Wat is een financiële ERP-module? Functies en voordelen

De financiële module is al sinds de eerste versies van onze ERP-software (Enterprise Resource Planning) een kernonderdeel van dit platform. Hoewel de huidige ERP-systemen andere functies en modules bevatten als onderdeel van het standaardpakket, is de fundamentele rol van ERP hetzelfde: organisaties helpen bij het beheren van de productie en levering van goederen en diensten en, misschien wel het belangrijkste, het geld dat tijdens dit proces wordt ontvangen en uitgegeven. De financiële module is hierbij onmisbaar. Andere kerncomponenten van ERP zijn modules voor Supply Chain Management, productie, Human Capital Management en Enterprise Performance Management.

Wat is een financiële ERP-module?

Een financiële ERP-module is een kernonderdeel van een ERP-systeem. Met deze module worden de financiële functies en prestaties van een bedrijf beheerd en geautomatiseerd. Deze module fungeert als de financiële hub, waar verschillende financiële datastromen samenkomen, en is ontworpen om taken met betrekking tot boekhouding en financieel beheer te organiseren en te automatiseren, zoals crediteuren, debiteuren, onkosten, facturen, opbrengstenverantwoording en levenscyclusbeheer van activa. De module biedt ook financiële inzichten door middel van standaardrapportage en financiële overzichten en faciliteert naleving van regelgeving. Financiële ERP-modules ondersteunen ook meer strategische analyses van de prestaties van een organisatie op basis van KPI's (Key Performance Indicators), bredere trends die van invloed zijn op het bedrijf en onderliggende factoren voor winstgevendheid. Op bijna elk niveau van de financiële afdeling wordt dagelijks gebruikgemaakt van het financiële ERP-systeem, van senior finance executives zoals de CFO en controller tot junior budgetanalisten en financiële auditors.

Voornaamste conclusies

• Het primaire doel van de financiële ERP-module is het bijhouden, beoordelen en rapporteren van de financiële prestaties van een organisatie. Deze module is ook essentieel voor het maken van de financiële planning en prognoses van een organisatie.
• De financiële module is de meest gebruikte ERP-module en vormt de kern van elk ERP-platform omdat bedrijven hiermee de omzet en cashflow kunnen bijhouden.
• De grootste voordelen van een financiële ERP-module zijn meer financiële transparantie, beter onderbouwde besluitvorming, grotere productiviteit en minder risico op financiële problemen, zoals een tekort aan contanten.
• Financiële ERP-modules worden voorzien van steeds meer AI-functies ter ondersteuning van de financiële besluitvorming, zoals voorspellende analyses om contant geld efficiënter te gebruiken en tegelijkertijd het risico op tekorten te minimaliseren.
• Financiële modules kunnen de integriteit van financiële data waarborgen, naleving van boekhoudnormen en -voorschriften faciliteren en realtime inzicht bieden in de financiële gezondheid van een bedrijf.

Financiële ERP-module: uitleg

Financiële ERP-modules worden veelal gebruikt door teams op het gebied van finance, accounting, interne audits en zelfs activabeheer en bieden ondersteuning voor financieel beheer doordat met deze modules de transacties en financiële data van een hele organisatie worden vastgelegd. Zo beschikken financiële teams over de informatie die ze nodig hebben om analyses te maken, beslissingen te nemen en bedrijfsprocessen voor de in- en uitstroom van geld te automatiseren. Een ander primair doel is het genereren van rapporten over de financiële prestaties van een organisatie, inclusief wettelijke vereisten zoals aangiften voor de US Securities and Exchange Commission voor overheidsbedrijven.

Stel dat u een wereldwijde fabrikant van kleine apparaten bent en dat u vermogenstransformatoren nodig hebt voor uw magnetrons. Wanneer u rekening houdt met het feit dat u apparaten verkoopt in meerdere landen met verschillende valuta's en boekhoudkundige regels, hoeveel verdient u dan aan elk verkocht apparaat? Wanneer en hoeveel betaalt u de leveranciers van de vermogenstransformatoren? Wat is de huidige waarde van elk van de vier fabrieken waar uw apparaten worden gemaakt? Hoe winstgevend zijn uw magnetrons vergeleken met uw broodroosters of airfryers?

Wanneer u rekening houdt met meerdere regio's, productlijnen, productiefaciliteiten en leveranciersnetwerken, zijn deze vragen buitengewoon moeilijk te beantwoorden zonder een financiële ERP-module waarin deze enorme hoeveelheid aan complexe financiële data worden bijgehouden. Het beantwoorden van dit soort vragen kan ook tijdrovend en foutgevoelig zijn, helemaal als de financiële data van uw organisatie zich in verschillende financiële systemen bevinden. Met een financiële ERP-module kunnen deze verschillende systemen en databronnen automatisch worden samengebracht en kunt u alle aspecten van uw financiën eenvoudiger beheren, zoals rapportage, naleving van boekhoudnormen en financiële planning.

Financiële ERP-modules kunnen ook helpen bij het automatiseren van veel routinematige financiële taken, zoals het boeken van intercompany-belasting, het bijhouden van overdrachtsprijzen en het verwerken en matchen van facturen.

Daarnaast bieden de modules geavanceerde functies, zoals AI en voorspellende prognoses, om de cashflow te optimaliseren. Zo kunt u uw contante geld zo efficiënt mogelijk gebruiken en tegelijkertijd het risico op een tekort beperken. In financiële modules kan gebruik worden gemaakt van documentherkenning en optische tekenherkenning om de invoer van facturen te automatiseren en de nauwkeurigheid te vergroten. Ook kan machine learning worden toegevoegd aan het invoerproces voor facturen zodat de module progressief beter leert lezen en leert waar verschillende elementen van een factuur worden weergegeven op de facturen van een bepaalde leverancier of klant. Hoewel financiële ERP-modules al heel lang bestaan, zijn de waarde en impact van deze modules aanzienlijk verbeterd door innovaties zoals AI, machine learning, voorspellende analyses en tekenherkenning. En omdat financiële modules vaak worden aangeboden als cloudservices, kunnen ze regelmatig worden bijgewerkt met nieuwe functies, wat suggereert dat het huidige rappe tempo van innovatie zich waarschijnlijk zal voortzetten.

Functies van een financiële ERP-module

Een financiële ERP-module heeft veel raakvlakken met de verantwoordelijkheden van de financiële afdeling. We zullen nu enkele van de belangrijkste functies in meer detail bekijken. Zo krijgt u een beter beeld van wat een financieringsmodule is.

Primaire voordelen van een financiële ERP-module

Zoals eerder aangegeven, is finance een van de kernmodules van elk ERP-systeem. Met deze module kunnen financiële leiders de nauwkeurigheid van prognoses verbeteren, rapportagecycli verkorten, de besluitvorming vereenvoudigen en risico's en naleving beter beheren. Hieronder worden enkele van de belangrijkste voordelen voor organisaties en leidinggevenden beschreven.

• Grotere financiële transparantie: organisaties krijgen bijna realtime inzicht in bedrijfsbrede en geconsolideerde financiële transacties met regelmatig bijgewerkte cijfers. Met behulp van analyse- en rapportagefuncties krijgen zowel financiële als niet-financiële leiders eenvoudig en snel een beeld van de financiële gezondheid van de organisatie.
• Beter onderbouwde besluitvorming: deze transparantie vertaalt zich ook in een beter onderbouwde besluitvorming. Leidinggevenden kunnen op basis van nauwkeurige, realtime informatie en geavanceerde analyses beter inzicht krijgen in de gevolgen van hun keuzes voor het bedrijf. Met behulp van deze data kunnen organisaties ook een prognose maken van kosten en opbrengsten en zo meer nauwkeurige budgetten en plannen maken.
• Grotere productiviteit: door trage en foutgevoelige handmatige processen te automatiseren, zoals facturering, kan de volledige financiële afdeling sneller werken en kunnen bedrijven de boekhouding sneller afsluiten en cruciale financiële rapporten sneller afronden. Hierdoor hebben financiële teams meer tijd om zich te richten op analyses, scenariomodellering en andere nuttige taken.
• Minder risico's: door een groot deel van de taken voor interne controles, naleving en beheer te automatiseren, kunnen organisaties de risico's en kosten als gevolg van niet-naleving verminderen.

Processen beheerd door financiële ERP-modules

Veel van de hierboven genoemde functies spelen een centrale rol in algemene financiële processen. Debiteurenfuncties zijn bijvoorbeeld een centraal onderdeel van het proces voor order tot kas. Toonaangevende ERP-systemen zullen blijven innoveren en evolueren en kunnen door organisaties worden gebruikt om meer geavanceerde processen te beheren en in veel gevallen te automatiseren. Deze processen zijn vaak onderling verbonden en vereisen integratie met andere kernsystemen. Hieronder worden 13 processen beschreven die kunnen en moeten worden beheerd via uw financiële ERP-module:

• Van activaverwerving naar pensioen. Dit proces omvat het beheren van de volledige levenscyclus van activa, inclusief verwerking, verantwoording en registratie, het toewijzen van afschrijvingen, het afstoten van activa en inzichten in activabeheer. Populaire KPI's voor het meten van dit proces zijn de omzetratio van vaste activa en het verliespercentage van vaste activa.
• Van budget naar goedkeuring. Dit proces omvat het bepalen van de budgetstrategie en het toewijzen van budgetdoelen, het creëren en valideren van aannames, het stimuleren van consensus, bewaking en consolidatie, en het goedkeuren van budgetten. KPI's waarmee dit proces kan worden gemeten, zijn onder meer de tijd voor het produceren, goedkeuren en consolideren van het budget en het verschilpercentage voor het budget.
• Van onkostendeclaratie naar vergoedingen. Dit proces omvat het definiëren van het declaratiebeleid, het verwerken van onkostendeclaraties, het extraheren van transacties uit creditcardinvoer, het beheren van kasvoorschotten en het uitvoeren van analyses en audits. U kunt de prestaties volgen op basis van de werkelijke kosten versus het budget, de verhouding tussen kosten en verkoop, en de tijd voor de betalingscyclus.
• Van leveranciersfactuur naar betalen. Het proces voor het betalen van leveranciers omvat het beheren van vooruitbetalingen en kortingen, het vereffenen van schulden, het beheren van het schema voor afsluiting van crediteuren en het beheren van audits, geschillen en goedkeuringen. Populaire KPI's voor dit proces zijn het aantal verwerkte betalingen, het aantal dagen uitstaande crediteuren en het percentage genomen korting.
• Van klantfactuur naar ontvangst. Als u betalingen voor uw producten of diensten wilt ontvangen, moet u transacties maken, facturen versturen, eventuele factureringsproblemen oplossen, betalingen verwerken, correcties invoeren, debiteurenactiviteiten boeken en de afsluiting van debiteuren plannen. De prestaties kunnen worden gemeten met metrics zoals de gemiddelde ouderdom van facturen, het aantal dagen uitstaande verkopen en het percentage omstreden facturen.
• Van rekeningoverzicht naar innen. Het volledige inningsproces omvat het genereren en verzenden van klantoverzichten, het beheren van inningsactiviteiten (transacties, correspondentie, geschillen, enzovoort), het afhandelen van schikkingen, het optimaliseren van de efficiëntie van inningen en het bewaken van uitstaande vorderingen. De KPI's voor dit proces omvatten het aantal achterstallige rekeningen, de tijd tot vereffening en de tijd voor het beheren van inningen.
• Van banktransactie naar kaspositie. Het afstemmen van bankactiviteiten zoals uitbetalingen, salarisverwerking, inningen, investeringen en leningen omvat het beoordelen en valideren van transacties, het initiëren van interbancaire activiteiten en het beheren van posities aan het einde van de periode. Populaire KPI's voor dit proces zijn de tijd voor afstemming en het totale aantal afstemmingen.
• Van dagafsluiting naar financiële prognose. Dagelijkse financiële activiteiten bieden de data die de basis vormen voor prognoses. Dit omvat het boeken van subgrootboekactiviteiten, het identificeren van afwijkingen, het converteren naar bedrijfsstandaarden, het beoordelen van dagelijkse activiteiten en het maken van financiële prognoses. KPI's voor het meten van de prestaties zijn onder meer de tijd voor afstemming en het totale aantal afstemmingen.
• Van periodeafsluiting naar financiële rapporten. Het afsluiten van een financiële periode omvat het sluiten van subgrootboeken, het maken van proforma-grootboeken, het afstemmen van rekeningen, het sluiten van grootboeken, het consolideren van de resultaten van dochtermaatschappijen in het rekeningschema, het beoordelen en bevestigen van financieel beheer en rekeningen, het publiceren en veilig delen van financiële overzichten en het bijwerken van prognoses. Algemene KPI's voor het meten van de effectiviteit, zijn onder andere de tijd voor het sluiten van de boeken en de tijd voor het publiceren van rapporten.
• Van rapport naar prognose. Het proces van het gebruiken van data uit rapporten als basis voor prognoses vereist het beoordelen van de prestaties van de huidige periode, het bijwerken van prognoses met de nieuwste data, het gebruik van werkelijke waarden in prognoses, het beoordelen van afwijkingen en het analyseren van trends, het bijwerken, bewaken en consolideren van prognoses en het bijwerken van financiële plannen. Veelvoorkomende KPI's voor dit proces zijn het verschilpercentage, de tijd voor het analyseren van verschillen en de tijd voor het bijwerken van prognoses.
• Van periodeafsluiting naar reserveringen. Met dit proces wordt gecontroleerd of de belastingvoorzieningen bij het afsluiten van een periode in verschillende belastinggebieden juist zijn. Dit omvat het bewaken van de afsluitingsstatus in de hele onderneming, het berekenen van belastingvoorzieningen, het beoordelen en goedkeuren van belastingvoorzieningen, het boeken van journaalposten voor belastingen en het maken en opnemen van belastingvoetnoten voor financiële rapportage. Als u wilt zien hoe uw bedrijf op dit vlak presteert, gebruikt u KPI's zoals het aantal en de hoeveelheid correcties voor Return-to-Provision en het totale aantal arbeidsuren voor belastingvoorbereiding.
• Van reserveringen naar de vereiste archivering. Tijdige en nauwkeurige archivering van wettelijke belastingdocumenten in meerdere regio's omvat het berekenen van belastingvoorzieningen bij het afsluiten van een periode, het wijzigen van aanvullende data, het beheren van overdrachtsprijzen, het voorbereiden van rapportagedata, het maken van retourdocumenten die aan de regelgeving voldoen en het voltooien van de vereiste archivering. Veelgebruikte KPI's voor dit proces zijn het geldige belastingtarief en het percentage tijdige belastingaangiften.
• Van klantcontract naar opbrengsten Voor het verantwoorden van opbrengsten uit klantcontracten die doorgaans in de loop der tijd worden uitgevoerd, moeten klanttransactiedata worden verzameld, boekingscontracten met klanten worden geïdentificeerd, prestatieverplichtingen worden geïdentificeerd, transactieprijzen worden gedefinieerd, transactieprijzen worden toegewezen, opbrengsten worden verantwoord en revisies en verschillen worden beheerd. KPI's zoals de tijd van de afhandelingsactiviteit tot de opbrengstenverantwoording en het aantal boekingsposten voor opbrengsten per rapportageperiode zijn nuttig om de prestaties te beoordelen.

Voorbeeld van een financiële ERP-module

Bedrijven die op zoek zijn naar een financiële ERP-module, hebben keuze uit talloze systemen. Het kiezen van het juiste financiële systeem is een grote beslissing. Om deze reden moeten financiële leiders en andere relevante afdelingen elke mogelijke oplossing grondig evalueren om te zien of dit systeem aan hun behoeften voldoet.

Laten we twee opties eens nader bekijken.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Deze financiële ERP-module biedt een centrale plek voor de data en processen van het financiële team, met ondersteuning voor crediteuren, debiteuren, vaste activa, onkosten, rapportage, prognoses en meer. Bedrijven hebben realtime toegang tot live financiële data en kunnen problemen proactief oplossen met behulp van geautomatiseerde verwerking, de besluitvorming verbeteren met meer nauwkeurige data en prognoses, kosten beheersen en beter inzicht krijgen in uitgaven, de instroom van contanten versnellen en kasposities beheren. Deze module biedt ingebouwde AI-functies, zoals het continu verbeteren van de afhandeling van uitzonderingen op basis van machine learning en AI-gestuurde analyses. Met Oracle Fusion Cloud Financials kunnen wereldwijde ondernemingen ook verschillende boekhoudstandaarden en -wetten toepassen, transacties in meerdere valuta's en talen uitvoeren, complexe contracten en factureringsschema's beheren, het beheer van activa en leases automatiseren en nog veel meer. Oracle Fusion Cloud Financials is onderdeel van Oracle Fusion Cloud ERP, dat door analisten regelmatig wordt beoordeeld als een van de beste financiële systemen voor grote bedrijven.
• Oracle NetSuite. NetSuite biedt een cloudgebaseerd ERP-systeem dat door meer dan 35.000 bedrijven wordt gebruikt. De financiële module vormt de kern van NetSuite ERP omdat bedrijven hiermee hun financiële processen kunnen beheren, zoals crediteuren, debiteuren, grootboek, rapportage, financiële consolidatie en risico's en naleving. De ERP-suite biedt aanvullende financiële modules om aan aanvullende behoeften te voldoen, zoals opbrengstenverantwoording, automatisering van crediteuren, planning en budgettering. NetSuite Global Business Management bouwt voort op de functies van NetSuite ERP en biedt ondersteuning voor internationale bedrijven met meerdere dochtermaatschappijen of bedrijfsonderdelen die in talloze valuta's handelen. NetSuite is een van de toonaangevende systemen voor kleine en middelgrote bedrijven die de basis willen leggen voor toekomstige groei.

Al uw financiën op één plek met Oracle

Organisaties in elke branche die op zoek zijn naar een financiële ERP-module, moeten kiezen voor een cloudsysteem met diepgaande, AI-ondersteunde functies om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften van hun financiële afdelingen. Oracle Fusion Cloud Financials is een financieel cloudplatform dat aan al deze behoeften voldoet. Met deze oplossing kunnen veel fundamentele processen voor financieel beheer worden geautomatiseerd, zodat bedrijven een duidelijk beeld krijgen van hun algehele financiële gezondheid. Deze module is onderdeel van Oracle Fusion Cloud ERP en voegt financiële data samen met andere bedrijfskritische informatie over de supply chain, projecten, klanten, werknemers en meer.

Met Oracle Fusion Cloud Financials kunnen financiële afdelingen hun productiviteit verhogen en worden de toekomstgerichte inzichten geboden die financiële teams nodig hebben om beter onderbouwde zakelijke beslissingen te nemen. Deze financiële ERP-module is een complete oplossing die aan de behoeften van wereldwijde bedrijven voldoet. De module biedt onder andere belangrijke boekhoudprocessen en AI-gestuurde functies die verdere automatisering in verschillende branches stimuleren. Met deze cloudoplossing profiteren klanten ook van frequente updates en voortdurende innovatie. Er wordt gebruikgemaakt van technologieën zoals machine learning, intelligente automatisering en analyses om bedrijven te helpen sneller en met minder resources meer te bereiken.

ERP-systemen zijn in de loop der jaren aanzienlijk geëvolueerd, omdat providers voortdurend nieuwe technologieën ontwikkelen, maar ook bestaande technologieën blijven uitbreiden. Hoewel er veel is veranderd, is er één constante: om concurrerend te blijven, hebben organisaties een ERP-module nodig die al hun financiële transacties kan bewaken en beheren en waarmee rapporten over hun prestaties kunnen worden gemaakt. Hierdoor blijft de financiële ERP-module de kerncomponent van elke moderne ERP-oplossing.

Veelgestelde vragen over financiële ERP-modules

Hoe wordt ERP toegepast in finance?
Financiële teams zijn een van de primaire gebruikers en begunstigden van een ERP-systeem. Met een ERP-systeem kunnen alle financiële transacties van een organisatie worden gevolgd, beheerd, geconsolideerd en gerapporteerd en kunnen vele fundamentele processen worden geautomatiseerd. Een ERP-systeem vormt de basis voor een groot deel van de boekhoudkundige activiteiten van een bedrijf en het financieel beheer ervan.

Is ERP een transactioneel systeem?
Ja, een ERP-platform is een van de belangrijkste transactionele systemen voor bedrijven. In een ERP-systeem worden niet alleen de financiële transacties van de organisatie vastgelegd, maar ook andere belangrijke data binnen de supply chain en informatie over werknemers, klanten, projecten en nog veel meer. Het ERP-systeem is eenvoudig gezegd het registratiesysteem voor het hele bedrijf.

Welke ERP-module wordt het vaakst gebruikt?
De financiële module wordt het vaakst gebruikt. Elk bedrijf moet zijn financiële positie en vooruitzichten nauwlettend kunnen volgen. Veel bedrijven beginnen hun ERP-traject met een financiële module voordat ze aanvullende modules toevoegen ter ondersteuning van andere aspecten van het bedrijf.