ERP voor boekhouding en financieel beheer

ERP-software (Enterprise Resource Planning) is een suite met samenwerkende applicaties waarmee een bedrijf niet alleen de financiële activiteiten, maar alle activiteiten kan beheren. De kerncomponenten van alle ERP-systemen zijn echter boekhouding en financieel beheer. Bedrijven gebruiken financieel beheer in ERP om op efficiënte wijze routinematige maar essentiële taken uit te voeren, zoals het verzenden van facturen, het innen van contante betalingen en het berekenen van belastingen. Ook wordt ERP gebruikt om financiële data op creatieve manieren te analyseren en toe te passen zodat managers strategische investeringsbeslissingen kunnen nemen en het bedrijf nog succesvoller kunnen maken.

Wat is finance en accounting in ERP?

De modules voor accounting en finance in een ERP-systeem bieden financiële teams alle functies die ze nodig hebben om de financiële aspecten van een organisatie centraal te beheren. Deze tools omvatten standaardboekingsfuncties, zoals rapportage, crediteuren en onkosten, debiteuren en kasbeheer en opbrengstenverantwoording. Ook biedt ERP geavanceerde functies voor bijvoorbeeld budgettering, prognoses en orderverwerking.

Voornaamste conclusies

• ERP-software gaat verder dan de basisprincipes van accounting en biedt organisaties een overzicht van alle aspecten van bedrijfs- en financieel beheer zodat alle bedrijfsonderdelen aan elkaar kunnen worden gekoppeld.
• ERP-software is een van de belangrijkste drijfveren voor automatisering in processen voor finance en accounting. Financiële teams kunnen hierdoor efficiënter werken en meer tijd besteden aan creatieve werkanalyses en het maken van prognoses en budgetten.
• ERP-software voegt data uit de hele onderneming samen en helpt teams op het gebied van accounting en finance om betere en meer relevante analyses van financiële prestaties te bieden.

Uitleg over ERP in finance en accounting

De modules voor finance en accounting in een ERP-systeem omvatten alle functies die beschikbaar zijn in standaardboekhoudsoftware en functies voor grootboekbeheer, het volgen van cashflows, beheer van debiteuren en crediteuren, en afhandeling van onkosten en facturen. Een van de grootste voordelen van het gebruik van een ERP-systeem voor finance en accounting is het vermogen om data uit verschillende bronnen te verzamelen, deze samen te voegen en centraal op te slaan voor gebruik in rapporten, analyses en andere belangrijke financiële activiteiten. Met deze geconsolideerde weergave kunnen de ERP-functies voor finance en accounting de databasis bieden voor samenwerking tussen bedrijfsonderdelen voor strategische planning en budgettering en investeringsbeslissingen.

Het belang van ERP in finance en accounting

Als we kijken naar het belang van ERP in finance en accounting, moeten we rekening houden met twee brede gebieden: automatisering en analyse. ERP biedt automatisering van routinematige maar belangrijke taken, zoals het matchen van facturen, berekeningen voor inkomstenverantwoording en rekeningafstemmingen. Elementen van deze automatisering worden steeds vaker ondersteund door middel van AI en machine learning. Dankzij deze automatisering hebben professionals op het gebied van finance en accounting meer tijd voor het maken van analyses, planningen en prognoses voor het bedrijf en worden ze ondersteund bij het nemen van belangrijke beslissingen.

ERP levert vervolgens de data en mogelijkheden die financiële en boekhoudteams nodig hebben om deze analyses en planning uit te voeren en de resultaten op zinvolle en bruikbare manieren te delen. Een ERP-systeem kan bijvoorbeeld helpen bij het indelen van klanten op basis van hun data, de bedragen die ze verschuldigd zijn en hoe vaak ze een aankoop doen. Het kan worden geïntegreerd met verkoop- en supply chain-systemen om uw activiteiten op intelligente wijze te beheren. Het kan financiële teams en het hele bedrijf helpen prognoses en budgetten te maken op basis van de meest recente informatie. Met behulp van een ERP-systeem kunnen financiële en boekhoudteams hun organisatie veel effectiever te beheren en kunnen ze meer doen dan alleen getallen invoeren in een spreadsheet.

Voordelen van ERP in finance en accounting

Financiële en boekhoudteams spelen een belangrijke rol bij onder andere kapitaaltoewijzing en cashflowbeheer, financiële controle, rapportage en auditing, en budgettering en prognoses. Deze teams kunnen dankzij de voordelen van een effectief ERP-systeem uiteindelijk sneller werken, betere gegevens leveren aan besluitvormers en betrouwbaardere analyses en rapporten genereren.

• Automatisering: dankzij de procesautomatisering die door ERP-systemen mogelijk wordt gemaakt, kunnen bedrijven efficiënter werken, handmatige routinetaken elimineren en het risico op menselijke fouten verminderen. Als een declaratie bijvoorbeeld boven een bepaalde drempel komt, kan deze automatisch worden doorgestuurd naar de leidinggevende die de bevoegdheid heeft om de declaratie goed te keuren. De declaratie hoeft dan niet eerst te worden beoordeeld door een lagere manager. Zodra de factuur of declaratie is ingevoerd, wordt door het ERP-systeem bepaald wie de bevoegdheid heeft om deze te autoriseren. Zo verloopt het proces nog efficiënter.
• Realtime data: als bedrijven over actuele informatie beschikken, kunnen ze beslissingen nemen op basis van een volledig beeld van de organisatie. Een ERP-systeem kan voortdurend data van verschillende afdelingen samenvoegen en de toegang tot deze data vergemakkelijken via dashboards en andere datavisualisatietools. Dit leidt tot betere bedrijfsprocessen, met name bij snel veranderende bedrijfsomstandigheden. Een ERP-systeem kan bijvoorbeeld gebruikmaken van realtime, geïntegreerde data om continue kasprognoses te maken. Hierbij wordt gekeken naar gebieden zoals verkoop, klantbetalingen, productie en invoerkosten om problemen op te sporen die nadelige gevolgen kunnen hebben voor de cashflow.
• Snelle en nauwkeurige rapportage: een groot deel van de verantwoordelijkheid van financiële en boekhoudteams heeft te maken met rapportage. Laten we het voorbeeld van vaste activa gebruiken, een belangrijke balanscomponent die accountants moeten volgen wanneer het bedrijf nieuwe activa koopt en anderen buiten gebruik stelt. Met een ERP-systeem kan een manager op afdelingsniveau informatie over een nieuw activum aan het systeem toevoegen. Finance en accounting zien deze verandering direct en hun rapporten worden automatisch bijgewerkt. Een ander voorbeeld is het consolideren en afsluiten van de financiële boeken aan het einde van een maand of kwartaal. Met behulp van de geautomatiseerde processen en functies in een ERP-systeem kunnen financiële en boekhoudteams hun boeken sneller afsluiten. Hierdoor beschikken managers en leidinggevenden van bedrijfsonderdelen sneller over belangrijke informatie en hebben analisten in het hele bedrijf meer tijd om te beoordelen waar ze verbeteringen kunnen doorvoeren.
• Prognoses en analyses: wanneer een ERP-systeem gebieden zoals salarisverwerking, inkoop, crediteuren, debiteuren en verkoop consolideert, kan al deze informatie worden samengevoegd om rapporten te genereren en prognoses en analyses te maken zodat bedrijven snel kunnen reageren en een langetermijnplanning kunnen maken. Met een compleet overzicht van alle data kunnen organisaties ook een meer diepgaande scenarioplanning en variantieanalyse maken en kunnen leidinggevenden financiële doelen afstemmen op strategische doelstellingen. Als teams de data handmatig uit afzonderlijke systemen moeten halen, kost dit gezien de enorme hoeveelheid benodigde informatie enorm veel tijd en zijn de data dus snel verouderd. Hierdoor is het moeilijker om nauwkeurige voorspellingen te doen. Met ERP-systemen die gebruikmaken van realtime data en die toegang hebben tot informatie uit verschillende delen van de organisatie, kunnen prognoses worden vereenvoudigd en verbeterd en hebben bedrijven een grotere kans om hun doelen te bereiken.

Belangrijke ERP-modules voor finance en accounting

ERP-software is modulair. Dit betekent dat bedrijven functies kunnen toevoegen die specifiek zijn voor de behoeften van verschillende gebieden van het bedrijf. Voor finance en accounting zijn deze ERP-modules gericht op het ondersteunen van teams bij het beheren van financiële processen, het voldoen aan nalevingsvereisten, het maken van prognoses en budgetten en het leveren van nauwkeurige financiële rapporten aan leidinggevenden en belanghebbenden.

• Accounting: een effectief ERP-systeem fungeert als een ondernemingsbreed boekhoudplatform waarmee financiële data uit verschillende transactiesystemen en externe bronnen worden samengevoegd. Zo kunnen gedetailleerde boekingsposten worden gemaakt die aan wettelijke vereisten en behoeften op het gebied van regelgeving en managementrapportage voldoen. Financiële teams vertrouwen op de boekhoudprogramma's binnen ERP-systemen voor het uitvoeren van het grootboek. Dit is een kernonderdeel van het boekhoudsysteem dat alle financiële transacties registreert en consolideert en de basis vormt voor het opstellen van financiële rapporten voor een bedrijf, inclusief de winst- en verliesrekening en de balans. Data uit grootboeken en subgrootboeken kunnen worden gebruikt om analytische inzichten voor het bedrijf te genereren en besluitvormers een beter beeld te geven van operationele resultaten.
• Crediteuren en onkosten: financiële teams gebruiken de module Crediteuren in ERP om uitgaande betalingen aan leveranciers en leveranciers te automatiseren en te beheren. Ze gebruiken deze module ook om handmatige taken te elimineren, zoals het invoeren en matchen van facturen. Met ERP kunnen financiële teams het kasbeheer voor crediteuren verbeteren. Dit wordt doorgaans gemeten op basis van het aantal dagen uitstaande crediteuren. Over het algemeen is een groter aantal dagen uitstaande crediteuren beter, omdat je dan langer contant geld vasthoudt. Met behulp van een ERP-systeem kan het team het optimale dagen uitstaande crediteuren bereiken zonder betalingen te missen. Financiële teams kunnen ERP ook gebruiken ter ondersteuning van strategieën zoals dynamische kortingen. Een AI-model dat is ingebed in ERP, geeft dan aan wanneer het bedrijf een leverancier eerder moet betalen om korting te krijgen, zonder het risico op een tekort aan contanten.
• Debiteuren: de component Debiteuren van een ERP-systeem wordt gebruikt voor het afhandelen van verschuldigde facturen en inkomende betalingen van klanten. Financiële teams kunnen betalingen vastleggen, facturen verzenden en data van facturen consolideren. Ook kunnen ze klantbetalingen en uitstaande saldi matchen en volgen. Debiteuren zijn voor financiële afdelingen een maatstaf voor liquiditeit. Betalingen moeten op tijd binnenkomen, klanten moeten worden geïnformeerd over de juiste betalingstermijnen en bedragen en het bedrijf moet een gezonde cashflow behouden. Met ERP-systemen kunnen veel van deze beheertaken voor debiteuren worden geautomatiseerd, zoals het maken van klantfacturen, het verzenden van betalingsherinneringen en het verzamelen van betalingen. Hierdoor is er minder handmatige data-invoer en betalingsverwerking nodig en wordt de realtime financiële zichtbaarheid verbeterd, inclusief kassaldi en prognoses. Het systeem kan rapportage en dashboards bieden voor KPI's voor debiteuren, zoals dagen uitstaande verkoop.
• Beheer van vaste activa: vaste activa zijn alle fysieke activa die een bedrijf bezit voor langdurig gebruik om het bedrijf te kunnen runnen, zoals productieapparatuur, kantoorgebouwen, meubels, voertuigen, computers en andere apparatuur. Binnen een ERP-systeem kunnen met modules voor het beheer van vaste activa kostenbesparende mogelijkheden worden gevonden. Er worden berekeningen gemaakt voor het afschrijven, afstoten en onderhoud van activa zodat bedrijven de volledige levenscyclus van activa kunnen beheren, van acquisitie tot buitengebruikstelling. Met een ERP-systeem kan ook een complexe leaseboekhouding worden beheerd, inclusief het voldoen aan de ASC 842- en IFRS 16-normen voor leaseboekhouding tijdens de levenscyclus van activa en leases voor gebruiksrecht, zodat deze leases en passiva correct worden gekapitaliseerd op de balans.
• Kasbeheer: het voorspellen en optimaliseren van de cashflow en liquiditeit is een van de belangrijkste taken voor financiële en boekhoudteams. ERP-systemen optimaliseren het kasbeheerproces door data uit het grootboek, crediteuren, debiteuren en de salarisadministratie samen te voegen. Zo hebben bedrijven direct inzicht in inkomende en uitgaande kasstromen en kunnen ze ervoor zorgen dat ze altijd over voldoende liquide middelen beschikken voor het financieren van de belangrijkste bedrijfsactiviteiten. Met de functies voor kasbeheer in een ERP-systeem kunnen financiële teams toezicht houden op de kascyclus door bankafstemmingen te volgen, kasontvangsten en -uitbetalingen te beheren en kasprognoses te maken.
• Financiële rapportage: bedrijven gebruiken financiële rapporten om interne leidinggevenden en externe belanghebbenden op de hoogte te stellen van de gezondheid en prestaties van het bedrijf. Financiële rapporten zijn dus een kernonderdeel van financieel beheer en behoren tot de standaarduitvoer van ERP-systemen. Financiële en boekhoudteams maken elk kwartaal en soms ook elke maand financiële rapporten, zoals winst- en verliesrekeningen, balansen en cashflowoverzichten. Ook maken ze aangepaste rapporten voor diepgaande en ad-hoc financiële analyse. Met een ERP-systeem kan dit proces drastisch worden verbeterd doordat het verzamelen en verwerken van financiële data kan worden geautomatiseerd. Het resultaat is minder fouten en nauwkeurige, consistente financiële rapporten. Met behulp van ERP kunnen financiële teams rapporten ook doorlopend volgen en kunnen problemen met betrekking tot verkoop of kosten ruim vóór de kwartaalafsluiting worden geïdentificeerd. Meer geavanceerde ERP-systemen kunnen bijvoorbeeld AI integreren in het rapportageproces om zo afwijkingen in operationele en transactionele data te herkennen.
• Budgetten en prognoses: met de module voor budgetten en prognoses in een ERP-systeem kunnen financiële teams budgetten maken, beheren en analyseren die de basis vormen voor de financiële planning- en analysecyclus van een bedrijf. Budgetten die worden gemaakt met een ERP-module, bevatten gedetailleerde financiële plannen, zoals omzet- en bestedingsdoelen voor een toekomstige periode. Financiële teams kunnen deze plannen volgen om afwijkingen van het budget op te sporen. Ook prognoses worden gemaakt met behulp van ERP-tools. Hierbij worden historische verkoop- en kostendata gecombineerd met nieuwe product- en investeringsplannen en economische vooruitzichten. Met tools voor scenarioplanning, verschilanalyse, budgetten en prognoses in een ERP-systeem kunnen bedrijven financiële doelen afstemmen op strategische doelstellingen en hun vooruitgang volgen. In de module voor budgetten en prognoses kunnen financiële teams ook inzoomen op wat er is gebudgetteerd en voorspeld vergeleken met de werkelijke waarden en kan er indien nodig corrigerende actie worden ondernomen.
• Naleving en auditbeheer: met de ERP-functies voor naleving en auditbeheer kunnen bedrijven voldoen aan de standaarden, voorschriften en interne beleidsregels voor boekhouding. Financiële teams voeren interne en externe nalevingscontroles uit om zwakke plekken in het nalevingsproces van de regelgeving van de organisatie te identificeren en nalevingsstandaarden in te sluiten in dagelijkse activiteiten en workflows. Het doel hiervan is het verminderen van risico's en het voorkomen van juridische problemen of boetes als gevolg van schendingen van de naleving. ERP-systemen kunnen hierbij helpen door aanvragen voor systeemtoegang automatisch te controleren om schending van functiescheiding te voorkomen. ERP-systemen bieden ook rapporten en audittrails die vereist zijn voor nalevingsbeoordelingen.

Van reactieve naar strategische finance met Oracle ERP

Het gebruik van ERP-software in finance en accounting kan het hele bedrijf ten goede komen. De financiële kant kan zo worden gekoppeld aan activiteiten voor een betere besluitvorming en grotere efficiëntie. Met behulp van ERP-systemen kunnen bedrijven efficiënter werken doordat er een gemeenschappelijke databron wordt gebruikt voor alle onderdelen van het bedrijf. Ook kunnen actuele data van afdelingen zo worden gedeeld met financiële en boekhoudteams om de nauwkeurigheid en efficiëntie op het gebied van budgetten, prognoses, rapportage, inkoop, projectbeheer, risico's en naleving te verbeteren.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) biedt een groot aantal geïntegreerde functies om organisaties te helpen bij het automatiseren van financiële en boekhoudkundige processen en het verbeteren van de operationele efficiëntie en analyses. Zo kunnen bedrijven inspelen op marktverschuivingen en groei te stimuleren. Oracle Fusion Cloud ERP is een uitgebreid pakket geïntegreerde applicaties dat zorgt voor een soepele datastroom en eenvoudigere samenwerking tussen afdelingen, waardoor inzichten en de besluitvorming worden verbeterd. De geïntegreerde analyse- en rapportagefuncties van Oracle Fusion Cloud ERP bieden realtime inzicht in belangrijke indicatoren zodat organisaties hun financiële prestaties kunnen bewaken, trends kunnen identificeren en snel goed onderbouwde beslissingen kunnen nemen. Interactieve dashboards, aanpasbare rapporten en voorspellende analyses helpen de reactiesnelheid te verhogen en bedrijven blijven dankzij de ingebouwde nalevingsfunctionaliteit op de hoogte van wettelijke vereisten, branchenormen en best practices.

Veelgestelde vragen over ERP in finance en accounting

Welke invloed kan ERP hebben op uw financieel beheer?
ERP-software helpt bedrijven bij het verbeteren van de efficiëntie, nauwkeurigheid en zichtbaarheid van financiële en boekhoudkundige functies. Ook ondersteunt ERP-software bedrijven bij het bereiken van hun financiële doelen en het stimuleren van duurzame groei.

Welke taken kunnen worden uitgevoerd in de ERP-componenten voor finance en accounting?
In de componenten voor finance en accounting in een ERP-systeem worden onder andere taken uitgevoerd met betrekking tot het beheer van het grootboek, crediteuren en debiteuren, kasbeheer, budgetten en prognoses, rapportage en kostenboekingen.

Maken accountants gebruik van ERP-systemen?
Accountants in verschillende branches maken vaak gebruik van ERP-systemen in hun dagelijkse werk. Deze software biedt namelijk veel essentiële functies voor controle en financieel beheer.