調達とは?

10人規模のスタートアップであれ、多国籍企業であれ、どの組織にも物資の購入は必要です。サンドイッチ店であれば、経費として確保している資金を使用して事務用品店で紙とペンを購入する可能性があります。医療機器メーカーでは、放射性物質を他国から購入する必要がある場合があります。これらはすべて調達の一部であり、これを適切に行うことが、予算を超過するか利益を上げるかの分かれ目になる可能性があります。

調達とは?

調達とは、組織が運営に必要な資材を見つけ、購入するためのプロセスを指します。たとえば製薬会社のラボを考えてみてください。ラボの中には、ビーカー、試験管、化学薬品、遠心分離機など、科学実験に必要な機器がすべて揃っている場合があります。これらの機器はすべて、通常企業内の調達部門が管理する調達プロセスを利用して入手されます。

調達の説明

調達プロセスは、業界、規制、企業規模、予算によって異なりますが、通常、同様のステップを踏みます。それは、何かの購入依頼から始まります。製薬会社の例に戻ると、医療研究チームは血液や組織サンプルを分析するための機械を必要とする場合があります。依頼者は、その機器が必要であることを正当化する理由を、仕様（「適切なサンプル分析のために一定の温度を維持する必要がある」など）とともに調達部門に依頼を提出します。依頼が承認されると、調達チームは、最も信頼できるサプライヤーから、適切な機器を、適切な価格で購入できるよう探します。多くの場合、RFQ（見積依頼書）を取引先の医療機器サプライヤーすべてに送付して、企業が適切な機器を最適な価格で入手できるよう支援します。

サプライヤーはRFQに対して見積書を提出し、調達チームはニーズと予算に最適な見積書を選択します。調達チームはサプライヤーに発注書を送り、サプライヤーは大学の財務部門に支払いを求める請求書とともに機械を納品します。このプロセス全体は、「調達から支払いまで」と呼ばれています。

これは単一の機器の調達におけるシンプルな例です。調達プロセスは、組織の規模、業種、発注量、サプライヤーの数によってますます複雑になる可能性があります。たとえば、大手メーカーであれば、製品に使用する原材料（鉄、アルミ、木材、ゴムなど）を世界中から調達する必要がある場合があります。さらに、工場内で使用している製造機器（ロボットアーム、旋盤、ベルトコンベアなど）、安全装置、フォークリフト、倉庫のパレット、コンピューター、そして工場を建設する不動産まで調達する必要が生じる可能性があります。これには何千ものサプライヤーと年間何百万件もの取引が含まれます。また、サプライヤーや委託製造業者が遵守する必要のある法的条件を概説した、何千もの契約が伴うことになります。政府組織は独自の複雑な調達プロセスに直面しており、通常、すべての潜在的な入札者にプロセスを公開し、納税者に透明性を持たせるために、公に掲示されたRFQが含まれます。

このような複雑さにより、企業が可能な限りプロセスを自動化するために使用する調達ソフトウェアが開発されました。組み込みAIの支援により、調達ソフトウェアは、RFQのカバーレターを作成するような、従来は人でなければできなかったより多くの複雑なステップを自動化できるようになりました。AIの進化に伴い、ソースから支払いまでのより多くのプロセスの自動化を支援する可能性があります。