19 hoofdfuncties van ERP uitgelegd
Natalie Gagliordi | Content Strategist | 13 mei 2024
ERP-software (Enterprise Resource Planning) is een van de pijlers van de technologiestack van een bedrijf. Deze software ondersteunt essentiële functies voor boekhouding, cashflowbeheer, financiële rapportage, risicobeheer, inkoop, activiteiten, data-analyse en andere essentiële elementen van de bedrijfsvoering. ERP-systemen zijn doorgaans ontworpen voor het beheer van de belangrijkste bedrijfsprocessen binnen verschillende afdelingen, zoals finance, human resources, supply chain en productie. Welke functies precies beschikbaar zijn in een ERP-softwaresuite, verschilt enigszins per leverancier. Toch komen veel functies en belangrijke opties in de meeste versies van ERP-software overeen.
Wat zijn ERP-functies?
Met ERP-functies worden de opties en mogelijkheden van een ERP-softwaresuite bedoeld, zoals inkoop, finance en boekhouding, orderbeheer, supply chain management en analyse en rapportage. Ook klantrelatiebeheer en human resources maken soms deel uit van een ERP-softwaresuite. Met behulp van deze functies kunnen bedrijven taken automatiseren, inzichten verbeteren, operationele kosten verlagen, de efficiëntie verhogen, risico's verminderen en workflows verbeteren. En dat zijn nog maar een paar van de voordelen.
Voornaamste conclusies
- ERP-software is ontworpen voor het uitvoeren en automatiseren van belangrijke bedrijfsprocessen binnen verschillende afdelingen. Hierdoor kan efficiënter worden gewerkt, beschikken mensen op tijd over gedegen informatie en kunnen leidinggevenden beter onderbouwde beslissingen nemen.
- ERP-systemen bieden functies voor een groot aantal aspecten van een bedrijf, waaronder finance, boekhouding, inkoop, projectbeheer en human resources.
- Hoewel ERP-systemen heel wat mogelijkheden bieden, is vaak integratie met gespecialiseerde software vereist voor meer geavanceerde functionaliteit op het gebied van analyse, marketing, verkoop, klantrelatiebeheer en andere belangrijke bedrijfsprocessen.
19 belangrijke functies van ERP-systemen
Welke ERP-functies beschikbaar zijn, verschilt per systeem. Doorgaans bieden deze systemen een groot aantal verschillende financiële en operationele mogelijkheden voor ondersteuning van veelvoorkomende taken die onmisbaar zijn voor het functioneren van een bedrijf. Hieronder vindt u een aantal veelvoorkomende ERP-functies waarop u moet letten bij het kiezen van het juiste systeem voor uw bedrijf.
1. Financieel beheer
Financieel beheer is een overkoepelend begrip voor alle functies waardoor een softwareplatform kan worden gekwalificeerd als een ERP-systeem. Het gaat hierbij om alle standaardboekhoudfuncties, zoals crediteuren en onkosten, debiteuren en kasbeheer, opbrengstenverantwoording en soms meer gespecialiseerde functionaliteit, waaronder budgettering en prognose of activa- en leasebeheer. Dankzij de combinatie van deze functies kunnen bedrijven al hun financiële processen en activiteiten centraal beheren.
2. Boekhouding
De boekhoudfuncties in een ERP-systeem zijn vergelijkbaar met die in zelfstandige boekhoudsoftware met tools voor bijvoorbeeld grootboek-, cashflow-, debiteuren- en crediteurenbeheer en onkosten- en factuurbeheer. Het voordeel van het gebruik van een ERP-systeem voor boekhoudprocessen is dat het data kan ophalen uit verschillende bronsystemen, deze kan samenvoegen en vervolgens kan opslaan in een centrale repository waar deze kunnen worden gebruikt voor rapportage, analyse en andere belangrijke financiële functies. Dit maakt het eenvoudiger om financiële informatie te koppelen aan operationele processen en zo de besluitvorming te verbeteren.
3. Orderverwerking
Orderverwerking is een workflow voor het aannemen en afhandelen van orders van klanten. Hiermee kunnen bedrijven de levenscyclus van inkooporders beheren, van de eerste vastlegging van de order tot facturering, levering en betaling. Dankzij orderverwerkingsfuncties in ERP-systemen wordt het eenvoudiger om informatie van verschillende afdelingen te beheren en waar nodig informatie uit meerdere systemen op te halen om deze in één datastream op te nemen. Hierdoor kunnen taken worden geautomatiseerd en kunnen orders eenvoudiger en efficiënter worden verwerkt.
4. Projectbeheer
ERP-systemen bevatten vaak krachtige functies voor projectbeheer waarmee bedrijven projecten van concept tot voltooiing kunnen plannen, evalueren, uitvoeren en bewaken. Met behulp van deze functies kunnen bijvoorbeeld gedetailleerde projectplannen worden opgesteld, inclusief taken, mijlpalen en afhankelijkheden. Andere belangrijke elementen van projectbeheer zijn functies voor budgettering en kostenbeheer, samenwerking en risicobeheer, evenals analysetools voor het beoordelen van de voortgang, het identificeren van knelpunten en het nemen van datagestuurde beslissingen.
5. Ingebouwde AI
In toonaangevende ERP-systemen worden steeds vaker opties voor kunstmatige intelligentie (AI) geïntegreerd. AI kan dus worden toegepast om specifieke financiële en operationele taken te automatiseren of versnellen. Een AI-gestuurde chatbot kan werknemers bijvoorbeeld begeleiden bij het indienen van een declaratie via een smartphone, waarbij ze een foto van het ontvangstbewijs of sms-gegevens in een chat kunnen opnemen. Generatieve AI kan in ERP voor van alles en nog wat worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan het maken van gedetailleerde beschrijvingen om financiële rapporten samen te vatten.
6. Realtime data
Realtime data in een ERP-systeem zijn van belang voor het signaleren van veranderende bedrijfsomstandigheden, het opnieuw beoordelen van strategieën en het nemen van beter onderbouwde beslissingen zodat snel op behoeften van de markt kan worden ingespeeld. Wanneer bedrijven werken met oudere ongelijksoortige systemen, is veel handmatig werk nodig om data uit elk systeem op te halen en bruikbaar te maken voor het hele bedrijf. Dit roept zorgen op over de integriteit en betrouwbaarheid van data. Tegen de tijd dat data worden opgenomen in een rapport, zijn deze mogelijk al verouderd of onjuist, terwijl zakelijk leiders op basis daarvan echt belangrijke beslissingen moeten nemen. Met ERP-systemen die realtime data ondersteunen en aanbieden, heeft iedereen toegang tot actuele informatie uit het hele bedrijf, zoals voorraadniveaus, kastekorten, verkoopprestaties, invoerkosten en andere financiële informatie.
7. Automatisering
ERP-systemen automatiseren veel routinematige bedrijfsprocessen, zodat minder of zelfs helemaal geen handmatig werk meer is vereist. Werknemers kunnen hun tijd dus besteden aan meer strategische activiteiten die meerwaarde opleveren. Automatisering kan worden gerealiseerd met behulp van technologieën voor machine learning en kunstmatige intelligentie, die in de software zijn geïntegreerd. Hiermee worden kernfuncties binnen de systeemfunctionaliteit uitgevoerd met minimale menselijke tussenkomst. Voorbeelden van processen in een ERP-systeem die vaak worden geautomatiseerd, zijn orderafhandeling en voorraadbeheer, evenals financiële processen, zoals het genereren van facturen, het bijhouden van onkosten en rapportage. Door deze processen te automatiseren kunnen bedrijven handmatig werk verminderen, menselijke fouten minimaliseren, de efficiëntie van processen verbeteren en de algehele productiviteit aanzienlijk verhogen.
8. Data-analyse
In veel ERP-systemen zijn rapportage- en analysefuncties beschikbaar voor het verzamelen en analyseren van data over de operationele activiteiten van een bedrijf. Voorbeelden van functies voor data-analyse die meestal deel uitmaken van een ERP-systeem, zijn functies voor het genereren van rapporten, queryprogramma's en dashboards, en visualisaties waarmee data overzichtelijker worden gepresenteerd om de besluitvorming te ondersteunen. Voor ERP-systemen is vaak aanvullende software nodig om uitgebreidere en geavanceerdere analyses mogelijk te maken.
9. Controlemechanismen voor bedrijfsprocessen
ERP-systemen bieden controlemechanismen voor bedrijfsprocessen. Deze zijn bedoeld om routinetaken en processen te optimaliseren en zo de operationele efficiëntie, nauwkeurigheid van data, risicobeheer en naleving binnen een organisatie te verbeteren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om tools voor het definiëren en beheren van workflows, het maken van vooraf gedefinieerde goedkeuringsprocessen en het instellen van op rollen gebaseerde toegangscontroles van gebruikers voor betere beveiliging van data en naleving van regelgeving. Hoewel de specifieke functies per ERP-leverancier verschillen, zijn controlemechanismen voor bedrijfsprocessen een fundamenteel aspect van ERP-software.
10. Rapportage
In de context van een ERP-systeem is rapportage een breed begrip waarmee uiteenlopende functies kunnen worden bedoeld. Denk bijvoorbeeld aan financiële rapportage, operationele rapportage, externe rapportage aan belanghebbenden en rapportage over regelgeving en naleving. Bij een ERP-systeem wordt meestal vooral gedacht aan financiële rapportage. Hiermee krijgen bedrijven inzicht in hun prestaties aan de hand van belangrijke kengetallen. In grote lijnen zijn bedrijven met deze rapportageopties in staat om transparanter en efficiënter te werken. Ook draagt het bij aan een betere besluitvorming over kritieke aspecten zoals verkoop, voorraad, financiën en productie. Software die wordt gepresenteerd als een ERP-systeem, moet in elk geval een of andere rapportagefunctie bevatten.
11. Integraties
Met behulp van integraties worden applicaties of databronnen onderling gekoppeld. Dankzij deze integraties kunnen bedrijfsdata door systemen worden gedeeld. Dat zorgt voor snellere inzichten, betere besluitvorming, flexibelere samenwerking en grotere dataconsistentie zonder dat handmatige data-overdracht nodig is. In een ERP-systeem wordt gebruikgemaakt van integraties om end-to-end bedrijfsprocessen tussen afdelingen en bedrijfsonderdelen mogelijk te maken. In de algemene ERP-functie 'Inkoop naar betaling' kunnen dankzij integraties bijvoorbeeld diverse acties, zoals bestelaanvragen maken, inkoop, facturering en betaling van leveranciers, worden samengevoegd tot een end-to-end-proces dat systematisch plaatsvindt.
12. Eén database
Met ERP-systemen met één database kunnen bedrijfsdata op een centrale locatie worden opgeslagen met één gemeenschappelijk datamodel. Wanneer alle systemen en processen gebruikmaken van hetzelfde datamodel, kunnen afdelingen en bedrijfsonderdelen in hetzelfde geïntegreerde systeem werken. Data zijn voor werknemers in de hele organisatie beschikbaar en toegankelijk. Het is niet meer nodig om door meerdere systemen te klikken of te wachten tot data handmatig tussen applicaties zijn overgedragen, een proces met kans op menselijke fouten en met het risico dat informatie verloren gaat. Een ander voordeel van een ERP-systeem met één database is dat hierdoor het beheer van de IT-infrastructuur eenvoudiger wordt. Databeheer, back-ups en systeemonderhoud worden zo minder complex.
13. Productie
De geschiedenis van ERP-systemen gaat terug tot de jaren zestig, toen in de productie systemen voor materiaalbehoefteplanning hun intrede deden. Die wortels zijn nog steeds duidelijk herkenbaar in ERP-software: functies met betrekking tot productie, planning en resourcebeheer worden nu als standaard beschouwd. ERP-software is ontworpen om dit soort processen te integreren. Dit geeft productiebedrijven inzicht in de manier waarop ze de productie kunnen afstemmen op vraag en aanbod, met als doel om kosten te beheren en voorraadniveaus te optimaliseren. Materiaalplanning, bedoeld om het inkoopproces te stroomlijnen, blijft een belangrijk element van een ERP-systeem. Met behulp van dergelijke productiefuncties kunnen bedrijven 'what-if'-scenario's uitvoeren om ervoor te zorgen dat ze beschikken over de juiste hoeveelheid materiaal voor de producten die ze maken.
14. CRM
Customer Relationship Management (CRM) is de term die in de branche wordt gebruikt voor software waarmee klantdata worden opgeslagen, klantinteracties en verkoopleads worden gevolgd en marketingcampagnes worden beheerd. Het is geen algemene of standaardfunctie van een ERP-systeem. Vaak gebruiken bedrijven ERP- en CRM-systemen van verschillende leveranciers en koppelen ze deze systemen via integratie. Door gebruik te maken van CRM-functies in ERP-software kan de identificatie van leads worden verbeterd, kan upselling eenvoudiger en effectiever worden en kunnen de kosten voor het beheer van klantdata worden beperkt. De sleutel voor het optimaal inzetten van een CRM-module in een ERP-systeem is dat beide systemen data op één plek moeten kunnen opslaan en ophalen. Dat wordt ook wel bewerkingen op één database genoemd.
15. Verkoopbeheer
Net als bij CRM geldt dat functies voor verkoopbeheer zijn bedoeld om bedrijven te helpen met het beheren van klantrelaties, het optimaliseren van verkoopworkflows en het verbeteren van de algehele verkoopprestaties. Voorbeelden zijn speciale functies voor omzetactiviteiten, verkoopprognoses, het genereren van offertes en voorstellen, verkoopanalyse en -rapportage en segmentatie van verkoopregio's en accounts. Hoewel kernfuncties voor verkoopbeheer misschien meer bij een CRM-systeem horen dan bij een ERP-systeem, zijn al deze functies bedoeld om de verkoopworkflows te verbeteren en uiteindelijk de omzetgroei te stimuleren.
16. Marketing
Er is steeds vaker sprake van een cross-over in e functionaliteit van ERP-systemen en zelfstandige marketingsoftware. Sommige ERP-systemen bieden eenvoudige e-mailmarketingtools voor het volgen van campagnes, inclusief metrieken zoals bereik, betrokkenheid en conversiepercentage. Soms zijn er ook tools voor klantsegmentatie beschikbaar waarmee klanten in categorieën kunnen worden ingedeeld, zodat meer gerichte marketingactiviteiten mogelijk zijn. Afhankelijk van het bedrijf kan gespecialiseerde marketingsoftware samenwerken met een ERP-systeem, wat nodig kan zijn om meer uitgebreide en geavanceerde marketingvereisten te ondersteunen.
17. HR-management
Human Resource Management is een functie die doorgaans wordt afgehandeld door een speciale HR- of HCM-oplossing (Human Capital Management), maar die ook als module kan zijn opgenomen in een ERP-systeem. Veelvoorkomende HR-functies zijn onder andere tools voor het beheer van werknemergegevens, vergoedingenbeheer, salarisverwerking en personeelsplanning. Mogelijk zijn ook opleidings- en ontwikkelingsprogramma's inbegrepen, evenals werving, het tracken van sollicitanten en het onboarden van werknemers. Het voordeel van een directe koppeling van HR-functionaliteit met een ERP-systeem is de mogelijkheid om HR-processen efficiënter te maken en HR-planning en financiële budgettering nauw aan elkaar te koppelen. Personeel is in veel bedrijven de grootste kostenpost, dus HR-data zijn een belangrijke factor in de financiële planning.
18. Supply chain en inkoop
Met behulp van supply chain- en inkoopfuncties kunnen bedrijven inkoop optimaliseren en afstemmen, taken zoals inkooporder- en leverancierbeheer stroomlijnen, een vraagplanning en -prognose uitvoeren en voorraad en logistiek beheren. Als besluitvormers beschikken over supply chain-functies die zijn geïntegreerd in een ERP-systeem, kunnen ze strategische prioriteiten vaststellen, daarover beslissingen nemen en deze uitvoeren, en op basis van realtime informatie op het juiste moment een zo goed mogelijk onderbouwde beslissing nemen.
19. Business intelligence
Business intelligence is een veelgebruikte term in de informatietechnologie. Deze term verwijst doorgaans naar de tools binnen software (of een zelfstandige softwaresuite) die kunnen worden gebruikt voor data-analyse, datavisualisatie, rapportage, strategische planning en besluitvorming. Business Intelligence is feitelijk een hulpmiddel om inzichten uit data te extraheren. Geïntegreerd in een ERP-systeem kunnen Business Intelligence-tools worden gebruikt om aangepaste rapporten, dashboards en visualisaties samen te stellen waarmee bedrijven beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen op basis van de meest betrouwbare en actuele data.
Alle functies die u nodig hebt. Alles op één plek. Oracle Cloud ERP.
Met een dergelijke verscheidenheid aan functies spelen ERP-systemen echt een van de hoofdrollen op het gebied van bedrijfssoftware. Door de implementatie van een ERP-systeem kan de efficiëntie van een organisatie aanzienlijk verbeteren. Dat er een gecentraliseerd platform voor databeheer en procesoptimalisatie beschikbaar is, levert grote voordelen op voor bedrijven in elke branche. De selectie en implementatie van een ERP-systeem vraagt echter om een zorgvuldige afweging, waarbij de unieke behoeften van de organisatie voorschrijven welke software uiteindelijk geschikt is.
Met tools voor financieel en projectbeheer, inkoop, risicobeheer, Enterprise Performance Management, naleving en analyse biedt Oracle Fusion Cloud ERP een groot aantal functies die speciaal zijn ontwikkeld om de uitdagingen aan te pakken waarmee bedrijven vandaag de dag worden geconfronteerd. Oracle Cloud ERP is een uitgebreid ERP-pakket waarmee HCM, supply chain, verkoop en marketing volledig worden geïntegreerd in één gemeenschappelijk datamodel, Daarmee beschikken bedrijven over realtime inzichten ter ondersteuning van de meest complexe taken en besluitvorming. De AI-functies die in het systeem zijn geïntegreerd, zijn ontworpen om handmatige processen te automatiseren en de dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen en optimaliseren. Bedrijven kunnen ook kiezen voor Oracle Fusion ERP Analytics om de analysefuncties te versterken die al in het systeem zijn ingebouwd.
Als cloudservice helpt Oracle Fusion Cloud ERP bedrijven ook up-to-date te blijven met de nieuwste technologische innovaties. Er wordt elk kwartaal een release uitgebracht met nieuwe functies, opties en aanbevolen werkwijzen. Oracle Fusion Cloud ERP is onderdeel van een suite met Fusion Applications waarin HCM, Supply Chain Management, marketing, verkoop en service zijn inbegrepen. Alle Oracle Fusion Cloud Applications worden uitgevoerd op Oracle Cloud Infrastructure (OCI). Dat staat garant voor prestaties, betrouwbaarheid, schaalbaarheid, beveiliging en AI-innovatie.
Veelgestelde vragen over ERP-functies
Wat is de belangrijkste functie van ERP?
Over de vraag wat de belangrijkste functie van een ERP-systeem is, zullen de meningen verschillen. Maar een van de essentiële functies is beslist de mogelijkheid om met één uniform datamodel te werken en bedrijfsprocessen te integreren. Dit zorgt namelijk voor consistente en nauwkeurige data en maakt het delen van data tussen verschillende bedrijfsprocessen mogelijk.
Wat moet een ERP-oplossing bieden?
Welke functies precies in een ERP-oplossing beschikbaar zijn, verschilt per leverancier, maar de belangrijkste functies die deel moeten uitmaken van alle ERP-systemen zijn tools voor finance en boekhouding, projectbeheer, inkoop- en leveranciersbeheer, risicobeheer en naleving, prestatiebeheer en analyse.
Wat is het belangrijkste voordeel van ERP?
Een belangrijk voordeel van Enterprise Resource Planning is de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Dit kan helpen de operationele efficiëntie te verbeteren, de productiviteit te verhogen, de nauwkeurigheid en integriteit van data te verbeteren en datagestuurde besluitvorming te ondersteunen.
Bekijk praktijkvoorbeelden van de planningsstrategieën van bedrijven voor onder andere finance, marketing en personeel.