Cos'è un software per il ciclo paghe?

Come funziona un software per il ciclo paghe?

I software per il ciclo paghe si integrano con altri sistemi aziendali di base per garantire che i dipendenti ricevano una retribuzione accurata e puntuale nel modo appropriato (ad esempio, tramite deposito diretto, assegno o carta di pagamento). I dipendenti possono in genere accedere al software per modificare le proprie informazioni personali, le preferenze di pagamento e altri dettagli.

Per i datori di lavoro, i sistemi per il ciclo paghe devono essere affidabili, facili da configurare e sufficientemente flessibili da gestire e automatizzare i pagamenti per i lavoratori di tutti i tipi (inclusi dipendenti stipendiati e orari, lavoratori temporanei e a progetto e altri), in diverse località in tutto il mondo. I sistemi per il ciclo paghe dovrebbero semplificare le attività, rendendo più facile per il personale gestire regole complesse, flussi di ciclo paghe e liste di controllo e mantenere la conformità alle leggi fiscali e ad altre normative finanziarie.

Perché le organizzazioni utilizzano i software per il ciclo paghe?

Milioni di organizzazioni in tutto il mondo si affidano a software per il ciclo paghe per semplificare e gestire la retribuzione dei dipendenti e garantire

• Tempestività e precisione. Soprattutto con fusioni e acquisizioni, nuove assunzioni e normative in evoluzione, i pagamenti ai dipendenti possono essere complicati e laboriosi. Con un software per il ciclo paghe, le organizzazioni possono essere sicure che i dipendenti ricevano l'importo giusto e sempre in modo puntuale, contribuendo a costruire un rapporto con i dipendenti.
• Trasparenza. Per la maggior parte delle organizzazioni, i costi del personale rappresentano la spesa più elevata. I software per il ciclo paghe si integrano con altre linee di business, come finance e contabilità, fornendo una trasparenza che aiuta le organizzazioni a rispettare il budget, a creare report tempestivi e a pianificare per il futuro.
• Flessibilità per adattarsi e ridimensionarsi. Quando il business cambia, il software per il ciclo paghe rende più facile adattarsi. Ad esempio, quando un ufficio apre in una nuova regione con tasse e regolamenti diversi, il software incorpora automaticamente le nuove regole, per cui non è necessario inserire i dati per ogni dipendente.
• Più tempo per le attività dal valore elevato. Rispetto alle alternative manuali e obsolete, il software per il ciclo paghe può far risparmiare alle organizzazioni varie ore ogni mese, tempo che può invece essere dedicato ad altre iniziative aziendali critiche.

In che modo i software per il ciclo paghe aiutano le aziende?

I vantaggi derivanti dall'implementazione di una soluzione software per un ciclo paghe efficiente, conforme e configurabile vanno oltre le attività tattiche attraverso cui si pagano i dipendenti. Aiuta le organizzazioni anche a

• Migliorare il morale. Evita i casi in cui i dipendenti vengono pagati con l'importo sbagliato, non vengono pagati per straordinari o altri lavori, vengono pagati in ritardo o non vengono pagati nel modo che preferiscono.
• Rafforzare la sicurezza. I sistemi di ciclo paghe aiutano a garantire che le persone giuste abbiano accesso solo alle informazioni appropriate per il loro ruolo. Soprattutto con molti dipendenti e lavoratori che lavorano da casa, è fondamentale che le organizzazioni dispongano di un software che impedisca pagamenti doppi, confermi che ogni pagamento è corretto e calcoli automaticamente i benefit e i pagamenti fiscali appropriati per ogni dipendente.
• Approfondire gli insight aziendali. Quando i sistemi di ciclo paghe sono integrati con altri sistemi aziendali di base, le organizzazioni ottengono insight approfonditi che possono aiutarle a sviluppare budget e previsioni più accurate. In pochi minuti, le organizzazioni possono, ad esempio, identificare i costi del personale in tempo reale per ciascun dipartimento e i ricavi ottenuti per tale costo in periodi di tempo diversi.
• Migliorare il reporting. Il software per il ciclo paghe automatizzato fornisce insight in tempo reale che possono essere facilmente tradotti in tabelle e grafici che gli executive possono utilizzare per prendere decisioni aziendali critiche.

In che modo i software per il ciclo paghe aiutano i dipendenti?

Il software per il ciclo non è solo un bene per il business. È un bene anche per i dipendenti. Aiuta a garantire che i dipendenti ricevano l'importo giusto, al momento giusto e tramite il metodo di pagamento che preferiscono: il tutto in poco tempo e senza problemi.

I dipendenti possono anche sfruttare interfacce user-friendly per visualizzare la cronologia dei pagamenti e modificare facilmente le proprie informazioni personali e le preferenze di pagamento. Se hanno domande, possono ottenere risposte rapidamente, riducendo al minimo le interruzioni del lavoro.

Quali sono i vantaggi dei software per il ciclo paghe basati sul cloud?

I software per il ciclo paghe può essere basato on-premise o nel cloud. Uno dei vantaggi principali dei sistemi di ciclo paghe basati su cloud è che è possibile accedere alle informazioni da qualsiasi luogo, tramite un computer desktop o un dispositivo mobile.

I migliori sistemi di ciclo paghe offrono un'esperienza semplice e coerente su tutte le piattaforme. Quando un dipendente guarda la dashboard sul proprio telefono, ad esempio, ha lo stesso aspetto del desktop, con interazioni intuitive che rendono meno necessario chiamare l'help desk.

L'automazione è un altro grande vantaggio dei sistemi di ciclo paghe basati sul cloud, che spesso hanno l'intelligenza artificiale (AI) integrata per prevedere le esigenze e ridurre gli errori. Processi comuni come l'onboarding di nuovi dipendenti possono essere automatizzati affinché ogni nuovo assunto per una determinata posizione venga inserito correttamente, seguendo gli stessi elenchi di controllo e processi e garantendo che non venga perso nulla.

Le esigenze e i requisiti del ciclo paghe sono in continua evoluzione, quindi può essere d'aiuto avere una soluzione basata su cloud che viene continuamente aggiornata per essere conforme alle leggi, alle imposte e alle normative locali, regionali e federali. Quando viene approvata una nuova legislazione, il personale non deve inserire manualmente le modifiche: il sistema le incorpora automaticamente per garantire una compliance continua.

I sistemi di ciclo paghe basati sul cloud in genere sono dotati di opzioni preconfigurate, ma semplificano anche la configurazione e la personalizzazione di flussi di lavoro ed elenchi di controllo man mano che le esigenze aziendali cambiano. Le soluzioni on-premise possono rapidamente diventare disorganizzate e piene di errori man mano che vengono aggiunti nuovi ruoli, strutture di pagamento e altre complessità. Tuttavia, i sistemi basati sul cloud si ridimensionano facilmente, mantenendo la semplicità, indipendentemente dal numero di scadenze, approvazioni, proprietari delle attività e dipendenze coinvolti in un determinato processo di ciclo paghe.

In che modo i software per il ciclo paghe aiutano con imposte, compliance e normative?

Il software per il ciclo paghe elimina molti dei problemi associati a imposte, compliance e altre normative. Garantisce pagamenti e detrazioni fiscali accurati e tempestivi per località, adattandosi automaticamente a regole e normative diverse man mano che i dipendenti si spostano e gli uffici aprono o chiudono. Durante fusioni e acquisizioni, le informazioni sui dipendenti possono essere trasferite facilmente e le complessità come i pagamenti una tantum possono essere generate automaticamente.

L'integrazione e l'automazione dei sistemi di ciclo paghe sono fondamentali per semplificare la preparazione e gli audit fiscali. Le organizzazioni spesso esternalizzano la preparazione fiscale, rendendo essenziale disporre di un software per il ciclo paghe integrato che fornisca una visione unica e aggiornata delle informazioni sia in-house che in outsourcing. Ciò consente a dipendenti, revisori e amministratori del ciclo paghe di rivedere e monitorare facilmente eventuali discrepanze. L'automazione migliora anche l'accuratezza dei dati utilizzati negli audit, semplificando la conformità alle leggi fiscali e ad altre normative.

I sistemi di ciclo paghe basati sul cloud offrono un elevato livello di sicurezza, un altro fattore critico per la compliance. Sebbene i processi manuali possano contenere errori, ad esempio un dipendente che rimane nel ciclo paghe dopo che il dipendente lascia l'organizzazione, l'automazione dei sistemi di ciclo paghe aiuta a prevenire e identificare gli errori. La convalida basata su regole e ruoli può migliorare ulteriormente la sicurezza limitando l'accesso alle informazioni riservate.

Quali funzioni dovrebbero volere le organizzazioni nel proprio software per il ciclo paghe?

Il ciclo paghe può essere complesso, sia per le organizzazioni che per i dipendenti. È quindi essenziale che il software per il ciclo paghe sia facile da usare, con un'interfaccia semplice, coerente e sicura accessibile dai dipendenti e dal personale del ciclo paghe da una varietà di dispositivi.

Gli amministratori del ciclo paghe dovrebbero essere in grado di configurare il sistema senza dover scrivere codice o chiedere aiuto ai professionisti IT. Il software dovrebbe avere best practice e formule consigliate integrate, guidando il personale non tecnico attraverso pochi semplici passaggi per configurare il sistema in base alle esigenze specifiche del business.

È importante cercare un software per il ciclo paghe che abbia funzioni di business intelligence e reporting integrate che semplifichino la gestione dei talenti e del posto di lavoro, il budgeting e altri processi strategici. Con la crescente complessità legata a fusioni e acquisizioni, nonché il numero di dipendenti da remoto, lavoratori a contratto e progetti una tantum, è fondamentale che i sistemi di ciclo paghe forniscano una visibilità e un supporto approfonditi per la business intelligence.

Forse la cosa più importante di tutte è che le organizzazioni selezionino un sistema di ciclo paghe che protegga i dati sensibili da attacchi accidentali e intenzionali che potrebbero provenire dall'interno o dall'esterno dell'organizzazione. Gli amministratori e i dipendenti del ciclo paghe dovrebbero avere accesso ai dati di cui hanno bisogno, non di più e non di meno. La convalida basata su regole e ruoli è essenziale per proteggere l'organizzazione e i dipendenti.

Quali domande bisogna porsi quando si sceglie una soluzione software per il ciclo paghe?

Quando sei pronto a investire in un sistema di retribuzione, assicurati di valutare i fornitori chiedendo

• Il sistema supporta tutte le regioni in cui hai dipendenti? Cerca fornitori che offrano supporto diretto ovunque tu abbia bisogno o che abbiano partnership per supportare tali regioni. Bisogna assicurarsi di non dover eseguire il ciclo paghe manualmente in alcune region, né nel presente né in futuro.
• Il software si integra con gli altri sistemi di business core? Il software scelto dovrebbe integrarsi in modo nativo con time and labor, retribuzione, gestione finanziaria, gestione delle assenze e altri sistemi aziendali.
• Il software è facile da configurare? Di certo non vorrai cambiare spesso il tuo fornitore di ciclo paghe, quindi assicurati di avere la flessibilità necessaria per ridimensionare e adattarti nel tempo man mano che le esigenze della tua azienda cambiano. Assicurati che il software possa essere configurato facilmente, senza il bisogno di programmare o coinvolgere l'IT.
• Hai esperienza con organizzazioni come la mia? Cerca fornitori che abbiano una vasta esperienza nel tuo settore e con organizzazioni di dimensioni simili alle tue.
• Il software è davvero facile da usare? Assicurati che ci siano processi predefiniti che i dipendenti troveranno intuitivi, in modo che possano cambiare la loro banca, aggiungere persone a carico e apportare altre modifiche in pochi secondi. Valuta le funzioni integrate, incluse le linee guida per i nuovi dipendenti, per assicurarti che non debbano chiedere assistenza alle HR.

Qual è il futuro del software per il ciclo paghe?

Nei prossimi anni, aspettati di vedere i sistemi di retribuzione diventare più adattabili alla crescente diversità dei ruoli lavorativi e delle strutture di pagamento. I dipendenti stipendiati che lavorano dalle 9 alle 5 saranno sempre più affiancati da una varietà di lavoratori a progetto, molti dei quali lavoreranno da remoto.

Avere sistemi di retribuzione flessibili sarà fondamentale per fornire retribuzioni in vari modi, tra cui per progetto, durata del contratto e vari periodi di pagamento (settimanale, semestrale, mensile). L'intelligenza artificiale e la business intelligence verranno utilizzate per migliorare l'automazione e semplificare i flussi di lavoro.

La sicurezza sarà una sfida continua per le organizzazioni di tutte le dimensioni. La convalida basata su regole e l'accesso ai dati basato sui ruoli saranno essenziali, soprattutto perché sempre più persone lavorano da remoto.