조달이란 무엇인가요?

10인 스타트업이든 다국적 기업이든, 모든 기업은 물건을 구매해야 합니다. 샌드위치 가게는 경비 용도로 따로 마련해 둔 자금으로 사무용품점에서 종이와 펜을 구입할 수 있습니다. 의료기기 제조업체는 다른 나라에서 방사성 물질을 구매할 수도 있습니다. 양쪽 모두 조달이라는 범주에 속하는 작업입니다. 조달은 그 수행 방식에 따라 기업의 예산 낭비 또는 흑자 전환을 결정짓는 요소가 될 수 있습니다.

조달이란 무엇인가요?

조달은 기업이 운영에 필요한 자재를 찾고 구매하는 데 사용하는 프로세스입니다. 제약사의 연구소를 예로 들어 보겠습니다. 연구소 안에는 비커, 시험관, 화학약품, 원심분리기 등 과학 실험을 수행하는 데 필요한 모든 장비가 구비되어 있습니다. 그와 같은 모든 장비는 일반적으로 제약사의 조달 부서에서 관리하는 조달 프로세스를 통해 구입하게 됩니다.

조달 살펴보기

조달 프로세스는 산업, 규정, 기업 규모, 예산 등에 따라 달라지지만 일반적으로 비슷한 단계를 거쳐 수행됩니다. 조달 프로세스는 무언가를 구매해야 한다는 요청으로부터 시작됩니다. 제약사의 예시로 돌아가 보겠습니다. 의료 연구팀에 혈액이나 조직 샘플을 분석하기 위한 기계가 필요해졌다고 가정해 보겠습니다. 연구팀은 해당 장비가 필요한 이유와 사양(예: '적절한 샘플 분석을 위해 일정한 온도를 유지해야 함')을 담은 구매 요청서를 구매팀에 제출합니다. 요청이 승인되면 구매팀은 가장 신뢰할 수 있는 공급업체가 판매하는 적절한 가격의 적절한 장비를 찾습니다. 최적의 가격으로 적합한 장비를 확보하기 위해 협력 관계에 있는 모든 의료 장비 공급업체에 견적 요청서(RFQ)를 보내는 경우가 많습니다.

RFQ를 수신한 공급업체는 견적을 회신하고, 구매팀은 자사의 필요와 예산에 가장 적합한 견적을 선택합니다. 구매팀이 공급업체에 구매 주문서를 보내면 공급업체는 재무 부서에서 반드시 지불해야 하는 청구서와 함께 기계를 납품합니다. 이상의 전체 프로세스를 '조달-지불(source-to-pay)'이라고 합니다.

이상은 장비 한 개를 조달하는 간단한 예시였습니다. 기업의 규모, 산업, 주문량, 공급업체 수에 따라 조달 프로세스는 더 복잡해질 수 있습니다. 예를 들어, 제조업계의 대기업은 제품을 만드는 데 사용되는 철강, 알루미늄, 목재, 고무 등의 원자재를 전 세계에서 조달해야 하는 경우도 있습니다. 또한 공장 내부에서 사용되는 제조 장비(예: 로봇 팔, 선반, 컨베이어 벨트 등), 안전 장비, 지게차, 창고 팔레트, 컴퓨터, 심지어 공장을 짓는 부동산을 조달해야 할 수도 있습니다. 해당 과정에서 수천 개의 공급업체와 연간 수백만 건의 거래를 진행하게 되기도 합니다. 공급업체와 제조업체가 준수해야 하는 법적 조건이 명시된 수천 개의 계약서도 수반될 것입니다. 정부 기관의 경우 모든 잠재적 입찰자에게 조달 프로세스를 제공하고, 납세자에게도 관련 정보를 투명하게 제공하기 위해 RFQ를 공개적으로 게시하는 복잡한 조달 프로세스를 사용하는 경우가 많습니다.

이러한 복잡성을 해결하기 위한 조달 소프트웨어가 개발되었고, 기업은 조달 프로세스를 최대한 자동화하기 위해 해당 소프트웨어를 활용하고 있습니다. 이제 AI가 내장된 조달 소프트웨어를 사용해 RFQ 초안 작성과 같이 과거에는 인간만 수행할 수 있었던 복잡한 작업을 자동화할 수 있게 되었습니다. AI가 발전할수록 조달부터 결제에 이르는 전 과정에 걸쳐 더 많은 프로세스를 자동화할 수 있을 것으로 기대되고 있습니다.