ERP עבור ניהול חשבונות וכספים

תוכנת תכנון משאבים ארגוניים (ERP) היא חבילה של יישומים הפועלים יחד כדי לעזור לחברה לנהל את כל העסק שלה, לא רק את הפונקציות הפיננסיות. אך חשבונאות וניהול כספים הם רכיבי ליבה של כל מערכות תכנון המשאבים הארגוניים. החברות מסתמכות על ניהול כספים בתכנון משאבים ארגוניים כדי להריץ ביעילות משימות שגרתיות אך חיוניות כגון שליחת חשבוניות, איסוף תשלומים במזומן וחישוב מיסים, וגם כדי לנתח וליישם נתוני כספים בדרכים יצירתיות ולעזור למנהלים לקבל החלטות על השקעות אסטרטגיות ולתכנן הצלחה ארגונית.

מהם חשבונאות וכספים בתכנון משאבים ארגוניים?

מודולי הכספים והחשבונאות במערכת תכנון משאבים ארגוניים מספקים לצוותי הכספים את היכולות הדרושות להם כדי לנהל באופן מרכזי את ההיבטים הפיננסיים בארגון. כלים אלה כוללים פונקציונליות חשבונאית סטנדרטית, כגון דיווח, חשבונות זכאים והוצאות, חשבונות חייבים וניהול מזומנים, והכרה בהכנסות. תכנון משאבים ארגוניים יכול גם לספק יכולות מתקדמות, כגון תקצוב, חיזוי ועיבוד הזמנות.

מילות מפתח

• תוכנה לתכנון משאבים ארגוניים מתעסקת בהרבה מעבר ליסודות החשבונאות כדי לעזור לעסקים לטפל בכל ההיבטים של ניהול עסקי ופיננסי ולקשור את כל תחומי העסק יחד.
• תוכנה לתכנון משאבים ארגוניים היא אחד הגורמים העיקריים לאוטומציה בתהליכי כספים וחשבונאות, והיא עוזרת לצוותי כספים לעבוד ביעילות ומפנה יותר זמן להשקעה בניתוח עבודה יצירתי, חיזוי ותקצוב.
• על ידי שילוב נתונים מכל רחבי העסק, התוכנה לתכנון משאבים ארגוניים עוזרת לצוותי החשבונאות והכספים לספק ניטור וניתוח עמוקים ורלוונטיים יותר לביצועים הפיננסיים.

הסבר על תכנון משאבים ארגוניים בתחום הכספים והחשבונאות

פונקצליות הכספים והחשבונאות בתוך מערכת תכנון משאבים ארגוניים כוללת את מה שזמין בתוכנת הנהלת חשבונות סטנדרטית המציעה יכולות לניהול ספר ראשי, מעקב אחר תזרים מזומנים, ניהול חשבונות חייבים וזכאים וטיפול בהוצאות ובחשבוניות. אחד היתרונות העיקריים של שימוש במערכת תכנון משאבים ארגוניים בתחום החשבונאות והכספים הוא היכולת לאסוף נתונים ממקורות שונים, לאחד אותם ולאחסן אותם במרכז לשימוש בדיווח, ניתוח נתונים ופעולות פיננסיות מרכזיות אחרות. עם תצוגה מאוחדת זו, יכולות הכספים והחשבונאות בתכנון משאבים ארגוניים משמשות בסיס נתונים לשיתוף פעולה בין יחידות עסקיות עבור תכנון אסטרטגי ותקצוב וקבלת החלטות על השקעות.

החשיבות של תכנון משאבים ארגוניים בתחום הכספים והחשבונאות

אפשר להסתכל על החשיבות של תכנון משאבים ארגוניים עבור חשבונאות פיננסית בשני תחומים רחבים - אוטומציה וניתוח נתונים. תכנון משאבים ארגוניים מספק אוטומציה במשימות שגרתיות אך חשובות כגון התאמת חשבוניות, חישובי הכרה בהכנסות והתאמות חשבונות. באופן הולך וגובר, רכיבים באוטומציה זו נתמכים באמצעות בינה מלאכותית ולמידת מכונה. אוטומציה זו מעניקה לאנשי מקצוע בתחום הכספים והחשבונאות את הזמן שהם צריכים כדי לבצע את הניתוח, התכנון והחיזוי שמנחה את העסק ומסייע להחלטות קריטיות.

לאחר מכן, תכנון משאבים ארגוניים מספק את הנתונים והיכולות הדרושים לצוותי הכספים והחשבונאות כדי להפעיל את הניתוח והתכנון ולשתף את התוצאות בדרכים משמעותיות ומאפשרות פעולה. לדוגמה, מערכת תכנון משאבים ארגוניים יכולה לעזור בארגון נתוני הלקוחות שלכם, כמה כסף הם חייבים ובאיזו תדירות הם מבצעים רכישה. היא יכולה להשתלב עם מערכות מכירות ושרשרת אספקה כדי לנהל את הפעולות שלכם בחוכמה. היא יכולה לעזור לצוותים בתחום הכספים ובשאר החברה לבצע חיזוי ותקצוב על בסיס המידע העדכני ביותר. באופן כללי, מערכות תכנון משאבים ארגוניים עוזרות לצוותי חשבונאות וכספים לנהל את הארגון שלהם בדרך הרבה יותר יעילה במקום רק לחבר מספרים יחד בגיליון אלקטרוני.

היתרונות של תכנון משאבים ארגוניים בתחום הכספים והחשבונאות

צוותי כספים וחשבונאות מובילים בפונקציות מפתח, כולל הקצאת הון וניהול תזרים מזומנים; מעקב כספים, דיווח וביקורת; ותקצוב וחיזוי. היתרונות שצוותים אלה מקבלים ממערכת תכנון משאבים ארגוניים יעילה עוזרים להם בסופו של דבר לעבוד מהר יותר, לספק נתונים טובים יותר למקבלי החלטות ולהרגיש ביטחון רב יותר בניתוחים ובדיווח שלהם.

• אוטומציה: אוטומציית התהליך שהתאפשרה בזכות מערכות תכנון משאבים ארגוניים עוזרת לעסקים לפעול ביעילות רבה יותר, להפחית עבודה אנושית ממשימות שגרתיות ואת הסיכון לטעויות אנוש. לדוגמה, בתהליך בדיקת ההוצאות, כאשר הוצאה עוברת סף מסוים, היא יכולה להיות מנותבת אוטומטית למנהל הבכיר בעל הסמכות לאשר אותה, במקום להיתקע בהמתנה למנהל בדרגה נמוכה יותר שיעריך אותה ויעביר אותה הלאה. לאחר הזנת החשבונית או ההוצאה, המערכת לתכנון משאבים ארגוניים יכולה לזהות למי יש סמכות לאשר אותה, ובכך היא עוזרת לתהליכים לפעול ביעילות רבה יותר.
• נתונים בזמן אמת: המידע העדכני ביותר שזמין מאפשר לעסקים לקבל החלטות על סמך התמונה המלאה של הארגון. מערכת תכנון משאבים ארגוניים יכולה למשוך נתונים באופן רציף מכל המחלקות ולאפשר גישה לנתונים אלה באמצעות לוחות מידע וכלי המחשה גרפית אחרים של נתונים כדי לעזור לכל החברה לפעול טוב יותר, במיוחד כאשר התנאים העסקיים משתנים במהירות. לדוגמה, מערכת תכנון משאבים ארגוניים יכולה להשתמש בנתונים מאוחדים בזמן אמת לחיזוי מזומנים רציף בהתייחסות לתחומים כמו מכירות, תשלומי לקוחות, ייצור ועלויות קלט כדי לזהות בעיות שעלולות לצמצם את תזרים המזומנים.
• מהירות ודיוק דיווח: חלק גדול מהאחריות של צוותי כספים וחשבונאות קשור לדיווח. בואו נשתמש בדוגמה של רכוש קבוע, מרכיב חשוב במאזן שרואי חשבון חייבים לעקוב אחריו מכיוון שהחברה קונה נכסים חדשים וגורעת אחרים. עם מערכת תכנון משאבים ארגוניים, מנהל ברמת המחלקה יכול להוסיף מידע על נכס חדש למערכת; צוותי הכספים והחשבונאות רואים את השינוי מייד והדוחות שלהם מתעדכנים באופן אוטומטי. דוגמה נוספת היא האחדה וסגירה של ספרי חשבונות בסוף חודש או רבעון. באמצעות האוטומציה והיכולות במערכת תכנון משאבים ארגוניים, צוותי כספים וחשבונאות יכולים לסגור את ספרי החשבונות שלהם מהר יותר, לתת למנהלים בכירים ולמנהלים של יחידות עסקיות מידע חשוב מוקדם יותר ולתת לאנליסטים ברחבי החברה יותר זמן להעריך היכן לבצע שיפורים.
• חיזוי וניתוח: כאשר מערכת תכנון משאבים ארגוניים מאחדת תחומים כגון שכר, רכישה, חשבונות זכאים, חשבונות חייבים ומכירות, היא מאפשרת לאחד את כל המידע הזה כדי ליצור דוחות ואת התחזיות והניתוחים שעסקים מסתמכים עליהם לקבלת תגובות מהירות ולתכנון לטווח ארוך. תמונת הנתונים המלאה הזאת תומכת גם בתכנון תרחישים מעמיק יותר וניתוח הפרשים, והיא מסייעת למנהיגים לתאם בין יעדים כספיים ליעדים אסטרטגיים. משיכת הנתונים באופן ידני ממערכות בודדות היא מאמץ משמעותי בהתחשב בכמות העצומה של המידע הדרוש, וגם הנתונים מתיישנים במהירות, מה שמקשה על ביצוע תחזיות מדויקות. מערכות תכנון משאבים ארגוניים בעלות גישה למידע מחלקים שונים בארגון הממנפות נתונים בזמן אמת יכולות לפשט ולשפר את יכולת החיזוי, מה שנותן לעסקים סיכוי טוב יותר להגיע ליעדים שלהם.

מודולי תכנון משאבים ארגוניים מרכזיים בתחום החשבונאות והכספים

התוכנה לתכנון משאבים ארגוניים היא מודולרית, כלומר חברות יכולות להוסיף יכולות בנתחים קטנים וספציפיים לצרכים של תחומים שונים בעסק. בתחומי הכספים והחשבונאות, מודולי תכנון משאבים ארגוניים אלה מתרכזים בלעזור לצוותים לנהל תהליכים כספיים, לעמוד בדרישות תאימות, לבצע חיזוי ותקצוב ולספק דוחות כספיים מדויקים למנהלים ולבעלי עניין.

• חשבונאות: מערכת תכנון משאבים ארגוניים יעילה משמשת פלטפורמת חשבונאות כלל-ארגונית המאחדת נתונים פיננסיים ממערכות עסקה שונות ומערכות מקור חיצוניות כדי ליצור רישומי חשבונאות מפורטים שעומדים בצורכי הדיווח הסטטוטורי, התאגידי, הרגולטורי והניהול. צוותי כספים מסתמכים על הכלים החשבונאיים בתוך מערכות תכנון משאבים ארגוניים כדי להפעיל את הספר הראשי, רכיב ליבה של המערכת החשבונאית המתעדת ומאחדת את כל העסקאות הפיננסיות והיא הבסיס שעליו עסק בונה את הדוחות הכספיים שלו, כולל הצהרת הכנסה ומאזן. ניתן להשתמש בנתונים מתוך ספרי חשבונות וספרי עזר כדי ליצור תובנות אנליטיות לעסק, ובכך לספק למקבלי ההחלטות תמונה טובה יותר של התוצאות התפעוליות.
• חשבונות זכאים והוצאות: צוותי כספים משתמשים במודול חשבונות זכאים (AP) בתכנון משאבים ארגוניים כדי לנהל ולהפוך תשלומים יוצאים לספקים לאוטומטיים, וזאת חלקית כדי שלא יהיה צורך במשימות ידניות כמו הזנת חשבוניות והתאמה. תכנון משאבים ארגוניים מאפשר לצוותי כספים לנהל מזומנים באופן מתוחכם יותר עבור חשבונות זכאים, ומודדים זאת בדרך כלל באמצעות מדד ימי הספקים (DPO). באופן כללי, יחס ימי ספקים גבוה יותר הוא טוב יותר מכיוון שמחזיקים במזומן לזמן ארוך יותר, ומערכות תכנון משאבים ארגוניים יכולות לעזור לצוותים לפעול ביחס ימי הספקים המיטבי בלי לפספס תשלומים. צוותי כספים יכולים גם להשתמש בתכנון משאבים ארגוניים כדי לתמוך באסטרטגיות כמו הנחות דינמיות, שדרכן מודל הבינה המלאכותית המוטמע בתכנון המשאבים הארגוניים ממליץ מתי החברה צריכה לשלם לספק מוקדם יותר כדי לקבל הנחה על תשלום מוקדם, מבלי להסתכן במחסור מזומנים.
• חשבונות חייבים: רכיב חשבונות החייבים (AR) של מערכת תכנון משאבים ארגוניים עוסק בחשבוניות חייבות בתשלום ותשלומים נכנסים מלקוחות. המערכת עוזרת לצוותי כספים לתעד תשלומים, לשלוח חשבוניות, לאחד נתונים מחשבוניות ולהתאים ולעקוב אחר תשלומי לקוחות ויתרות שטרם נפרעו. מחלקות הכספים מקדישות תשומת לב רבה לחייבים כברומטר של נזילות כדי להבטיח שהתשלומים יגיעו בזמן, שהלקוחות יקבלו את תנאי התשלום והאשראי הנכונים, ושהעסק שומר על תזרים מזומנים תקין. מערכות תכנון משאבים ארגוניים יכולות לעזור להפוך רבות ממשימות ניהול חשבונות החייבים האלו לאוטומטיות, כגון יצירת חשבוניות ללקוחות, שליחת תזכורות לתשלום וגביית תשלומים, ובכך הן מפחיתות את הצורך בהזנת נתונים ועיבוד תשלומים ידניים תוך כדי שהן משפרות את הנראות הפיננסית בזמן אמת, כולל יתרות מזומנים ותחזיות. המערכת יכולה לדווח ולתת לוחות מידע על מדדי ביצועי מפתח של חשבונות חייבים, כגון מדד ימי הלקוחות (DSO).
• ניהול רכוש קבוע: רכוש קבוע מתייחס לכל הדברים הפיזיים שבבעלות החברה לשימוש ארוך טווח בניהול העסק, כגון ציוד ייצור, בנייני משרדים, רהיטים, כלי רכב, מחשבים וציוד אחר. בתוך מערכת תכנון משאבים ארגוניים, מודולי ניהול רכוש קבוע עוזרים לחשוף הזדמנויות לחיסכון בעלויות על ידי חישוב פחת, סילוק ותחזוקה של נכסים, ובכך הם מאפשרים לעסקים לנהל את מחזורי החיים של הנכסים מרכישה ועד גריעה. מערכות תכנון משאבים ארגוניים יכולות גם לנהל חשבונאות חכירה מורכבת, כולל עמידה בתקני חשבונאות החכירה ASC 842 ו-IFRS 16 במהלך חיי חכירות ונכסים בעלי זכות שימוש, וכך הן מוודאות שהחכירות וההתחייבויות האלה מהוונות כראוי במאזן.
• ניהול מזומנים: חיזוי ומיטוב של תזרים מזומנים ונזילות הם אחת הפונקציות הקריטיות ביותר לצוותי כספים וחשבונאות. מערכות תכנון משאבים ארגוניים ממטבות את תהליך ניהול המזומנים על ידי שילוב נתונים מתחומים כמו ספר ראשי, זכאים, חייבים וגיליון שכר כדי לתת לעסקים נראות ישירה אל תזרימי המזומנים הנכנסים והיוצאים, והן מסייעות להבטיח שתמיד יהיו להם מספיק מזומנים כדי לממן את הפעילות העסקית העיקרית. יכולות ניהול המזומנים במערכת תכנון משאבים ארגוניים עוזרות לצוותי הכספים לנטר ולשלוט במחזור המזומנים בכך שהן מאפשרות להם לעקוב אחר התאמות בנק, לנהל תקבולי מזומנים והחזרי הוצאות וליצור תחזיות מזומנים.
• דיווח כספי: דוחות כספיים הם מה שעסקים משתמשים בו כדי לדווח על התקינות והביצועים של עסק בפני מנהלים בכירים פנימיים ובעלי עניין חיצוניים, מה שהופך אותם למרכיב מרכזי בניהול כספים ופלט סטנדרטי ממערכות תכנון משאבים ארגוניים. צוותי חשבונאות וכספים יוצרים בדרך כלל דוחות כספיים, כגון דוחות הכנסה, מאזנים ודוחות תזרים מזומנים על בסיס רבעוני ולעיתים קרובות חודשי, כמו גם דוחות מותאמים אישית לניתוח כספים מעמיק ואד הוק. מערכות תכנון משאבים ארגוניים יכולות לשפר את התהליך הזה באופן דרמטי באוטומציה של האיסוף והעיבוד של נתונים פיננסיים כדי לעזור להפחית שגיאות ולהבטיח דיוק ועקביות בדיווח הכספי. תכנון משאבים ארגוניים יכול גם לעזור לצוותי כספים לפקח על דוחות על בסיס קבוע ולזהות בעיות במכירות או בעלויות הרבה לפני הסגירה הרבעונית. מערכות תכנון משאבים ארגוניים מתקדמות יותר, למשל, יכולות להטמיע בינה מלאכותית בתהליך הדיווח כדי לעזור לזהות חריגות בנתונים תפעוליים ועסקאות.
• תקצוב וחיזוי: מודול התקצוב והחיזוי במערכת לתכנון משאבים ארגוניים עוזר לצוותי כספים ליצור, לנהל ולנתח תקציבים שהם הבסיס למחזור התכנון והניתוח הכספי של העסק. תקציבים שנבנו באמצעות מודולי תכנון משאבים ארגוניים כוללים תוכניות פיננסיות מפורטות, כמו יעדי הכנסות והוצאות לתקופה עתידית, שצוותי כספים יכולים להשתמש בהם כדי לעקוב אחר הפרשים מהתקציב. התחזיות נוצרות גם באמצעות כלי תכנון משאבים ארגוניים, המשלבים נתוני מכירות והוצאות היסטוריים עם תוכניות מוצר והשקעה חדשות והתחזית הכלכלית. בעזרת כלים לתכנון תרחישים וניתוח שונות, תקצוב וחיזוי בתוך מערכת תכנון משאבים ארגוניים יכולים לעזור לעסקים להתאים יעדים פיננסיים ליעדים אסטרטגיים ולעקוב אחר ההתקדמות שלהם כדי לוודא שיעמדו ביעדים אלה. מודול התקצוב והחיזוי הוא גם המקום שבו צוותי כספים מתחקרים מטה ומשווים את מה שתוקצב והתחזית לעומת מה שהיה בפועל, וקובעים את כמות התיקונים לפי הצורך.
• ניהול תאימות וביקורת: תכונות תכנון המשאבים הארגוניים המתמקדות בניהול תאימות וביקורת מסייעות לעסקים לתחזק תאימות בעזרת תקנים חשבונאיים, תקנות ומדיניות פנימית. צוותי כספים מבצעים ביקורות תאימות פנימיות וחיצוניות כדי לזהות נקודות חלשות בתהליך התאימות הרגולטורי של הארגון ולהטמיע תקני תאימות בתפעול היום-יומי ובתהליכי העבודה, במטרה להפחית את הסיכונים ולמנוע בעיות משפטיות או קנסות מהפרות תאימות. מערכות תכנון משאבים ארגוניים יכולות לעזור במאמץ זה על ידי בדיקה אוטומטית של בקשות גישה למערכת כדי למנוע הפרה של הפרדת בקרות משימה. מערכות תכנון משאבים ארגוניים מספקות גם דוחות ומסלולי ביקורת הדרושים לבדיקות תאימות.

שנו את תחום הכספים מריאקטיבי לאסטרטגי עם Oracle ERP

השימוש בתוכנת תכנון משאבים ארגוניים בתוך פונקציות חשבונאות וכספים יכול להועיל לעסק כולו, ולחבר את הצד הפיננסי לתפעולי לקבלת החלטות ויעילות משופרות. מערכות תכנון משאבים ארגוניים יכולות לעזור לחברות לפעול טוב יותר בכך שהן יוצרות מקור נתונים משותף לכל חלקי העסק, משתפות t, נתוני המחלקה הנוכחיים עם צוותי כספים וחשבונאות כדי לשפר את הדיוק והיעילות סביב תקצוב, חיזוי, דיווח, רכש, ניהול פרויקטים, משילות, סיכונים ותאימות.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) מציע יכולות משולבות רבות כדי לעזור לארגונים להפוך תהליכי כספים וחשבונאות לאוטומטיים ולשפר את היעילות התפעולית, כמו גם ניתוח נתונים כדי להגיב לשינויים בשוק ולקדם צמיחה. כחבילה מקיפה של יישומים משולבים, Oracle Fusion Cloud ERP מאפשר זרימת נתונים חלקה ושיתוף פעולה קל יותר בין מחלקות, ובכך הוא משפר את הנראות וקבלת ההחלטות. יכולות הניתוח והדיווח המוטמעות של Oracle Fusion Cloud ERP מספקות נראות בזמן אמת לגבי מדדי מפתח, מה שמאפשר לארגונים לעקוב אחר ביצועים כספיים, לזהות מגמות ולקבל החלטות מושכלות במהירות. לוחות מידע אינטראקטיביים, דוחות הניתנים להתאמה אישית וחיסוי אנליטי עוזרים להניע תגובתיות, ואילו פונקציונליות תאימות מובנית מאפשרת לעסקים לעמוד בדרישות הרגולטוריות, תקני הענף ושיטות העבודה המומלצות.

שאלות נפוצות בנושא תכנון משאבים ארגוניים בתחום הכספים והחשבונאות

כיצד תכנון משאבים ארגוניים יכול להשפיע על ניהול הכספים שלכם?
תוכנת תכנון משאבים ארגוניים עוזרת לחברות לשפר את היעילות, הדיוק והנראות בכל הקשור לפונקציות כספים וחשבונאות, והיא תומכת במאמציהן להגיע ליעדים הפיננסיים שלהן ולקדם צמיחה בת-קיימא.

אילו פעילויות יכולים לבצע רכיבי חשבונאות וכספים של תכנון משאבים ארגוניים?
רכיבי חשבונאות וכספים במערכת תכנון משאבים ארגוניים מבצעים פעילויות הקשורות לניהול הספר הראשי, חשבונות זכאים וחייבים, ניהול מזומנים, תקצוב וחיזוי, דיווח וחשבונאות עלויות, בין יכולות אחרות.

האם רואי חשבון משתמשים במערכות תכנון משאבים ארגוניים?
רואי חשבון בענפים שונים משתמשים בדרך כלל במערכות תכנון משאבים ארגוניים בעבודתם היום-יומית, שכן התוכנה מציעה פונקציות חיוניות רבות לבקרת מסד נתונים וניהול פיננסי.