מהו ניהול ביצועים ארגוני?

תוכנת ניהול ביצועים ארגוניים (EPM) עוזרת לכם לנתח, להבין ולדווח על העסק שלכם. ניהול ביצועים ארגוניים (EPM) מתייחס לתהליכים שנועדו לעזור לארגונים לתכנן, לתקציב, לחזות ולדווח על הביצועים העסקיים וכן לאחד ולסכם תוצאות כספיות (פעולה המכונה לעיתים קרובות "סגירת ספרי החשבונות"). פתרונות ניהול ביצועיים ארגוניים משמשים בעיקר סמנכ"לי כספים ומשרדי כספים, ואילו תחומים פונקציונליים אחרים, כגון משאבי אנוש, מכירות, שיווק ו-IT, משתמשים בניהול הביצועים הארגוניים לתכנון תפעולי, תקצוב ודיווח.

 

מחזור ה-EPM

אף שלעיתים קרובות מקשרים את תוכנת ניהול הביצועים הארגוניים למערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP), היא בעצם משלימה אותה על ידי מתן תובנות ניהוליות נוסף על הנתונים התפעוליים הטובים ביותר. במילים אחרות, תכנון משאבים ארגוניים עוסק בהפעלת העסק - פעילות העסקאות היום-יומית - וניהול ביצועים ארגוניים עוסק בניהול העסק - ניתוח, הבנה ודיווח על העסק.

כיום, תוכנת ניהול ביצועים ארגוניים נחשבת חיונית לניהול כל סוגי הארגונים על ידי קישור מדדים פיננסיים ותפעוליים לתובנות - ובסופו של דבר הנעת אסטרטגיות, תוכניות וביצוע. עם תוכנת ניהול ביצועים ארגוניים, מנהלים יכולים לקדם שיפור ביצועים ברחבי הארגון על ידי ניטור תוצאות פיננסיות ותפעוליות כנגד תחזיות ויעדים ושימוש בניתוח נתונים כדי לזהות מגמות מרכזיות ולחזות תוצאות.

בסביבה של שינוי מתמיד, מתחרים חדשים וחוסר ודאות כלכלית, ניהול ביצועים ארגוניים מציע כלי לארגונים לניהול העסקים המהירים שלהם. עם ניהול כספים בראש, תהליכים עסקיים של ניהול ביצועים ארגוניים (מודלים אסטרטגיים, תכנון, איחוד וסגירה, דיווח וניתוח ביצועים) יכולים לעזור לארגונים להבין את הנתונים שלהם ולהשתמש בהם כדי לקבל החלטות עסקיות טובות יותר.

ערך עסקי של תוכנת ניהול ביצועים ארגוניים - חיוני בזמני אי-ודאות

המפתח להישרדות בשיבושים הוא גמישות. בין שהשיבוש מגיע מגורמים חיצוניים (כגון תקנות חדשות או אירועי מזג אוויר גלובליים) או ממציאויות בשוק (מוצר אחד מרקיע שחקים בהצלחה ואילו אחר מתרסק בכישלון) - ארגונים שמגיבים במהירות מסוגלים לעמוד בקצב. פתרון ניהול ביצועים ארגוניים מודרני מאפשר לכם להבין כיצד, מתי והיכן להסתגל לשיבושים.

• מטבו את הסגירה הפיננסית - בסביבה של תקנות משתנות, עליכם להסתגל במהירות לדרישות חדשות ולספק תובנות מהירות ומדויקות יותר לכל בעלי העניין. ניהול ביצועים ארגוניים עוזר לייעל את הסגירה הפיננסית ולדווח בביטחון ובחוכמה.
• ייעלו את התאמת החשבונות - התאמת חשבונות היא הסיבה מספר אחת לעיכובים שאינם קשורים לנתונים בסגירה הפיננסית. ניהול ביצועים ארגוניים מאפשר לכם לנהל ולשפר ביעילות את התאמת החשבונות הגלובלית על ידי ניצול האוטומציה וטיפול מקיף באבטחה ובסיכונים הקשורים בדרך כלל לתהליך זה.
• קדמו תוכניות משולבות מדויקות וזריזות - הכלכלה הדיגיטלית דורשת יותר מגיליונות אלקטרוניים ותהליכי תכנון ממוקדי מחלקה. תכנון יעיל באמת צריך לחבר בצורה חלקה את כל הארגון שלכם לחזון טוב יותר. עם ניהול ביצועים ארגוניים תוכלו להתאים את התכנון ברחבי הארגון כך שתוכלו לפתח תחזיות זריזות עבור כל תחומי הפעילות העסקית ולהגיב מהר יותר וביעילות רבה יותר לשינויים.
• נהל והגדל רווחיות - כדי לשרוד בזמנים של אי-ודאות, עליכם להיות מסוגל לנהל ולהגדיל את הרווחיות. ניהול ביצועים ארגוניים עוזר לכם לקבל תובנות לגבי ממדי העלות והרווחיות כדי לקבוע היכן להשקיע משאבים מוגבלים.
• התאימו את דיווח המס לדיווח הכספי התאגידי - חוקי המס המשתנים גורמים לארגונים ברחבי העולם לתכנן ולנהל את ענייני המס שלהם בצורה שונה מאוד משהם עושים היום. ניהול ביצועים ארגוניים תומך בדיווח מס יעיל על ידי חיבור התהליכים, הנתונים והמטאדטה המשותפים למיסים ולכספים, כגון תכנון פיננסי, סגירה פיננסית ודיווח רגולטורי.
• ענו על כל דרישות הדיווח - לא משנה כמה תקני דיווח עליכם לעמוד בהם, אתם צריכים להיות בטוחים שהנתונים שתספקו בדוחות שלכם מדויקים, מלאים והעדכניים ביותר שיש. ניהול ביצועים ארגוניים מפחית את הצורך במערכות דיווח מרובות.
• נהלו שינויים באמצעות ניהול נתונים ארגוניים - בין שאתם מעבירים יישומים לענן, מנהלים יישומים בסביבה היברידית, או מובילים מהפכה עסקית ופיננסית גדולה, פלטפורמת ניהול נתונים ארגוניים מספקת דיוק ושלמות נתונים בהתאמה לנתונים ולנתוני האב שלכם.

ההיסטוריה של EPM - מנייר לגיליונות אלקטרוניים

הרעיון של ניהול ביצועים ארגוניים קיים כבר עשרות שנים. לפני מחשבים, תהליכים ופתרונות של ניהול ביצועים ארגוניים נוהלו באופן ידני באמצעות פגישות, שיחות טלפון ודיונים. בשנות ה-70 של המאה הקודמת יישומי תוכנת ניהול הביצועים הארגוניים הראשונים הפכו לזמינים ופתרונות חשבונאיים החלו לאסוף פרטי תקצוב וכספים למטרות דיווח. גיליונות אלקטרוניים הוצגו בשנות ה-80 עם תוכנות כגון Lotus1-2-3 ו-VisiCalc. גיליונות אלקטרוניים אפשרו לצוותי כספים להפוך את יצירת התקציב והדוחות לאוטומטית ולהחליף גיליונות עבודה ידניים. הזמינות של הודעת הדוא"ל בשנות ה-90 אפשרה לאנשים לשתף גיליונות אלקטרוניים, מה שהוביל לשיתוף פעולה טוב יותר ולאיסוף טוב יותר של נתוני תקצוב ודיווח. בערך באותו הזמן, חבילות התוכנה הראשונות של ניהול הביצועים הארגוניים החלו להפוך את תהליכי האיחוד והדיווח הפיננסיים לאוטומטיים. מוצרים אלה כללו: IMRS Micro Control (שמאוחר יותר הפך לתוכנת Hyperion), Hyperion Enterprise לאיחוד ודיווח פיננסי, ו-Hyperion Pillar לתהליכי תכנון.

EPM היום - מהמערכת המקומית ועד הענן

במהלך העשורים האחרונים, פלטפורמות תוכנת ניהול ביצועים ארגוניים התפתחו ממערכות לקוח/שרת מבוססות Windows ליישומים מבוססי דפדפן אינטרנט. כיום, יש ביקוש הולך וגדל לתוכנת ניהול ביצועים ארגוניים מבוססת ענן, הידועה גם בשם תוכנה כשירות (SaaS). כאשר תוכנת ניהול ביצועים ארגוניים היא "בענן", המשמעות היא שהיישום מאוחסן ברשת של שרתים מרוחקים במקום באתר החברה.

הענן מציע חלופה במחיר סביר יותר עבור ניהול ביצועים ארגוניים אשר מוריד הן את ההוצאות התפעוליות (OpEx) והן את הוצאות ההון (CapEx), כי כך אין צורך לחברות לרכוש תוכנה וחומרה או לשכור צוות IT נוסף. ללא תשתית תמיכה יקרה, ניתן להשקיע משאבים בהזדמנויות לצמיחה, ואילו העובדים יכולים להתמקד במשימות בעלות ערך מוסף במקום בניהול IT.

EPM של הדור הבא - ניתוח לפעולה

מבחינה היסטורית, מערכות ניהול ביצועים ארגוניים התמקדו בהעברת כספים מגיליונות אלקטרוניים לפתרונות חזקים יותר המאפשרים לצוותים להשקיע פחות זמן במשימות בעלות ערך נמוך כגון מניפולציות והתאמות נתונים ויותר זמן במשימות בעלות ערך גבוה כמו ניתוח נתונים. אבל גם לאחר המעבר מגיליונות אלקטרוניים יש עדיין יותר מדי זמן בין ניתוח הנתונים לנקיטת פעולה.

כאן נכנס הדור הבא של ניהול ביצועים ארגוניים, שיש לו יכולות חדשות המשלבות טכנולוגיות מתפתחות, כגון בינה מלאכותית ולמידת מכונה. טכנולוגיות אלו הן כלים עוצמתיים לקבלת החלטות מכיוון שהן סוגרות את הפער בין הניתוח לפעולה. כלים אלה עוזרים לשפר את איכות ההחלטות המתקבלות על ידי מנהלי הכספים והמנהלים הבכירים באמצעות זיהוי דפוסים ותובנות נסתרים בנתונים היסטוריים. ההשפעה על קבלת ההחלטות נפוצה, החל מטקטיקה (לאיזה ספק לשלם ראשון), לתפעול (הקצאות תקציב מחדש) ועד אסטרטגיה (מיזוגים ורכישות).

מעבר לקבלת ההחלטות, טכנולוגיות אלו יכולות להפוך משימות שגרתיות לאוטומטיות כדי להפחית עבודה ידנית ואת הסבירות לשגיאות. קיימות משימות רבות בתהליך הסגירה וההתאמה הכספית שנכללות בקטגוריה זו. אוטומציה מסוג זה תפנה זמן יקר לאנשי מקצוע בתחום הכספים כדי לעסוק בתפעול ולהשקיע יותר זמן במתן הנחיות לעתיד הדרושות לניהול כדי להפיק את המרב מההזדמנות הבאה.

אימוץ ניהול ביצועים ארגוניים בענן - החבילה תמיד עדיפה על פתרונות נקודתיים

מאפיין חשוב של ענן ניהול ביצועים ארגוניים מודרני הוא הפתרון המאוחד או חבילת היישומים. בהשוואה לפריסת יישום תוכנה בעל נקודתי - כגון איחוד או תכנון ותקצוב - חבילת ענן של ניהול ביצועים ארגוניים מציעה את היתרון הטוב ביותר. פתרון מלא שמשלב את תהליכי הניהול בכל הארגון, ומתאים את האסטרטגיה לביצוע. העובדים מקבלים נראות ותובנות משופרות על כל ההיבטים של העסק. יתר על כן, פתרונות ניהול הביצועים הארגוניים היעילים ביותר הם חבילות משולבות המסייעות ללקוחות למנף את ההשקעות שלהם באמצעות שילוב נתונים ותהליכים חלק עם מערכות תכנון המשאבים הארגוני העיקריות שלהם. חבילת ענן לניהול ביצועים ארגוניים מהדור הבא מאפשרת למנהלי כספים לבנות ארגון כספים שמוכן לעתיד.