De 14 grootste uitdagingen op het gebied van financieel beheer voor bedrijven
Natalie Gagliordi | Content Strategist | 27 november 2023
Succesvolle financiële leiders zijn verantwoordelijk voor de strategische besluitvorming, het beoordelen van risico's en het financieel beheer. Daarnaast moeten ze beslissingen nemen over de juiste strategie voor financieel beheer van hun organisatie en moeten ze tegelijkertijd de fiscale gezondheid waarborgen en groeikansen nastreven. De strategiebesprekingen van de directieleden zijn afhankelijk van de basis voor financieel beheer die de Chief Financial Officer (CFO) biedt en de aanlevering van financiële en operationele prognoses en data die bepalend zijn voor de belangrijke beslissingen die deze leidinggevenden moeten nemen. Er staat enorm veel op het spel. CFO's en hun teams moeten dus rekening houden met zeer grote uitdagingen op het gebied van effectief financieel beheer en moeten zich voorbereiden met strategieën om deze obstakels te overwinnen.
Voornaamste conclusies
- Een effectieve financiële planning vereist nauwkeurige, tijdige data-analyse en scenarioplanning, ondersteund door een systeem voor financieel beheer met realtime bewaking van de prestaties en prognose-updates.
- Financiële leiders moeten samenwerken met IT om de cyberbeveiliging te optimaliseren en regelmatige software-updates en uitgebreide personeelstraining te bieden.
- Toegang tot realtime financiële data is cruciaal voor een tijdige besluitvorming. Hiervoor zijn systemen voor financieel beheer vereist die actuele data kunnen leveren en die de beperkingen van verouderde software en handmatige processen kunnen overwinnen.
- Een effectieve bewaking van cashflows is essentieel om te kunnen voldoen aan financiële kortlopende verplichtingen. Dit vereist transparantie in liquiditeitsfactoren en efficiënte processen voor debiteuren- en crediteurenbeheer.
De 14 grootste uitdagingen op het gebied van financieel beheer
Financieel beheer vormt de basis voor bedrijfsstrategieën en de uitvoering daarvan. Het is een bedrijfsfunctie die gericht is op de strategische planning, aansturing, controle, rapportage en prognose van financiële activiteiten binnen een organisatie. Financieel beheer is essentieel om de financiële stabiliteit, groei en duurzaamheid van een bedrijf op de lange termijn te waarborgen. Maar naarmate een bedrijf groeit, wordt financieel beheer steeds uitdagender en complexer en beschikt een bedrijf mogelijk niet over de benodigde inzichten om goede beslissingen te nemen. Hier volgen enkele veelvoorkomende oorzaken van uitdagingen op het gebied van financieel beheer waarmee CFO's en andere financiële leiders te maken krijgen.
1. Precisieplanning
Het hebben van een nauwkeurig en tijdig financieel plan is een van de belangrijkste componenten van een gezond bedrijf. Maar planning is een discipline waarvoor veel financiële informatie uit verschillende bronnen wordt gebruikt. Als een bedrijf dus niet over de juiste tools en processen beschikt om eenvoudig volledige en actuele data te verzamelen, neemt het maken van een goede planning zeer veel tijd in beslag. Als data niet goed worden geanalyseerd en gebruikt om verschillende toekomstige scenario's te voorspellen en te plannen, kan het bedrijf zich niet goed voorbereiden op de toekomst. Dit kan leiden tot problemen zoals overbesteding aan de verkeerde prioriteiten, inefficiënte toewijzing van kapitaal en mensen, en een onvermogen om te anticiperen op toekomstige financiële behoeften, met als resultaat gemiste zakelijke kansen, niet-behaalde financiële doelen en grotere financiële risico's. Een solide scenarioplanning vooraf is niet genoeg. Financiële teams hebben een systeem voor financieel beheer nodig om de prestaties in realtime te kunnen bewaken en prognoses snel, regelmatig en efficiënt bij te kunnen werken. Zonder zo'n systeem kunnen de teams geen rekening houden met alle mogelijke scenario's.
2. Bedreigingen van de cyberbeveiliging
De afgelopen tien jaar zijn financiële data door de snelle toename van beveiligingsbedreigingen en -inbreuken steeds kwetsbaarder geworden. Cyberbeveiliging werd voorheen beschouwd als een verantwoordelijkheid van de IT-afdeling, maar is inmiddels een belangrijke zakelijke noodzaak die nauwe samenwerking met financiële en andere zakelijke leiders vereist. Het afdwingen van sterke cyberbeveiligingsmaatregelen voor de meest essentiële informatie van uw organisatie is essentieel en financiële leiders kunnen hieraan bijdragen door samen te werken met IT om ervoor te zorgen dat financiële transacties en systemen veilig zijn. Financiële en IT-teams kunnen samen beoordelen welke informatie en systemen het meest waardevol zijn en de meeste kans maken om doelwit te worden van hackers of ransomware. Alle financiële software en systemen moeten routinematig worden bijgewerkt, omdat deze updates veiligheidsmaatregelen bevatten tegen de nieuwste zwakke plekken in de beveiliging. Het wordt ook aangeraden alleen essentiële werknemers toegang te geven tot financiële data. Cloudgebaseerde systemen kunnen op beide fronten helpen doordat ze native beveiligingsfuncties, regelmatige en automatische updates en sterke toegangscontrole bieden. Uitgebreide personeelstraining is een ander belangrijk onderdeel van een succesvolle cyberbeveiligingsstrategie. Mensen zijn namelijk een van de meest kwetsbare aspecten binnen een bedrijf.
3. Realtime data
Het verzamelen van financiële data kan zeer tijdrovend zijn. Voorheen kon het maken van een financieel rapport, zoals een kwartaalprognose van de verkoop, een maand of langer duren. Als managers een update nodig hadden omdat de bedrijfssituatie was veranderd, waren financiële teams soms tot 's avonds laat aan het werk om data uit het hele bedrijf te halen. Hoewel tijdige inzichten voor besluitvormers het grootste voordeel zijn, is het verkrijgen van de benodigde realtime data meestal de eerste uitdaging. De meeste oudere softwaresystemen leveren geen realtime data en veel financiële teams halen hun financiële informatie nog steeds handmatig uit spreadsheets of systemen die verouderd zijn en die langdurige afstemming vereisen. Tijdige financiële data zijn essentieel voor een nauwkeurige planning en algehele analyse. Financiële teams moeten dus direct toegang hebben tot die actuele data. Een systeem voor financieel beheer met verbeterde toegang tot realtime data is essentieel voor een proactieve strategie voor financieel beheer. Met een dergelijk systeem kunnen zakelijke leiders namelijk beslissingen nemen op basis van de werkelijke financiële gezondheid en operationele prestaties van een organisatie.
4. Bewaking van cashflows
Door uw cashflows te bewaken, zorgt u ervoor dat uw bedrijf voldoende liquide activa heeft om te voldoen aan financiële verplichtingen op de korte termijn, zoals het betalen van salarissen, leveranciers, leningen en huur. Een van de grootste uitdagingen voor het beheer van cashflows is inzicht in liquiditeitsfactoren. Zonder dit inzicht kunt u niet voorspellen hoeveel geld er in de toekomst beschikbaar is om aan uw behoeften te voldoen. Meerdere cashflows uit wereldwijde activiteiten, vertraagde klantbetalingen, seizoensgebonden variaties in verkoop en kosten, timing en voorwaarden van afbetalingen van leningen en een verkeerde afstemming met opbrengstenverantwoording of onkostentoerekening kunnen ook leiden tot cashflowproblemen. Het verbeteren van de cashflow vereist efficiënte debiteuren- en crediteurenprocessen en een goed inzicht in sourcing- en inkoopdata voor een betere besluitvorming.
5. Schuldenbeheer
Het bedrag en het soort schuld van een bedrijf is bepalend voor strategische beslissingen, zoals overnames, uitbreidingen en kapitaalinvesteringen. Een hoge schuld kan leiden tot onbeheersbare rentebetalingen en financiële onzekerheid, maar slim lenen kan ook essentieel zijn om te kunnen investeren in groei-initiatieven en een maximale winst. Een van de grootste verantwoordelijkheden van een CFO is het bepalen hoeveel schuld het bedrijf op verantwoorde wijze kan aangaan zonder de financiële stabiliteit in gevaar te brengen. Renteschommelingen, schuldenrapportage, risicotolerantie, marktomstandigheden en concurrentie kunnen de inspanningen van een bedrijf om schulden te beheersen allemaal bemoeilijken. Bedrijven kunnen hun schuldpositie optimaliseren door schulden te beoordelen en prioriteren, activa te beheren, leningen te consolideren, regelmatig leningvoorwaarden te beoordelen en sterke bewaking van cashflows toe te passen. Zo kunnen ze garanderen dat ze hun schulden kunnen afbetalen.
6. Belastingnaleving
Op de hoogte blijven van belastingvoorschriften en -naleving is geen kleinigheid, en dat geldt zeker voor wereldwijde ondernemingen. Het garanderen van naleving in meerdere landen met veel verschillende belastingregels en boekhoudnormen leidt tot grote druk en complexiteit voor financiële leiders. Als de boekhouding namelijk niet klopt, kunnen boetes en juridische problemen het gevolg zijn. Gelukkig zijn er steeds meer geautomatiseerde systemen beschikbaar waarmee bedrijven tijd en kosten kunnen besparen en aan alle belastingregels voldoen. Het implementeren van een centraal systeem voor het beheren van verschillende belastingregels en boekhoudnormen vermindert de workload en complexiteit. Bedrijven kunnen ook bepaalde processen automatiseren, zoals het verzamelen en rapporteren van data, om het risico op fouten te verkleinen en de efficiëntie te verbeteren.
7. Complexe bewerkingen
Binnen grote, wereldwijde ondernemingen is een complexe bedrijfsvoering niet ongebruikelijk. Dergelijke bedrijven hebben een grote productportfolio en moeten duizenden of soms wel tienduizenden werknemers beheren. De uitdaging voor financieel beheer begint als die complexiteit wordt weerspiegeld in financiële processen en systemen en managers geen overzicht meer hebben. Voor multinationale organisaties is het beheren van financiële activiteiten in verschillende regio's en naleving van de verschillende regels en voorschriften uiteraard een grote uitdaging. Financiële leiders kunnen de bedrijfsvoering echter vereenvoudigen door geschikte KPI's (Key Performance Indicators) te identificeren, consistente en betrouwbare financiële data te verstrekken voor deze KPI's, consistente meetmethoden te gebruiken en up-to-date dashboards te bieden zodat operationeel leidinggevenden begrijpen wat er in het bedrijf gebeurt.
8. Processen optimaliseren
Complexe financiële activiteiten kunnen het gevolg zijn van inefficiënte of ineffectieve processen, vaak met handmatige invoer van data en een gebrek aan standaardisatie. Dit kan de financiële analyses en rapportage van uw bedrijf vertragen waardoor u moet wachten op inzichten om de financiële prestaties te verbeteren. Financiële leiders kunnen hun financiële teams efficiënter maken door de focus op optimalisatie en automatisering te leggen en door protocollen voor projectbeheer te implementeren die workflows herhaalbaar en schaalbaar maken zonder knelpunten. Met automatiseringssoftware, zoals software waarin embedded AI wordt gebruikt, kan de bedrijfsflexibiliteit worden vergroot en kunnen terugkerende en handmatige taken worden vervangen of versneld. Denk hierbij aan het invoeren van gegevens, het genereren van rapporten, het afletteren van rekeningen en het verwerken van facturen.
9. Gebrek aan zakelijke inzichten
Het nemen van beslissingen op basis van data, het wegnemen van onzekerheden en het bieden van strategische begeleiding is binnen elk bedrijf afhankelijk van de toegang tot nauwkeurige, relevante en actuele zakelijke inzichten. Een gebrek aan bruikbare inzichten beperkt de besluitvorming, strategische planning, prognoses en andere belangrijke financiële vereisten. Tijdigheid van data en inzichten is cruciaal. Zelfs een briljante scenarioplanning helpt namelijk niet als een bedrijf niet de inzichten heeft om te weten wanneer plan B moet worden gestart. Bedrijven vertrouwen op financieel managers om data te analyseren en te contextualiseren voor geavanceerde inzichten, bijvoorbeeld waar kapitaaltoewijzing kan worden gebruikt voor het beste rendement of wanneer de waarde van een product toe- of afneemt. Dit alles kan vervolgens worden afgestemd op de strategische prioriteiten voor het bedrijf.
10. Handmatige taken
Handmatige financiële processen zijn inefficiënt, gevoelig voor fouten en zeer tijdrovend. Vaak is er weinig tijd over voor diepgaande analyse en strategisch denken. Financiële teams besteden vaak te veel tijd aan taken die kunnen worden geautomatiseerd, zoals het matchen van facturen. Dit leidt tot minder tijd voor activiteiten waarmee het bedrijf zijn financiële doelen kan bereiken. Langzame, handmatige processen verminderen de flexibiliteit doordat het bedrijf weinig tijd heeft om in te spelen op de financiële resultaten. Handmatige taken kunnen ook minder goed worden aangepast aan veranderingen in bedrijfsbehoeften, marktomstandigheden of wettelijke vereisten. Met behulp van software voor financieel beheer met automatiseringsfuncties kunt u herhalende en handmatige taken verminderen, de nauwkeurigheid verbeteren en tijd vrijmaken voor werkzaamheden die groei stimuleren en bijdragen aan het succes van het bedrijf.
11. Gebrek aan samenwerking
Samenwerking tussen het financiële team van uw bedrijf en andere afdelingen is essentieel voor het afstemmen van financiële strategieën op de algemene bedrijfsdoelen en om operationele managers de data te geven die ze nodig hebben om de juiste beslissingen te nemen. Zonder een dergelijke samenwerking nemen financiële leiders mogelijk de verkeerde beslissing over kapitaalinvesteringen, leningen, kasbeheer en andere budgetzake zonder volledig inzicht in de behoeften van het bedrijf. Een nauwe samenwerking met andere afdelingen, zoals human resources, en met toonaangevende bedrijven in de sector leidt tot een betere besluitvorming van beide teams, ondersteunt de strategische planning en helpt bij afstemmen van financiële beslissingen op bredere organisatorische doelstellingen. Het uitgangspunt is gedeelde en betrouwbare data, zodat leiders in finance en andere functies allemaal en op elk gewenst moment toegang hebben tot dezelfde nauwkeurige data.
12. Niet-verbonden systemen
Een gebrek aan integratie tussen bedrijfssystemen is vaak het gevolg van verouderde financiële software, meerdere registratiesystemen en een ontoereikende technologie-infrastructuur. Wanneer kernsystemen niet in staat zijn om effectief te communiceren en data te delen, moeten steeds meer handmatige taken worden uitgevoerd, worden inzichten minder nauwkeurig en worden taken niet op tijd uitgevoerd. Het gebruik van meerdere registratiesystemen zorgt voor een enorme werkdruk tijdens de financiële consolidatie, en dit is slechts één voorbeeld. Financiële teams moeten pleiten voor geïntegreerde systemen waarmee informatie kan worden gedeeld tussen verschillende bedrijfsfuncties. Het kan echter een hele uitdaging zijn om dergelijke integraties up-to-date en effectief te houden als bedrijven een groot aantal verschillende systemen met elkaar verbinden, inclusief systemen die on-premises en in de cloud worden uitgevoerd. Maar dat is het ideale doel waarnaar u kunt streven. Geïntegreerde financiële systemen vergroten de nauwkeurigheid, verminderen handmatige invoer of herstel van data en ondersteunen realtime inzichten. Zo krijgen financiële teams de informatie die ze nodig hebben om zich te richten op strategische taken die bijdragen aan het succes van de organisatie.
13. Vasthouden aan budgetten
Het opstellen van een budget vergt een goede strategische planning. Deze planning dient als routekaart voor de prioriteiten van een organisatie en beschrijft hoe middelen worden toegewezen en de voortgang wordt bewaakt. Het budgetteringsproces kan echter verkeerd gaan als een budget wordt gebaseerd op onnauwkeurige data met beperkt inzicht in bestedingstrends. Zodra een budget is vastgesteld, moet u goed inzicht hebben in de daadwerkelijke cashflows en uitgaven. Alleen kan het management zien wanneer er sprake is van overbesteding, omzettekorten of pieken in de vraag. Slechte budgetteringsprocessen kunnen leiden tot te hoge uitgaven, inefficiënte toewijzing van middelen en problemen bij het voorspellen van toekomstige financiële behoeften. Dit kan leiden tot gemiste financiële doelstellingen en meer financiële risico's. Het gebruik van budgetteringssoftware, het integreren van relevante databronnen en het gebruik van geavanceerde analyses kunnen realtime budgettracering en inzichten mogelijk maken voor een grotere nauwkeurigheid en meer responsiviteit in het budgetteringsproces.
14. Bestedingsbeheer en kostenbeheersing
Het bewaken en beheersen van uitgaven zijn kritieke aspecten van financieel beheer. Zo krijgen bedrijven namelijk inzicht in hun kosten en kunnen ze deze beter beheersen. Maar het proces op de juiste manier laten verlopen kan lastig zijn, omdat CFO's ervoor moeten zorgen dat de maatregelen voor kostenbeheersing in evenwicht zijn en geen obstakel worden voor de prestaties van het bedrijf. Tegelijkertijd moeten deze maatregelen ook zorgen voor genoeg geld op de bank om zaken te kunnen doen. Dit vereist een strategische planning en tijdige bewaking op basis van nauwkeurige data. Financiële leiders moeten een duidelijk onkostenbeleid en intelligente controlemechanismen hanteren bij het ophalen van data uit alle relevante geïntegreerde systemen.
Beheer uitdagingen eenvoudig met cloudgebaseerde FP&A van Oracle
Als bedrijven uitdagingen op het gebied van financieel beheer willen voorblijven, moeten ze robuuste strategieën en software voor financieel beheer implementeren die kunnen worden aangepast aan de veranderende bedrijfsomgeving. Met methodologieën voor financiële planning en analyse (FP&A) kunnen organisaties op nauwkeurige wijze prognoses maken en resources toewijzen om kansen te benutten en in te spelen op veranderingen in de markt. FP&A-systemen gaan veel verder dan alleen boekhouding en bieden ook tools voor planning, budgetformulering, scenariomodellering en prestatierapportage.Oracle Fusion Cloud Financials, onderdeel van Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), verbindt en automatiseert belangrijke processen voor financieel beheer, inclusief crediteuren, debiteuren, vaste activa, kosten en rapportages, voor een duidelijk beeld van de financiële gezondheid van uw bedrijf. Met de datagestuurde benadering van FP&A van Oracle kunt u financiële en operationele data koppelen aan zakelijke inzichten. Zo kan uw financiële team een actieve rol spelen bij het vergroten van zakelijk succes met functies zoals planning, budgettering en cashflowprognoses.
Veelgestelde vragen over uitdagingen op het gebied van financieel beheer
Wat is de grootste uitdaging van finance?
Een van de grootste uitdagingen van finance is het vinden van een evenwicht tussen groei en winstgevendheid. U moet niet alleen risico's beoordelen en verstandig investeren, maar ook uw uitgaven beheersen en effectief samenwerken met teams binnen de hele organisatie.
Wat leidt tot financiële uitdagingen?
Een gebrek aan nauwkeurige, realtime informatie is de belangrijkste oorzaak van veel financiële uitdagingen en problemen. Dit is meestal het gevolg van meerdere financiële archiveringssystemen, verouderde systemen en processen en een gebrek aan transparante data.
Hoe overwint u de uitdagingen van financieel beheer?
Een essentieel startpunt voor het oplossen van de meeste uitdagingen op het gebied van financieel beheer is het gebruik van één bron met betrouwbare, nauwkeurige en tijdige financiële data.
Bekijk 5 strategieën om kosten te besparen en de productiviteit te verhogen zonder nadelige gevolgen voor uw bedrijfsgroei.