10 riesgos comunes de las hojas de cálculo y soluciones para las empresas

Le guste o no, las hojas de cálculo continuarán. Sin embargo, aunque las hojas de cálculo sigan siendo indispensables, son muchos los usuarios de las empresas que siguen recurriendo a ellas con demasiada frecuencia para realizar tareas analíticas demasiado complejas para una hoja de cálculo. Muchos equipos utilizan hojas de cálculo por defecto para organizar el trabajo, gestionar proyectos y reportar datos. Cuando llega el momento de realizar los análisis, los grupos de negocio suelen recurrir a las hojas de cálculo como cesta de la compra en la que reúnen todos los datos de las innumerables fuentes que necesitan. Utilizar las hojas de cálculo para eso conlleva una gran labor manual y deja espacio al error humano, lo que se puede traducir en la pérdida de oportunidades que los equipos podrían haber aprovechado de tener la herramienta adecuada.

¿Qué son las hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo son una herramienta útil para muchísimas labores empresariales. Sin embargo, los riesgos de utilizarlas aumentan si se utilizan para realizar tareas para las que no han sido diseñadas. Cuando se utilizan para tareas que van más allá de sus capacidades, se pueden producir riesgos como errores en la introducción de datos, errores de cálculo, problemas de seguridad, problemas de escalabilidad o falta de potencia. Cuando se utilizan muchas hojas de cálculo, los datos suelen estar repartidos entre muchos archivos, por lo que es difícil crear una sola vista, coherente y fiable, que ayude a tomar una decisión segura. Y como las hojas de cálculo no suelen contar con un proceso de control, los responsables de la toma de decisiones pueden recibir datos equivocados debido a errores inadvertidos. Además, las hojas de cálculo también cuentan con limitaciones a la hora de realizar los análisis y ofrecer recomendaciones. La combinación de todos estos problemas puede llevar a un fenómeno conocido como el "infierno de las hojas de cálculo", un entorno en el que las hojas de cálculo proliferan, las información se queda desactualizada, aumenta el riesgo de errores humanos y se producen análisis poco fiables.

Conclusiones clave

• Las hojas de cálculo se vuelven cada vez más difíciles de gestionar a medida que aumentan los volúmenes de datos y a medida que las empresas deben hacer frente a las preocupaciones sobre control, seguridad, integridad de datos y cumplimiento.
• Las hojas de cálculo cuentan con una capacidad limitada para realizar análisis o detectar patrones ocultos entre los datos, sobre todo cuando los usuarios no mantienen los datos de las hojas de cálculo actualizados.
• Las hojas de cálculo no están controladas y pueden compartirse y distribuirse fácilmente, lo que aumenta el riesgo de que aparezcan datos erróneos o contradictorios, accesos no autorizados y filtraciones de datos. También se pueden duplicar fácilmente, por lo que se puede llegar a varias versiones con distintos datos y conclusiones conflictivas.
• En el ámbito del análisis, las hojas de cálculo cuentan con un límite al gestionar datos desestructurados como vídeos o textos de quejas de clientes.

Explicación de los riesgos de las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo se utilizan en muchísimas empresas y funcionan correctamente en sus funciones. Sin embargo, se asocian muchos riesgos al uso extendido de las hojas de cálculo, incluida la tendencia de la introducción manual de datos y a los errores en los datos debido a la falta de controles de acceso y al uso compartido generalizado. Debido a sus limitaciones de rendimiento, las hojas de cálculo también pueden volverse poco escalables a lo largo del tiempo a medida que crece el negocio, lo que las deja rápidamente sin combustible frente a las complicaciones de los equipos multifuncionales, las operaciones multifacéticas y la necesidad de interacciones, colaboración y coordinación de alto nivel.

Muchas veces, las hojas de cálculo se convierten en la opción por defecto de los equipos cuando necesitan reunir datos para analizarlos. El problema: las hojas de cálculo son fáciles de crear, pero cuesta mantenerlas actualizadas con el paso del tiempo. Normalmente proliferan, por lo que enseguida hay varias versiones del mismo conjunto inicial de datos y los responsables de la toma de datos acaban perdiendo la confianza en ellos y en la conclusiones. Además, aunque manejan bien los datos numéricos, no están lo suficiente preparadas para lidiar con datos no estructurados. Cuando dependen de hojas de cálculo, muchas empresas tienen dificultades para dar sentido a sus datos y pueden acabar perdiendo la oportunidad de obtener información útil mediante un análisis de datos en profundidad.

¿Cuál es el motivo de la popularidad de las hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo son una herramienta habitual en las empresas porque son flexibles, fáciles de utilizar y poner en marcha, y generalmente baratas (prácticamente gratis para el usuario final de la empresa) en comparación con otras alternativas. Las hojas de cálculo también se pueden crear rápida y sencillamente sin necesidad de equipos de TI o software especializado, lo que las hace una herramienta accesible para multitud de tareas. A menudo, los usuarios necesitan extraer datos de múltiples fuentes y sistemas, y optan por hojas de cálculo para recopilarlos por todas las razones que se han mencionado anteriormente.

Las hojas de cálculo también permiten ordenar los datos y hacer los cálculos que los equipos empresariales necesitan para tomar decisiones fundamentadas sin necesidad de iniciar una gran operación informática. En las finanzas y las funciones financieras de cualquier sector, las hojas de cálculo siguen siendo imprescindibles para tareas básicas como la elaboración de modelos e informes financieros. La preparación de datos es otra de las grandes razones por las que se utilizan las hojas de cálculo para el trabajo analítico. Muchas veces, los datos se almacenan en un formato que no es óptimo para el análisis, por lo que se exportan a una hoja de cálculo para manipularlos y convertirlos a un formato que los empresarios sí puedan utilizar. La mayoría de herramientas de análisis no ofrecen la preparación y el enriquecimiento de los datos integrados.

10 riesgos comunes de hojas de cálculo para empresas

Las hojas de cálculo se utilizan con fines empresariales, como la contabilidad, la gestión de datos y el análisis financiero. Pero, aunque son útiles para este tipo de tareas, crean riesgos cuando se llevan a escalas y capacidades superiores. Cada vez puede ser más difícil gestionar las hojas de cálculo en las medianas o grandes empresas. Las cuestiones relacionadas con el control de datos, la seguridad, los controles de acceso, la integridad y el cumplimiento de la normativa son cada vez más difíciles de gestionar debido al aumento del volumen de datos y del número de usuarios. Estos son algunos de los riesgos más comunes a los que se enfrentan las empresas al utilizar hojas de cálculo:

Cómo hacer frente a la migración y gestión de riesgos de las hojas de cálculo

Es importante que las empresas consideren cuidadosamente los posibles riesgos asociados a las hojas de cálculo y establezcan controles y procesos para gestionarlos. Por lo general, esto implica analizar el uso actual de las hojas de cálculo, tomar las medidas correctivas necesarias y aplicar las mejores prácticas y las nuevas políticas corporativas para reducir continuamente el potencial de riesgo. Lo que podría implicar la implementación de nuevas aplicaciones para suplir las carencias de las hojas de cálculo. Estos son algunos de los pasos que puede seguir para mitigar los riesgos de las hojas de cálculo:

Consecuencias reales de las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una herramienta empresarial útil, pero también pueden tener consecuencias drásticas y costosas cuando no se utilizan correctamente. Los errores en las hojas de cálculo no solo conllevan la pérdida de tiempo y dinero, sino que también pueden dañar la reputación de la empresa y provocar la pérdida de empleos. Estos son tres ejemplos reales.

• Errores e inexactitudes: las hojas de cálculo son proclives a cometer errores, sobre todo cuando se utilizan fórmulas y funciones complejas. Incluso un pequeño error en una fórmula puede dar lugar a imprecisiones significativas y errores financieros realmente costosos. En una ocasión, una empresa de suministro eléctrico perdió 24 millones de dólares por licitar rutas de suministro que no necesitaba debido a un error en la alineación de las filas de una hoja de cálculo; fue "literalmente un error de corta y pega en una hoja de cálculo de Excel", dijo el director de la empresa. Otro de los errores costosos se produjo en 2005, cuando un importante fabricante estadounidense sufrió un error de indemnización de 11 millones de dólares debido a un error tipográfico en una hoja de cálculo.
• Riesgos en términos de seguridad: las hojas de cálculo pueden ser sensibles a los riesgos de seguridad, incluidas las brechas de datos y el acceso no autorizado. Si se almacena información importante sobre el negocio en una hoja de cálculo, puede que se pueda compartir o que usuarios no autorizados puedan acceder a ella fácilmente. Esto puede provocar problemas financieros y de reputación en el negocio. En 2021, una agencia gubernamental estadounidense publicó en un sitio web interno de Microsoft SharePoint para altos cargos una hoja de cálculo con información sobre los empleados que incluía el estado de vacunación; el sindicato de la agencia presentó una queja, lo que llevó a la retirada de la hoja de cálculo.
• Retos de cumplimiento: las hojas de cálculo pueden generar retos de cumplimiento en las empresas, sobre todo en las industrias más reguladas, como la sanitaria y la financiera. Estos sectores están sujetos a estrictas normativas sobre gestión de datos, y es posible que las hojas de cálculo no puedan cumplir con los controles y el seguimiento necesarios. Las organizaciones sanitarias que utilicen hojas de cálculo para gestionar la información de los pacientes pueden tener problemas para cumplir con la normativa estadounidense HIPAA.

Alternativas a las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo siempre tendrán su función. Sin embargo, si intentas descubrir información valiosa en tus datos mediante técnicas como la combinación de múltiples fuentes o el descubrimiento iterativo mediante capacidades de aprendizaje automático para encontrar patrones ocultos dentro de los datos, no te servirá una hoja de cálculo. Del mismo modo, si utiliza una hoja de cálculo para hacer un seguimiento del estado del proyecto, es probable que exista una herramienta de gestión de proyectos específica que sea mejor opción. Evidentemente, todas estas opciones cuestan dinero, mientras que abrir una hoja de cálculo no conlleva costes adicionales, lo que constituye una gran parte de su atractivo. Pero si es posible acceder a una partida presupuestaria, aquí tiene varias alternativas al uso de las hojas de cálculo:

• Software de gestión de proyectos: Utilizado en una gran cantidad de sectores, el software de gestión de proyectos permite a las empresas planificar y gestionar proyectos, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso de forma más dinámica y visual que el seguimiento mediante hojas de cálculo. El software puede proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre el estado de los proyectos y la asignación de recursos.
• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): Las medianas y grandes empresas utilizan unsoftware ERP para integrar múltiples funciones empresariales, como finanzas, presupuestos, ventas y gestión de inventarios, en una única plataforma. Los sistemas ERP ofrecen funciones avanzadas de elaboración de informes y análisis y pueden hacer que los procesos empresariales sean más transparentes y eficientes que el seguimiento de los datos financieros en hojas de cálculo.
• Sistemas de bases de datos: las bases de datos y los sistemas de gestión de bases de datos permiten a las empresas almacenar, gestionar y recuperar grandes cantidades de datos. Una base de datos puede manejar estructuras de datos complejas y ofrecer muchas más funciones de consulta de datos avanzadas de las que puede ofrecer una hoja de cálculo. Pero dependiendo de la arquitectura y el sistema, recuperar todos los datos necesarios para analizar una base de datos puede ser un proceso lento que requiere conocimientos especializados de DBA.
• Plataforma de análisis: Una plataforma de análisis incluye el hardware, el software, las herramientas y las funciones que permiten que una empresa recopile y analice grandes cantidades de datos procedentes de diversas fuentes. Estas herramientas ofrecen funciones analíticas avanzadas, como la visualización de datos y el análisis predictivo.
• Software de análisis específico:el software autónomo diseñado específicamente para el análisis de datos permite extraer y preparar rápidamente los datos para visualizaciones y perspectivas al mismo tiempo que los usuarios de las empresas pueden obtener una visión coherente y fiable de los datos para respaldar la toma de decisiones.

Vaya más allá de las hojas de cálculo y reduzca los riesgos con Oracle

Aunque las hojas de cálculo pueden ser una herramienta potente en muchos casos, es importante que las empresas reconozcan sus limitaciones y riesgos cuando se utilizan para el análisis. Para mitigar estos riesgos, las empresas deben adoptar un modelo de análisis basado en datos fiables y considerar la posibilidad de implantar herramientas alternativas con mayores funcionalidades, seguridad y control.

Una plataforma de análisis segura puede proporcionar muchas más funciones que una hoja de cálculo y puede reducir la necesidad de exportar datos al centralizar la lógica dispersa en archivos físicos, llevándola a una ubicación accesible y bien controlada para uso de todos. Oracle Analytics proporciona todas las posibilidades de manipulación de datos que los usuarios necesitan para combinar conjuntos de datos internos y externos y aprovecharlos en un proceso empresarial que se pueda seguir, compartir y reproducir. Oracle Analytics, que ofrece las últimas tecnologías de análisis de datos, como IA, aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural, es una completa solución de análisis que puede hacer que los directivos de su empresa tomen mejores decisiones gracias a unos datos más acertados y precisos que pueden comprender y en los que pueden confiar.

Preguntas frecuentes sobre los riesgos de las hojas de cálculo

¿Cuáles son las desventajas de utilizar hojas de cálculo?

Las principales desventajas de utilizar hojas de cálculo son: la inseguridad de los datos, la limitada escalabilidad y la vulnerabilidad a los costosos errores humanos.

¿Cuáles son los inconvenientes de utilizar las hojas de datos para los análisis?

Las hojas de cálculo son difíciles de manejar y carecen de funciones de gestión de datos, por lo que no son adecuadas para análisis complejos que utilicen múltiples fuentes de datos.

¿Cuáles son algunos ejemplos de los problemas más comunes con las hojas de cálculo?

Entre los errores más comunes de las hojas de cálculo se encuentran los de copiar y pegar y los de datos obsoletos debidos a actualizaciones manuales.