13 sfide dei controller finanziari e come affrontarle

I libri di un'azienda contengono sempre un tesoro di dati, anche se sono stati sepolti. Queste cifre finanziarie, una volta scarabocchiate in colonne su libri contabili polverosi e in fogli di calcolo, sono ora archiviate in applicazioni sofisticate, grazie alle quali si può raccogliere una grande quantità di valore strategico.

I progressi tecnologici nella gestione e nell'analisi dei dati hanno fatto evolvere il ruolo dei controller finanziari da contabile principale a qualcosa di simile all'analista dei dati, una funzione che in passato era completamente fuori dalla loro specialità. Per mettere in atto questo cambiamento è necessario avere competenze nell'utilizzo di tecnologie all'avanguardia, come l'intelligenza artificiale e gli analytics avanzati, per prevedere le condizioni finanziarie, valutare pattern di spesa complessi, connettere e automatizzare i processi finanziari e fornire insight e analisi ai responsabili delle decisioni in tutta l'organizzazione.

Quali sono le responsabilità di un controller finanziario?

Un controllore finanziario supervisiona le operations contabili quotidiane di un'organizzazione. Tradizionalmente, il lavoro prevedeva il monitoraggio granulare di crediti e spese, il reporting interno dei risultati finanziari ai responsabili delle decisioni aziendali e la consegna di rendiconti finanziari ufficiali alle autorità di regolamentazione e agli investitori. I controller supervisionano i processi di chiusura finanziaria mensili, trimestrali e annuali, garantendo che l'azienda produca rendiconti finanziari in conformità con i principi contabili generalmente accettati, o, in breve, GAAP (generally accepted accounting principles).

Ma se chiedi alla maggior parte dei controller cosa fanno oggigiorno, sentirai una descrizione del lavoro molto più complicata. Questo perché, in qualità di custodi dei dati aziendali critici, ai controller finanziari viene sempre più chiesto di creare e supervisionare team in grado di applicare sofisticati strumenti e metodi di data science per preparare previsioni finanziarie e scoprire insight strategici. Questi professionisti, in genere CPA con esperienza nel guidare team di contabili, vogliono che fornitori di tecnologia e consulenti aiutino loro e i loro team a trasformarsi da contabili a pianificatori strategici.

Concetti chiave

• La responsabilità principale dei controller finanziari è assicurarsi che i registri contabili delle loro organizzazioni siano sempre accurati e aggiornati e che le informazioni contenute in tali registri di importanza critica vengano segnalate tempestivamente ai principali responsabili delle decisioni dell'organizzazione, nonché agli investitori e alle autorità di regolamentazione quando necessario.
• I registri finanziari sono sempre stati un'utile fonte di dati per migliorare i modelli di business, prevedere le condizioni e i risultati del mercato e scoprire insight operativi. L'intelligenza artificiale e gli analytics avanzati hanno rafforzato questi attributi e il valore di tali dati.
• I controller finanziari devono diventare più lungimiranti e tecnologicamente esperti in quanto da loro ci si aspetterà sempre di più che raccolgano insight aziendali dai dati sotto la loro responsabilità. Così facendo diventano più responsabili della gestione, della protezione e della condivisione dei dati più importanti della loro azienda.

Le 13 sfide principali per i controller finanziari

Sfida 1: trovare i talenti giusti

I controller hanno successo quando sono circondati da team competenti e professionisti finanziari e contabili. Ma identificare quali siano le giuste competenze ed esperienze e trovare dipendenti che soddisfino tale descrizione può essere difficile in un momento in cui la funzione finanziaria ha bisogno di capacità di contabilità tradizionali e abilità nell'uso di strumenti IT avanzati e di metodologie basate sui dati.

Risposta: per trovare i talenti giusti spesso bisogna identificare i dipendenti attuali in grado di passare a ruoli di livello superiore, e quindi creare un piano di formazione e sviluppo e un percorso di carriera per loro. I controller finanziari dovrebbero anche lavorare a stretto contatto con le HR per descrivere il set di competenze e l'esperienza che meglio si adattano alle esigenze della loro organizzazione e farsi coinvolgere il più possibile nei processi di recruiting, assunzione, onboarding e formazione iniziale. La tecnologia può essere d'aiuto. Le migliori applicazioni di human capital management basate sul cloud possono aiutare a coinvolgere i candidati in ogni fase del processo. Queste applicazioni offrono ai controller anche una visione in tempo reale delle esigenze attuali e future del personale e consentono ai candidati di candidarsi per posizioni aperte sui loro dispositivi mobili, il che accelera il processo di verifica dei candidati, pianificazione dei colloqui e creazione di offerte.

Sfida 2: riassumere dati non elaborati in insight utilizzabili

La contabilità è un campo intrinsecamente basato sui dati. Negli ultimi anni, tuttavia, i progressi nel data science hanno cambiato il ruolo dei controller finanziari, facendoli passare dall'essere custodi dei dati finanziari a facilitatori della pianificazione strategica basata su tali dati. I controller non devono solo garantire che i loro team mantengano i libri contabili accurati e aggiornati; da loro ci si aspetta sempre più che prendano anche i dati grezzi in quei libri contabili, li valutino con strumenti di intelligenza artificiale e analytics all'avanguardia per rilevare insight utili e condividano tali insight con i decision maker che modellano la strategia aziendale.

Risposta: per eccellere in questa attività, i controller finanziari dovrebbero circondarsi di esperti di dati e lavorare con l'IT per procurarsi strumenti digitali che offrono previsioni basate sull'AI e analytics dei big data.

Sfida 3: rimanere conformi

Ogni anno vengono introdotte nuove leggi e regolamenti finanziari, alcuni dei quali specifici per determinati settori, in particolare quelli altamente regolamentati, come l'assistenza sanitaria, le banche e le assicurazioni, o specifici per stati e paesi. Rimanere aggiornati e rispettare questo mosaico di regole in continua evoluzione può essere complicato e gran parte di questa responsabilità ricade sul controller finanziario. In caso contrario, si può incappare in sanzioni e danneggiare la reputazione di un'azienda.

Risposta: i controller possono semplificare la compliance adottando sistemi finanziari centralizzati che implementano automaticamente i più recenti requisiti di contabilità e reporting. I controller dovrebbero anche assumersi la responsabilità di fornire ai responsabili della compliance delle loro organizzazioni informazioni aziendali consolidate, assicurarsi che i loro team ricevano una formazione periodica sulla conformità e condurre audit ricorrenti.

Sfida 4: prevedere le priorità

Un controller non è responsabile solo delle operazioni finanziarie quotidiane. Sepolti all'interno delle cifre ci sono insight su dove l'azienda può effettuare investimenti per guidare la crescita futura e mitigare i rischi.

Risposta: i recenti progressi tecnologici, in particolare l'intelligenza artificiale, forniscono funzionalità predittive che aumentano il valore dell'intuizione, dell'esperienza e dei risultati passati nell'identificazione delle opportunità e nell'individuazione di potenziali insidie. I controller finanziari dovrebbero sfruttare questi strumenti avanzati per prevedere le priorità e aiutare i leader aziendali di tutta l'organizzazione a definire obiettivi e strategie a lungo termine per raggiungerli.

Sfida 5: connettersi con altri dipartimenti

Silos funzionali, in cui diversi dipartimenti all'interno di un'azienda o di un'organizzazione operano in modo indipendente, ostacolano l'efficienza operativa. Ciò è particolarmente vero nell'ufficio del controller finanziario, che deve fornire feedback su budget e aggiornamenti tempestivi che aiutino gli executive di altri dipartimenti a prendere decisioni importanti su priorità, investimenti e strategie operative.

Risposta: il controller dovrebbe assumere un ruolo di guida nel garantire che il team finance lavori a stretto contatto con ogni dipartimento dell'organizzazione in modo che tutti i leader aziendali comprendano le priorità di budget e le policy di procurement e abbiano un quadro completo della salute finanziaria generale dell'azienda. È altrettanto importante che i controller collaborino con i leader IT dell'azienda per procurarsi e implementare strumenti tecnologici che supportino la collaborazione tra le divisioni.

Sfida 6: vincoli di budget

I controller finanziari comprendono i budget delle loro organizzazioni, e i vincoli che ne derivano, quanto chiunque altro. La maggior parte dei controller è stata incaricata di trovare modi per ridurre i costi e migliorare l'efficienza.

Risposta: i controller devono comunicare chiaramente i vincoli di budget agli executive di tutta l'organizzazione, aiutandoli a capire a quali iniziative di spesa dare la priorità e come (e dove) identificare le opportunità di risparmio sui costi. Dovrebbero anche cercare di adottare applicazioni di gestione finanziaria che favoriscano l'efficienza e aiutino a ridurre la spesa monitorando gli indicatori chiave che misurano le performance di budget e la salute finanziaria dell'azienda.

Sfida 7: migliorare la comunicazione

La comunicazione è una soft skill su cui, secondo vari sondaggi, la maggior parte dei controller pensa di dover lavorare. È una parte fondamentale del loro lavoro perché i controller sono tenuti a garantire che i leader di tutta l'organizzazione abbiano una comprensione chiara e completa dei vincoli di bilancio, delle priorità di spesa e della salute finanziaria complessiva dell'azienda.

Risposta: la maggior parte dei controller ha accesso alle più recenti applicazioni di comunicazione e collaborazione, ma nessuno strumento digitale può compensare i limiti umani. I controller dovrebbero investire nella propria formazione e chiedere ai propri team di suggerire modi in cui possono migliorare il modo in cui comunicano i loro obiettivi e le loro aspettative.

Sfida 8: cifre di spesa imprecise

Il monitoraggio delle spese è una delle più importanti iniziative di gestione dei dati per la maggior parte delle organizzazioni, e il controller finanziario deve garantire che tutte le spese siano contabilizzate con precisione. Tali spese includono l'approvvigionamento di forniture e servizi, i costi di outsourcing, le spese in conto capitale, il ciclo paghe, gli investimenti IT e persino gli esborsi per le acquisizioni. La precisione deve essere assoluta: delle cifre imprecise possono minare iniziative importanti già in corso e portare a problemi con gli investitori e le autorità di regolamentazione. Allo stesso tempo, data la complessità della fatturazione B2B, ci sono molti punti in cui possono verificarsi errori, soprattutto quando diverse divisioni acquistano in modo indipendente beni strumentali, servizi, e forniture.

Risposta: per garantire che le cifre relative alle spese siano esatte, i controller devono indirizzare i propri team verso best practice di analisi delle spese, in particolare con la raccolta, la categorizzazione e la pulizia dei dati finanziari. Dovrebbero inoltre fare in modo che vengano tenuti record dettagliati a livello di fattura ed eseguire una riconciliazione mensile dei conti in modo che il libro giornale sia coerente con altri documenti finanziari. Un sistema ERP centralizzato consolida tutti i dati finanziari per fornire analisi di spesa rigorose, garantendo l'accuratezza dei dati di spesa in tutte le fonti.

Sfida 9: reporting incompleto

I controller finanziari sono responsabili non solo di garantire che i libri siano accurati, completi e aggiornati, ma anche che le informazioni siano fedelmente segnalate agli stakeholder interni ed esterni appropriati. Gli executive si affidano a questi rendiconti finanziari per modellare la strategia, mentre gli investitori e le autorità di regolamentazione li esaminano. I metodi contabili manuali tendono a non essere coerenti e possono generare report soggetti a errori e incompleti.

Risposta: un software finanziario centralizzato con sofisticate funzioni di reporting, abbinato a processi aziendali solidi e automatizzati, può aiutare i controller a evitare questi costosi passi falsi. Fra le funzionalità chiave ci sono l'accesso in tempo reale ai dati finanziari, l'automazione dei flussi di lavoro nel processo di reporting, la creazione di report personalizzati, il consolidamento finanziario, la convalida dei dati e la correzione degli errori.

Sfida 10: espansione internazionale

L'e-commerce, il lavoro da remoto e la possibilità di spedire prodotti digitali su Internet hanno permesso alle aziende di tutte le dimensioni di approcciare un mercato globale come mai prima d'ora. Ma queste opportunità di far crescere il business oltre i confini aggiungono nuove sfide per i controller finanziari.

Risposta: i controller delle aziende che operano a livello internazionale hanno bisogno di applicazioni finanziarie che li aiutino a soddisfare requisiti normativi e contabili diversi ed emergenti in diversi paesi, nonché a gestire varie valute, aliquote fiscali, lingue e restrizioni doganali.

Sfida 11: rischi per la sicurezza

I dirigenti finanziari intervistati da Accenture hanno citato le violazioni dei dati e della privacy come la più grande minaccia che impedisce loro di agire come driver di cambiamento strategico all'interno delle loro organizzazioni. Lo stesso rapporto ha anche rilevato che solo il 28% dei professionisti del finance era impegnato nella gestione del rischio attraverso la sicurezza dei dati.

Risposta: i controller devono lavorare a stretto contatto con i team CIO e IT delle loro organizzazioni per offrire loro visibilità e input nelle operations di sicurezza informatica, come l'applicazione di patch a database e applicazioni finanziarie. Possono contribuire a garantire una sicurezza end-to-end sottolineando ai loro team, in particolare quelli con accesso a dati finanziari sensibili, l'importanza dei protocolli di sicurezza come la crittografia degli endpoint, le procedure di risposta agli incidenti e l'evitare software non autorizzati, nonché fornendo formazione sulla creazione di password complesse e sul riconoscimento di tecniche di social engineering e phishing.

Sfida 12: lavoro da remoto

Secondo il Bureau of Labor Statistics, più di un quarto dei dipendenti statunitensi svolgeva il proprio lavoro da remoto nell'estate del 2023. Il lavoro da remoto rappresenta sia una sfida che un'opportunità per i controller finanziari. Se supportato da una tecnologia capace, questo cambiamento può aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti. Ma può anche rendere più difficile unificare i team e formare personale inesperto.

Risposta: per rendere il lavoro da remoto un netto positivo, i controller finanziari dovrebbero garantire che i loro team siano connessi attraverso sistemi aziendali e contabili centralizzati e sicuri basati sul cloud e aderire a processi che forniscono controlli e visibilità sui carichi di lavoro e sulla produttività dei dipendenti non supervisionati di persona. Le applicazioni che automatizzano i processi finanziari, come l'inserimento dei dati, la verifica e la riconciliazione delle fatture e il reporting, sono un modo efficace per eliminare processi manuali che erano inefficienti, ma praticabili, in un ambiente di ufficio.

Sfida 13: accessibilità dei dati

Sebbene non faccia parte delle loro specialità tradizionali, i controller finanziari sono sempre più chiamati a gestire, governare e fornire agli executive di tutta l'organizzazione l'accesso ai dati finanziari su cui si basano le decisioni aziendali. La crescita esponenziale del volume di dati finanziari creati dalle grandi organizzazioni negli ultimi anni ha esacerbato questa sfida.

Risposta: ecco perché è essenziale che il controller lavori a stretto contatto con il CIO e altri leader IT per acquisire gli strumenti e le competenze necessarie per garantire la qualità e l'accessibilità dei dati e standardizzare i sistemi di dati finanziari tra i dipartimenti. Molti controller stanno cercando di creare la tanto discussa "unica fonte di verità", un repository condiviso di dati finanziari che abbatte i silos, a cui possono accedere rapidamente coloro che hanno bisogno dei dati e che centralizza sicurezza e governance.

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Domande frequenti sulle sfide dei controller finanziari

Quali sono le competenze principali di cui ha bisogno un controller finanziario?
Un controller finanziario ha innanzitutto bisogno di competenze di contabilità approfondite, di solito accompagnate da una licenza CPA. Sono estremamente importanti anche solide capacità di leadership, soprattutto per i controller che gestiscono grandi dipartimenti di contabilità. Ci si aspetta inoltre che i controller siano abili nell'utilizzo delle tecnologie di analytics e reporting dei dati per migliorare le previsioni finanziarie e contribuire a fornire insight sullo stato finanziario delle loro organizzazioni.

Che cosa fa un controller nel finance?
Un controller finanziario ha una serie complessa di responsabilità. Oltre a gestire le operazioni finanziarie quotidiane, inclusa la conservazione accurata di tutti i record finanziari e la generazione di report sui risultati finanziari, il controller guida un team che analizza i dati finanziari per supportare la pianificazione strategica.

In che modo un controller finanziario è diverso da un CFO?
Il controller finanziario è il contabile principale di un'azienda, responsabile del mantenimento di registri accurati e dell'esecuzione delle attività quotidiane del dipartimento di contabilità. Di conseguenza, il controller è in genere un senior manager che fa rapporto al CFO. Il CFO è il principale executive finanziario dell'organizzazione responsabile della strategia finanziaria complessiva. Questi due tipi di leader spesso lavorano a stretto contatto per migliorare la posizione finanziaria della loro azienda.