So bewältigen Sie das Sanktionen-Screening – Schritt für Schritt

Das Sanktionen-Screening stellt seit langem eine mehrdimensionale Herausforderung dar, die sich ständig verändert und an Komplexität zunimmt. Darüber hinaus ist seine korrekte Umsetzung für Banken und Finanzinstitute (FIs) aufgrund der erheblichen finanziellen und gesetzlichen Konsequenzen bei möglichen Verstößen sowie angesichts der immer höheren regulatorischen Anforderungen, eine wesentliche Verpflichtung. Infolgedessen gibt es eine Vielzahl von Problemen, die bei der Umsetzung eines erfolgreichen Programms zur Erfüllung von Sanktionsauflagen bewältigt werden müssen.

Sanktionen waren schon immer ein wesentlicher Bestandteil der Außenpolitik – ob als geopolitisches Instrument oder im Rahmen einer Abschreckungspolitik. Daher erfolgen Änderungen bei Sanktionen als Folge von außenpolitischen Änderungen bei großen Volkswirtschaften meistens sofort. Oft ändern sich derartige Sanktionen beinahe über Nacht. Unternehmen müssen daher flexibel und agil sein, um sich an solche Änderungen anzupassen. Banken und Finanzinstitute müssen im Wesentlichen die Auflagen aus mehreren globalen Datenquellen aus Watchlists, Sanktionslisten, ausgewiesenen Listen für Specially Designated Nationals (SDNs, zu Deutsch: besonders ausgezeichnete Staatsangehörige) oder Politically Exposed Persons (PEPs, zu Deutsch: politisch exponierte Personen), unerwünschten Medien und internen Listen oder „Akzeptanzlisten“ einhalten. Darüber hinaus müssen sie über Änderungen bei jeder dieser Quellen auf dem Laufenden bleiben. Es handelt sich dabei also um eine gigantische Herausforderung und Unternehmen haben es oft schwer, damit Schritt zu halten und eine Einhaltung der Auflagen sicherzustellen.

Auch operative Probleme können die Effektivität eines Sanktionsprogramms beeinträchtigen. Zum Beispiel wurde eine exponentielle Zunahme von Remote-Finanzaktivitäten und Online-Transaktionen verzeichnet. Die Sicherstellung einer robusten und absolut sicheren Überprüfung der Kunden, ihrer Mitarbeiter, verbundener Personen sowie von Transaktionen und ihrer wirtschaftlichen Eigentümer über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg ist eine beschwerliche Aufgabe, die durch die sich ständig weiterentwickelnde Sanktionslandschaft noch weiter kompliziert wird. Eine weitere Hürde sind Altsysteme, die Dateninkonsistenzen verursachen, zu Unregelmäßigkeiten bei der Abstimmung und Überwachung führen, eine hohe Zahl von Fehlalarmen auslösen und oft langwierige und ineffektive Untersuchungen zur Folge haben. Sanktionen sind also zweifellos ein Schwerpunktbereich für Banken und Finanzinstitute. Die große Frage lautet jedoch: Wo soll man dabei beginnen?

Herausforderungen identifizieren

Die richtige Umsetzung des Sanktionen-Screenings ist eine wesentliche Voraussetzung für Banken und Finanzinstitute, um ein Compliance-Programm in Bezug auf Geldwäsche/Finanzkriminalität einzuführen, das absolut sicher ist. Bei ihrem Weg zu einem effektiven und robusten Sanktionen-Screening und entsprechenden Kontrollen stoßen sie jedoch oft auf Hindernisse. Schauen wir uns einige dieser Herausforderungen an:

• Eine exponentielle Zunahme der Transaktionen: Einerseits haben die Globalisierung und die schwindenden geografischen Beschränkungen das globale und grenzüberschreitende Transaktionsvolumen erhöht, während die wachsenden Kundenerwartungen Banken und Finanzinstitute dazu zwangen, ihren Modus operandi so zu ändern, dass digitale Produkte und Services nun Normalität sind. Das Ergebnis: Der Finanzdienstleistungssektor verzeichnete einen exponentiellen Anstieg der Transaktionen. Im Jahr 2020 wurden diese digitalen Aktivitäten durch die Pandemie nur noch verstärkt und das Transaktionsvolumen stieg weiter an. Aber aufgrund der Remotezugriffe, des Online-Kundenonboardings und von veralteter Technologie haben Banken jedoch zunehmend Schwierigkeiten diese große Menge an Transaktionen zu bewältigen und zu überwachen.
• Erweiterungen des Sanktionsumfangs: Die Sanktionslandschaft und der Umfang von Sanktionen sind von Natur aus komplex. Internationale Sanktionslisten werden von mehreren globalen Agenturen veröffentlicht und dazu oft von den ausstellenden Stellen aktualisiert, um Änderungen bei Gerichtsbarkeiten, Regionen, der politischen Landschaft und der Politik Rechnung zu tragen. Infolgedessen sind diese Sanktionslisten oft offen für unterschiedliche Auslegungen und in ihrer Struktur nicht konsistent. Darüber hinaus umfassen Sanktionen die benannten Personen oder Entitäten und ihre Mitarbeiter aber auch ihre Verbindungen und verbundene Personen, was den Umfang und die Komplexität von Screening und Kontrollen erhöht.
• Ein isolierter, zweigleisiger Ansatz: Die meisten Finanzinstitute verfolgen häufig einen zweigleisigen Ansatz für das Kundenscreening und das Transaktionsscreening. Das Kundenscreening erfolgt zur Identifizierung markierter Personen oder Entitäten während des Kundenlebenszyklus – beim Onboarding und während einer laufenden Kundenbeziehung. Das Transaktionsscreening wiederum dient zur Überwachung ihrer Aktivitäten. Dieses isolierte System erfordert jedoch manuelle Anpassungen, beeinträchtigt die Abstimmungsgenauigkeit und verursacht betriebliche Redundanzen sowie Prozessineffizienzen – und das bei gleichzeitig höheren Kosten.
• Operative Herausforderungen aufgrund mangelhafter Screening- und Abstimmungsgenauigkeit: Dateninkonsistenzen und Ungenauigkeiten bei der Abstimmung und beim Screening führen oft zu einer unvermeidlichen Flut an Falschmeldungen. Die Alerts müssen entsprechend von Abgleichkriterien und vordefinierten Schwellenwerten untersucht und entsprechend verarbeitet werden, sobald sie generiert wurden. Wenn das Screening nicht ausreichend gründlich ist, riskiert man dadruch, dass Falschmeldungen (False Positives) durch das Netz rutschen, d.h. sanktionierte Übereinstimmungen gehen möglicherweise unbemerkt durch. Auf der anderen Seite kann ein übermäßiges Screening eine hohe Anzahl von Falschmeldungen generieren, sodass auch nicht sanktionierte Entitäten gekennzeichnet werden. Eine mangelnde Präzision beim Abgleich und Screening verschwendet also Zeit, Aufwand und Ressourcen der Firma, wenn die Alerts bearbeitet und untersucht werden.
• Die Komplexität der sicheren und verantwortungsvollen Integration fortschrittlicher Technologien in Sanktionsprogramme: Die meisten Banken und Finanzinstitute sind sich heute bewusst, dass der Einsatz von Technologie das Herzstück eines wirkungsvollen Kampfes gegen die Finanzkriminalität ist. Sie bewerten und evaluieren daher ihre bestehenden Programme zur Bekämpfung der Geldwäsche und zur Einhaltung von Sanktionen auf Lücken und nutzen Technologien wie erweiterte Analysen, künstliche Intelligenz (KI) oder maschinelles Lernen (ML), um die betriebliche Effizienz zu verbessern und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Doch der Übergang ist nicht so einfach, wie er scheint, da KI/ML verantwortungsvoll in einen Bereich wie Sanktionen integriert werden sollten, der immer noch konservativ, von Natur aus undurchsichtig und offen für mehrdeutige Interpretationen ist. Banken und Finanzinstitute müssen gründlich abwägen, welche Technologie sie einsetzen wollen und welche Auswirkungen diese haben könnte. Gleiches gilt für die entsprechenden Anwendungsfälle, die Kostenbewertung und vor allem, wie sie die Technologie verantwortungsvoll, unvoreingenommen und sicher in das Sanktionsprogramm integrieren können.
• Reibungsverluste an Kontaktpunkten über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg: Bei den meisten Banken und Finanzinstituten steht die Kundenzentrierung weiterhin im Mittelpunkt, aber ein ineffektives Screening erhöht die Reibungsverluste an den Kundenkontaktpunkten. Banken müssen nicht nur die sanktionierten und benannten Entitäten und mit diesen verbundene Transaktionen erkennen, sondern auch vermeiden, dass die Customer Journey und die Benutzererfahrung der legitimen Kunden gestört wird.

Eine schrittweise Lösung für die Probleme bei Sanktionsprogrammen

Die risikobelasteten Fallstricke bei einem unzureichenden Sanktionen-Screening können überwunden werden, wenn es gelingt, die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen. Werfen wir einen Blick auf einen schrittweisen Ansatz, um das Sanktionen-Screening richtig zu gestalten.

• Die Lösung muss umfassend sein: Das Sanktionen-Screening hat für Unternehmen während und nach einer Risikobewertung sowie beim Kundenonboarding und der laufenden Überwachung oberste Priorität. Die Lösung muss daher globale Datenquellen, Sanktionslisten, Watchlists, politisch exponierte Personen, unerwünschte Medien, Vollstreckungsunterlagen und interne Listen vollständig abdecken, um ein effektives Sanktionen-Screening sicherzustellen. Sie muss in der Lage sein, ein Echtzeit- und Stapel-Screening zu bewältigen und die Suchvorgänge so zu definieren, dass sie auf das unternehmerische Risiko, die Exposition und die jeweiligen Richtlinien zugeschnitten sind.
• Ein integrierter Ansatz für das Screening: Effektive Screeningkontrollen müssen einen integrierten Ansatz für das Kundenscreening und die Transaktionsfilterung beinhalten. Dadurch kann eine einheitliche Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung bereitgestellt werden und es ermöglicht gemeinsame Funktionen, eine Reduktion der Redundanzen bei Dokumentationen, die Optimierung der Ressourcenzuteilung und eine Verringerung des Schulungsaufwands für die jeweiligen Mitarbeiter.
• Fokus auf die Screening- und Abgleichgenauigkeit: Eine Feinabstimmung der Präzision, die der Risikoexposition und den Screening-Regeln des Unternehmens entspricht, ist ein Muss für eine effektive Screening-Lösung. Darüber hinaus sollte die Lösung Daten normalisieren, um Ungenauigkeiten wie Tippfehler, Rechtschreibfehler, Spitznamen, Titel, Präfixe, Suffixe, Kennzeichner, Verkettungen, Einschränkungen bei der Transliteration und kulturelle Besonderheiten für eine genaue Erkennung verarbeiten zu können.
• Eine optimierte Benutzererfahrung/Benutzeroberfläche, um optimale Untersuchungen zu ermöglichen: Zwar ist es wichtig, Falschmeldungen zu reduzieren, aber ebenso entscheidend ist es, eine Benutzererfahrung/Benutzeroberfläche bereitzustellen, welche die Untersuchungen automatisiert und optimiert, sodass der Prozess schneller, effizienter und produktiver wird. Die Erstellung einer Benutzererfahrung/Benutzeroberfläche ermöglicht schnelle und qualitativ hochwertige Untersuchungen. Damit ist sie der Schlüssel für einen bestmöglichen Prozess zur Verarbeitung und Disposition von Alerts bei jedem effektiven Sanktionsprogramm.
• Erweiterte Analysen, um betriebliche Effizienz und qualitativ hochwertige Untersuchungen zu ermöglichen: Nach dem Screening von Kundendatensätzen und -transaktionen werden alle möglichen Übereinstimmungen entsprechend ihrer durch Bedrohungsstufen festgelegten Priorität untersucht. Erweiterte Analysen, die auf KI, ML und Diagrammanalysen basieren können dabei die betriebliche Effizienz verbessern sowie die Übereinstimmungsgenauigkeit erhöhen, Falschmeldungen reduzieren und eine schnelle Disposition von Alerts sicherstellen. Sie tragen auch dazu bei, die Effektivität von Untersuchungen mithilfe einer Verwaltung und Priorisierung von Warteschlangen zu verbessern.
• Eine verbesserte Kundenerfahrung: Während ein effektives Screening Unternehmen bei der Einhaltung von Sanktionen und Vorschriften unterstützt, ist es auch entscheidend, um eine positive Kundenerfahrung zu bieten. Denn es trägt dazu bei, den Aufwand an verschiedenen Kontaktpunkten zu minimieren, was den richtigen Ton für den gesamten Lebenszyklus setzt.

Ein robustes Sanktionen-Screening bei gleichzeitiger Optimierung der Compliance-Kosten

Obwohl das Sanktionen-Screening eine überaus wichtige Komponente für den Erfolg der Compliance-Programme in Bezug auf Geldwäsche und Finanzkriminalität von Banken und Finanzinstituten ist, ist es nach wie vor schwierig, die mit der Einhaltung von Sanktionen verbundene Komplexität zu bewältigen. Daher müssen Banken eine Gap-Analyse in Bezug auf ihre Anforderungen durchführen und eine skalierbare Screening-Lösung auswählen, die ihnen den gewünschten technologischen Vorteil bietet, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Die am besten geeignete Lösung ist diejenige, mit der sie die folgenden Punkte abhaken können: präzise Abgleichfunktionen, Reduzierung von Redundanzen, betriebliche Effizienz, präzises Screening über den gesamten Lebenszyklus hinweg, Optimierung der Untersuchungszeit und -qualität, niedrigere Kosten und eine nahtlose Kundenerfahrung – und all das bei gleichzeitiger Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Natürlich mag es utopisch erscheinen, alle diese Punkte erfüllen zu wollen. Aber mit dem richtigen Innovations- und Technologiepartner können Banken und Finanzinstituten ein robustes Sanktionen-Screening auf die Beine stellen und gleichzeitig ihre Compliance-Kosten optimieren.