כיצד לעקוב אחר הוצאות עסקיות בשישה צעדים פשוטים

תקצוב

כל חברה צריכה להיות מודעת לתקציב שלה, ומעקב צמוד אחר הוצאות עסקיות יעזור לה הן בהגדרת תקציב והן בדבקות בו. כאן ועכשיו, רוב המובילים בצוותים ובמחלקות אחראים לדבקות בתקציבים שלהם, ובעזרת מעקב קבוע אחר ההוצאות הם יכולים להימנע בקלות מכל הוצאה מיותרת. עם כל מחזור תקציב שעובר, צוותי תכנון וניתוח כספים (FP&A) יכולים להפיק תובנות על דפוסי ההוצאות ולהתאים את התקציבים העתידיים כדי שישקפו אותם בצורה מדויקת יותר. אם, לאחר המעקב אחר ההוצאות, מתברר כי הוצאה הופכת לעלות גדולה מדי, חברה יכולה לחקור אפשרויות לספק בעלות נמוכה יותר או לשינויים במדיניות. לדוגמה, אם עלויות הנסיעה של העובדים מרקיעות שחקים, החברה תקבע מדיניות שתחייב אישור מוקדם של מנהל העובד - או אפילו המנהל של המנהל - לפני שעובד יוכל להזמין נסיעות עבודה.

ניכויי מס

סיבה עיקרית נוספת שחברות צריכות לעקוב מקרוב אחר ההוצאות העסקיות ההכרחיות והרגילות שלהן היא שרובן ניתנות לניכוי מס - כלומר, חברות יכולות להפחית את ההוצאות מההכנסה ברוטו שלהן, ובכך להפחית את כמות המיסים המקומיים, האזוריים והפדרליים שהן משלמות על הכנסה זו. בדרך כלל, ניכויי מס חלים על שכר ומשכורות, הטבות סטנדרטיות לעובדים , חומרי גלם ותשומות מוצר אחרות, שכר דירה על נכסים עסקיים, פחת של נכסים עסקיים, פרסום, עלויות תחבורה, הוצאות נסיעה, הדרכה והסמכה, ציוד משרדי, תוכנות, פרמיות ביטוח, הוצאות ריבית, חובות אבודים, ואפילו על מגוון של מיסים עצמם. רשימה זו יכולה להימשך דפים על גבי דפים, וייתכן שיהיו וריאציות לכל מדינה ומדינה. בארה"ב, למשל, 50% מהעלות של ארוחות עובדים בעת נסיעה ניתנת לניכוי מס.

תזרים מזומנים

מכיוון שתזרים המזומנים חיוני לתקינות המצב הפיננסי של החברה, צוותי כספים האחראים על ניהול המזומנים צריכים לעקוב אחר ההוצאות העסקיות באופן מדויק ובזמן. תפקידם הוא לעקוב באדיקות אחר הכסף שמגיע מהסחורות והשירותים שהחברות שלהם מוכרות, ורלוונטי יותר לדיון הזה - אחר הכסף שיוצא. הוצאות כגון נסיעות ובידור - או T&E - כדי שעובדים יצרו קשרים עם לקוחות ויתגבשו עם עמיתיהם לעבודה יכולות להצטבר להוצאה הונית משמעותית ומשתנה במזומן אם לא נקבעו כללי מדיניות וציפיות מתאימים. כל עוד עוקבים אחר הוצאות אלו במדויק, ומפחיתים אותן מתזרימי מזומנים נכנסים מדויקים דומים, סמנכ"ל הכספים יכול להיות רגוע שהחברה לא תיתפס במצב של מחסור במזומנים הדרושים לתשלום החשבונות שלה וכי תחזיות תזרים המזומנים שלה הן השתקפות אמיתית של המצב הכספי הנוכחי של החברה. במעקב אחר הוצאות עסקיות תוך כדי שהן מתרחשות, ארגונים פיננסיים יכולים לפעול מיידית - הן באמצעות קיצוץ עלויות או הלוואות גדולות יותר והן בצעדים אחרים - כדי לשפר את תזרים המזומנים, במידת הצורך, במקום לחכות עד שהנתונים יאוחדו שבועות או חודשים מאוחר יותר כאשר יהיה מאוחר מדי.

חיסכון עלויות

בנוגע לאמור לעיל, אם חברה יודעת בדיוק על מה היא מוציאה כסף קרוב לזמן אמת, היא יכולה לאמץ שיטות פיננסיות זריזות יותר ולנצל הזדמנויות לחיפוש אפשרויות בעלות נמוכה יותר, לנהל משא ומתן מחדש על חוזים כדי לקבל הנחות כמות, או לעכב רכישות כאשר מחירים מסוימים עולים. מעקב מדויק אחר הוצאות עסקיות כשהן מתרחשות גם יאפשר לצמצם כפילויות, הן לא מכוונות והן כתוצאה מהונאה. לדוגמה, מנהלים ביחידות שיווק שונות עשויים להיות מנויים למאגרי תמונות שונים, ואילו היו מתאחדים לשירותי ספק אחד היו מקבלים עסקה טובה יותר.

1. יצירת חשבונות עסקיים וקשרי בנקאות

קשרי בנקאות, כולל עם ספקים של כרטיסי אשראי עסקיים, הם הבסיס למאמצי המעקב אחר ההוצאות העסקיות. המשמעות של שילוב כרטיסי אשראי עסקיים במערכות ניהול ההוצאות היא שהוצאות של עובדים מכרטיסים אלה יכולות להופיע במערכת אוטומטית, ובך יפחיתו שגיאות ויחסכו זמן לעובדים ולצוותי הכספים. חלק ממערכות תכנון המשאבים הארגוניים אפילו מטמיעות שירותי בנקאות ביישום, כך שצוותי רכש יכולים לגשת למימון ותשלומים ישירות ביישום לעסקאות מעסק לעסק. חברות בנקאיות אלו מספקות גם את קרנות ההון החוזר המתחדשות הדרושות לניהול זכאים וחייבים. מכיוון שהמזומנים והנתונים הדרושים לניהול ההוצאות העסקיות עוברים כולם דרך ספקי השירותים הפיננסיים האלה, שיתוף פעולה חזק ומשולב היטב יוביל לדיבידנדים גדולים. על ידי יצירת קשרים בנקאיים כאלה, יהיה קל יותר לחברות לקבל הלוואות עבור רכישות גדולות כדי להרחיב את העסק, לקנות ציוד מיוחד, או לממן קמפיין שיווקי.

2. מעקב אחר קבלות וחשבוניות

חברות צריכות לעקוב אחר קבלות וחשבוניות עסקיות בזמן שהן מתקבלות ונכתבות. מעקב אחר קבלות וחשבוניות מאפשר לחזות את צורכי המזומנים ולהתאים את ההוצאות לפי הצורך, לעקוב אחר תאימות למדיניות ההוצאות, להגיב לביקורות, לעמוד בתקנות הדיווח הכספי ולהבטיח שדברים יישארו פשוטים יחסית בעת עונת המס.

3. בחירת מערכת חשבונאית

מערכות של תוכנת הנהלת חשבונות מגיעות בגדלים ובהיקפים שונים, החל מגיליונות אלקטרוניים ותוכנות מס וניהול ספרים בסיסיות וכלה בחבילות יישומים ארגוניות מתוחכמות. באופן כללי, חברות גדולות ורב-לאומיות שצומחות במהירות יזדקקו ליישומים פיננסיים מוטמעים עם תכונות מתקדמות של דיווח וניתוח נתונים, ואלו יטפלו בחלק או יותר מהבאים: ניהול חשבונות זכאים וחייבים, שילוב התכנון והתקצוב הפיננסיים, שליטה בהוצאות הוניות, הפיכת משימות פיננסיות שגרתיות לאוטומטיות ותמיכה בחיזוי מזומנים - כל זאת תוך כדי התעסקות במטבעות מרובים, מחיקת כפילויות והונאות וסיוע לחברות לנהל סיכונים פיננסיים. באופן הולך וגובר, מערכות ניהול הוצאות אלה יטמיעו בינה מלאכותית ביישום ויתמכו בעבודה כגוןהזנה והתאמה של חשבוניות ותשלומים כדי לשפר את הדיוק. מערכת פיננסית מבוססת ענן בדרך כלל ניתנת להרחבה וגמישה יותר ממערכת מקומית, כלומר היא יכולה להגיב לעליות קיצוניות בביקוש כגון סגירה רבעונית או הגשות מס. בדרך כלל גם קל יותר ליישם אותה, לעדכן בתכונות חדשות ולשלב עם מלאי, שרשרת אספקה, רכש ויישומים אחרים (במיוחד כאשר היא חלק מחבילה).

4. שילוב תוכנה בחשבונות

שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות מבלי לחבר אותה לחשבונות הבנק של החברה שווה ערך ללהיות בעל מכונית ספורט אבל אף פעם לא להוציא אותה לנסיעה על הכביש המהיר: כמובן, חיי היום-יום יהיו טובים יותר מבעבר, אבל לא תוכלו לנצל את מלוא הפוטנציאל מההשקעה. ככל שיותר מערכות ומוסדות יהיו מקושרים, כך התוכנה תהיה חזקה יותר. רוב היישומים הכספיים כוללים אמצעי הגנה למניעת שימוש זדוני. למה להזין נתונים באופן ידני אם אפשר להעלות אותם באופן אוטומטי במרווחי זמן מוגדרים? למה להיכנס בנפרד לחשבון בנק עסקי אם המערכת יכולה לבצע עסקאות?

5. בחירה בין חשבונאות מזומנים או צבירה

למעשה, אין זו בחירה כלל, מכיוון שעסקים גדולים - כולל כל החברות הנסחרות באופן ציבורי - צריכים להשתמש בחשבונאות צבירה להוצאות (ולהכנסות). אבל כדאי להבין בבירור את שתי הגישות החשבונאיות כיוון שהן חלות על הוצאות. ניתן לתעד הוצאות תוך כדי שהן מתרחשות (שיטת חשבונאות הצבירה) או לאחר שהן שולמו (שיטת חשבונאות המזומנים). תיעודים אלו יכולים להתרחש בו-זמנית, למשל כאשר חברה משלמת במזומן עבור חומר ייצור מסיטונאי. אבל כאשר כרטיסי אשראי, חשבוניות והזמנות רכש מעורבים, יש פער באופן העיבוד והתשלום עבור סחורות ושירותים.

הסוג הפשוט יותר הוא חשבונאות מזומנים, שבה הוצאות עסקיות מתועדות בספרים רק לאחר שהכסף שולם לספק. סוג זה של מערכת חשבונאות הוא קל לתחזוקה ונותן אינדיקציה ברורה מאוד לכמות הכסף בבנק בכל זמן נתון, לכן סטארטאפים ועסקים קטנים יותר לפעמים מסתמכים על שיטה זו. עם זאת, ייתכן שמערכת זו לא תמחיש היטב את המצב הפיננסי של החברה - חברה עשויה לצבור הוצאות רבות בכרטיסי אשראי בזמן שהיא מקבלת תשלום על מכירות במזומן, כך שנראה שההכנסות שלה גבוהות כשזה לא המצב. לכן עקרונות חשבונאיים מקובלים (GAAP) משתמשים בחשבונאות צבירה.

חשבונאות צבירה מתעדת עסקאות כאשר הן מתבצעות, אך לפני שתשלום כלשהו נכנס או יצא. מסעדה תתעד מייד את העלות של רכישת רכיבים (חשבונות זכאיים) גם אם הם נרכשו באשראי. שיטה חשבונאית זו מסייעת למנוע שינויים פיננסיים קיצוניים ופתאומיים, וכתוצאה מכך היא נותנת תמונת מצב מדויקת יותר של תקינות המצב הפיננסי של החברה. בארה"ב, חברות שההכנסות שלהן קטנות מ-25 מיליון דולר יכולות לבחור כיצד הן מתעדות את ההוצאות שלהן, אך הן צריכות להיות עקביות ומדויקות. חברות שההכנסות שלהן הן 25 מיליון דולר או יותר נדרשות להשתמש בחשבונאות צבירה. הכללים משתנים בין מדינות שונות.

6. בדיקה מתמדת של ההוצאות העסקיות

תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להפיק דוחות חודשיים ורבעוניים שמספקים תובנות לגבי מה מושקע והיכן, אך הם יכולים גם להציע מידע נוסף על הוצאות בזמן אמת. כל אחד ממערכי הניתוחים האלה מאפשר לעקוב אחר ההוצאות בזמן שהן מתרחשות ולהתחיל לבנות את תוכנית התקציב לשנה הבאה. לדוגמה, סמנכ"ל כספים של חברת תרופות מבחין כי הסכום שהחברה מוציאה על נסיעות ובידור עבור כוח המכירות שלה עולה במשך מספר חודשים. החברה יכולה להגיב במשא ומתן מחדש על קשריה עם חברות התעופה והמלונות המועדפים עליה, בהעברת פגישות מכירה לשיחות ועידה בווידאו, או ביצירת תהליכי אישור מקדים חדשים להוצאות בידור בעלויות גבוהות.