belastinginhoudingen omvatten doorgaans lonen en salarissen, standaardvergoedingen voor werknemers, grondstoffen en andere productinvoer, huur van bedrijfseigendommen, afschrijving van bedrijfsactiva, reclamekosten, transportkosten, reiskosten, training, kantoorbenodigdheden, software, verzekeringspremies, rentekosten, dubieuze debiteuren en zelfs een verscheidenheid aan belastingen zelf. De lijst is bijna eindeloos en kan per land variëren. In de VS is bijvoorbeeld 50% van de kosten van maaltijden voor werknemers tijdens het reizen aftrekbaar.

Cashflow

De cashflow is essentieel voor de financiële gezondheid van een bedrijf. Daarom moeten financiële teams die verantwoordelijk zijn voor het kasbeheer, de bedrijfskosten nauwkeurig en tijdig bijhouden. Ze moeten nauwkeurig bijhouden hoeveel geld binnenkomt uit de goederen en diensten die hun bedrijven verkoopt en ze moeten ook bijhouden hoeveel geld wordt uitgegeven. Met name dit laatste is relevant voor dit artikel. Onkosten zoals reizen en entertainment (T&E) zodat werknemers hun relatie met klanten en collega's kunnen versterken, leiden tot aanzienlijke en zeer variabele contante uitgaven als men zich niet aan het beleid houdt en de verwachtingen niet kloppen. Zolang deze onkosten nauwkeurig worden bijgehouden en worden afgetrokken van een vergelijkbare nauwkeurige instroom, kan de CFO erop vertrouwen dat het bedrijf niet te maken krijgt met een tekort aan contant geld voor het betalen van rekeningen en dat de cashflowprognoses een echte weerspiegeling zijn van de huidige financiële positie van het bedrijf. Door bedrijfskosten bij te houden wanneer deze zich voordoen, kunnen financiële organisaties direct actie ondernemen en bijvoorbeeld de kosten verlagen, meer lenen of andere stappen ondernemen. Zo kan de cashflow indien nodig worden verbeterd en hoeft het bedrijf niet te wachten tot cijfers weken of maanden later zijn geconsolideerd en het dus te laat is.

Kostenbesparingen

Als een bedrijf precies weet wat het in realtime uitgeeft, kunnen financiële processen worden verbeterd, kan er worden gezocht naar goedkope opties, kan er opnieuw worden onderhandeld over contracten om volumekortingen te krijgen of kunnen aankopen worden uitgesteld als bepaalde prijzen stijgen. Door bedrijfskosten nauwkeurig bij te houden wanneer deze zich voordoen, kan duplicatie, zowel onbedoeld als frauduleus, ook eenvoudiger worden verminderd. Managers in verschillende marketingunits hebben bijvoorbeeld een abonnement op verschillende stockfotodiensten, terwijl ze een betere deal zouden kunnen krijgen als maar één aanbieder zouden gebruiken.

1. Open zakelijke rekeningen en bouw bankrelaties op

Bankrelaties, inclusief relaties met aanbieders van bedrijfscreditcards, vormen de basis voor het bijhouden van bedrijfskosten. Door bedrijfscreditcards te integreren met onkostenbeheersystemen, worden de uitgaven die werknemers met deze kaarten doen, automatisch ingevuld in het systeem. Hierdoor worden fouten voorkomen en besparen werknemers en financiële teams waardevolle tijd. Sommige ERP-systemen integreren zelfs bankdiensten in de applicatie, zodat inkoopteams direct toegang hebben tot financiering en betalingen in de applicatie voor B2B-transacties. Deze bankbedrijven leveren ook de doorlopende werkkapitaalfondsen die nodig zijn voor het beheren van crediteuren en debiteuren. Het geld en de data die nodig zijn voor het beheren van bedrijfskosten, stromen allemaal via deze financiële dienstverleners. Een sterke, goed geïntegreerde samenwerking betaalt zich dus dubbel en dwars uit. Door het aangaan van dergelijke bankrelaties, kunnen bedrijven ook eenvoudiger leningen krijgen voor grotere aankopen voor uitbreiding van het bedrijf, de aankoop van gespecialiseerde apparatuur of het financieren van een marketingcampagne.

2. Volg ontvangsten en facturen

Bedrijven moeten ontvangsten en facturen bijhouden wanneer deze zich voordoen. Door ontvangsten en facturen te volgen, kunnen ze de kasbehoeften voorspellen en hun uitgaven naar wens aanpassen, naleving van het onkostenbeleid bewaken, op audits reageren, voldoen aan de regelgeving voor financiële rapportage en de zaken relatief eenvoudig houden wanneer het tijd is voor de belastingaangifte.

3. Kies een boekhoudsysteem

Systemen voor boekhoudsoftware variëren in omvang. Het ene systeem bevat alleen spreadsheets en rudimentaire boekhoud- en belastingsoftware, terwijl het andere een geavanceerd pakket met bedrijfsapplicaties biedt. Grote, multinationale en snelgroeiende bedrijven hebben over het algemeen financiële applicaties nodig met geavanceerde functies voor datarapportage en -analyse voor een of meer van de volgende gebieden: het beheer van crediteuren en debiteuren, integratie van financiële planning en budgettering, beheer van kasuitgaven, automatisering van routinematige financiële taken en ondersteuning van kasprognoses. Ook moeten er meerdere valuta's kunnen worden verwerkt, moeten duplicatie en fraude worden voorkomen en moeten bedrijven worden ondersteund bij het beheren van financiële risico's. In deze onkostenbeheersystemen wordt steeds vaker gebruikgemaakt van kunstmatige intelligentie voor het ondersteunen van werkzaamheden zoals het invoeren en afstemmen van facturen en betalingen voor een grotere nauwkeurigheid. Een cloudgebaseerd financieel systeem kan doorgaans beter worden geschaald dan een on-premises systeem en kan reageren op pieken in de vraag, zoals een kwartaalafsluiting of belastingaangifte. Een cloudgebaseerd systeem is over het algemeen ook eenvoudiger te implementeren, bij te werken met nieuwe functies en te integreren met voorraad-, supply chain-, inkoop- en andere applicaties (vooral als het systeem onderdeel is van een suite).

4. Integreer software met rekeningen

Het gebruik van boekhoudsoftware zonder deze te koppelen aan de bankrekeningen van het bedrijf is als het hebben van een sportwagen die nooit op de weg komt. De dagelijkse werkzaamheden verlopen natuurlijk beter dan voorheen, maar u profiteert niet optimaal van uw investering. Hoe meer systemen en instellingen met elkaar verbonden zijn, hoe krachtiger de software zal zijn. De meeste financiële applicaties zijn beveiligd om schadelijk gebruik te voorkomen. Waarom handmatig data invoeren als deze ook automatisch kunnen worden geüpload op bepaalde tijden? Waarom apart inloggen bij een zakelijke bankrekening als transacties ook door het systeem kunnen worden uitgevoerd?

5. Kies voor boekingen op kasbasis of transactiebasis

Dit is eigenlijk een eenvoudige keuze. Grotere bedrijven, inclusief alle beursgenoteerde bedrijven, moeten namelijk boekingen op transactiebasis gebruiken voor uitgaven (en opbrengsten). Maar het is altijd handig om te weten wat deze twee boekhoudkundige benaderingen inhouden. Boekingen kunnen worden vastgelegd wanneer ze plaatsvinden (voor boekingen op transactiebasis) of wanneer ze zijn betaald (voor boekingen op kasbasis). Deze registraties kunnen tegelijkertijd plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf geld betaalt voor productiemateriaal van een groothandel. Maar als het gaat om creditcards, facturen en inkooporders, is er een kloof tussen wanneer goederen en diensten worden geleverd en wanneer ze worden betaald.

De methode voor boekingen op kasbasis is eenvoudiger. Hierbij worden bedrijfskosten alleen in de boeken opgenomen als het geld aan de leverancier is betaald. Dit soort boekhoudsysteem is gemakkelijk te beheren en geeft een zeer duidelijke indicatie van hoeveel geld er op een bepaald moment op de bank staat. Startups en kleinere bedrijven vertrouwen soms op deze methode. Deze methode is echter geen juiste weerspiegeling van de financiële situatie van het bedrijf. Een bedrijf kan veel producten op krediet kopen terwijl er contant geld wordt ontvangen bij de verkoop van deze producten. De financiële situatie ziet er dus goed uit, terwijl dat niet het geval is. Om deze reden wordt bij de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) gebruikgemaakt van boekingen op transactiebasis.

Bij boekingen op transactiebasis worden transacties geregistreerd wanneer ze plaatsvinden, maar voordat het geld van eigenaar is gewisseld. Een restaurant registreert dus meteen de kosten voor het inkopen van ingrediënten (crediteuren), zelfs als de ingrediënten op krediet worden gekocht. Met deze boekhoudmethode kunnen plotselinge financiële pieken en dalen worden voorkomen en wordt een nauwkeuriger beeld geschetst van de financiële gezondheid van het bedrijf. In de VS kunnen bedrijven met minder dan $ 25 miljoen aan omzet zelf bepalen hoe ze kosten registreren, maar deze registratie moet wel consistent en nauwkeurig zijn. Bedrijven met een omzet van $ 25 miljoen of meer zijn verplicht om boekingen op transactiebasis te gebruiken. De regels variëren per land.

6. Controleer regelmatig uw bedrijfskosten

Met boekhoudsoftware kunnen elke maand en elk kwartaal rapporten worden gegenereerd die inzicht geven in wat er wordt uitgegeven en waar. De rapporten kunnen echter ook meer realtime informatie over de kosten bieden. Bij elke analyse kunnen de onkosten worden bewaakt terwijl deze zich voordoen en kan het bedrijf beginnen met het opstellen van het budgetplan voor het volgende jaar. Een CFO van een farmaceutisch bedrijf merkt bijvoorbeeld dat de kosten voor reizen en entertainment voor het verkoopteam al een aantal maanden stijgen. Het bedrijf kan reageren door opnieuw te onderhandelen over de favoriete luchtvaartmaatschappijen en hotels, meer verkoopvergaderingen virtueel te maken of nieuwe goedkeuringsprocessen te creëren voor hoge entertainmentkosten.