De 15 belangrijkste voordelen en redenen van een overstap naar Cloud ERP
Michael Hickins | Content Strategist | 21 maart 2024
Naarmate de Chief Financial Officer een steeds strategischere rol krijgt en steeds meer invloed heeft, worden Cloud ERP-applicaties een onmisbare tool voor het centraliseren en analyseren van data uit verschillende financiële en operationele systemen. De applicaties kunnen bijvoorbeeld geautomatiseerde reacties op vooraf gedefinieerde gebeurtenissen in gang zetten (zoals voorraadaanvulling wanneer de voorraad een vooraf bepaald niveau bereikt) en rapporten genereren zodat zakelijk leiders op tijd beschikken over data om te helpen bij het nemen van beslissingen.
Wijzigingen volgen elkaar in steeds hoger tempo op en gebeurtenissen ergens ter wereld hebben in steeds minder tijd elders impact. Daarom werken financiële leiders en andere leiders met Cloud ERP-applicaties. Hiermee kunnen ze vaststellen wat er aan de hand is en wat ze moeten doen bij kritieke problemen die hun bedrijf raken.
Wat is Cloud ERP?
Cloud ERP is software as a service waarmee zakelijk leiders hun organisatie kunnen aansturen door data te centraliseren vanuit onderling verbonden operationele en financiële systemen. Cloud ERP-systemen bieden doorgaans functies op het gebied van financiën en boekhouding, budgettering en planning, inkoop, voorraad, productie, supply chain en meer. Ze kunnen ook worden geïntegreerd met cloudapplicaties voor Human Resources, sales en marketing, en klantenservice en ondersteuning, waardoor de data via één dashboard toegankelijk worden. Deze data zijn bruikbaar door een combinatie van geautomatiseerde triggers en reacties op de data, gemaakt door mensen in hun verschillende rollen.
Omdat Cloud ERP-applicaties beschikbaar zijn via internet, zijn ze toegankelijk voor gebruikers, ongeacht waar die zich bevinden, op de meeste apparaten van hun keuze. Bovendien stelt de applicatieprovider regelmatig functie-upgrades en beveiligingspatches beschikbaar, ook via internet, zonder onderbreking van de service.
Voornaamste conclusies
- Cloud ERP-applicaties zijn de financiële en operationele systemen die bedrijven gebruiken voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
- Cloud ERP biedt meer flexibiliteit dan on-premises ERP, omdat bedrijven hiermee kunnen op- en afschalen bij seizoensgebonden pieken, zonder dat de prestaties afnemen. En omdat het gaat om een abonnementsdienst, komt er geld vrij dat anders zou worden gereserveerd voor kapitaaluitgaven.
- Met Cloud ERP ligt de verantwoordelijkheid voor beveiligingspatches, onderhoud en upgrades bij de cloudprovider in plaats van bij de klant.
- De meeste Cloud ERP-applicaties zijn eenvoudiger met andere back-officesystemen te integreren dan lokale applicaties, vooral wanneer ze deel uitmaken van een uniforme suite. Dankzij deze integratie wordt het voor bedrijven eenvoudiger om te rapporteren, te analyseren en te reageren als het gaat om data die de huidige omstandigheden en activiteiten van het bedrijf weerspiegelen.
Cloud ERP vergeleken met traditionele ERP
Cloud ERP is doorgaans eenvoudiger te implementeren, te openen, te onderhouden, te beveiligen en bij te werken met nieuwe functies. Dat komt omdat cloudoplossingen flexibeler en gebruiksvriendelijker zijn dan hun on-premises tegenhangers. Zo kost de implementatie van Cloud ERP een paar maanden, geen jaren. Verder liggen onderhoud, functie-updates, beveiligingspatches en de infrastructuur in handen van de cloudprovider. Bij on-premises ERP is het bedrijf daarvoor verantwoordelijk. Cloud ERP-systemen zijn ook buiten de werkplek toegankelijk via een browser of mobiel apparaat, terwijl dat waarschijnlijk niet mogelijk is met on-premises systemen.
Al met al bieden Cloud ERP-systemen betere flexibiliteit, schaalbaarheid en toegankelijkheid in vergelijking met traditionele on-premises oplossingen. Met deze systemen neemt de vraag naar interne IT-resources af, dalen de kosten van de infrastructuur en zijn er up-to-date data en functies beschikbaar ter ondersteuning van moderne omgevingen waarin vooral mobiel wordt gewerkt.
| On-premises ERP | Cloud ERP | |
|---|---|---|
| Snelheid van implementatie | Kan een jaar of langer duren | Is een kwestie van maanden |
| Toegang van buiten het kantoor | Moeilijk tot onmogelijk | Mogelijk met een internetverbinding, browser en wachtwoord |
| Onderhoud | Eigen verantwoordelijkheid | Verantwoordelijkheid van de cloudprovider |
| Beveiligingspatches | Eigen verantwoordelijkheid | Verantwoordelijkheid van de cloudprovider |
| Updates van functies en functionaliteit | Op basis van prioriteit die wordt toegekend door IT | Automatisch en regelmatig |
| Infrastructuurvereisten | Moet intern worden ondersteund | Wordt afgehandeld door cloudprovider |
| Aanpassing aan mobiel werken | Onwaarschijnlijk | Randvoorwaarden |
| Relevantie/tijdige beschikbaarheid van data | Afhankelijk van de timing van batchverwerking | Data worden regelmatig bijgewerkt, vaak in realtime. |
15 voordelen van Cloud ERP
De term Enterprise Resource Planning komt uit de jaren negentig, maar de software deed zijn intrede met de systemen voor materiaalbehoefteplanning uit de jaren zestig. ERP-applicaties in de cloud zijn voor wat betreft verschillende aspecten een stap voorwaarts ten opzichte van on-premises ERP-systemen van eerdere generaties. Ze zijn gemakkelijker te implementeren voor bedrijven, worden vaker bijgewerkt, zijn toegankelijk buiten kantoor en hebben een gebruikersinterface die veel weg heeft van consumentenapps.
1. Snellere implementatie
Het is niet ongebruikelijk dat ERP-implementaties in de cloud niet meer dan een paar weken tot maanden in beslag nemen. Implementatie van de grootste traditionele on-premises applicaties duurt echter vaak minstens een jaar, en daarbij komen mogelijk ook nog eens miljoenen euro's aan advieskosten kijken. Omdat Cloud ERP-systemen een meer modulaire opbouw hebben en eenvoudiger te implementeren zijn dan on-premises systemen, kunnen bedrijven de applicaties sneller in gebruik nemen.
2. Sterkere beveiliging
Grote cloudproviders beschikken over grotere beveiligingsteams dan veel van hun klanten in totaal aan IT-medewerkers hebben, en die teams richten zich uitsluitend op het beschermen van de systemen en de data van hun klanten. Bedrijven die hun ERP-systemen intern beheren, stellen de implementatie van kritieke beveiligingspatches voor nieuw ontdekte problemen vaak uit omdat ze niet over de IT-resources beschikken om die updates te testen en vervolgens op tijd te implementeren. Cloudproviders maken het voor klanten doorgaans ook eenvoudiger om op rollen gebaseerde toegangscontroles te implementeren.
3. Meer flexibiliteit
Met Cloud ERP is het voor bedrijven gemakkelijker om nieuwe IT-functies gefaseerd uit te rollen. Een organisatie kan bijvoorbeeld beginnen met financials in de cloud, en later risicobeheer, inkoop, analyse, supply chain en andere functionaliteit toevoegen.
4. Realtime data
Cloud ERP-applicaties zijn ontworpen voor integratie met verschillende databronnen. Hierdoor worden data op de dashboards van gebruikers weergegeven zodra deze beschikbaar zijn, in plaats van via dagelijkse batchupdates zoals bij verouderde on-premises systemen. Als een inkoopteam bijvoorbeeld tijdig informatie krijgt dat de vraag van klanten is toegenomen en dat daarom de productie moet worden verhoogd, kan het de benodigde voorraden eerder bestellen.
5. Eenvoudiger te schalen
Als het gebruik van een Cloud-ERP-systeem in de loop van het kwartaal of jaar varieert, bijvoorbeeld rond de kwartaalafsluiting, is de cloudprovider verantwoordelijk voor het beheer van die ups en downs. De IT-organisatie van de klant hoeft zich niet bezig te houden met het toewijzen van extra servercapaciteit of opslag om de piek aan te kunnen. Klanten kunnen ook licenties toevoegen of verwijderen als het aantal gebruikers in de loop van de tijd verandert. Voor on-premises ERP-implementaties moet u echter specifieke IT-resources inzetten om de software- en hardwarecapaciteit te verhogen of verlagen, zelfs bij de opening van nieuwe kantoren of de overname van bedrijven.
6. Betere ondersteuning
Vanwege het relatieve gemak waarmee klanten naar een andere provider van cloudapplicaties kunnen overstappen, worden providers gestimuleerd om sterke, 24/7 ondersteuning en 99,999% uptime te bieden. En omdat providers de applicaties beter kennen dan wie dan ook, zijn ze beter in staat om ondersteuning te bieden dan het interne IT-personeel van hun klanten, dat nu eenmaal verantwoordelijk is voor het beheer van een variëteit aan applicaties en infrastructuursoorten.
7. Lagere operationele kosten
Met cloudcomputing betalen bedrijven alleen voor het aantal werknemers dat daadwerkelijk gebruikmaakt van de ERP-applicaties en kunnen ze dat aantal naar behoefte naar boven en beneden bijstellen. Bovendien ligt bij cloudservices de verplichting voor installatie en onderhoud van de applicaties en onderliggende hardware bij de providers. En zoals gezegd is er bij Cloud-ERP-services minder behoefte aan consultants en integrators, en zijn er ook minder interne datacenters en IT-personeel nodig voor systeemonderhoud, beveiliging en updates.
8. Verbeterde zichtbaarheid
In tegenstelling tot on-premises systemen waarin data meestal in silo's worden opgeslagen die voor veel gebruikers en analisten ontoegankelijk zijn, wordt het met Cloud-ERP-applicaties voor klanten gemakkelijker om data uit verschillende systemen samen te voegen, rapporteren en analyseren, zoals data voor marketing, Human Capital Management, Supply Chain Management en voorraadbeheer. Door bijvoorbeeld data uit verkoopplanning, marketingcampagnebeheer en voorraadapplicaties te integreren, kunnen financiële teams nauwkeurigere omzetprognoses maken en de liquiditeit effectiever beheren. Cloud ERP-systemen bieden ook meer inzicht door gebruikers via elk mobiel apparaat toegang te geven wanneer ze niet op kantoor zijn.
9. Eenvoudigere samenwerking
Met behulp van Cloud-ERP-systemen kunnen belanghebbenden zich vanaf elke locatie bij het systeem aanmelden, en data uit één dataset rapporteren en analyseren. Hierdoor kunnen mensen van verschillende afdelingen niet alleen dezelfde data in dezelfde indeling bekijken, maar is het ook mogelijk om updates in te voeren die in realtime kunnen worden gedeeld en weergegeven op operationele dashboards. Data uit een magazijnbeheersysteem of -module kunnen bijvoorbeeld op hetzelfde dashboard worden weergegeven als data uit een orderbeheersysteem. Hierdoor kan eenvoudiger worden nagegaan of er voldoende voorraad is om nieuwe orders af te handelen. Bovendien zijn cloudapplicaties voorzien van gebruiksvriendelijke interfaces voor aanwijzen en klikken. Dat past beter bij millennials en andere nieuwkomers op de arbeidsmarkt dan de interfaces van verouderde on-premises applicaties die met opdrachten werker.
10. Snellere updates
In tegenstelling tot verouderde on-premises applicaties, die doorgaans eens in de drie jaar een grote upgrade krijgen, worden Cloud ERP-applicaties regelmatig, meestal elk kwartaal, bijgewerkt met de nieuwste functies, zonder dat systemen hoeven te worden uitgeschakeld. Cloud ERP-systemen worden bijvoorbeeld regelmatig bijgewerkt om te voldoen aan GAAP, Sarbanes-Oxley en andere financiële standaarden, wat bijdraagt aan de naleving.
11. Mobiele toegankelijkheid
ERP en andere cloudapplicaties zijn niet alleen beschikbaar in elke webbrowser op elk mobiel apparaat, maar bieden ook steeds vaker mobiele apps. Hiermee kunnen eenvoudig basistaken worden uitgevoerd en rapporten gegenereerd. Managers kunnen bijvoorbeeld snel onkosten van werknemers goedkeuren vanuit de onkostenapp van een Cloud ERP-systeem op een mobiel apparaat. Mobiele functionaliteit is van cruciaal belang voor bedrijven waarvan werknemers vaak onderweg zijn, buiten kantoor werken of actuele informatie van de werkvloer nodig hebben.
12. Kleinere ecologische voetafdruk
Datacenters die worden gebruikt door cloudproviders om ERP-services te leveren, verbruiken minder stroom voor koeling, rekenkracht en opslag dan de optelsom van vele duizenden datacenters die nodig zouden zijn wanneer bedrijven dat zelf doen. Cloudproviders hebben een financiële prikkel om hun energiekosten te verlagen door gebruik te maken van state-of-the-art load balancing en andere energiebesparende technieken die de ecologische voetafdruk van deze applicaties verlagen. Ook kan hierdoor het algehele energieverbruik voor het uitvoeren van deze applicaties afnemen, omdat dit wordt gedeeld door alle gebruikers.
13. Brancheonafhankelijk
Veel ERP-cloudsystemen zijn ontwikkeld voor specifieke branches, zoals de bouw en de detailhandel. Maar als het gaat om bedrijfsprocessen, hebben de meeste branches meer overeenkomsten dan verschillen. Het meest nuttig zijn Cloud ERP-applicaties die gebruikmaken van aanbevolen werkwijzen uit alle branches en die modules of uitbreidingen bieden voor specifieke behoeften in een branche, zoals modules voor kamerbeheer in de hospitality. Zo profiteren gebruikers van het beste van twee werelden: functionaliteit die aansluit op aanbevolen werkwijzen in alle branches en een betrouwbare codebasis die niet boordevol aanpassingen zit (die duur zijn om te onderhouden en te patchen). Sommige Cloud ERP-suites bevatten modules die voldoen aan branchespecifieke rapportagevereisten en -werkwijzen.
14. Verbeterde efficiëntie
Door ERP-applicaties naar de cloud te verplaatsen, kunnen bedrijven IT-resources inzetten voor andere aspecten van het bedrijf met een grotere meerwaarde. Ook de efficiëntie verbetert. Dat komt omdat er één databron is voor alle interne en externe rapportage en omdat alle belanghebbenden toegang hebben tot data en rapporten, ongeacht waar ze werken. Door toegenomen automatisering en op grote schaal gedeelde data is er minder tijd nodig voor handmatige processen en worden processen gekoppeld en gekwantificeerd.
15. Eenvoudigere integratie
Moderne Cloud ERP-applicaties zijn ontwikkeld om data uit verschillende bronnen te integreren met behoud van de juiste niveaus van beveiliging en toegangsbeperkingen. Wanneer bijvoorbeeld een ERP-applicatie wordt geïntegreerd met een HR-applicatie, heeft kan de financiële afdeling inzage in de verhouding tussen werknemers en verwachte verkopen.
Een pleidooi voor Cloud ERP
Zoals eerder in dit artikel besproken, is Cloud ERP een handig hulpmiddel voor bedrijven. Implementatie, toegang, onderhoud, beveiliging, schalen en bijwerken van deze kritieke applicaties wordt veel eenvoudiger, terwijl tegelijkertijd de kapitaaluitgaven afnemen en de ecologische voetafdruk kleiner wordt. Teams en werknemers die een business case voor Cloud-ERP maken, moeten besluitvormers van het bedrijf echter nog steeds uitgebreide achtergrondinformatie over deze voordelen geven en duidelijk aangeven waarom de investering in tijd en resources zich terugverdient. Hierbij moet worden ingegaan op het koppelen van het Cloud-ERP-systeem aan de bedrijfsstrategie van het bedrijf. Ook moeten de kosten en de implementatietijdlijnen in kaart worden gebracht en moet de waarde worden gekwantificeerd van nieuwe mogelijkheden zoals AI (waarbij moet worden aangetoond hoe hiermee de omzetprognose en andere bedrijfsfuncties kunnen worden verbeterd).
Upgrade naar de cloud met Oracle Fusion Cloud ERP
Bedrijven die Oracle Fusion Cloud ERP gebruiken, profiteren van state-of-the art functionaliteit op het gebied van onder andere finance, productie en inkoop in applicaties die worden uitgevoerd op de goed presterende cloudinfrastructuur van Oracle. Oracle Cloud ERP is een geïntegreerde suite met applicaties waarmee data uit finance, supply chain, risicobeheer, prestatiebeheer en andere bedrijfsdata in één gemeenschappelijk model worden ondergebracht. Deze suite is ontwikkeld om de integratie met andere applicaties te vergemakkelijken, zowel van Oracle als van externe leveranciers.
Veelgestelde vragen over voordelen van Cloud ERP
Hoe lang duurt het om Cloud ERP te implementeren?
Afhankelijk van de vereiste integraties, de omvang van de verouderde ERP-omgeving en de hoeveelheid data die moet worden gemigreerd, kan de implementatie van een Cloud ERP-systeem enkele weken tot enkele maanden in beslag nemen.
Waarom is Cloud ERP veiliger?
Cloudproviders hebben grote, deskundige teams die zich volledig toeleggen op het beveiligen van applicaties en data van klanten, waarbij de nieuwste technologieën en werkwijzen worden toegepast. Bij bedrijven die applicaties buiten hun eigen datacenter uitvoeren, is dat meestal niet het geval.
Hoe komt het dat met Cloud ERP tijd wordt bespaard?
Cloud ERP-systemen bieden een snellere terugverdientijd omdat ze worden geleverd als een service. Klanten profiteren hierdoor sneller van de voordelen dan wanneer ze zelf ERP-systemen in hun eigen datacenters implementeren (met de hulp van consultants).